Microsoft Excel - це чудовий інструмент, який має обчислювальні можливості, графічні інструменти, зведені таблиці та VBA. Програмне забезпечення в основному призначене для управління та роботи з відносно невеликими наборами даних. Але розмір файлу стає набагато більшим з величезним набором даних та багатьма іншими причинами. І ніщо у великих файлах Excel не є корисним, окрім того, що вони містять велику кількість даних. Вони єскладніше ділитися, і кожен процес з ними займає більше часу, ніж потрібно. Якщо ви виявили, що ваш файл Excel занадто великий без будь-якої причини, одне з цих можливих рішень може вирішити вашу проблему.

10 Можливих рішень, якщо ваш файл Excel занадто великий без причини

Файл Excel може бути великим з багатьох причин. Це може бути так само просто, як містити занадто багато інформації в електронних таблицях до порожніх комірок, які все ще використовуються. Оскільки з великими файлами Excel не зовсім цікаво працювати, часто можна зробити їх меншими. Якщо ви виявили, що ваш файл Excel занадто великий без будь-якої причини, яку ви, здавалося б, можете знайти, спробуйте ці поради та підказки, які допоможуть зменшити розмір файлу Зменшення розміру залежить від того, що в першу чергу призводить до того, що файл стає великим. Тим не менш, спробуйте кожен з них, щоб знайти те, що працює для вас.

1. перевірте наявність прихованих аркушів

Іноді у вашій робочій книзі можуть бути вже існуючі електронні таблиці, які ви не знайдете у відкритому вигляді. Іншими словами, "приховані аркуші". Наприклад, давайте подивимося на робочу книгу з прихованим аркушем. Якщо подивитися на вкладки аркушів у нижньому лівому кутку електронної таблиці, то вона буде виглядати приблизно так.

Як бачимо з малюнка, в робочій книзі є три електронні таблиці. Але перейдемо до Огляд і виберіть вкладку Статистика робочого зошита від Вичитка спочатку групу.

Тут ви знайдете реальну кількість інформації про робочі аркуші.

Щоб розкрити робочі аркуші, виконайте наступні дії.

Сходинки:

• По-перше, натисніть правою кнопкою миші на будь-яку з назв у списку Вкладка "Аркуш у лівому нижньому кутку таблиці.
• Потім виберіть Роздягнутися з контекстного меню.

• Далі виберіть аркуш, який ви хочете приховати, зі списку Роздягнутися діалогове вікно.

• Потім натисніть на ГАРАЗД. .

Після цього ви побачите приховані аркуші на Вкладка "Аркуш знову.

Тепер вивчіть таблиці, які були приховані, і якщо вони не приносять ніякої користі, видаліть їх.

Читати далі: Як визначити причину великого розміру файлу Excel

2. видалити невикористані робочі аркуші

Видаляти електронні таблиці, які більше не використовуються, слід не лише з прихованих, але й з неприхованих. Занадто велика кількість електронних таблиць призводить до того, що вони займають занадто багато місця, оскільки містять несуттєву інформацію, а також порожні діапазони клітинок, що використовуються (докладніше в наступному розділі).

Отже, їх видалення є найбільш логічним кроком, якщо ваш файл Excel занадто великий без поважної причини.

Читати далі: Як стиснути файл Excel для електронної пошти (13 швидких способів)

3. перевірте наявність використаного діапазону

Інша основна причина, по якій ви можете не знайти причин для занадто великого розміру файлу Excel, полягає в тому, що у вашій книзі використовується більша кількість комірок, ніж здається. Деякі використовувані комірки, які займають пробіли через інформацію в них, роблять файли Excel великими.

Щоб побачити, де закінчується використаний діапазон клітинок, виділіть будь-яку з клітинок електронної таблиці і натисніть клавішу Ctrl+End В ідеалі, позиція повинна бути там, де закінчується набір даних.

Якщо ми введемо значення в комірку за межами набору даних, а потім видалимо її, комірка все одно буде використовуватися, навіть якщо в ній немає вмісту. Це робить файл більшим, ніж він повинен бути.

Ви можете виконати ці швидкі та прості кроки, щоб видалити невикористовувані клітинки з електронної таблиці.

Сходинки:

• Спочатку виберіть стовпці, що починаються після того місця, де закінчується набір даних, натиснувши на заголовок стовпця.
• Потім натисніть Ctrl+Shift+стрілка вправо Це дозволить виділити всі стовпці до кінця таблиці.
• Тепер клацніть правою кнопкою миші на виділеному.
• Після цього оберіть Видалити з контекстного меню.
• Далі виберіть рядок, після якого закінчується набір даних.
• Потім натисніть Ctrl+Shift+Стрілка вниз Це дозволить виділити всі рядки до кінця електронної таблиці.
• Тепер клацніть правою кнопкою миші і виберіть Видалити з контекстного меню.

Після цього комірки більше не будуть використовуватися. На цьому етапі розмір файлу повинен зменшитися.

Майте на увазі, що для цього потрібно не просто натиснути клавішу Delete на клавіатурі, а вибрати її з контекстного меню.

4. видалити непотрібні форматування

Форматування допомагає нам налаштувати набори даних, щоб зробити їх більш презентабельними. Але вони також роблять наші файли великими. Навіть для невеликих наборів даних форматування призводить до того, що файл містить більше інформації. І, отже, збільшує розмір файлу. Ваш файл Excel може бути занадто великим через занадто багато форматів. Отже, видаліть непотрібне форматування або спробуйте не мати занадто багато на початку. Або просто видаліть все залежно відвід розміру файлу, який ви маєте.

