Microsoft Excel हे एक उत्कृष्ट साधन आहे ज्यामध्ये गणन किंवा गणना क्षमता, ग्राफिक टूल्स, पिव्होट टेबल्स आणि VBA वैशिष्ट्ये आहेत. सॉफ्टवेअर मुख्यतः तुलनेने लहान डेटासेट व्यवस्थापित करण्यासाठी आणि कार्य करण्यासाठी डिझाइन केलेले आहे. परंतु मोठ्या डेटासेटसह आणि इतर अनेक कारणांमुळे फाइलचा आकार खूप मोठा होतो. आणि मोठ्या प्रमाणात डेटा असल्याशिवाय मोठ्या एक्सेल फाइल्सबद्दल काहीही उपयुक्त नाही. ते सामायिक करणे कठीण आहे आणि त्यांच्या प्रत्येक प्रक्रियेस आवश्यकतेपेक्षा जास्त वेळ लागतो. तुमची एक्सेल फाईल विनाकारण खूप मोठी आहे असे तुम्हाला आढळल्यास, या संभाव्य उपायांपैकी एक तुमच्या समस्येचे निराकरण करू शकते.

10 संभाव्य उपाय जर तुमची एक्सेल फाइल विनाकारण खूप मोठी असेल

एक्सेल फाइल अनेक कारणांमुळे मोठी असू शकते. स्प्रेडशीटमध्ये अजूनही वापरात असलेल्या रिकाम्या सेलमध्ये जास्त माहिती समाविष्ट करणे तितके सोपे असू शकते. मोठ्या एक्सेल फायलींसह काम करणे खरोखर मनोरंजक नसल्यामुळे, त्यांना लहान करणे शक्य आहे. तुम्हाला असे आढळल्यास, तुमची एक्सेल फाईल खूप मोठी आहे कारण तुम्हाला दिसत नाही, या टिप्स आणि युक्त्या वापरून पहा जे तुमच्या फाइलचा आकार कमी करण्यात मदत करतील . आकारात घट प्रथम स्थानावर फाइल मोठ्या होण्यास कारणीभूत आहे यावर अवलंबून असते. तरीही, तुमच्यासाठी काय उपयुक्त आहे हे शोधण्यासाठी प्रत्येकाने प्रयत्न करा.

1. लपविलेल्या वर्कशीट्ससाठी तपासा

कधीकधी तुमच्या वर्कबुकमध्ये आधीच अस्तित्वात असलेल्या स्प्रेडशीट्स असू शकतात ज्या तुम्हाला साध्या दृश्यात सापडणार नाहीत. . दुसऱ्या शब्दात,"लपलेली वर्कशीट्स". उदाहरणार्थ, लपवलेल्या पत्रकासह कार्यपुस्तिका पाहू. स्प्रेडशीटच्या तळाशी डावीकडे असलेल्या शीट टॅबकडे पाहिल्यास ते असे काहीतरी दिसेल.

जसे आपण आकृतीवरून पाहू शकतो, वर्कबुकमध्ये तीन स्प्रेडशीट आहेत. परंतु पुनरावलोकन टॅबवर जा आणि प्रथम प्रूफिंग गटातून वर्कबुक स्टॅटिस्टिक्स निवडा.

तुम्ही वर्कशीट माहितीची खरी संख्या येथे मिळेल.

वर्कशीट्स उघड करण्यासाठी, या पायऱ्या फॉलो करा.

स्टेप्स: <1

• प्रथम, स्प्रेडशीटच्या तळाशी-डावीकडील पत्रक टॅब वरील कोणत्याही नावावर उजवे-क्लिक करा.
• नंतर अनहाइड <5 निवडा>संदर्भ मेनूमधून.

• पुढे, तुम्हाला अनहाइड डायलॉग बॉक्समधून दाखवायचे असलेले शीट निवडा.

• नंतर ओके वर क्लिक करा.

त्यानंतर, तुम्हाला लपलेली पत्रके दिसेल पत्रक टॅब पुन्हा.

आता लपवलेल्या स्प्रेडशीट एक्सप्लोर करा आणि जर ते काही उपयोगाचे नसतील, तर त्या काढून टाका.

