Microsoft Excel er et fremragende værktøj med beregningsmuligheder, grafiske værktøjer, pivottabeller og VBA. Softwaren er primært designet til at administrere og arbejde med relativt små datasæt. Men filstørrelsen bliver meget større med et stort datasæt og mange andre grunde. Og intet ved store Excel-filer er nyttigt, bortset fra at de indeholder en stor mængde data. De ersværere at dele, og hver proces tager længere tid end nødvendigt. Hvis du opdager, at din Excel-fil er for stor uden grund, kan en af disse mulige løsninger måske løse dit problem.

10 mulige løsninger, hvis din Excel-fil er for stor uden grund

En Excel-fil kan være stor af mange årsager. Det kan være så simpelt som at indeholde for mange oplysninger i regneark til tomme celler, der stadig er i brug. Da større Excel-filer ikke ligefrem er sjove at arbejde med, er det ofte muligt at gøre dem til mindre filer. Hvis du finder ud af, at din Excel-fil er for stor uden nogen grund, som du tilsyneladende kan finde, kan du prøve disse tips og tricks, der vil hjælpe reducere din filstørrelse Reduktionen i størrelse afhænger af, hvad der forårsager, at filen er stor i første omgang. Prøv dog hver enkelt af dem for at finde ud af, hvad der virker for dig.

1. Tjek om der er skjulte arbejdsark

Nogle gange kan der være allerede eksisterende regneark i din projektmappe, som du ikke kan finde i det almindelige syn. Med andre ord, "skjulte regneark". Lad os f.eks. se på en projektmappe med et skjult ark. Hvis du ser på fanerne nederst til venstre i regnearket, ser det sådan her ud.

Som vi kan se på figuren, er der tre regneark i regnearket. Men gå til den Anmeldelse og vælg Arbejdsbog Statistik fra den Proofing gruppe først.

Du finder det rigtige antal oplysninger om arbejdsark her.

Følg disse trin for at fjerne skjul på arbejdsarkene.

Trin:

• Højreklik først på et af navnene på Fane til ark nederst til venstre i regnearket.
• Vælg derefter Skjul fra kontekstmenuen.

• Vælg derefter det ark, du ønsker at fjerne skjulet fra Skjul dialogboksen.

• Klik derefter på OK .

Herefter vil du se de skjulte ark på Fane til ark igen.

Undersøg nu de regneark, der var skjult, og hvis de ikke er til nogen nytte, skal du fjerne dem.

Læs mere: Hvordan man bestemmer, hvad der er årsag til stor Excel-filstørrelse

2. Fjern ubrugte regneark

Du bør fjerne regneark, der ikke længere bruges, ikke kun for de skjulte regneark, men også for de ikke-skjulte regneark. Hvis du har for mange regneark, optager det for meget plads, fordi det både indeholder irrelevante oplysninger og tomme, brugte celleområder (se detaljer i næste afsnit).

Så det mest logiske skridt er at fjerne dem, hvis din Excel-fil er for stor uden nogen gyldig grund.

Læs mere: Sådan komprimeres Excel-fil til e-mail (13 hurtige metoder)

3. Kontroller for brugt rækkevidde

En anden vigtig årsag til, at du måske ikke finder nogen grund til, at din Excel-fil er for stor, er, at et større antal celler er i brug i din projektmappe, end det ser ud til. Nogle brugte celler, der optager pladser på grund af de stykker information, der er i dem, gør Excel-filer store.

Hvis du vil se, hvor det anvendte celleområde sluttede, skal du vælge en hvilken som helst celle i regnearket og trykke på Ctrl+End på dit tastatur. Ideelt set skal positionen være der, hvor datasættet slutter.

Hvis vi indtaster en værdi i en celle uden for datasættet og derefter sletter den, vil cellen stadig være i brug, selv om der ikke er noget indhold i den. Dette gør filen større, end den burde være.

Du kan følge disse hurtige og nemme trin for at fjerne ubrugte celler fra regnearket.

Trin:

• Vælg først de kolonner, der starter efter det sted, hvor datasættet slutter, ved at klikke på kolonneoverskriften.
• Tryk derefter på Ctrl+Shift+Højre pil på dit tastatur. Dette vil vælge alle kolonnerne indtil slutningen af regnearket.
• Højreklik nu på markeringen.
• Derefter skal du vælge Slet fra kontekstmenuen.
• Vælg derefter rækken efter den række, hvor datasættet slutter.
• Tryk derefter på Ctrl+Shift+Pil ned på dit tastatur. Dette vil vælge alle rækker indtil slutningen af regnearket.
• Højreklik nu, og vælg Slet fra kontekstmenuen.

Cellerne vil ikke længere være i brug herefter. Filstørrelsen bør falde på dette tidspunkt.

Husk, at du ikke blot skal trykke på knappen Slet på dit tastatur, men i stedet vælge den i kontekstmenuen.

4. Fjern unødvendige formateringer

Formateringer hjælper os med at tilpasse datasæt for at gøre dem mere præsentable. Men de gør også vores filer store. Selv for små datasæt medfører formatering, at en fil indeholder flere oplysninger. Og dermed øges filens størrelse. Din Excel-fil kan være for stor på grund af for mange formateringer. Så fjern unødvendig formatering eller prøv at undgå at have for meget i starten. Eller fjern simpelthen alt afhængigt afpå den filstørrelse, du har.

