Microsoft Excel - это превосходный инструмент, который обладает возможностями вычислений или расчетов, графическими инструментами, поворотными таблицами и VBA. Это программное обеспечение в основном предназначено для управления и работы с относительно небольшими наборами данных. Но размер файла становится намного больше при огромном наборе данных и по многим другим причинам. И ничто в больших файлах Excel не помогает, кроме содержания большого количества данных. Они являютсятруднее делиться, и каждый процесс с ними занимает больше времени, чем требуется. Если вы обнаружили, что ваш файл Excel без причины слишком велик, одно из этих возможных решений может устранить вашу проблему.

10 возможных решений, если ваш файл Excel слишком большой без причины

Файл Excel может быть большим по разным причинам. Это может быть как слишком большой объем информации в электронных таблицах, так и пустые ячейки, которые все еще используются. Поскольку с большими файлами Excel не очень удобно работать, их часто можно сделать меньше. Если вы обнаружили, что ваш файл Excel слишком большой без видимых причин, попробуйте воспользоваться этими советами и рекомендациями, которые помогут вам уменьшить размер файла Уменьшение размера зависит от того, что является причиной большого размера файла. Тем не менее, попробуйте каждый из них, чтобы найти то, что подходит именно вам.

1. проверка наличия скрытых рабочих листов

Иногда в рабочей книге могут быть уже существующие электронные таблицы, которые вы не найдете в открытом виде. Другими словами, "скрытые рабочие листы". Например, давайте посмотрим на рабочую книгу со скрытым листом. Если посмотреть на вкладки листов в левой нижней части таблицы, то они будут выглядеть примерно так.

Как видно из рисунка, в рабочей книге три электронных таблицы. Но перейдите в раздел Обзор вкладку и выберите Статистика рабочей тетради из Проветривание группа первая.

Здесь вы найдете реальное количество информации о рабочих листах.

Чтобы скрыть рабочие листы, выполните следующие действия.

Шаги:

• Во-первых, щелкните правой кнопкой мыши на любом из имен на Вкладка листа в левом нижнем углу электронной таблицы.
• Затем выберите Скрыть из контекстного меню.

• Затем выберите лист, который необходимо скрыть, из списка Скрыть диалоговое окно.

• Затем нажмите на OK .

После этого вы увидите скрытые листы на странице Вкладка листа снова.

Теперь изучите электронные таблицы, которые были скрыты, и если они не приносят никакой пользы, удалите их.

Читать далее: Как определить причину большого размера файла Excel

2. Удалить неиспользуемые рабочие листы

Вы должны удалить электронные таблицы, которые больше не используются, не только скрытые, но и не скрытые. Наличие слишком большого количества электронных таблиц приводит к тому, что они занимают слишком много места, как содержащие нерелевантные части информации, так и содержащие пустой диапазон используемых ячеек (подробности в следующем разделе).

Поэтому их удаление - самый логичный шаг, если ваш файл Excel слишком велик без веской причины.

Читать далее: Как сжать файл Excel для отправки по электронной почте (13 быстрых методов)

3. проверьте наличие использованного диапазона

Еще одна важная причина, по которой ваш файл Excel может оказаться слишком большим, заключается в том, что в рабочей книге используется большее количество ячеек, чем кажется. Некоторые используемые ячейки, которые занимают места из-за содержащейся в них информации, и делают файлы Excel большими.

Чтобы увидеть, где закончился используемый диапазон ячеек, выделите любую ячейку в электронной таблице и нажмите кнопку Ctrl+End в идеале, позиция должна быть там, где заканчивается набор данных.

Если мы введем значение в ячейку вне набора данных, а затем удалим ее, ячейка все равно будет использоваться, даже если в ней нет содержимого. Это делает файл больше, чем он должен быть.

Вы можете выполнить следующие быстрые и простые шаги, чтобы удалить неиспользуемые ячейки из электронной таблицы.

Шаги:

• Сначала выберите столбцы, начиная с того места, где заканчивается набор данных, щелкнув по заголовку столбца.
• Затем нажмите Ctrl+Shift+стрелка вправо Это позволит выделить все столбцы до конца электронной таблицы.
• Теперь щелкните правой кнопкой мыши на выделении.
• После этого выберите Удалить из контекстного меню.
• Затем выберите строку, после которой набор данных заканчивается.
• Затем нажмите Ctrl+Shift+стрелка вниз Это позволит выделить все строки до конца электронной таблицы.
• Теперь щелкните правой кнопкой мыши и выберите Удалить из контекстного меню.

После этого ячейки больше не будут использоваться. На этом этапе размер файла должен уменьшиться.

Помните, что не следует просто нажимать кнопку Delete на клавиатуре. Вместо этого выберите ее из контекстного меню.

4. удалите ненужные форматирования

Форматирование помогает нам настраивать наборы данных, чтобы сделать их более презентабельными. Но оно также делает наши файлы большими. Даже для небольших наборов данных форматирование заставляет файл содержать больше информации. И, таким образом, увеличивает размер файла. Ваш файл Excel может быть слишком большим из-за слишком большого количества форматирования. Поэтому удалите ненужное форматирование или постарайтесь не иметь слишком много форматирования в начале. Или просто удалите все, что зависит от форматирования.на размер файла, который у вас есть.

