Microsoft Excel é unha excelente ferramenta que inclúe capacidades de cálculo ou cálculo, ferramentas gráficas, táboas dinámicas e VBA. O software está deseñado principalmente para xestionar e traballar con conxuntos de datos relativamente pequenos. Pero o tamaño do ficheiro aumenta moito cun conxunto de datos enorme e moitas outras razóns. E nada sobre ficheiros de Excel grandes é útil, excepto por conter unha gran cantidade de datos. Son máis difíciles de compartir e cada proceso leva máis tempo do necesario. Se consideras que o teu ficheiro de Excel é demasiado grande sen motivo, unha destas posibles solucións pode solucionar o teu problema.

10 solucións posibles Se o teu ficheiro de Excel é demasiado grande sen motivo

Unha O ficheiro de Excel pode ser grande por moitas razóns. Pode ser tan sinxelo como conter demasiada información en follas de cálculo para baleirar celas aínda en uso. Como os ficheiros de Excel máis grandes non son exactamente divertidos para traballar, moitas veces é factible convertelos en outros máis pequenos. Se consideras que o teu ficheiro de Excel é demasiado grande sen ningún motivo que aparentemente poidas atopar, proba estes consellos e trucos que axudarán a reducir o tamaño do teu ficheiro . A redución do tamaño depende en primeiro lugar do que faga que o ficheiro sexa grande. Non obstante, proba cada un para atopar o que funciona para ti.

1. Comproba se hai follas de traballo ocultas

Ás veces pode haber follas de cálculo xa existentes no teu caderno de traballo que non atoparás á vista. . Noutras palabras,"follas de traballo ocultas". Por exemplo, vexamos un libro de traballo cunha folla oculta. Mirando as pestanas das follas na parte inferior esquerda da folla de cálculo parecerase algo así.

Como podemos ver na figura, hai tres follas de cálculo no caderno de traballo. Pero vai á pestana Revisar e selecciona Estadísticas do libro de traballo no grupo Proofing primeiro.

Ti atopará aquí o número real de información da folla de traballo.

Para mostrar as follas de traballo, siga estes pasos.

Pasos:

• Primeiro, fai clic co botón dereito en calquera dos nomes da Pestaña Folla na parte inferior esquerda da folla de cálculo.
• A continuación, selecciona Mostrar no menú contextual.

• A continuación, seleccione a folla que quere mostrar na caixa de diálogo Mostrar .

• A continuación, faga clic en Aceptar .

Despois diso, verá as follas ocultas no Pestana Folla de novo.

Agora explora as follas de cálculo que estaban ocultas e, se non serven para nada, elimínaas.

Ler máis: Como determinar o que está a provocar o tamaño do ficheiro Excel grande

2. Eliminar follas de traballo non utilizadas

Deberías eliminar as follas de cálculo que xa non son usada non só para as ocultas senón tamén para as non ocultas s tamén. Ter demasiadas follas de cálculo fai que ocupen demasiado espazo para que ambas conteñan información irrelevantee contén un intervalo de celas usado en branco (detalles na seguinte sección).

Entón, eliminalos é o paso máis lóxico se o teu ficheiro de Excel é demasiado grande sen motivo válido.

Ler máis: Como comprimir o ficheiro de Excel para o correo electrónico (13 métodos rápidos)

3. Comprobe o intervalo usado

Outro motivo importante polo que quizais non atopes ningún motivo porque o teu ficheiro de Excel é demasiado grande é porque hai un número de celas máis grande no seu libro de traballo do que parece. Algunhas celas usadas que ocupan espazos debido á información que hai nelas e fan que os ficheiros de Excel sexan grandes.

Para ver onde rematou o intervalo de celas usado, selecciona calquera das celas da folla de cálculo e preme Ctrl +Finalizar no teu teclado. Idealmente, a posición debería estar onde remata o conxunto de datos.

Se introducimos un valor nunha cela fóra do conxunto de datos e despois o eliminamos, a cela seguirá estando en uso aínda que non teña contido nela. Isto fai que o ficheiro sexa máis grande do que se supón.

Podes seguir estes pasos sinxelos e rápidos para eliminar as celas non utilizadas da folla de cálculo.

Pasos:

• Primeiro, selecciona as columnas que comezan despois de onde remata o conxunto de datos facendo clic na cabeceira da columna.
• A continuación, preme Ctrl+Maiús+Frecha dereita no teu teclado. Isto seleccionará todas as columnas ata o final da folla de cálculo.
• Agora, fai clic co botón dereito na selección.
• Despois diso, selecciona Eliminar no contexto.menú.
• A continuación, selecciona a fila despois de onde remata o conxunto de datos.
• A continuación, preme Ctrl+Maiús+Frecha abaixo no teu teclado. Isto seleccionará todas as filas ata o final da folla de cálculo.
• Agora, fai clic co botón dereito e selecciona Eliminar no menú contextual.

As celas serán xa non estará en uso despois diso. O tamaño do ficheiro debería reducirse neste momento.

Ten en conta que non te limites a premer o botón Eliminar do teu teclado. En vez diso, selecciónao no menú contextual.

4. Eliminar formatos innecesarios

Os formatos axúdannos a personalizar os conxuntos de datos para facelos máis presentables. Pero tamén fan que os nosos ficheiros sexan grandes. Incluso para conxuntos de datos pequenos, o formato fai que un ficheiro teña máis información. E así, aumenta o tamaño do ficheiro. O teu ficheiro de Excel pode ser demasiado grande por mor de demasiados formatos. Entón, elimina o formato innecesario ou intenta non ter demasiado ao principio. Ou simplemente, elimina todo dependendo do tamaño do ficheiro que teñas.

