Microsoft Excel એ એક ઉત્તમ સાધન છે જે ગણતરી અથવા ગણતરી ક્ષમતાઓ, ગ્રાફિક સાધનો, પિવટ કોષ્ટકો અને VBA ધરાવે છે. સોફ્ટવેર મુખ્યત્વે મેનેજ કરવા અને પ્રમાણમાં નાના ડેટાસેટ્સ સાથે કામ કરવા માટે રચાયેલ છે. પરંતુ વિશાળ ડેટાસેટ અને અન્ય ઘણા કારણોથી ફાઇલનું કદ ઘણું મોટું થાય છે. અને મોટી એક્સેલ ફાઇલો વિશે મોટી માત્રામાં ડેટા હોવા સિવાય કંઈપણ મદદરૂપ નથી. તેઓ શેર કરવા મુશ્કેલ છે અને તેમની દરેક પ્રક્રિયા જરૂરી કરતાં વધુ સમય લે છે. જો તમને લાગે કે તમારી એક્સેલ ફાઈલ કોઈ કારણ વગર ખૂબ મોટી છે, તો આ સંભવિત ઉકેલોમાંથી એક તમારી સમસ્યાને ઠીક કરી શકે છે.

10 સંભવિત ઉકેલો જો તમારી એક્સેલ ફાઈલ કોઈ કારણ વિના ખૂબ મોટી હોય તો

એક્સેલ ફાઇલ ઘણા કારણોસર મોટી હોઈ શકે છે. તે હજુ પણ ઉપયોગમાં લેવાતા ખાલી કોષો માટે સ્પ્રેડશીટ્સમાં વધુ પડતી માહિતી ધરાવવા જેટલું સરળ હોઈ શકે છે. જેમ કે મોટી એક્સેલ ફાઇલો સાથે કામ કરવા માટે ચોક્કસ મનોરંજક નથી, તે ઘણી વખત તેમને નાની ફાઇલોમાં બનાવવા માટે શક્ય છે. જો તમને તે જણાય, તો તમારી એક્સેલ ફાઇલ ખૂબ મોટી છે કારણ કે તમે શોધી શકતા નથી, તો આ ટીપ્સ અને યુક્તિઓ અજમાવી જુઓ જે તમારી ફાઇલનું કદ ઘટાડવામાં મદદ કરશે. કદમાં ઘટાડો એ તેના પર આધાર રાખે છે કે ફાઇલને પ્રથમ સ્થાને મોટી થવાનું કારણ શું છે. તેમ છતાં, તમારા માટે શું કામ કરે છે તે શોધવા માટે દરેકને અજમાવી જુઓ.

1. છુપાયેલા વર્કશીટ્સ માટે તપાસો

ક્યારેક તમારી વર્કબુકમાં પહેલેથી અસ્તિત્વમાં રહેલી સ્પ્રેડશીટ્સ હોઈ શકે છે જે તમને સાદા દૃશ્યમાં નહીં મળે. . બીજા શબ્દો માં,"છુપાયેલ વર્કશીટ્સ". ઉદાહરણ તરીકે, ચાલો છુપાયેલ શીટ સાથેની વર્કબુક પર એક નજર કરીએ. સ્પ્રેડશીટના તળિયે ડાબી બાજુએ શીટ ટેબને જોતા તે કંઈક આના જેવું દેખાશે.

આપણે આકૃતિમાંથી જોઈ શકીએ છીએ, વર્કબુકમાં ત્રણ સ્પ્રેડશીટ્સ છે. પરંતુ સમીક્ષા ટેબ પર જાઓ અને પહેલા પ્રૂફિંગ જૂથમાંથી વર્કબુક સ્ટેટિસ્ટિક્સ પસંદ કરો.

તમે વર્કશીટ માહિતીની વાસ્તવિક સંખ્યા અહીં મળશે.

વર્કશીટ્સને છુપાવવા માટે, આ પગલાંઓ અનુસરો.