Щоб видалити форматування, виконайте такі дії.

Сходинки:

• Спочатку виберіть клітинку або діапазон клітинок, з яких потрібно видалити форматування.
• Потім перейдіть до розділу Головна сторінка вкладку на вашій стрічці.
• Після цього виберіть Чисто від Редагування група.
• Тепер виберіть Чітке форматування з випадаючого меню.

Читати далі: Як зменшити розмір файлу Excel за допомогою макросу (11 простих способів)

5. стискання зображень в електронних таблицях

Іноді нам потрібно додавати зображення в наші електронні таблиці для різних цілей. Але додавання зображень також додає дані зображення до файлу Excel, що збільшує розмір файлу. Якщо додавання зображень неминуче, один із способів обійти це - стиснути зображення, щоб зменшити його розмір. Таким чином, файл буде займати менше місця після збереження.

Щоб стиснути зображення в Excel, виконайте такі дії.

Сходинки:

• Спочатку виберіть картинку, натиснувши на неї.
• Після цього в стрічці з'явиться нова вкладка під назвою Формат зображення Виберіть його.
• Після цього натисніть на кнопку Стиснення зображень Ви знайдете його в розділі Налаштувати група вкладки.

• Далі оберіть бажаний Варіанти стиснення і Резолюція .

• Після цього натисніть на кнопку ГАРАЗД. і ваша фотографія буде стиснута.

Читати далі: Як зменшити розмір файлу Excel за допомогою картинок (2 простих способи)

6. оптимізувати використання формули

Як і будь-які інші модифікації, формули також займають більше місця, ніж звичайні текстові або числові записи. Але в деяких випадках використання формул неминуче. Хоча це може бути правдою, це також займає більше місця. Тому намагайтеся оптимізувати використання формул на своїх робочих аркушах.

При використанні формул у великому файлі Excel зверніть увагу на наступні моменти.

• Намагайтеся уникати залучення нестабільних формул, таких як RAND , ЗАРАЗ , СЬОГОДНІ , OFFSET , CELL , НЕПРЯМИЙ і INFO .
• Використовуйте зведені таблиці або таблиці Excel, якщо формул можна уникнути.
• Намагайтеся не використовувати цілі рядки або стовпці в якості посилань.
• Слід уникати формул, що передбачають повторні розрахунки.

7. видалення невикористаних даних

Кожна комірка, що містить дані або використовується, займає місце на жорсткому диску. Це робить файл великим. Якщо у вас є невикористані набори даних в електронних таблицях, які вам більше не потрібні, видаліть їх.

Замість того, щоб видаляти їх назавжди, спробуйте зберігати їх в іншому файлі, оскільки вони більше не потрібні в даному файлі. Таким чином, якщо вони знадобляться вам для подальших цілей, ви зможете отримати їх назад.

8. видалити невикористовувані зведені таблиці та діаграми

Зведені таблиці та діаграми Excel також займають місце. І в більшості випадків більше, ніж звичайні комірки або відформатовані набори даних. Це чудові інструменти, які полегшують наші операції в Excel. Але якщо вони вам не потрібні, намагайтеся уникати їх використання взагалі, щоб зменшити розмір файлу. Це також зробить звичайні операції Excel, такі як відкриття та збереження, більш плавними.

Читати далі: Як зменшити розмір файлу Excel за допомогою зведеної таблиці

9. зберегти файл у двійковому форматі

До останньої версії Excel Microsoft Excel зазвичай зберігає файли з розширенням xlsx. Для робочих книг, що містять макроси, розширенням є xlsm. Excel має ще один формат збереження файлів у двійковому форматі з розширенням xlsb. Ці типи файлів займають менше місця, ніж файли xlsx або xlsm. Спробуйте цей формат, якщо у вас немає інших доступних варіантів.

Щоб зберегти файл у бінарному форматі, виконайте наступні дії.

Сходинки:

• Спочатку натисніть на кнопку Файл вкладку на вашій стрічці.
• Потім виберіть Зберегти як з-за лаштунків.
• Після цього перейдіть до папки, в яку ви хочете зберегти файл і виберіть Бінарна книга Excel в Зберегти як тип випадаюче меню.

• Потім натисніть на Зберегти .

В результаті файл буде збережено в xlsb формат, який повинен бути нижчим за формат xlsx у форматі.

10. перевірте наявність зовнішнього джерела даних

Якщо жоден з вищезазначених методів не зменшує розмір файлу Excel, можливо, у вашій книзі міститься більше даних, ніж потрібно. У такому випадку вам слід ще раз подумати, перш ніж використовувати Excel для збереження таких наборів даних. Excel не є інструментом для роботи з базами даних. Натомість він використовується як аналітичний інструмент. Для великих баз даних вам слід розглянути можливість використання інструментів для роботи з базами даних, таких як Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV, тощо.

Висновок

Це були всі виправлення, які ви можете використовувати, якщо ви опинилися в ситуації, коли ваш файл Excel занадто великий без будь-якої причини. Сподіваюся, одне або комбінація цих виправлень допомогли вам. Я сподіваюся, що ви знайшли цей посібник корисним та інформативним. Якщо у вас є які-небудь питання або пропозиції, дайте нам знати нижче.

Щоб отримати більше виправлень і подібних посібників, відвідайте Exceldemy.com .