Microsoft Excel je odlično orodje, ki ima možnosti za izračunavanje ali kalkulacijo, grafična orodja, vrtilne tabele in VBA. Programska oprema je v glavnem namenjena upravljanju in delu z razmeroma majhnimi nabori podatkov. Toda velikost datoteke se z velikim naborom podatkov in iz številnih drugih razlogov močno poveča. In nič pri velikih datotekah Excel ni koristno, razen da vsebujejo veliko količino podatkov. sotežje deliti in vsak njihov postopek traja dlje, kot je potrebno. Če ugotovite, da je vaša datoteka Excel brez razloga prevelika, lahko ena od teh možnih rešitev odpravi vašo težavo.

10 možnih rešitev, če je vaša datoteka Excel brez razloga prevelika

Excelova datoteka je lahko velika iz več razlogov. To je lahko tako preprosto, kot če vsebuje preveč informacij v preglednicah ali prazne celice, ki se še vedno uporabljajo. Ker večje Excelove datoteke niso ravno zabavne za delo, jih je pogosto mogoče spremeniti v manjše. Če ugotovite, da je vaša Excelova datoteka prevelika brez razloga, ki bi ga lahko našli, poskusite te nasvete in trike, ki vam bodo pomagali. zmanjšajte velikost datoteke Zmanjšanje velikosti je odvisno od tega, kaj sploh povzroča, da je datoteka velika. Kljub temu preizkusite vsako od teh možnosti, da ugotovite, kaj vam ustreza.

1. Preverite, ali so skriti delovni listi

Včasih so v delovnem zvezku lahko že obstoječi delovni listi, ki jih na vidnem mestu ne boste našli. Z drugimi besedami, "skriti delovni listi". Oglejmo si na primer delovni zvezek s skritim listom. Če pogledamo zavihke listov na spodnji levi strani preglednice, bo videti nekako takole.

Kot je razvidno iz slike, so v delovnem zvezku tri preglednice. Pregled in izberite zavihek Statistični podatki v delovnem zvezku iz Preverjanje najprej skupina.

Tukaj boste našli pravo število informacij o delovnih listih.

Če želite odkriti delovne liste, sledite naslednjim korakom.

Koraki:

• Najprej z desno tipko miške kliknite katero koli ime v Zavihek lista na spodnji levi strani preglednice.
• Nato izberite Razkriti iz kontekstnega menija.

• Nato izberite list, ki ga želite odstraniti iz Razkriti pogovorno okno.

• Nato kliknite na V REDU .

Po tem se bodo prikazali skriti listi na Zavihek lista ponovno.

Zdaj raziščite skrite preglednice in jih odstranite, če niso uporabne.

Preberite več: Kako ugotoviti, kaj je vzrok za veliko velikost datoteke Excel

2. Odstranite neuporabljene delovne liste

Preglednice, ki jih ne uporabljate več, morate odstraniti ne le za skrite, temveč tudi za neskrite. Preveč preglednic zasede preveč prostora, saj vsebujejo nepomembne informacije in prazen obseg uporabljenih celic (podrobnosti v naslednjem razdelku).

Če je vaša datoteka Excel brez utemeljenega razloga prevelika, je odstranitev teh datotek najbolj logičen korak.

Preberite več: Kako stisniti Excelovo datoteko za e-pošto (13 hitrih metod)

3. Preverite, ali se uporablja območje

Drug pomemben razlog, zaradi katerega morda ne najdete razloga, da je vaša datoteka Excel prevelika, je, da je v delovnem zvezku v uporabi večje število celic, kot se zdi. Nekatere uporabljene celice, ki zavzemajo prostor zaradi kosov informacij v njih, in zaradi katerih so datoteke Excel velike.

Če želite preveriti, kje se je uporabljeno območje celic končalo, izberite katero koli celico v preglednici in pritisnite Ctrl+Konec V idealnem primeru bi moral biti položaj tam, kjer se zbirka podatkov konča.

Če v celico zunaj podatkovnega niza vnesemo vrednost in jo nato izbrišemo, bo celica še vedno v uporabi, čeprav v njej ni nobene vsebine. Zaradi tega je datoteka večja, kot bi morala biti.

Za odstranitev neuporabljenih celic iz preglednice lahko sledite tem hitrim in preprostim korakom.

Koraki:

• Najprej s klikom na glavo stolpca izberite stolpce, ki se začnejo za mestom, kjer se zbirka podatkov konča.
• Nato pritisnite Ctrl+Shift+desna puščica na tipkovnici. S tem boste izbrali vse stolpce do konca preglednice.
• Zdaj desno kliknite na izbor.
• Nato izberite Izbriši iz kontekstnega menija.
• Nato izberite vrstico, za katero se zbirka podatkov konča.
• Nato pritisnite Ctrl+Shift+šipka navzdol na tipkovnici. S tem boste izbrali vse vrstice do konca preglednice.
• Zdaj kliknite z desno tipko miške in izberite Izbriši iz kontekstnega menija.

Po tem se celice ne bodo več uporabljale. Velikost datoteke se mora na tej točki zmanjšati.

Ne pozabite, da ne pritisnite gumba Delete na tipkovnici, temveč ga izberite v kontekstnem meniju.

4. Odstranite nepotrebne oblikovne nastavitve

Oblikovanje nam pomaga prilagajati podatkovne nize, da so bolj predstavljivi. Vendar pa tudi povečuje naše datoteke. Tudi pri majhnih podatkovnih nizih oblikovanje povzroči, da ima datoteka več informacij. Tako se poveča velikost datoteke. Vaša datoteka Excel je lahko prevelika zaradi preveč oblikovanja. Zato odstranite nepotrebno oblikovanje ali poskusite, da ga na začetku ne bo preveč. Ali preprosto odstranite vse v odvisnosti odo velikosti datoteke, ki jo imate.

