Το Microsoft Excel είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο που διαθέτει δυνατότητες υπολογισμών ή υπολογισμών, γραφικά εργαλεία, πίνακες περιστροφής και VBA. Το λογισμικό έχει σχεδιαστεί κυρίως για τη διαχείριση και την εργασία με σχετικά μικρά σύνολα δεδομένων. Αλλά το μέγεθος του αρχείου γίνεται πολύ μεγαλύτερο με ένα τεράστιο σύνολο δεδομένων και για πολλούς άλλους λόγους. Και τίποτα δεν είναι χρήσιμο για τα μεγάλα αρχεία του Excel εκτός από το ότι περιέχουν μεγάλο όγκο δεδομένων. Είναιδυσκολότερο να μοιραστείτε και κάθε διαδικασία τους διαρκεί περισσότερο από το απαιτούμενο. Εάν διαπιστώσετε ότι το αρχείο Excel σας είναι πολύ μεγάλο χωρίς λόγο, μία από αυτές τις πιθανές λύσεις μπορεί να επιλύσει το πρόβλημά σας.

10 πιθανές λύσεις εάν το αρχείο Excel είναι πολύ μεγάλο χωρίς λόγο

Ένα αρχείο Excel μπορεί να είναι μεγάλο για πολλούς λόγους. Μπορεί να είναι τόσο απλό όσο το να περιέχει πάρα πολλές πληροφορίες σε υπολογιστικά φύλλα έως κενά κελιά που εξακολουθούν να χρησιμοποιούνται. Καθώς τα μεγαλύτερα αρχεία Excel δεν είναι ακριβώς διασκεδαστικά για να εργαστείτε, είναι συχνά εφικτό να τα μετατρέψετε σε μικρότερα. Εάν διαπιστώσετε ότι, το αρχείο Excel σας είναι πολύ μεγάλο για κανέναν λόγο που δεν μπορείτε φαινομενικά να βρείτε, δοκιμάστε αυτές τις συμβουλές και τα κόλπα που θα σας βοηθήσουν. μειώστε το μέγεθος του αρχείου σας Η μείωση του μεγέθους εξαρτάται από το τι είναι αυτό που προκαλεί το μεγάλο μέγεθος του αρχείου εξ αρχής. Παρ' όλα αυτά, δοκιμάστε το καθένα από αυτά για να βρείτε αυτό που σας βολεύει.

1. Έλεγχος για κρυμμένα φύλλα εργασίας

Μερικές φορές μπορεί να υπάρχουν ήδη υπάρχοντα φύλλα εργασίας στο βιβλίο εργασίας σας, τα οποία δεν θα τα βρείτε σε κοινή θέα. Με άλλα λόγια, "κρυφά φύλλα εργασίας". Για παράδειγμα, ας ρίξουμε μια ματιά σε ένα βιβλίο εργασίας με ένα κρυφό φύλλο. Κοιτάζοντας τις καρτέλες φύλλων στο κάτω αριστερό μέρος του φύλλου εργασίας θα φαίνεται κάπως έτσι.

Όπως βλέπουμε από το σχήμα, υπάρχουν τρία λογιστικά φύλλα στο βιβλίο εργασίας. Αλλά πηγαίνετε στο Ανασκόπηση και επιλέξτε Βιβλίο εργασίας Στατιστικά από το Proofing ομάδα πρώτα.

Εδώ θα βρείτε τον πραγματικό αριθμό των πληροφοριών του φύλλου εργασίας.

Για να καταργήσετε την απόκρυψη των φύλλων εργασίας, ακολουθήστε τα εξής βήματα.

Βήματα:

• Πρώτον, κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε από τα ονόματα του πίνακα Καρτέλα φύλλου στο κάτω αριστερό μέρος του λογιστικού φύλλου.
• Στη συνέχεια επιλέξτε Αποκάλυψη από το μενού περιβάλλοντος.

• Στη συνέχεια, επιλέξτε το φύλλο που θέλετε να ξεκρύψετε από το παράθυρο Αποκάλυψη παράθυρο διαλόγου.

• Στη συνέχεια κάντε κλικ στο OK .

Μετά από αυτό, θα δείτε τα κρυμμένα φύλλα στο παράθυρο Καρτέλα φύλλου ξανά.