अधिक वाचा: मोठ्या एक्सेल फाइल आकारामुळे काय आहे हे कसे ठरवायचे

2. न वापरलेली वर्कशीट्स काढा

तुम्ही यापुढे नसलेल्या स्प्रेडशीट्स काढल्या पाहिजेत केवळ लपलेल्यांसाठीच नाही तर न लपवलेल्यासाठी देखील वापरले जाते s देखील. खूप जास्त स्प्रेडशीट असल्‍यामुळे माहितीचे अप्रासंगिक तुकडे असल्‍याने दोघांसाठी खूप जागा लागतेआणि रिक्त वापरलेल्या सेल श्रेणीचा समावेश आहे (पुढील विभागात तपशील).

म्हणून, जर तुमची Excel फाईल कोणत्याही वैध कारणास्तव खूप मोठी असेल तर ती काढून टाकणे ही सर्वात तार्किक पायरी आहे.

अधिक वाचा: ईमेलसाठी एक्सेल फाइल कशी संकुचित करावी (13 द्रुत पद्धती)

3. वापरलेली श्रेणी तपासा

दुसरे प्रमुख कारण तुम्हाला कोणतेही कारण सापडत नाही तुमची एक्सेल फाइल खूप मोठी आहे कारण तुमच्या वर्कबुकमध्ये दिसण्यापेक्षा जास्त सेल वापरात आहेत. काही वापरलेले सेल जे त्यांच्यातील माहितीच्या तुकड्यांमुळे मोकळी जागा घेतात आणि एक्सेल फाइल्स मोठ्या करतात.

तुमच्या वापरलेल्या सेलची श्रेणी कोठे संपली हे पाहण्यासाठी, स्प्रेडशीटमधील कोणतेही सेल निवडा आणि Ctrl दाबा तुमच्या कीबोर्डवर +End . तद्वतच, डेटासेट जिथे संपतो ते स्थान असावे.

आम्ही डेटासेटच्या बाहेरील सेलमध्ये मूल्य एंटर केल्यास आणि नंतर ते हटवल्यास, सेलमध्ये कोणतीही सामग्री नसली तरीही ती वापरात राहील. यामुळे फाइल अपेक्षेपेक्षा मोठी होते.

स्प्रेडशीटमधून न वापरलेले सेल काढून टाकण्यासाठी तुम्ही या जलद आणि सोप्या पायऱ्या फॉलो करू शकता.

पायऱ्या: <1

• प्रथम, कॉलम हेडरवर क्लिक करून डेटासेट जिथे संपेल तेथून सुरू होणारे कॉलम निवडा.
• नंतर तुमच्या कीबोर्डवर Ctrl+Shift+Right Arrow दाबा. हे स्प्रेडशीटच्या शेवटपर्यंत सर्व स्तंभ निवडेल.
• आता, निवडीवर उजवे-क्लिक करा.
• त्यानंतर, संदर्भातून हटवा निवडा.मेनू.
• पुढे, डेटासेट जिथे संपतो त्या नंतरची पंक्ती निवडा.
• नंतर तुमच्या कीबोर्डवर Ctrl+Shift+Down Arrow दाबा. हे स्प्रेडशीटच्या शेवटपर्यंत सर्व पंक्ती निवडेल.
• आता, उजवे-क्लिक करा आणि संदर्भ मेनूमधून हटवा निवडा.

सेल त्यानंतर वापरात राहणार नाही. यावेळी फाइलचा आकार कमी झाला पाहिजे.

लक्षात ठेवा की तुमच्या कीबोर्डवरील फक्त हटवा बटण दाबू नका. त्याऐवजी, संदर्भ मेनूमधून ते निवडा.

4. अनावश्यक फॉरमॅटिंग काढून टाका

डेटासेट अधिक सादर करण्यायोग्य बनवण्यासाठी फॉरमॅटिंग्स आम्हाला सानुकूलित करण्यात मदत करतात. पण अहो आमच्या फायली पण मोठ्या करा. अगदी लहान डेटासेटसाठी, फॉरमॅटिंगमुळे फाईलमध्ये अधिक माहिती असते. आणि अशा प्रकारे, फाईलचा आकार वाढतो. तुमची एक्सेल फाईल खूप जास्त फॉरमॅटिंगमुळे खूप मोठी असू शकते. म्हणून, अनावश्यक फॉरमॅटिंग काढून टाका किंवा सुरुवातीला जास्त न करण्याचा प्रयत्न करा. किंवा फक्त, तुमच्याकडे असलेल्या फाईल आकारानुसार सर्व काढून टाका.

