माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल एक उत्कृष्ट उपकरण है जिसमें संगणना या गणना क्षमताएं, ग्राफिक उपकरण, पिवट टेबल और वीबीए शामिल हैं। सॉफ्टवेयर मुख्य रूप से अपेक्षाकृत छोटे डेटासेट के प्रबंधन और काम करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। लेकिन फ़ाइल का आकार विशाल डेटासेट और कई अन्य कारणों से बड़ा हो जाता है। और बड़ी मात्रा में डेटा रखने के अलावा बड़ी एक्सेल फाइलों के बारे में कुछ भी मददगार नहीं है। उन्हें साझा करना कठिन होता है और उनमें से प्रत्येक प्रक्रिया आवश्यकता से अधिक समय लेती है। यदि आप पाते हैं कि आपकी एक्सेल फ़ाइल बिना किसी कारण के बहुत बड़ी है, तो इनमें से कोई एक संभावित समाधान आपकी समस्या का समाधान कर सकता है।

10 संभावित समाधान यदि आपकी एक्सेल फ़ाइल बिना किसी कारण के बहुत बड़ी है

एक एक्सेल फाइल कई कारणों से बड़ी हो सकती है। यह उतना ही सरल हो सकता है जितना कि स्प्रैडशीट्स में रिक्त कक्षों में अभी भी उपयोग में बहुत अधिक जानकारी रखना। चूंकि बड़ी एक्सेल फाइलें काम करने के लिए बिल्कुल मनोरंजक नहीं होती हैं, इसलिए अक्सर उन्हें छोटे आकार में बनाना संभव होता है। यदि आप पाते हैं कि, आपकी एक्सेल फ़ाइल बिना किसी कारण के बहुत बड़ी है, तो आप इन युक्तियों और तरकीबों को आज़माएँ जो आपके फ़ाइल आकार को कम करने में मदद करेंगी । आकार में कमी इस बात पर निर्भर करती है कि फ़ाइल के बड़े होने का कारण क्या है। फिर भी, आपके लिए क्या काम करता है यह जानने के लिए हर एक को आज़माएं। . दूसरे शब्दों में,"छिपी हुई वर्कशीट"। उदाहरण के लिए, आइए एक छिपी हुई शीट वाली कार्यपुस्तिका पर एक नज़र डालें। स्प्रैडशीट के नीचे बाईं ओर शीट टैब को देखने पर यह कुछ ऐसा दिखाई देगा।

जैसा कि हम चित्र से देख सकते हैं, कार्यपुस्तिका में तीन स्प्रैडशीट हैं। लेकिन समीक्षा टैब पर जाएं और प्रूफ़िंग पहले समूह से कार्यपुस्तिका सांख्यिकी चुनें।

आप वर्कशीट जानकारी की वास्तविक संख्या यहां मिलेगी।

• सबसे पहले, स्प्रेडशीट के नीचे-बाईं ओर शीट टैब पर किसी भी नाम पर राइट-क्लिक करें।
• फिर अनहाइड करें <5 चुनें>संदर्भ मेनू से।

• अगला, वह शीट चुनें जिसे आप अनहाइड करें डायलॉग बॉक्स से दिखाना चाहते हैं।<13

• फिर ओके पर क्लिक करें। शीट टैब फिर से।

अब उन स्प्रेडशीट को एक्सप्लोर करें जो छिपी हुई थीं और यदि वे किसी काम की नहीं हैं, तो उन्हें हटा दें।

और पढ़ें: कैसे निर्धारित करें कि एक्सेल फाइल के बड़े आकार का कारण क्या है

2. अप्रयुक्त वर्कशीट को हटा दें

आपको ऐसी स्प्रेडशीट को हटा देना चाहिए जो अब नहीं हैं न केवल छिपे हुए लोगों के लिए बल्कि अनछुए के लिए भी उपयोग किया जाता है एस भी। बहुत अधिक स्प्रैडशीट होने के परिणामस्वरूप दोनों में अप्रासंगिक सूचनाओं के लिए बहुत अधिक जगह होती हैऔर रिक्त उपयोग की गई सेल श्रेणी (अगले खंड में विवरण) शामिल हैं।

इसलिए, यदि आपकी एक्सेल फ़ाइल बिना किसी वैध कारण के बहुत बड़ी है, तो उन्हें हटाना सबसे तार्किक कदम है।

और पढ़ें: ईमेल के लिए एक्सेल फाइल को कंप्रेस कैसे करें (13 त्वरित तरीके)

3. इस्तेमाल की गई रेंज की जांच करें

एक और प्रमुख कारण आपको कोई कारण नहीं मिल सकता है आपकी एक्सेल फ़ाइल के बहुत बड़े होने का कारण यह है कि आपकी कार्यपुस्तिका में दिखाई देने वाली कोशिकाओं की संख्या की तुलना में बड़ी संख्या में सेल उपयोग में हैं। कुछ इस्तेमाल की गई सेल जो जानकारी के टुकड़ों की वजह से जगह घेरती हैं और एक्सेल फाइल को बड़ा बनाती हैं। +End अपने कीबोर्ड पर। आदर्श रूप से, स्थिति वहीं होनी चाहिए जहां डेटासेट समाप्त होता है।