Τώρα εξερευνήστε τα λογιστικά φύλλα που ήταν κρυμμένα και αν δεν σας είναι χρήσιμα, αφαιρέστε τα.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να καθορίσετε τι προκαλεί μεγάλο μέγεθος αρχείου Excel

2. Αφαίρεση αχρησιμοποίητων φύλλων εργασίας

Θα πρέπει να αφαιρείτε τα υπολογιστικά φύλλα που δεν χρησιμοποιούνται πλέον όχι μόνο για τα κρυφά αλλά και για τα μη κρυφά. Η ύπαρξη πολλών υπολογιστικών φύλλων έχει ως αποτέλεσμα να καταλαμβάνεται πολύς χώρος τόσο για την ύπαρξη άσχετων πληροφοριών όσο και για την ύπαρξη κενών χρησιμοποιούμενων περιοχών κελιών (λεπτομέρειες στην επόμενη ενότητα).

Έτσι, η αφαίρεσή τους είναι το πιο λογικό βήμα εάν το αρχείο Excel σας είναι πολύ μεγάλο χωρίς βάσιμο λόγο.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να συμπιέσετε αρχείο Excel για email (13 γρήγορες μέθοδοι)

3. Έλεγχος για χρησιμοποιημένο εύρος

Ένας άλλος σημαντικός λόγος για τον οποίο μπορεί να μην υπάρχει λόγος να είναι πολύ μεγάλο το αρχείο σας Excel είναι επειδή χρησιμοποιείται μεγαλύτερος αριθμός κελιών στο βιβλίο εργασίας σας από ό,τι φαίνεται. Κάποια χρησιμοποιημένα κελιά που καταλαμβάνουν χώρο λόγω των πληροφοριών που περιέχουν και κάνουν τα αρχεία του Excel μεγάλα.

Για να δείτε πού τελείωνε η περιοχή κελιών που χρησιμοποιήσατε, επιλέξτε οποιοδήποτε από τα κελιά του λογιστικού φύλλου και πατήστε Ctrl+End Ιδανικά, η θέση θα πρέπει να είναι εκεί που τελειώνει το σύνολο δεδομένων.

Εάν εισάγουμε μια τιμή σε ένα κελί εκτός του συνόλου δεδομένων και στη συνέχεια το διαγράψουμε, το κελί θα εξακολουθεί να χρησιμοποιείται παρόλο που δεν υπάρχει περιεχόμενο σε αυτό. Αυτό καθιστά το αρχείο μεγαλύτερο από ό,τι θα έπρεπε.

Μπορείτε να ακολουθήσετε αυτά τα γρήγορα και εύκολα βήματα για να αφαιρέσετε αχρησιμοποίητα κελιά από το φύλλο εργασίας.

Βήματα:

• Αρχικά, επιλέξτε τις στήλες που αρχίζουν μετά το σημείο όπου τελειώνει το σύνολο δεδομένων κάνοντας κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης.
• Στη συνέχεια, πατήστε Ctrl+Shift+δεξί βέλος Αυτό θα επιλέξει όλες τις στήλες μέχρι το τέλος του λογιστικού φύλλου.
• Τώρα, κάντε δεξί κλικ στην επιλογή.
• Μετά από αυτό, επιλέξτε Διαγραφή από το μενού περιβάλλοντος.
• Στη συνέχεια, επιλέξτε τη γραμμή μετά την οποία τελειώνει το σύνολο δεδομένων.
• Στη συνέχεια, πατήστε Ctrl+Shift+Βέλος προς τα κάτω Αυτό θα επιλέξει όλες τις γραμμές μέχρι το τέλος του λογιστικού φύλλου.
• Τώρα, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Διαγραφή από το μενού περιβάλλοντος.

Το μέγεθος του αρχείου θα πρέπει να μειωθεί σε αυτό το σημείο.

Λάβετε υπόψη ότι δεν πρέπει απλώς να πατήσετε το κουμπί Delete στο πληκτρολόγιό σας. Αντ' αυτού, επιλέξτε το από το μενού περιβάλλοντος.

4. Αφαίρεση περιττών μορφοποιήσεων

Οι μορφοποιήσεις μας βοηθούν να προσαρμόσουμε τα σύνολα δεδομένων για να τα κάνουμε πιο ευπαρουσίαστα. Αλλά κάνουν επίσης τα αρχεία μας μεγάλα. Ακόμη και για μικρά σύνολα δεδομένων, οι μορφοποιήσεις προκαλούν ένα αρχείο να έχει περισσότερες πληροφορίες. Και έτσι, αυξάνεται το μέγεθος του αρχείου. Το αρχείο σας στο Excel μπορεί να είναι πολύ μεγάλο εξαιτίας των πολλών μορφοποιήσεων. Έτσι, αφαιρέστε τις περιττές μορφοποιήσεις ή προσπαθήστε να μην έχετε πολλές στην αρχή. Ή απλά, αφαιρέστε όλες ανάλογα με τιςγια το μέγεθος του αρχείου που έχετε.