स्वरूपण काढण्यासाठी, या चरणांचे अनुसरण करा.

पायऱ्या:

• प्रथम, सेल किंवा सेलची श्रेणी निवडा ज्यामधून तुम्हाला फॉरमॅटिंग काढायचे आहेत.
• नंतर तुमच्या रिबनवरील होम टॅबवर जा.
• त्यानंतर <निवडा. 4> संपादन गटातून साफ करा.
• आता ड्रॉप-डाउन मेनूमधून स्वरूपण साफ करा निवडा.

अधिक वाचा: मॅक्रो (११) सह एक्सेल फाइल आकार कसा कमी करायचासोपे मार्ग)

5. स्प्रेडशीटमध्ये प्रतिमा संकुचित करा

कधीकधी आम्हाला विविध उद्देशांसाठी आमच्या स्प्रेडशीटमध्ये चित्रे जोडावी लागतात. परंतु चित्रे जोडल्याने प्रतिमा डेटा एक्सेल फाइलमध्ये देखील जोडला जातो. ज्यामुळे फाइल आकाराने मोठी होते. चित्रे जोडणे अपरिहार्य असल्यास, यावर कार्य करण्याचा एक मार्ग म्हणजे प्रतिमेला आकाराने लहान करण्यासाठी संकुचित करणे. अशा प्रकारे, फाइल सेव्ह केल्यानंतर कमी जागा घेईल.

एक्सेलमध्ये इमेज कॉम्प्रेस करण्यासाठी, या पायऱ्या फॉलो करा.

स्टेप्स:

• प्रथम, त्यावर क्लिक करून चित्र निवडा.
• नंतर रिबनवर चित्र स्वरूप नावाचा एक नवीन टॅब दिसेल. ते निवडा.
• त्यानंतर, चित्र संकुचित करा वर क्लिक करा. तुम्हाला ते टॅबच्या अ‍ॅडजस्ट गटात मिळेल.

• पुढे, तुमचे पसंतीचे संक्षेप पर्याय निवडा. 5>आणि रिझोल्यूशन .

• त्यानंतर, ओके वर क्लिक करा आणि तुम्हाला तुमचे चित्र दिसेल. संकुचित.

अधिक वाचा: चित्रांसह एक्सेल फाइल आकार कसा कमी करायचा (2 सोपे मार्ग)

6. फॉर्म्युला वापर ऑप्टिमाइझ करा

इतर कोणत्याही बदलांप्रमाणे, सूत्रे देखील सामान्य मजकूर किंवा अंकीय नोंदींपेक्षा जास्त जागा घेतात. परंतु काही प्रकरणांमध्ये, सूत्राचा वापर अटळ आहे. हे जरी खरे असले तरी ते अधिक जागा घेते. त्यामुळे तुमच्या वर्कशीटमध्ये फॉर्म्युलाचा वापर ऑप्टिमाइझ करण्याचा प्रयत्न करा.

मोठ्या एक्सेल फाईलमध्ये सूत्रे वापरताना खालील गोष्टींकडे लक्ष द्यागोष्टी.

• RAND , NOW , TODAY , OFFSET , यांसारख्या अस्थिर सूत्रांचा समावेश टाळण्याचा प्रयत्न करा. सेल , प्रत्यक्ष , आणि माहिती .
• सूत्र टाळता येत असल्यास मुख्य सारण्या किंवा एक्सेल सारण्या वापरा.
• प्रयत्न करा संदर्भ म्हणून संपूर्ण पंक्ती किंवा स्तंभ वापरू नका.
• पुन्हा पुनरावृत्ती होणारी गणना समाविष्ट असलेली सूत्रे टाळण्याची खात्री करा.

7. न वापरलेला डेटा काढून टाका

डेटा असलेला प्रत्येक सेल किंवा वापरात असलेल्या तुमच्या हार्ड ड्राइव्हमध्ये जागा घेते. यामुळे फाईल मोठी होते. जर तुमच्याकडे स्प्रेडशीटमध्ये न वापरलेले डेटासेट असतील ज्यांची तुम्हाला यापुढे गरज नसेल, तर ते काढून टाका.