यदि हम डेटासेट के बाहर किसी सेल में मान दर्ज करते हैं और फिर उसे हटा देते हैं, तो सेल अभी भी उपयोग में रहेगा, भले ही उसमें कोई सामग्री न हो। यह फ़ाइल को उसके अनुमान से बड़ा बना देता है।

स्प्रेडशीट से अप्रयुक्त सेल को हटाने के लिए आप इन त्वरित और आसान चरणों का पालन कर सकते हैं।

चरण: <1

• सबसे पहले, कॉलम हेडर पर क्लिक करके डेटासेट के समाप्त होने के बाद शुरू होने वाले कॉलम का चयन करें।
• फिर अपने कीबोर्ड पर Ctrl+Shift+दायां तीर दबाएं। यह स्प्रैडशीट के अंत तक सभी कॉलम का चयन करेगा।
• अब, चयन पर राइट-क्लिक करें।
• उसके बाद, संदर्भ से हटाएं चुनेंमेनू।
• अगला, जहाँ डेटासेट समाप्त होता है उसके बाद की पंक्ति चुनें।
• फिर अपने कीबोर्ड पर Ctrl+Shift+नीचे तीर दबाएँ। यह स्प्रैडशीट के अंत तक सभी पंक्तियों का चयन करेगा।
• अब, राइट-क्लिक करें और संदर्भ मेनू से हटाएं चुनें।

सेल उसके बाद उपयोग में नहीं रहेंगे। इस बिंदु पर फ़ाइल का आकार कम हो जाना चाहिए।

ध्यान रखें कि अपने कीबोर्ड पर केवल डिलीट बटन को ही न दबाएं। इसके बजाय, इसे संदर्भ मेनू से चुनें।

4. अनावश्यक स्वरूपण हटाएं

प्रारूपण हमें डेटासेट को अधिक प्रस्तुत करने योग्य बनाने के लिए अनुकूलित करने में मदद करते हैं। लेकिन हे हमारी फाइलें भी बड़ी बनाओ। छोटे डेटासेट के लिए भी, फ़ॉर्मेटिंग के कारण फ़ाइल में अधिक जानकारी होती है। और इस प्रकार, फ़ाइल का आकार बढ़ा देता है। बहुत अधिक फ़ॉर्मेटिंग के कारण आपकी एक्सेल फ़ाइल बहुत बड़ी हो सकती है। इसलिए, अनावश्यक स्वरूपण हटा दें या शुरुआत में बहुत अधिक न करने का प्रयास करें। या बस, आपके पास मौजूद फ़ाइल आकार के आधार पर सभी को हटा दें।

फ़ॉर्मेटिंग हटाने के लिए, इन चरणों का पालन करें।

चरण:

• सबसे पहले, उस सेल या सेल की श्रेणी का चयन करें जिससे आप फॉर्मेटिंग को हटाना चाहते हैं।
• फिर अपने रिबन पर होम टैब पर जाएं।
• उसके बाद <का चयन करें। 4> संपादन समूह से साफ़ करें।
• अब ड्रॉप-डाउन मेनू से फ़ॉर्मेटिंग साफ़ करें चुनें।

और पढ़ें: मैक्रो के साथ एक्सेल फ़ाइल का आकार कैसे कम करें (11आसान तरीके)

5. स्प्रेडशीट में छवियों को कंप्रेस करें

कभी-कभी हमें विभिन्न उद्देश्यों के लिए अपनी स्प्रैडशीट में चित्र जोड़ने की आवश्यकता होती है। लेकिन चित्र जोड़ने से छवि डेटा भी एक्सेल फ़ाइल में जुड़ जाता है। जिससे फाइल साइज में बड़ी हो जाती है। यदि चित्र जोड़ना अपरिहार्य है, तो इसके समाधान का एक तरीका छवि को आकार में छोटा करने के लिए उसे संपीड़ित करना है। इस प्रकार, सहेजने के बाद फ़ाइल कम जगह लेगी।

Excel में एक छवि को संपीड़ित करने के लिए, इन चरणों का पालन करें।

चरण:

• सबसे पहले तस्वीर पर क्लिक करके उसका चयन करें।
• फिर रिबन पर पिक्चर फॉर्मेट नामक एक नया टैब दिखाई देगा। इसे चुनें।
• उसके बाद, तस्वीरें कम्प्रेस करें पर क्लिक करें। आप इसे टैब के समायोजित समूह में पाएंगे। 5>और रिज़ॉल्यूशन ।

• उसके बाद, ओके पर क्लिक करें और आपको अपनी तस्वीर मिल जाएगी संकुचित।

और पढ़ें: चित्रों के साथ एक्सेल फ़ाइल का आकार कैसे कम करें (2 आसान तरीके)

6. फॉर्मूला उपयोग का अनुकूलन करें

किसी भी अन्य संशोधन की तरह, सूत्र भी सामान्य पाठ या संख्यात्मक प्रविष्टियों की तुलना में अधिक स्थान लेते हैं। लेकिन कुछ मामलों में, सूत्र का उपयोग अपरिहार्य है। हालांकि यह सच हो सकता है, यह अधिक जगह भी लेता है। इसलिए अपने कार्यपत्रकों में सूत्र उपयोग को अनुकूलित करने का प्रयास करें।

