Microsoft Excel ialah alat yang sangat baik yang menampilkan keupayaan pengiraan atau pengiraan, alat grafik, jadual pangsi dan VBA. Perisian ini direka terutamanya untuk mengurus dan bekerja dengan set data yang agak kecil. Tetapi saiz fail menjadi lebih besar dengan set data yang besar dan banyak sebab lain. Dan tiada apa-apa tentang fail Excel yang besar berguna kecuali untuk mengandungi sejumlah besar data. Mereka lebih sukar untuk dikongsi dan setiap prosesnya mengambil masa lebih lama daripada yang diperlukan. Jika anda mendapati bahawa fail Excel anda terlalu besar tanpa sebab, salah satu daripada penyelesaian yang mungkin ini mungkin membetulkan masalah anda.

10 Penyelesaian Kemungkinan Jika Fail Excel Anda Terlalu Besar Tanpa Sebab

Satu Fail Excel boleh menjadi besar kerana banyak sebab. Ia boleh semudah mengandungi terlalu banyak maklumat dalam hamparan kepada sel kosong yang masih digunakan. Memandangkan fail Excel yang lebih besar tidak begitu menarik untuk digunakan, ia selalunya boleh dilakukan untuk menjadikannya lebih kecil. Jika anda mendapati itu, fail Excel anda terlalu besar tanpa sebab yang anda nampaknya boleh temui, cuba petua dan kiat ini yang akan membantu mengurangkan saiz fail anda . Pengurangan saiz bergantung pada apa yang menyebabkan fail menjadi besar pada mulanya. Namun begitu, cuba setiap satu untuk mencari perkara yang sesuai untuk anda.

1. Semak Lembaran Kerja Tersembunyi

Kadangkala mungkin terdapat hamparan sedia ada dalam buku kerja anda yang anda tidak akan dapati dalam paparan biasa . Dalam kata lain,"lembaran kerja tersembunyi". Sebagai contoh, mari kita lihat buku kerja dengan helaian tersembunyi. Melihat pada tab helaian di bahagian bawah sebelah kiri hamparan, ia akan kelihatan seperti ini.

Seperti yang dapat kita lihat daripada rajah, terdapat tiga hamparan dalam buku kerja. Tetapi pergi ke tab Semak dan pilih Statistik Buku Kerja daripada kumpulan Pembuktian dahulu.

Anda akan menemui bilangan sebenar maklumat lembaran kerja di sini.

Untuk menyahsembunyikan lembaran kerja, ikut langkah ini.

Langkah:

• Mula-mula, klik kanan pada mana-mana nama pada Tab Helaian di bahagian bawah sebelah kiri hamparan.
• Kemudian pilih Nyahsembunyikan daripada menu konteks.

• Seterusnya, pilih helaian yang ingin anda sembunyikan daripada Nyahsembunyikan kotak dialog.

• Kemudian klik pada OK .

Selepas itu, anda akan melihat helaian tersembunyi pada Tab Helaian sekali lagi.

Sekarang terokai hamparan yang disembunyikan dan jika ia tidak berguna, alih keluarnya.

Baca Lagi: Cara Menentukan Apa Yang Menyebabkan Saiz Fail Excel Besar

2. Alih Keluar Lembaran Kerja Tidak Digunakan

Anda harus mengalih keluar hamparan yang tidak lagi digunakan bukan sahaja untuk yang tersembunyi tetapi juga untuk yang tidak tersembunyi s juga. Mempunyai terlalu banyak hamparan mengakibatkan penggunaan terlalu banyak ruang untuk kedua-duanya mengandungi maklumat yang tidak berkaitandan mengandungi julat sel terpakai kosong (butiran dalam bahagian seterusnya).

Jadi, mengalih keluarnya ialah langkah paling logik jika fail Excel anda terlalu besar tanpa sebab yang sah.

Baca Lagi: Cara Memampatkan Fail Excel untuk E-mel (13 Kaedah Pantas)

3. Semak Julat Terpakai

Satu lagi sebab utama yang anda mungkin tidak dapati sebab kerana fail Excel anda terlalu besar adalah kerana bilangan sel yang lebih besar digunakan dalam buku kerja anda daripada yang kelihatan. Sesetengah sel terpakai yang mengambil ruang kerana cebisan maklumat di dalamnya dan menjadikan fail Excel besar.