Para eliminar formatos, siga estes pasos.

Pasos:

• Primeiro, selecciona a cela ou o intervalo de celas das que queres eliminar os formatos.
• A continuación, vai á pestana Inicio da cinta.
• Despois, selecciona Borrar do grupo Edición .
• Agora seleccione Borrar formato no menú despregable.

Ler máis: Como reducir o tamaño do ficheiro de Excel con macro (11Formas fáciles)

5. Comprimir imaxes en follas de cálculo

Ás veces necesitamos engadir imaxes ás nosas follas de cálculo para varios propósitos. Pero engadir imaxes tamén engade os datos da imaxe ao ficheiro Excel. O que fai que o ficheiro sexa máis grande. Se é inevitable engadir imaxes, unha forma de evitar isto é comprimir a imaxe para que sexa máis pequena. Deste xeito, o ficheiro ocupará menos espazo despois de gardar.

Para comprimir unha imaxe en Excel, siga estes pasos.

Pasos:

• Primeiro, selecciona a imaxe facendo clic nela.
• A continuación, aparecerá unha nova pestana na cinta chamada Formato de imaxe . Selecciónao.
• Despois diso, fai clic en Comprimir imaxes . Atoparao no grupo Axustar da pestana.

• A continuación, selecciona as túas Opcións de compresión preferidas e Resolución .

• Despois diso, fai clic en Aceptar e terás a túa imaxe comprimido.

Ler máis: Como reducir o tamaño do ficheiro de Excel con imaxes (2 xeitos sinxelos)

6. Optimizar o uso de fórmulas

Como calquera outra modificación, as fórmulas tamén ocupan máis espazo que as entradas de texto ou numéricas normais. Pero nalgúns casos, os usos de fórmulas son inevitables. Aínda que isto pode ser certo, tamén ocupa máis espazo. Entón, tenta optimizar o uso de fórmulas nas túas follas de traballo.

Mentres utilizas fórmulas nun ficheiro de Excel grande, ten en conta o seguintecousas.

• Intente evitar que impliquen fórmulas volátiles como RAND , AGORA , HOXE , OFFSET , CELA , INDIRECT e INFO .
• Utilice táboas dinámicas ou táboas de Excel se se poden evitar fórmulas.
• Proba non usar filas ou columnas enteiras como referencias.
• Asegúrese de evitar fórmulas que impliquen cálculos repetidos.

7. Eliminar datos non utilizados

Cada cela que conteña datos ou en uso ocupa espazo no disco duro. Isto fai que o ficheiro sexa grande. Se tes conxuntos de datos sen utilizar en follas de cálculo que xa non necesitas, elimínaos.

En lugar de eliminalos permanentemente, tenta gardalos noutro ficheiro xa que xa non os necesitas no ficheiro en particular. Deste xeito, se os necesitas para propósitos posteriores, podes recuperalos.

8. Eliminar táboas dinámicas e gráficos non utilizados

As táboas dinámicas e os gráficos de Excel tamén ocupan espazo. E na maioría dos casos, máis celas normais ou conxuntos de datos con formato. Estas son excelentes ferramentas que facilitan as nosas operacións en Excel. Pero se non os necesitas, intenta evitar utilizalos para facer o ficheiro máis pequeno. Isto tamén fará que as operacións habituais de Excel como abrir e gardar sexan máis suaves.

Ler máis: Como reducir o tamaño do ficheiro de Excel coa táboa dinámica

9 Gardar ficheiro como binario

Ata a última versión de Excel, Microsoft Excel normalmente garda os ficheiros cunha extensión xlsx. Para cadernos de traballo que conteñanmacros, a extensión é xlsm. Excel ten outro formato para gardar o ficheiro como formato binario cunha extensión de xlsb. Estes tipos de ficheiros ocupan menos espazo que un ficheiro xlsx ou xlsm. Proba isto se non tes outras opcións dispoñibles.

Para gardar o ficheiro como binario, sigue estes pasos.

Pasos:

• Primeiro, fai clic na pestana Ficheiro da fita.
• A continuación, selecciona Gardar como na vista entre bastidores.
• Despois diso, vai a o cartafol onde queres gardar o ficheiro e selecciona Libro de traballo binario de Excel no menú despregable Gardar como tipo .

• A continuación, fai clic en Gardar .

Isto gardará o ficheiro en formato xlsb que debería ser inferior ao xlsx .

10. Comprobe a fonte de datos externa

Se ningún dos métodos anteriores está a reducir o tamaño do ficheiro de Excel, é posible que o seu libro de traballo conteña máis datos dos que debería. Nese caso, deberías pensar de novo antes de usar Excel para gardar tales conxuntos de datos. Excel non é unha ferramenta de base de datos. En cambio, úsase como analítico. Para bases de datos grandes, deberías considerar o uso de ferramentas de bases de datos como Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV, etc.

Conclusión

Estas foron todas as correccións que podes usar se te atopas nunha situación onde o ficheiro de Excel é demasiado grande sen motivo. Agardamos que unha ou unha combinación destas correccións che axuden. agardoatopaches esta guía útil e informativa. Se tes algunha pregunta ou suxestión, fáganos saber a continuación.

Para obter máis solucións e guías como esta, visita Exceldemy.com .