Du kan fjerne formateringer ved at følge disse trin.

Trin:

• Først skal du vælge den celle eller det område af celler, du vil fjerne formateringer fra.
• Derefter skal du gå til Hjem på fanen i farvebåndet.
• Derefter skal du vælge Klar fra den Redigering af gruppe.
• Vælg nu Klar formatering fra rullemenuen.

Læs mere: Sådan reduceres Excel-filstørrelsen med makro (11 nemme måder)

5. Komprimér billeder i regneark

Nogle gange har vi brug for at tilføje billeder til vores regneark til forskellige formål. Men ved at tilføje billeder tilføjes også billeddataene til Excel-filen, hvilket gør filen større. Hvis det er uundgåeligt at tilføje billeder, kan man løse dette problem ved at komprimere billedet, så det bliver mindre. På den måde vil filen fylde mindre, når den er gemt.

Du kan komprimere et billede i Excel ved at følge disse trin.

Trin:

• Først skal du vælge billedet ved at klikke på det.
• Derefter vises en ny fane på båndet, der hedder Billedformat . Vælg det.
• Derefter skal du klikke på Komprimere billeder . Du finder den i Juster gruppe på fanen.

• Vælg derefter din foretrukne Muligheder for komprimering og Resolution .

• Derefter skal du klikke på OK og du vil få dit billede komprimeret.

Læs mere: Sådan reducerer du Excel-filstørrelsen med billeder (2 nemme måder)

6. Optimer brugen af formel

Som alle andre ændringer optager formler også mere plads end normal tekst eller numeriske indtastninger. Men i nogle tilfælde er det uundgåeligt at bruge formler. Selv om det kan være rigtigt, optager det også mere plads. Så prøv at optimere brugen af formler i dine regneark.

Når du bruger formler i en stor Excel-fil, skal du være opmærksom på følgende ting.

• Prøv at undgå at inddrage flygtige formler som f.eks. RAND , NU , I DAG , OFFSET , CELL , INDIREKTE , og INFO .
• Brug pivottabeller eller Excel-tabeller, hvis formler kan undgås.
• Prøv ikke at bruge hele rækker eller kolonner som referencer.
• Sørg for at undgå formler, der indebærer gentagne beregninger.

7. Fjern ubrugte data

Hver celle, der indeholder data eller er i brug, optager plads på din harddisk. Det gør filen stor. Hvis du har ubrugte datasæt i regneark, som du ikke længere har brug for, skal du fjerne dem.

I stedet for at fjerne dem permanent, kan du prøve at gemme dem i en anden fil, da du ikke længere har brug for dem i den pågældende fil. Hvis du senere får brug for dem, kan du få dem tilbage, hvis du har brug for dem.

8. Slet ubrugte pivottabeller og diagrammer

Pivottabeller og Excel-diagrammer optager også plads. Og i de fleste tilfælde mere end normale celler eller formaterede datasæt. Det er fremragende værktøjer, som gør vores Excel-operationer nemmere. Men hvis du ikke har brug for dem, så prøv at undgå at bruge dem for at gøre filen mindre. Det vil også gøre de sædvanlige Excel-operationer som at åbne og gemme mere smidige.

Læs mere: Sådan reduceres Excel-filstørrelsen med Pivot Table

9. Gem filen som binær fil

Indtil Excel's seneste version gemmer Microsoft Excel normalt filerne med en xlsx-udvidelse. For arbejdsmapper, der indeholder makroer, er udvidelsen xlsm. Excel har et andet format til at gemme filen som binært format med udvidelsen xlsb. Disse typer filer fylder mindre end en xlsx- eller xlsm-fil. Prøv dette, hvis du ikke har andre muligheder.

Hvis du vil gemme filen som binær fil, skal du følge disse trin.

Trin:

• Først skal du klikke på Fil på fanen i farvebåndet.
• Vælg derefter Gem som fra backstage-udsigten.
• Naviger derefter til den mappe, hvor du vil gemme din fil, og vælg Excel binær arbejdsbog i den Gem som type drop-down.

• Klik derefter på Gem .

Dette vil gemme filen i xlsb format, som bør være lavere end den xlsx format.

10. Kontroller for ekstern datakilde

Hvis ingen af de ovennævnte metoder reducerer Excel-filstørrelsen, indeholder din projektmappe måske flere data, end den burde. I så fald bør du tænke dig om igen, før du bruger Excel til at gemme sådanne datasæt. Excel er ikke et databaseværktøj, men bruges som et analytisk værktøj. Hvis du skal bruge store databaser, bør du overveje at bruge databaseværktøjer som Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV osv.

Konklusion

Dette var alle de rettelser, du kan bruge, hvis du befinder dig i en situation, hvor din Excel-fil er for stor uden grund. Forhåbentlig har en eller en kombination af disse rettelser hjulpet dig. Jeg håber, at du fandt denne vejledning nyttig og informativ. Hvis du har spørgsmål eller forslag, så lad os vide det nedenfor.

Du kan finde flere rettelser og vejledninger som denne på Exceldemy.com .