પગલાઓ: <1

• પ્રથમ, સ્પ્રેડશીટની નીચે-ડાબી બાજુએ શીટ ટેબ પરના કોઈપણ નામ પર જમણું-ક્લિક કરો.
• પછી છુપાવો <5 પસંદ કરો>સંદર્ભ મેનૂમાંથી.

• આગળ, તમે છુપાવો સંવાદ બોક્સમાંથી જે શીટને છુપાવવા માંગો છો તેને પસંદ કરો.

• પછી ઓકે પર ક્લિક કરો.

તે પછી, તમે છુપાયેલ શીટ્સ જોશો 4 વધુ વાંચો: મોટા એક્સેલ ફાઇલ કદનું કારણ શું છે તે કેવી રીતે નક્કી કરવું

2. બિનઉપયોગી વર્કશીટ્સ દૂર કરો

તમારે સ્પ્રેડશીટ્સ દૂર કરવી જોઈએ જે હવે નથી માત્ર છુપાયેલા લોકો માટે જ નહીં, છુપાયેલા માટે પણ વપરાય છે s પણ. ઘણી બધી સ્પ્રેડશીટ્સ હોવાના પરિણામે માહિતીના અપ્રસ્તુત ટુકડાઓ ધરાવતા બંને માટે ઘણી બધી જગ્યા લેવામાં આવે છેઅને ખાલી વપરાયેલ કોષ શ્રેણી (વિગતો આગલા વિભાગમાં) ધરાવે છે.

તેથી, જો તમારી એક્સેલ ફાઇલ કોઈ માન્ય કારણ વગર ખૂબ મોટી હોય તો તેને દૂર કરવું એ સૌથી તાર્કિક પગલું છે.

વધુ વાંચો: ઇમેઇલ (13 ઝડપી પદ્ધતિઓ) માટે એક્સેલ ફાઇલને કેવી રીતે સંકુચિત કરવી

3. વપરાયેલી શ્રેણી માટે તપાસો

બીજું મુખ્ય કારણ કે તમને કોઈ કારણ ન મળે તમારી એક્સેલ ફાઈલ ખૂબ મોટી હોવાને કારણે તમારી વર્કબુકમાં જે દેખાય છે તેના કરતા મોટી સંખ્યામાં કોષોનો ઉપયોગ થઈ રહ્યો છે. કેટલાક વપરાયેલા કોષો કે જે તેમાંની માહિતીના ટુકડાને કારણે જગ્યાઓ લે છે અને એક્સેલ ફાઇલોને મોટી બનાવે છે.

તમારી વપરાયેલી કોષ શ્રેણી ક્યાં સમાપ્ત થાય છે તે જોવા માટે, સ્પ્રેડશીટમાંના કોઈપણ કોષોને પસંદ કરો અને Ctrl દબાવો તમારા કીબોર્ડ પર +End . આદર્શરીતે, ડેટાસેટ જ્યાં સમાપ્ત થાય છે તે સ્થાન હોવું જોઈએ.

જો આપણે ડેટાસેટની બહારના કોષમાં કોઈ મૂલ્ય દાખલ કરીએ અને પછી તેને કાઢી નાખીએ, તો તેમાં કોઈ સામગ્રી ન હોવા છતાં પણ સેલ ઉપયોગમાં રહેશે. આ ફાઈલને ધાર્યા કરતાં મોટી બનાવે છે.

તમે સ્પ્રેડશીટમાંથી બિનઉપયોગી કોષોને દૂર કરવા માટે આ ઝડપી અને સરળ પગલાંને અનુસરી શકો છો.

પગલાઓ: <1

• પ્રથમ, કૉલમ હેડર પર ક્લિક કરીને ડેટાસેટ જ્યાં સમાપ્ત થાય છે તે પછી શરૂ થતી કૉલમ પસંદ કરો.
• પછી તમારા કીબોર્ડ પર Ctrl+Shift+જમણો એરો પ્રેસ કરો. આ સ્પ્રેડશીટના અંત સુધી તમામ કૉલમ પસંદ કરશે.
• હવે, પસંદગી પર જમણું-ક્લિક કરો.
• તે પછી, સંદર્ભમાંથી કાઢી નાખો પસંદ કરો.મેનુ.
• આગળ, જ્યાં ડેટાસેટ સમાપ્ત થાય છે તે પછીની પંક્તિ પસંદ કરો.
• પછી તમારા કીબોર્ડ પર Ctrl+Shift+Down Arrow પ્રેસ કરો. આ સ્પ્રેડશીટના અંત સુધી તમામ પંક્તિઓ પસંદ કરશે.
• હવે, રાઇટ-ક્લિક કરો અને સંદર્ભ મેનૂમાંથી કાઢી નાખો પસંદ કરો.