Untuk melihat di mana julat sel terpakai anda berakhir, pilih mana-mana sel dalam hamparan dan tekan Ctrl +Tamat pada papan kekunci anda. Sebaik-baiknya, kedudukannya hendaklah di mana set data berakhir.

Jika kita memasukkan nilai dalam sel di luar set data dan kemudian memadamkannya, sel itu akan tetap digunakan walaupun tiada kandungan di dalamnya. Ini menjadikan fail lebih besar daripada yang sepatutnya.

Anda boleh mengikuti langkah cepat dan mudah ini untuk mengalih keluar sel yang tidak digunakan daripada hamparan.

Langkah:

• Mula-mula, pilih lajur bermula selepas tempat set data berakhir dengan mengklik pada pengepala lajur.
• Kemudian tekan Ctrl+Shift+Anak Panah Kanan pada papan kekunci anda. Ini akan memilih semua lajur sehingga penghujung hamparan.
• Sekarang, klik kanan pada pilihan.
• Selepas itu, pilih Padam daripada konteksmenu.
• Seterusnya, pilih baris selepas set data berakhir.
• Kemudian tekan Ctrl+Shift+Anak Panah Bawah pada papan kekunci anda. Ini akan memilih semua baris sehingga penghujung hamparan.
• Sekarang, klik kanan dan pilih Padam daripada menu konteks.

Sel akan tidak lagi digunakan selepas itu. Saiz fail sepatutnya mengecil pada ketika ini.

Perlu diingat bahawa jangan hanya menekan butang Padam pada papan kekunci anda. Sebaliknya, pilihnya daripada menu konteks.

4. Alih Keluar Pemformatan yang Tidak Diperlukan

Pemformatan membantu kami menyesuaikan set data untuk menjadikannya lebih kemas. Tetapi hey juga jadikan fail kami besar. Walaupun untuk set data kecil, pemformatan menyebabkan fail mempunyai lebih banyak maklumat. Dan dengan itu, meningkatkan saiz fail. Fail Excel anda boleh menjadi terlalu besar kerana terlalu banyak pemformatan. Jadi, alih keluar pemformatan yang tidak perlu atau cuba jangan terlalu banyak pada mulanya. Atau hanya, alih keluar semua bergantung pada saiz fail yang anda miliki.

Untuk mengalih keluar pemformatan, ikut langkah ini.

Langkah:

• Mula-mula, pilih sel atau julat sel yang anda mahu alih keluar pemformatan.
• Kemudian pergi ke tab Laman Utama pada reben anda.
• Selepas itu pilih Kosongkan daripada Pengeditan kumpulan.
• Sekarang pilih Kosongkan Pemformatan daripada menu lungsur turun.

Baca Lagi: Cara Mengurangkan Saiz Fail Excel dengan Makro (11Cara Mudah)

5. Mampatkan Imej dalam Hamparan

Kadangkala kita perlu menambah gambar pada hamparan kita untuk pelbagai tujuan. Tetapi menambah gambar juga menambah data imej pada fail Excel. Yang menjadikan saiz fail lebih besar. Jika menambah gambar tidak dapat dielakkan, satu cara untuk mengatasinya ialah dengan memampatkan imej untuk menjadikannya lebih kecil dalam saiz. Dengan cara itu, fail akan mengambil lebih sedikit ruang selepas disimpan.

Untuk memampatkan imej dalam Excel, ikut langkah ini.

Langkah:

• Mula-mula, pilih gambar dengan mengklik padanya.
• Kemudian tab baharu akan muncul pada reben yang dipanggil Format Gambar . Pilihnya.
• Selepas itu, klik pada Compress Pictures . Anda akan menemuinya dalam kumpulan Laraskan tab.

• Seterusnya, pilih pilihan Mampatan pilihan anda dan Resolusi .

• Selepas itu, klik pada OK dan anda akan mendapat gambar anda dimampatkan.

Baca Lagi: Cara Mengurangkan Saiz Fail Excel dengan Gambar (2 Cara Mudah)

6. Optimumkan Penggunaan Formula

Seperti mana-mana pengubahsuaian lain, formula juga mengambil lebih banyak ruang daripada entri teks atau angka biasa. Tetapi dalam beberapa kes, penggunaan formula tidak dapat dielakkan. Walaupun ini mungkin benar, ia juga mengambil lebih banyak ruang. Jadi cuba untuk mengoptimumkan penggunaan formula dalam lembaran kerja anda.