Če želite odstraniti oblikovne vzorce, sledite naslednjim korakom.

Koraki:

• Najprej izberite celico ali območje celic, iz katerih želite odstraniti oblikovne oznake.
• Nato pojdite v Domov na traku.
• Nato izberite Jasno iz Urejanje skupina.
• Zdaj izberite Jasno oblikovanje iz spustnega menija.

Preberite več: Kako zmanjšati velikost Excelove datoteke z makrom (11 preprostih načinov)

5. Stiskanje slik v razpredelnicah

Včasih moramo v preglednice za različne namene dodati slike. Vendar dodajanje slik v datoteko Excel doda tudi podatke o sliki, zaradi česar je datoteka večja. Če je dodajanje slik neizogibno, lahko to obidemo tako, da sliko stisnemo, da je manjša. Tako bo datoteka po shranjevanju zavzela manj prostora.

Če želite stisniti sliko v Excelu, sledite naslednjim korakom.

Koraki:

• Najprej izberite sliko s klikom nanjo.
• Nato se na traku pojavi nov zavihek z naslovom Format slike . Izberite ga.
• Nato kliknite na Stiskanje slik Našli ga boste v Prilagodite skupina zavihka.

• Nato izberite želeni Možnosti stiskanja in . Resolucija .

• Nato kliknite na V REDU in slika bo stisnjena.

Preberite več: Kako zmanjšati velikost Excelove datoteke s slikami (2 preprosta načina)

6. Optimizacija uporabe formule

Tako kot vse druge spremembe tudi formule zavzamejo več prostora kot običajni besedilni ali številčni vnosi. Toda v nekaterih primerih se uporabi formul ni mogoče izogniti. Čeprav je to morda res, pa tudi zavzame več prostora. Zato poskusite optimizirati uporabo formul v delovnih listih.

Pri uporabi formul v veliki datoteki programa Excel bodite pozorni na naslednje stvari.

• Izogibajte se uporabi nestabilnih formul, kot so RAND , ZDAJ , DANES , OFFSET , CELL , INDIREKTNO in INFO .
• Če se lahko izognete formulam, uporabite vrtilne tabele ali Excelove tabele.
• Kot reference ne uporabljajte celih vrstic ali stolpcev.
• Izogibajte se formulam, ki vključujejo ponavljajoče se izračune.

7. Odstranjevanje neuporabljenih podatkov

Vsaka celica, ki vsebuje podatke ali je v uporabi, zasede prostor na trdem disku. Zaradi tega je datoteka velika. Če imate v preglednicah neuporabljene nize podatkov, ki jih ne potrebujete več, jih odstranite.

Namesto da jih trajno odstranite, jih shranite v drugo datoteko, saj jih v tej datoteki ne potrebujete več. Če jih boste potrebovali pozneje, jih boste tako lahko dobili nazaj.

8. Brisanje neuporabljenih tabel in diagramov Pivot

Tudi vrtilne tabele in Excelovi diagrami zavzemajo prostor. In v večini primerov več kot običajne celice ali oblikovani podatkovni nizi. To so odlična orodja, ki nam olajšajo delovanje programa Excel. Če pa jih ne potrebujete, se jim poskušajte izogniti, da bi bila datoteka manjša. S tem bodo tudi običajne operacije programa Excel, kot sta odpiranje in shranjevanje, bolj gladke.

Preberite več: Kako zmanjšati velikost Excelove datoteke s preglednico Pivot

9. Shranite datoteko kot binarno datoteko

Do najnovejše različice programa Excel Microsoft Excel običajno shranjuje datoteke s končnico xlsx. Za delovne zvezke, ki vsebujejo makre, je končnica xlsm. Excel ima še eno obliko za shranjevanje datoteke v binarni obliki s končnico xlsb. Te vrste datotek zasedajo manj prostora kot datoteke xlsx ali xlsm. Če nimate na voljo drugih možnosti, preizkusite to.

Če želite datoteko shraniti kot binarno datoteko, sledite naslednjim korakom.

Koraki:

• Najprej kliknite na Datoteka na traku.
• Nato izberite Shrani kot iz zakulisja.
• Nato pojdite do mape, v katero želite shraniti datoteko, in izberite Excelov binarni delovni zvezek v Shrani kot vrsto spustni seznam.

• Nato kliknite na Shrani .

To bo shranilo datoteko v xlsb format, ki mora biti nižji od formata xlsx format.

10. Preverite, ali obstaja zunanji vir podatkov

Če nobena od zgornjih metod ne zmanjša velikosti datoteke Excel, morda vaš delovni zvezek vsebuje več podatkov, kot bi jih moral. V tem primeru morate še enkrat premisliti, preden Excel uporabite za shranjevanje takšnih podatkovnih nizov. Excel ni orodje za podatkovne zbirke, temveč se uporablja kot analitično orodje. Za velike podatkovne zbirke morate razmisliti o uporabi orodij za podatkovne zbirke, kot so Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV itd.

Zaključek

To so bili vsi popravki, ki jih lahko uporabite, če se znajdete v položaju, ko je vaša datoteka Excel brez razloga prevelika. Upam, da vam je eden ali kombinacija teh popravkov pomagala. Upam, da vam je bil ta vodnik koristen in informativen. Če imate vprašanja ali predloge, nam jih sporočite spodaj.

Za več podobnih popravkov in vodnikov obiščite Exceldemy.com .