ते कायमचे काढून टाकण्याऐवजी, ते दुसऱ्या फाइलमध्ये साठवण्याचा प्रयत्न करा कारण तुम्हाला यापुढे त्यांची विशिष्ट फाइलमध्ये आवश्यकता नाही. अशा प्रकारे, तुम्हाला नंतरच्या हेतूंसाठी त्यांची आवश्यकता असल्यास, तुम्ही ते परत मिळवू शकता.

8. न वापरलेले पिव्होट टेबल आणि चार्ट हटवा

पिव्होट टेबल्स आणि एक्सेल चार्ट देखील जागा घेतात. आणि बहुतेक प्रकरणांमध्ये, सामान्य सेल किंवा स्वरूपित डेटासेटपेक्षा जास्त. ही उत्कृष्ट साधने आहेत जी आमची एक्सेल ऑपरेशन्स सुलभ करण्यात मदत करतात. परंतु तुम्हाला त्यांची आवश्यकता नसल्यास, फाइल लहान करण्यासाठी त्यांचा वापर करणे टाळण्याचा प्रयत्न करा. हे नेहमीच्या एक्सेल ऑपरेशन्स जसे की उघडणे आणि जतन करणे सुरळीत करेल.

अधिक वाचा: पिव्होट टेबलसह एक्सेल फाइल आकार कसा कमी करावा

9 फाईल बायनरी म्हणून सेव्ह करा

एक्सेलच्या नवीनतम आवृत्तीपर्यंत, मायक्रोसॉफ्ट एक्सेल सहसा xlsx विस्तारासह फाइल्स सेव्ह करते. समाविष्ट असलेल्या कार्यपुस्तकांसाठीmacros, विस्तार xlsm आहे. एक्सेलमध्ये xlsb च्या विस्तारासह फाईल बायनरी फॉरमॅट म्हणून सेव्ह करण्यासाठी दुसरे स्वरूप आहे. या प्रकारच्या फाइल्स xlsx किंवा xlsm फाइलपेक्षा कमी जागा घेतात. तुमच्याकडे इतर कोणतेही पर्याय उपलब्ध नसल्यास हे करून पहा.

फाइल बायनरी म्हणून सेव्ह करण्यासाठी, या पायऱ्या फॉलो करा.

स्टेप्स:

• प्रथम, तुमच्या रिबनवरील फाइल टॅबवर क्लिक करा.
• नंतर बॅकस्टेज दृश्यातून सेव्ह निवडा.
• त्यानंतर, वर नेव्हिगेट करा फोल्डर जिथे तुम्हाला तुमची फाईल सेव्ह करायची आहे आणि सेव्ह अ‍ॅज टाईप ड्रॉप-डाउन मधील एक्सेल बायनरी वर्कबुक निवडा.

• नंतर सेव्ह वर क्लिक करा.

यामुळे फाइल xlsb फॉरमॅटमध्ये सेव्ह होईल जी xlsx पेक्षा कमी असावी स्वरूप.

10. बाह्य डेटा स्रोत तपासा

वरीलपैकी कोणतीही पद्धत तुमचा एक्सेल फाइल आकार कमी करत नसेल, तर तुमच्या वर्कबुकमध्ये त्यापेक्षा जास्त डेटा असू शकतो. अशावेळी, असा डेटासेट जतन करण्यासाठी एक्सेल वापरण्यापूर्वी तुम्ही पुन्हा विचार करावा. एक्सेल हे डेटाबेस टूल नाही. त्याऐवजी, ते विश्लेषणात्मक म्हणून वापरले जाते. मोठ्या डेटाबेससाठी, तुम्ही Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV, इ. सारखी डेटाबेस साधने वापरण्याचा विचार केला पाहिजे.

निष्कर्ष

तुम्ही स्वतःला एखाद्या परिस्थितीत सापडल्यास हे सर्व निराकरणे तुम्ही वापरू शकता. जिथे तुमची एक्सेल फाईल विनाकारण खूप मोठी आहे. आशेने, एक किंवा या निराकरणाच्या संयोजनाने तुम्हाला मदत केली. मला आशा आहेतुम्हाला हे मार्गदर्शक उपयुक्त आणि माहितीपूर्ण वाटले. तुम्हाला काही प्रश्न किंवा सूचना असल्यास, आम्हाला खाली कळवा.

यासारख्या अधिक निराकरणासाठी आणि मार्गदर्शकांसाठी, Exceldemy.com ला भेट द्या.