કોષો તે પછી ઉપયોગમાં નહીં આવે. આ સમયે ફાઇલનું કદ ઘટવું જોઈએ.

ધ્યાનમાં રાખો કે તમારા કીબોર્ડ પર ફક્ત ડિલીટ બટન દબાવો નહીં. તેના બદલે, તેને સંદર્ભ મેનૂમાંથી પસંદ કરો.

4. બિનજરૂરી ફોર્મેટિંગ્સ દૂર કરો

ફોર્મેટિંગ્સ અમને ડેટાસેટ્સને વધુ પ્રસ્તુત કરવા માટે કસ્ટમાઇઝ કરવામાં મદદ કરે છે. પણ અરે આપણી ફાઈલો પણ મોટી કરો. નાના ડેટાસેટ્સ માટે પણ, ફોર્મેટિંગ ફાઇલને વધુ માહિતી ધરાવવાનું કારણ બને છે. અને આમ, ફાઈલનું કદ વધે છે. તમારી એક્સેલ ફાઇલ વધુ પડતા ફોર્મેટિંગને કારણે ખૂબ મોટી હોઈ શકે છે. તેથી, બિનજરૂરી ફોર્મેટિંગ દૂર કરો અથવા શરૂઆતમાં વધુ ન કરવાનો પ્રયાસ કરો. અથવા ફક્ત, તમારી પાસે જે ફાઇલ કદ છે તેના આધારે બધું દૂર કરો.

ફોર્મેટિંગ દૂર કરવા માટે, આ પગલાં અનુસરો.

પગલાઓ:

• પ્રથમ, તમે જેમાંથી ફોર્મેટિંગ દૂર કરવા માંગો છો તે કોષ અથવા કોષોની શ્રેણી પસંદ કરો.
• પછી તમારા રિબન પર હોમ ટેબ પર જાઓ.
• તે પછી <પસંદ કરો 4> સંપાદન જૂથમાંથી સાફ કરો.
• હવે ડ્રોપ-ડાઉન મેનૂમાંથી ફોર્મેટિંગ સાફ કરો પસંદ કરો.

વધુ વાંચો: મેક્રો સાથે એક્સેલ ફાઇલનું કદ કેવી રીતે ઘટાડવું (11સરળ રીતો)

5. સ્પ્રેડશીટ્સમાં છબીઓને સંકુચિત કરો

ક્યારેક આપણને વિવિધ હેતુઓ માટે અમારી સ્પ્રેડશીટ્સમાં ચિત્રો ઉમેરવાની જરૂર પડે છે. પરંતુ ચિત્રો ઉમેરવાથી એક્સેલ ફાઇલમાં ઇમેજ ડેટા પણ ઉમેરાય છે. જે ફાઇલને સાઇઝમાં મોટી બનાવે છે. જો ચિત્રો ઉમેરવાનું અનિવાર્ય છે, તો આની આસપાસ કામ કરવાની એક રીત એ છે કે છબીને કદમાં નાની બનાવવા માટે તેને સંકુચિત કરવી. આ રીતે, ફાઇલ સાચવ્યા પછી ઓછી જગ્યા લેશે.

એક્સેલમાં છબીને સંકુચિત કરવા માટે, આ પગલાં અનુસરો.

પગલાઓ:

• પ્રથમ, તેના પર ક્લિક કરીને ચિત્ર પસંદ કરો.
• પછી રિબન પર ચિત્ર ફોર્મેટ નામની નવી ટેબ દેખાશે. તેને પસંદ કરો.
• તે પછી, કોમ્પ્રેસ પિક્ચર્સ પર ક્લિક કરો. તમને તે ટેબના એડજસ્ટ ગ્રુપમાં મળશે.

