Microsoft Excel est un excellent outil qui offre des capacités de calcul, des outils graphiques, des tableaux croisés dynamiques et VBA. Le logiciel est principalement conçu pour gérer et travailler avec des ensembles de données relativement petits. Mais la taille du fichier augmente considérablement avec un ensemble de données énorme et pour de nombreuses autres raisons. Et les fichiers Excel volumineux n'ont rien d'utile, si ce n'est qu'ils contiennent une grande quantité de données. Ils sont les suivantsSi vous trouvez que votre fichier Excel est trop volumineux sans raison, l'une des solutions suivantes pourrait résoudre votre problème.

10 solutions possibles si votre fichier Excel est trop volumineux sans raison valable

Un fichier Excel peut être volumineux pour de nombreuses raisons. Cela peut être aussi simple que de contenir trop d'informations dans les feuilles de calcul ou des cellules vides encore utilisées. Comme les fichiers Excel volumineux ne sont pas exactement amusants à travailler, il est souvent possible de les réduire. Si vous trouvez que votre fichier Excel est trop volumineux sans raison apparente, essayez ces trucs et astuces qui vous aideront réduire la taille de vos fichiers La réduction de la taille dépend de la raison pour laquelle le fichier est si volumineux. Néanmoins, essayez chacune d'entre elles pour trouver ce qui vous convient.

1. vérifier les feuilles de travail cachées

Parfois, il peut y avoir des feuilles de calcul déjà existantes dans votre classeur que vous ne trouverez pas à la vue de tous. En d'autres termes, des "feuilles de calcul cachées". Par exemple, examinons un classeur avec une feuille cachée. En regardant les onglets de feuille en bas à gauche de la feuille de calcul, cela ressemblera à ceci.

Comme on peut le voir sur la figure, il y a trois feuilles de calcul dans le classeur, mais il faut aller dans la section Examen et sélectionnez Statistiques du cahier d'exercices de la Épreuve groupe en premier.

Vous trouverez ici le nombre réel d'informations sur les fiches de travail.

Pour démasquer les feuilles de travail, suivez ces étapes.

Des pas :

• Tout d'abord, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'un des noms de la liste de l'Union européenne. Onglet Feuille en bas à gauche de la feuille de calcul.
• Sélectionnez ensuite Dévoiler dans le menu contextuel.

• Ensuite, sélectionnez la feuille que vous souhaitez masquer dans la liste des feuilles. Dévoiler de la boîte de dialogue.

• Cliquez ensuite sur OK .

Après cela, vous verrez les feuilles cachées sur la page d'accueil. Onglet Feuille encore.

Maintenant, explorez les feuilles de calcul qui ont été cachées et si elles ne sont d'aucune utilité, supprimez-les.

Lire la suite : Comment déterminer la cause d'un fichier Excel trop volumineux ?

2. supprimer les feuilles de travail inutilisées

Vous devez supprimer les feuilles de calcul qui ne sont plus utilisées, non seulement pour les feuilles cachées, mais aussi pour les feuilles non cachées. Le fait d'avoir trop de feuilles de calcul a pour effet d'occuper trop d'espace, tant pour les informations non pertinentes que pour les plages de cellules utilisées en blanc (voir la section suivante).

Leur suppression est donc l'étape la plus logique si votre fichier Excel est trop volumineux sans raison valable.

Lire la suite : Comment compresser un fichier Excel pour l'envoyer par courriel (13 méthodes rapides)

3. vérifier la gamme utilisée

Une autre raison majeure pour laquelle votre fichier Excel peut être trop volumineux est qu'un plus grand nombre de cellules sont utilisées dans votre classeur qu'il n'y paraît. Certaines cellules utilisées prennent de la place en raison des informations qu'elles contiennent et rendent les fichiers Excel volumineux.