एक बड़ी एक्सेल फ़ाइल में सूत्रों का उपयोग करते समय निम्नलिखित पर ध्यान दें

• अस्थिर सूत्रों जैसे रैंड , अभी , आज , ऑफ़सेट , से बचने का प्रयास करें। CELL , अप्रत्यक्ष , और जानकारी ।
• अगर सूत्रों से बचा जा सकता है तो पिवट टेबल या एक्सेल टेबल का उपयोग करें।
• कोशिश करें संदर्भ के रूप में संपूर्ण पंक्तियों या स्तंभों का उपयोग न करें।
• बार-बार गणना करने वाले सूत्रों से बचना सुनिश्चित करें।

7. अप्रयुक्त डेटा को हटा दें

प्रत्येक सेल में डेटा या उपयोग में आपकी हार्ड ड्राइव में जगह लेता है। इससे फाइल बड़ी हो जाती है। यदि आपके पास स्प्रैडशीट्स में अप्रयुक्त डेटासेट हैं जिनकी अब आपको आवश्यकता नहीं है, तो उन्हें हटा दें।

उन्हें स्थायी रूप से हटाने के बजाय, उन्हें किसी अन्य फ़ाइल में संग्रहीत करने का प्रयास करें क्योंकि अब आपको विशेष फ़ाइल में उनकी आवश्यकता नहीं है। इस तरह, यदि आपको बाद के उद्देश्यों के लिए उनकी आवश्यकता है, तो आप उन्हें वापस प्राप्त कर सकते हैं।

8. अप्रयुक्त पिवोट टेबल और चार्ट हटाएं

पिवट टेबल और एक्सेल चार्ट भी जगह लेते हैं। और ज्यादातर मामलों में, सामान्य कोशिकाओं या स्वरूपित डेटासेट से अधिक। ये उत्कृष्ट उपकरण हैं जो हमारे एक्सेल के संचालन को आसान बनाने में मदद करते हैं। लेकिन यदि आपको उनकी आवश्यकता नहीं है, तो फ़ाइल को छोटा करने के लिए उनका उपयोग करने से बचने का प्रयास करें। इससे एक्सेल के सामान्य संचालन जैसे ओपनिंग और सेविंग भी आसान हो जाएगी। फ़ाइल को बाइनरी के रूप में सहेजें

Excel के नवीनतम संस्करण तक, Microsoft Excel आमतौर पर फ़ाइलों को xlsx एक्सटेंशन के साथ सहेजता है। कार्यपुस्तिकाओं के लिए जिनमें शामिल हैंमैक्रोज़, एक्सटेंशन xlsm है। एक्सएलएसबी के विस्तार के साथ फ़ाइल को बाइनरी प्रारूप के रूप में सहेजने के लिए एक्सेल का एक और प्रारूप है। इस प्रकार की फ़ाइलें xlsx या xlsm फ़ाइल की तुलना में कम स्थान लेती हैं। यदि आपके पास कोई अन्य विकल्प उपलब्ध नहीं है तो इसे आज़माएं।

फ़ाइल को बाइनरी के रूप में सहेजने के लिए, इन चरणों का पालन करें।

चरण:

• सबसे पहले, अपने रिबन पर फ़ाइल टैब पर क्लिक करें।
• फिर बैकस्टेज दृश्य से इस रूप में सहेजें चुनें।
• उसके बाद, वह फ़ोल्डर जहां आप अपनी फ़ाइल सहेजना चाहते हैं और Excel Binary Workbook Save as type ड्रॉप-डाउन

• फिर सेव करें पर क्लिक करें। प्रारूप।

10. बाहरी डेटा स्रोत की जांच करें

यदि उपरोक्त विधियों में से कोई भी आपकी एक्सेल फ़ाइल का आकार कम नहीं कर रहा है, तो आपकी कार्यपुस्तिका में डेटा की तुलना में अधिक डेटा हो सकता है। उस स्थिति में, ऐसे डेटासेट को सहेजने के लिए एक्सेल का उपयोग करने से पहले आपको फिर से सोचना चाहिए। एक्सेल एक डेटाबेस टूल नहीं है। इसके बजाय, यह एक विश्लेषणात्मक के रूप में प्रयोग किया जाता है। बड़े डेटाबेस के लिए, आपको माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस, माइक्रोसॉफ्ट एसक्यूएल सर्वर, सीएसवी इत्यादि जैसे डेटाबेस टूल्स का उपयोग करने पर विचार करना चाहिए। जहां आपकी एक्सेल फाइल बिना किसी कारण के बहुत बड़ी है। उम्मीद है, इन सुधारों में से एक या संयोजन ने आपकी मदद की। मुझे लगता हेआपको यह मार्गदर्शिका सहायक और ज्ञानवर्धक लगी। यदि आपके कोई प्रश्न या सुझाव हैं, तो हमें नीचे बताएं।

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