• આગળ, તમારા મનપસંદ સંકોચન વિકલ્પો <પસંદ કરો 5>અને ઠરાવ .

• તે પછી, ઓકે પર ક્લિક કરો અને તમારી પાસે તમારું ચિત્ર હશે. સંકુચિત.

વધુ વાંચો: ચિત્રો સાથે એક્સેલ ફાઇલનું કદ કેવી રીતે ઘટાડવું (2 સરળ રીતો)

6. ફોર્મ્યુલાનો ઉપયોગ ઑપ્ટિમાઇઝ કરો

કોઈપણ અન્ય ફેરફારોની જેમ, ફોર્મ્યુલા પણ સામાન્ય ટેક્સ્ટ અથવા આંકડાકીય એન્ટ્રીઓ કરતાં વધુ જગ્યા લે છે. પરંતુ કેટલાક કિસ્સાઓમાં, ફોર્મ્યુલાનો ઉપયોગ અનિવાર્ય છે. જો કે આ સાચું હોઈ શકે છે, તે વધુ જગ્યા પણ લે છે. તેથી તમારી વર્કશીટ્સમાં ફોર્મ્યુલાના ઉપયોગને ઑપ્ટિમાઇઝ કરવાનો પ્રયાસ કરો.

મોટી એક્સેલ ફાઇલમાં ફોર્મ્યુલાનો ઉપયોગ કરતી વખતે નીચેની બાબતો પર ધ્યાન આપોવસ્તુઓ.

• RAND , NOW , TODAY , OFFSET , જેવા અસ્થિર સૂત્રોને સામેલ કરવાનું ટાળવાનો પ્રયાસ કરો. સેલ , પ્રત્યક્ષ , અને માહિતી .
• જો સૂત્રો ટાળી શકાય તો પીવટ કોષ્ટકો અથવા એક્સેલ કોષ્ટકોનો ઉપયોગ કરો.
• પ્રયાસ કરો સંદર્ભો તરીકે સંપૂર્ણ પંક્તિઓ અથવા કૉલમનો ઉપયોગ ન કરવો.
• પુનરાવર્તિત ગણતરીઓ સાથે સંકળાયેલા સૂત્રો ટાળવાનું સુનિશ્ચિત કરો.

7. બિનઉપયોગી ડેટાને દૂર કરો

ડેટા ધરાવતા દરેક કોષ અથવા ઉપયોગમાં તમારી હાર્ડ ડ્રાઈવમાં જગ્યા લે છે. આ ફાઇલને મોટી બનાવે છે. જો તમારી પાસે સ્પ્રેડશીટ્સમાં વણવપરાયેલ ડેટાસેટ્સ છે જેની તમને હવે જરૂર નથી, તો તેને દૂર કરો.

તેમને કાયમી ધોરણે દૂર કરવાને બદલે, તેમને બીજી ફાઇલમાં સ્ટોર કરવાનો પ્રયાસ કરો કારણ કે તમને હવે ચોક્કસ ફાઇલમાં તેમની જરૂર નથી. આ રીતે, જો તમને પછીના હેતુઓ માટે તેમની જરૂર હોય, તો તમે તેમને પાછા મેળવી શકો છો.

8. નહિં વપરાયેલ પીવટ કોષ્ટકો અને ચાર્ટ્સ કાઢી નાખો

પીવટ કોષ્ટકો અને એક્સેલ ચાર્ટ્સ પણ જગ્યા લે છે. અને મોટાભાગના કિસ્સાઓમાં, સામાન્ય કોષો અથવા ફોર્મેટ કરેલ ડેટાસેટ્સ કરતાં વધુ. આ ઉત્તમ સાધનો છે જે અમારા એક્સેલ ઓપરેશનને સરળ બનાવવામાં મદદ કરે છે. પરંતુ જો તમને તેમની જરૂર ન હોય, તો ફાઇલને નાની બનાવવા માટે તેનો ઉપયોગ કરવાનું બિલકુલ ટાળવાનો પ્રયાસ કરો. આ સામાન્ય એક્સેલ ઑપરેશનને પણ સરળ બનાવશે જેમ કે ઓપનિંગ અને સેવિંગ.