Pour voir où se termine la plage de cellules que vous avez utilisée, sélectionnez n'importe quelle cellule de la feuille de calcul et appuyez sur la touche Ctrl+Fin sur votre clavier. Idéalement, la position devrait être celle où l'ensemble de données se termine.

Si nous entrons une valeur dans une cellule en dehors de l'ensemble de données et que nous la supprimons ensuite, la cellule sera toujours utilisée, même si elle n'a plus de contenu, ce qui rend le fichier plus volumineux qu'il ne devrait l'être.

Vous pouvez suivre ces étapes simples et rapides pour supprimer les cellules inutilisées de la feuille de calcul.

Des pas :

• Tout d'abord, sélectionnez les colonnes qui commencent après la fin de l'ensemble de données en cliquant sur l'en-tête de la colonne.
• Ensuite, appuyez sur Ctrl+Shift+Flèche droite sur votre clavier, ce qui permet de sélectionner toutes les colonnes jusqu'à la fin de la feuille de calcul.
• Maintenant, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la sélection.
• Après cela, sélectionnez Supprimer dans le menu contextuel.
• Ensuite, sélectionnez la ligne après laquelle l'ensemble de données se termine.
• Ensuite, appuyez sur Ctrl+Shift+Flèche vers le bas sur votre clavier, ce qui permet de sélectionner toutes les lignes jusqu'à la fin de la feuille de calcul.
• Maintenant, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Supprimer dans le menu contextuel.

Les cellules ne seront plus utilisées après cela. La taille du fichier devrait diminuer à ce stade.

Gardez à l'esprit que vous ne devez pas simplement appuyer sur le bouton Supprimer de votre clavier, mais le sélectionner dans le menu contextuel.

4. supprimer les formattages inutiles

Les formatages nous aident à personnaliser les ensembles de données pour les rendre plus présentables. Mais ils rendent aussi nos fichiers plus volumineux. Même pour les petits ensembles de données, le formatage fait qu'un fichier contient plus d'informations, ce qui augmente la taille du fichier. Votre fichier Excel peut être trop volumineux à cause de trop de formatages. Donc, supprimez les formatages inutiles ou essayez de ne pas en avoir trop au début. Ou tout simplement, supprimez tout ce qui dépend du formatage.sur la taille du fichier que vous avez.

Pour supprimer les formattings, procédez comme suit.

Des pas :

• Tout d'abord, sélectionnez la cellule ou la plage de cellules dont vous souhaitez supprimer les formattings.
• Ensuite, allez à la Accueil sur votre ruban.
• Après cela, sélectionnez Clair de la Modification de groupe.
• Sélectionnez maintenant Formatage clair dans le menu déroulant.

Lire la suite : Comment réduire la taille des fichiers Excel avec une macro (11 méthodes simples)

Compresser des images dans des feuilles de calcul

Nous avons parfois besoin d'ajouter des images à nos feuilles de calcul pour diverses raisons. Mais l'ajout d'images ajoute également les données de l'image au fichier Excel, ce qui augmente la taille du fichier. Si l'ajout d'images est inévitable, une façon de contourner ce problème est de compresser l'image pour la rendre plus petite. De cette façon, le fichier prendra moins de place après l'enregistrement.

Pour compresser une image dans Excel, suivez les étapes suivantes.

Des pas :

• Tout d'abord, sélectionnez l'image en cliquant dessus.
• Ensuite, un nouvel onglet apparaîtra sur le ruban, appelé Format de l'image Sélectionnez-le.
• Après cela, cliquez sur Compresser les images Vous le trouverez dans le Ajuster du groupe de l'onglet.

• Ensuite, sélectionnez votre préférence Options de compression et Résolution .

• Après cela, cliquez sur OK et vous aurez votre image compressée.