Για να καταργήσετε μορφοποιήσεις, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.

Βήματα:

• Αρχικά, επιλέξτε το κελί ή την περιοχή κελιών από την οποία θέλετε να αφαιρέσετε μορφοποιήσεις.
• Στη συνέχεια, πηγαίνετε στο Αρχική σελίδα στην κορδέλα σας.
• Μετά από αυτό επιλέξτε Σαφής από το Επεξεργασία ομάδα.
• Τώρα επιλέξτε Σαφής μορφοποίηση από το αναπτυσσόμενο μενού.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου Excel με μακροεντολές (11 εύκολοι τρόποι)

5. Συμπίεση εικόνων σε υπολογιστικά φύλλα

Μερικές φορές χρειάζεται να προσθέτουμε εικόνες στα λογιστικά μας φύλλα για διάφορους σκοπούς. Αλλά η προσθήκη εικόνων προσθέτει επίσης τα δεδομένα της εικόνας στο αρχείο του Excel. Πράγμα που κάνει το αρχείο μεγαλύτερο σε μέγεθος. Εάν η προσθήκη εικόνων είναι αναπόφευκτη, ένας τρόπος για να το παρακάμψετε αυτό είναι να συμπιέσετε την εικόνα για να την κάνετε μικρότερη σε μέγεθος. Με αυτόν τον τρόπο, το αρχείο θα καταλαμβάνει λιγότερο χώρο μετά την αποθήκευση.

Για να συμπιέσετε μια εικόνα στο Excel, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.

Βήματα:

• Αρχικά, επιλέξτε την εικόνα κάνοντας κλικ πάνω της.
• Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί μια νέα καρτέλα στην κορδέλα με τίτλο Μορφή εικόνας . Επιλέξτε το.
• Μετά από αυτό, κάντε κλικ στο Συμπίεση εικόνων . Θα το βρείτε στο Ρύθμιση ομάδα της καρτέλας.

• Στη συνέχεια, επιλέξτε το προτιμώμενο Επιλογές συμπίεσης και Ψήφισμα .

• Μετά από αυτό, κάντε κλικ στο OK και θα έχετε την εικόνα σας συμπιεσμένη.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου Excel με εικόνες (2 εύκολοι τρόποι)

6. Βελτιστοποίηση της χρήσης της φόρμουλας

Όπως κάθε άλλη τροποποίηση, έτσι και οι τύποι καταλαμβάνουν περισσότερο χώρο από τις κανονικές καταχωρήσεις κειμένου ή αριθμητικών στοιχείων. Αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις, η χρήση τύπων είναι αναπόφευκτη. Παρόλο που αυτό μπορεί να είναι αλήθεια, καταλαμβάνει επίσης περισσότερο χώρο. Προσπαθήστε λοιπόν να βελτιστοποιήσετε τη χρήση τύπων στα φύλλα εργασίας σας.

Κατά τη χρήση τύπων σε ένα μεγάλο αρχείο του Excel προσέξτε τα εξής.

• Προσπαθήστε να αποφύγετε την εμπλοκή πτητικών τύπων όπως RAND , ΤΩΡΑ , ΣΗΜΕΡΑ , OFFSET , CELL , INDIRECT , και INFO .
• Χρησιμοποιήστε πίνακες pivot ή πίνακες του Excel, εάν οι τύποι μπορούν να αποφευχθούν.
• Προσπαθήστε να μην χρησιμοποιείτε ολόκληρες γραμμές ή στήλες ως αναφορές.
• Βεβαιωθείτε ότι αποφεύγετε τύπους που περιλαμβάνουν επαναλαμβανόμενους υπολογισμούς.

7. Αφαίρεση αχρησιμοποίητων δεδομένων

Κάθε κελί που περιέχει δεδομένα ή είναι σε χρήση καταλαμβάνει χώρο στον σκληρό σας δίσκο. Αυτό καθιστά το αρχείο μεγάλο. Εάν έχετε αχρησιμοποίητα σύνολα δεδομένων σε υπολογιστικά φύλλα που δεν χρειάζεστε πλέον, αφαιρέστε τα.