વધુ વાંચો: પીવટ ટેબલ વડે એક્સેલ ફાઇલનું કદ કેવી રીતે ઘટાડવું

9 ફાઇલને બાઈનરી તરીકે સાચવો

એક્સેલના નવીનતમ સંસ્કરણ સુધી, માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેલ સામાન્ય રીતે xlsx એક્સટેન્શન સાથે ફાઇલોને સાચવે છે. વર્કબુક માટે કે જે સમાવે છેmacros, એક્સ્ટેંશન xlsm છે. એક્સેલ પાસે xlsb ના એક્સ્ટેંશન સાથે ફાઇલને બાઈનરી ફોર્મેટ તરીકે સાચવવા માટેનું બીજું ફોર્મેટ છે. આ પ્રકારની ફાઇલો xlsx અથવા xlsm ફાઇલ કરતાં ઓછી જગ્યા લે છે. જો તમારી પાસે અન્ય કોઈ વિકલ્પો ઉપલબ્ધ ન હોય તો આ અજમાવી જુઓ.

ફાઈલને બાઈનરી તરીકે સાચવવા માટે, આ પગલાં અનુસરો.

પગલાઓ:

• સૌપ્રથમ, તમારા રિબન પરની ફાઇલ ટેબ પર ક્લિક કરો.
• પછી બેકસ્ટેજ વ્યુમાંથી સેવ એઝ પસંદ કરો.
• તે પછી, નેવિગેટ કરો ફોલ્ડર જ્યાં તમે તમારી ફાઇલ સાચવવા માંગો છો અને સેવ એઝ ટાઈપ ડ્રોપ-ડાઉનમાં એક્સેલ બાઈનરી વર્કબુક પસંદ કરો.

• પછી સાચવો પર ક્લિક કરો.

આ ફાઇલને xlsb ફોર્મેટમાં સાચવશે જે xlsx કરતાં ઓછી હોવી જોઈએ. ફોર્મેટ.

10. બાહ્ય ડેટા સ્ત્રોત માટે તપાસો

જો ઉપરોક્ત પદ્ધતિઓમાંથી કોઈ પણ તમારી એક્સેલ ફાઇલનું કદ સંકોચતું નથી, તો તમારી વર્કબુકમાં જોઈએ તેના કરતાં વધુ ડેટા હોઈ શકે છે. તે કિસ્સામાં, તમારે આવા ડેટાસેટ્સને સાચવવા માટે એક્સેલનો ઉપયોગ કરતા પહેલા ફરીથી વિચારવું જોઈએ. એક્સેલ એ ડેટાબેઝ ટૂલ નથી. તેના બદલે, તેનો ઉપયોગ વિશ્લેષણાત્મક તરીકે થાય છે. મોટા ડેટાબેસેસ માટે, તમારે Microsoft Access, Microsoft SQL સર્વર, CSV, વગેરે જેવા ડેટાબેઝ સાધનોનો ઉપયોગ કરવાનું વિચારવું જોઈએ.

નિષ્કર્ષ

જો તમે તમારી જાતને કોઈ પરિસ્થિતિમાં જોશો તો તમે ઉપયોગ કરી શકો તે તમામ સુધારાઓ હતા. જ્યાં તમારી એક્સેલ ફાઈલ કોઈ કારણ વગર ખૂબ મોટી છે. આશા છે કે, આ ફિક્સેસના એક અથવા સંયોજને તમને મદદ કરી. હું આશા રાખું છુંતમને આ માર્ગદર્શિકા મદદરૂપ અને માહિતીપ્રદ લાગી. જો તમારી પાસે કોઈ પ્રશ્નો અથવા સૂચનો હોય, તો અમને નીચે જણાવો.

આના જેવા વધુ સુધારાઓ અને માર્ગદર્શિકાઓ માટે, Exceldemy.com ની મુલાકાત લો.