Semasa menggunakan formula dalam fail Excel yang besar, perhatikan perkara berikutperkara.

• Cuba elakkan daripada melibatkan formula yang tidak menentu seperti RAND , SEKARANG , HARI INI , OFFSET , SEL , TIDAK LANGSUNG dan INFO .
• Gunakan jadual pangsi atau jadual Excel jika formula boleh dielakkan.
• Cuba untuk tidak menggunakan keseluruhan baris atau lajur sebagai rujukan.
• Pastikan untuk mengelakkan formula yang melibatkan pengiraan berulang.

7. Alih Keluar Data Tidak Digunakan

Setiap sel yang mengandungi data atau sedang digunakan mengambil ruang dalam cakera keras anda. Ini menjadikan fail besar. Jika anda mempunyai set data yang tidak digunakan dalam hamparan yang anda tidak perlukan lagi, alih keluarnya.

Daripada mengalih keluarnya secara kekal, cuba simpannya dalam fail lain kerana anda tidak lagi memerlukannya dalam fail tertentu. Dengan cara ini, jika anda memerlukannya untuk tujuan kemudian, anda boleh mendapatkannya semula.

8. Padamkan Jadual dan Carta Pangsi yang Tidak Digunakan

Jadual pangsi dan carta Excel juga menggunakan ruang. Dan dalam kebanyakan kes, lebih daripada sel biasa atau set data berformat. Ini adalah alat yang sangat baik yang membantu operasi Excel kami lebih mudah. Tetapi jika anda tidak memerlukannya, cuba elakkan menggunakannya sama sekali untuk menjadikan fail lebih kecil. Ini juga akan menjadikan operasi Excel biasa seperti membuka dan menyimpan lebih lancar.

Baca Lagi: Cara Mengurangkan Saiz Fail Excel dengan Jadual Pangsi

9 Simpan Fail sebagai Binari

Sehingga versi terkini Excel, Microsoft Excel biasanya menyimpan fail dengan sambungan xlsx. Untuk buku kerja yang mengandungimakro, sambungannya ialah xlsm. Excel mempunyai format lain untuk menyimpan fail sebagai format binari dengan sambungan xlsb. Jenis fail ini menggunakan ruang yang lebih rendah daripada fail xlsx atau xlsm. Cuba ini jika anda tidak mempunyai pilihan lain yang tersedia.

Untuk menyimpan fail sebagai perduaan, ikut langkah ini.

Langkah:

• Mula-mula, klik pada tab Fail pada reben anda.
• Kemudian pilih Simpan Sebagai daripada paparan belakang pentas.
• Selepas itu, navigasi ke folder tempat anda ingin menyimpan fail anda dan pilih Buku Kerja Perduaan Excel dalam Simpan sebagai jenis lungsur turun.

• Kemudian klik pada Simpan .

Ini akan menyimpan fail dalam format xlsb yang sepatutnya lebih rendah daripada xlsx format.

10. Semak Sumber Data Luaran

Jika tiada kaedah di atas mengecilkan saiz fail Excel anda, buku kerja anda mungkin mengandungi lebih banyak data daripada yang sepatutnya. Dalam kes itu, anda harus berfikir semula sebelum menggunakan Excel untuk menyimpan set data sedemikian. Excel bukan alat pangkalan data. Sebaliknya, ia digunakan sebagai analisis. Untuk pangkalan data yang besar, anda harus mempertimbangkan untuk menggunakan alatan pangkalan data seperti Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV, dsb.

Kesimpulan

Ini adalah semua pembetulan yang boleh anda gunakan jika anda mendapati diri anda dalam situasi di mana fail Excel anda terlalu besar tanpa sebab. Mudah-mudahan, satu atau gabungan pembetulan ini membantu anda. saya harapanda mendapati panduan ini membantu dan bermaklumat. Jika anda mempunyai sebarang soalan atau cadangan, beritahu kami di bawah.

Untuk lebih banyak pembetulan dan panduan seperti ini, lawati Exceldemy.com .