Чтобы удалить форматирование, выполните следующие действия.

Шаги:

• Сначала выберите ячейку или диапазон ячеек, из которых нужно удалить форматирование.
• Затем перейдите к Главная на вкладке ленты.
• После этого выберите Очистить из Редактирование группа.
• Теперь выберите Четкое форматирование из выпадающего меню.

Читать далее: Как уменьшить размер файла Excel с помощью макроса (11 простых способов)

5. сжатие изображений в электронных таблицах

Иногда нам необходимо добавлять изображения в наши электронные таблицы для различных целей. Но добавление изображений также добавляет данные изображения в файл Excel, что увеличивает размер файла. Если добавление изображений неизбежно, один из способов решения этой проблемы - сжать изображение, чтобы уменьшить его размер. Таким образом, файл будет занимать меньше места после сохранения.

Чтобы сжать изображение в Excel, выполните следующие действия.

Шаги:

• Сначала выберите изображение, щелкнув по нему.
• Затем на ленте появится новая вкладка под названием Формат изображения Выберите его.
• После этого нажмите на Сжатие изображений Вы найдете его в Настройте группа вкладки.

• Далее выберите предпочтительный Варианты сжатия и Разрешение .

• После этого нажмите на OK и вы получите сжатое изображение.

Читать далее: Как уменьшить размер файла Excel с помощью картинок (2 простых способа)

6. оптимизация использования формул

Как и любые другие модификации, формулы также занимают больше места, чем обычные текстовые или числовые записи. Но в некоторых случаях использование формул неизбежно. Хотя это может быть правдой, это также занимает больше места. Поэтому постарайтесь оптимизировать использование формул в ваших рабочих листах.

При использовании формул в большом файле Excel обратите внимание на следующие моменты.

• Старайтесь избегать использования нестабильных формул, таких как RAND , СЕЙЧАС , СЕГОДНЯ , OFFSET , КЛЕТКА , INDIRECT и INFO .
• Используйте поворотные таблицы или таблицы Excel, если можно обойтись без формул.
• Старайтесь не использовать целые строки или столбцы в качестве ссылок.
• Старайтесь избегать формул, включающих повторяющиеся вычисления.

7. удаление неиспользуемых данных

Каждая ячейка, содержащая данные или используемая, занимает место на жестком диске. Это делает файл большим. Если в электронных таблицах есть неиспользуемые наборы данных, которые вам больше не нужны, удалите их.

Вместо того чтобы удалять их навсегда, попробуйте сохранить их в другом файле, поскольку в данном файле они больше не нужны. Таким образом, если они понадобятся вам в дальнейшем, вы сможете их вернуть.

8. удаление неиспользуемых сводных таблиц и диаграмм

Таблицы Pivot и диаграммы Excel также занимают место. И в большинстве случаев больше, чем обычные ячейки или форматированные наборы данных. Это отличные инструменты, которые облегчают работу с Excel. Но если они вам не нужны, постарайтесь вообще не использовать их, чтобы сделать файл меньше. Это также сделает обычные операции Excel, такие как открытие и сохранение, более плавными.

Читать далее: Как уменьшить размер файла Excel с помощью Pivot Table

9. Сохранить файл как двоичный

До последней версии Excel, Microsoft Excel обычно сохраняет файлы с расширением xlsx. Для рабочих книг, содержащих макросы, расширение xlsm. Excel имеет другой формат сохранения файла в двоичном формате с расширением xlsb. Эти типы файлов занимают меньше места, чем файлы xlsx или xlsm. Попробуйте использовать этот формат, если у вас нет других вариантов.

Чтобы сохранить файл в двоичном формате, выполните следующие действия.

Шаги:

• Сначала нажмите на Файл на вкладке ленты.
• Затем выберите Сохранить как из-за кулис.
• После этого перейдите в папку, в которой вы хотите сохранить свой файл, и выберите Двоичная рабочая книга Excel в Сохранить как тип выпадающий.

• Затем нажмите на Сохранить .

Это позволит сохранить файл в xlsb формат, который должен быть ниже, чем xlsx формат.

10. Проверка наличия внешнего источника данных

Если ни один из вышеперечисленных методов не уменьшает размер файла Excel, возможно, ваша рабочая книга содержит больше данных, чем должна. В этом случае вам следует еще раз подумать, прежде чем использовать Excel для сохранения таких наборов данных. Excel не является инструментом для работы с базами данных. Вместо этого он используется как аналитический инструмент. Для работы с большими базами данных вам следует рассмотреть возможность использования таких инструментов для работы с базами данных, как Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV и т.д.

Заключение

Это были все исправления, которые можно использовать, если вы оказались в ситуации, когда ваш файл Excel без причины слишком велик. Надеюсь, одно или несколько из этих исправлений помогли вам. Надеюсь, вы нашли это руководство полезным и информативным. Если у вас есть вопросы или предложения, сообщите нам об этом ниже.

Для получения дополнительной информации об исправлениях и руководствах, подобных этому, посетите сайт Exceldemy.com .