Lire la suite : Comment réduire la taille des fichiers Excel avec des images (2 méthodes faciles)

6. optimiser l'utilisation des formules

Comme toute autre modification, les formules prennent plus de place que les entrées de texte ou les entrées numériques normales. Mais dans certains cas, l'utilisation de formules est inévitable. Bien que cela soit vrai, cela prend aussi plus de place. Essayez donc d'optimiser l'utilisation des formules dans vos feuilles de calcul.

Lorsque vous utilisez des formules dans un grand fichier Excel, faites attention aux points suivants.

• Essayez d'éviter d'utiliser des formules volatiles comme RAND , MAINTENANT , AUJOURD'HUI , OFFSET , CELLULE , INDIRECT et INFO .
• Utilisez des tableaux croisés dynamiques ou des tableaux Excel si les formules peuvent être évitées.
• Essayez de ne pas utiliser des lignes ou des colonnes entières comme références.
• Veillez à éviter les formules impliquant des calculs répétés.

7. supprimer les données inutilisées

Chaque cellule contenant des données ou en cours d'utilisation occupe de l'espace sur votre disque dur, ce qui rend le fichier volumineux. Si vous avez des ensembles de données inutilisées dans des feuilles de calcul dont vous n'avez plus besoin, supprimez-les.

Au lieu de les supprimer définitivement, essayez de les stocker dans un autre fichier, car vous n'en avez plus besoin dans ce fichier particulier. De cette façon, si vous en avez besoin à des fins ultérieures, vous pourrez les récupérer.

8. supprimer les tableaux et graphiques croisés dynamiques inutilisés

Les tableaux croisés dynamiques et les graphiques Excel prennent également de la place, et dans la plupart des cas, plus que les cellules normales ou les ensembles de données formatés. Ce sont d'excellents outils qui facilitent nos opérations Excel. Mais si vous n'en avez pas besoin, essayez de ne pas les utiliser du tout pour réduire la taille du fichier. Cela facilitera également les opérations Excel habituelles, comme l'ouverture et l'enregistrement.

Lire la suite : Comment réduire la taille des fichiers Excel avec le tableau croisé dynamique (Pivot Table)

9. enregistrer le fichier en tant que binaire

Jusqu'à la dernière version d'Excel, Microsoft Excel enregistre généralement les fichiers avec une extension xlsx. Pour les classeurs contenant des macros, l'extension est xlsm. Excel dispose d'un autre format pour enregistrer le fichier au format binaire avec une extension xlsb. Ces types de fichiers prennent moins de place qu'un fichier xlsx ou xlsm. Essayez ceci si vous n'avez pas d'autres options disponibles.

Pour enregistrer le fichier en tant que fichier binaire, suivez ces étapes.

Des pas :

• Tout d'abord, cliquez sur le Fichier sur votre ruban.
• Sélectionnez ensuite Enregistrer sous de la vue des coulisses.
• Après cela, naviguez jusqu'au dossier où vous voulez enregistrer votre fichier et sélectionnez Classeur binaire Excel dans le Enregistrer comme type dans le menu déroulant.

• Cliquez ensuite sur Sauvez .

Cela permettra de sauvegarder le fichier dans xlsb qui devrait être inférieur au format xlsx format.

10. vérifier la source de données externe

Si aucune des méthodes ci-dessus ne réduit la taille de votre fichier Excel, il se peut que votre classeur contienne plus de données qu'il ne devrait. Dans ce cas, vous devriez réfléchir avant d'utiliser Excel pour sauvegarder de tels ensembles de données. Excel n'est pas un outil de base de données, mais plutôt un outil analytique. Pour les grandes bases de données, vous devriez envisager d'utiliser des outils de base de données tels que Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV, etc.

Conclusion

Ce sont toutes les solutions que vous pouvez utiliser si vous vous trouvez dans une situation où votre fichier Excel est trop volumineux sans raison. J'espère que l'une ou l'autre de ces solutions vous a aidé. J'espère que vous avez trouvé ce guide utile et informatif. Si vous avez des questions ou des suggestions, faites-le nous savoir ci-dessous.

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