Αντί να τα αφαιρέσετε οριστικά, δοκιμάστε να τα αποθηκεύσετε σε ένα άλλο αρχείο, καθώς δεν τα χρειάζεστε πλέον στο συγκεκριμένο αρχείο. Με αυτόν τον τρόπο, αν τα χρειαστείτε για μεταγενέστερους σκοπούς, μπορείτε να τα έχετε πίσω.

8. Διαγραφή αχρησιμοποίητων πινάκων και διαγραμμάτων Pivot

Οι πίνακες Pivot και τα διαγράμματα του Excel καταλαμβάνουν επίσης χώρο. Και στις περισσότερες περιπτώσεις, περισσότερο από τα κανονικά κελιά ή τα μορφοποιημένα σύνολα δεδομένων. Πρόκειται για εξαιρετικά εργαλεία που βοηθούν τις εργασίες μας στο Excel να είναι ευκολότερες. Αλλά αν δεν τα χρειάζεστε, προσπαθήστε να αποφύγετε καθόλου τη χρήση τους για να κάνετε το αρχείο μικρότερο. Αυτό θα κάνει επίσης τις συνήθεις εργασίες του Excel, όπως το άνοιγμα και την αποθήκευση, πιο ομαλές.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου Excel με τον πίνακα Pivot

9. Αποθήκευση αρχείου ως δυαδικό

Μέχρι και την τελευταία έκδοση του Excel, το Microsoft Excel αποθηκεύει συνήθως τα αρχεία με επέκταση xlsx. Για τα βιβλία εργασίας που περιέχουν μακροεντολές, η επέκταση είναι xlsm. Το Excel έχει μια άλλη μορφή αποθήκευσης του αρχείου ως δυαδική μορφή με επέκταση xlsb. Αυτού του είδους τα αρχεία καταλαμβάνουν λιγότερο χώρο από ένα αρχείο xlsx ή xlsm. Δοκιμάστε το αν δεν έχετε άλλες επιλογές.

Για να αποθηκεύσετε το αρχείο ως δυαδικό, ακολουθήστε τα εξής βήματα.

Βήματα:

• Πρώτα, κάντε κλικ στο Αρχείο στην κορδέλα σας.
• Στη συνέχεια επιλέξτε Αποθήκευση ως από το παρασκήνιο.
• Μετά από αυτό, μεταβείτε στο φάκελο όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο σας και επιλέξτε Δυαδικό βιβλίο εργασίας του Excel στο Αποθήκευση ως τύπος drop-down.

• Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Αποθήκευση .

Αυτό θα αποθηκεύσει το αρχείο στο xlsb μορφή η οποία πρέπει να είναι χαμηλότερη από την xlsx μορφή.

10. Έλεγχος για εξωτερική πηγή δεδομένων

Εάν καμία από τις παραπάνω μεθόδους δεν συρρικνώνει το μέγεθος του αρχείου σας στο Excel, το βιβλίο εργασίας σας μπορεί να περιέχει περισσότερα δεδομένα από όσα θα έπρεπε. Σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει να το ξανασκεφτείτε πριν χρησιμοποιήσετε το Excel για την αποθήκευση τέτοιων συνόλων δεδομένων. Το Excel δεν είναι ένα εργαλείο βάσεων δεδομένων. Αντίθετα, χρησιμοποιείται ως αναλυτικό. Για μεγάλες βάσεις δεδομένων, θα πρέπει να εξετάσετε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε εργαλεία βάσεων δεδομένων όπως η Microsoft Access, ο Microsoft SQL Server, το CSV κ.λπ.

Συμπέρασμα

Αυτές ήταν όλες οι διορθώσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αν βρεθείτε σε μια κατάσταση όπου το αρχείο Excel σας είναι πολύ μεγάλο χωρίς λόγο. Ελπίζω ότι μία ή ένας συνδυασμός αυτών των διορθώσεων σας βοήθησε. Ελπίζω να βρήκατε αυτόν τον οδηγό χρήσιμο και κατατοπιστικό. Αν έχετε ερωτήσεις ή προτάσεις, ενημερώστε μας παρακάτω.

Για περισσότερες διορθώσεις και οδηγούς όπως αυτός, επισκεφθείτε την ιστοσελίδα Exceldemy.com .