Microsoft Excel je vynikající nástroj, který nabízí možnosti výpočtů nebo kalkulací, grafické nástroje, otočné tabulky a VBA. Tento software je určen především pro správu a práci s relativně malými soubory dat. S obrovským souborem dat a z mnoha dalších důvodů se však velikost souboru značně zvětšuje. A na velkých souborech aplikace Excel není nic užitečného, kromě toho, že obsahují velké množství dat. Jsou to právěhůře sdílet a každý jejich proces trvá déle, než je nutné. Pokud zjistíte, že váš soubor aplikace Excel je bezdůvodně příliš velký, může váš problém vyřešit jedno z těchto možných řešení.

10 možných řešení, pokud je váš soubor aplikace Excel bezdůvodně příliš velký

Soubor aplikace Excel může být velký z mnoha důvodů. Může to být tak jednoduché, jako že obsahuje příliš mnoho informací v tabulkách až po stále prázdné buňky. Protože práce s většími soubory aplikace Excel není zrovna zábavná, je často možné je zmenšit. Pokud zjistíte, že váš soubor aplikace Excel je příliš velký bez jakéhokoli důvodu, který zdánlivě nemůžete najít, vyzkoušejte tyto tipy a triky, které vám pomohou. zmenšit velikost souboru . Zmenšení velikosti závisí na tom, co je příčinou toho, že je soubor vůbec velký. Nicméně vyzkoušejte každý z nich a najděte, co vám vyhovuje.

1. Kontrola skrytých pracovních listů

Někdy mohou být v sešitě již existující listy, které v běžném pohledu nenajdete. Jinými slovy "skryté listy". Podívejme se například na sešit se skrytým listem. Při pohledu na karty listů v levé dolní části tabulky to bude vypadat asi takto.

Jak vidíme z obrázku, v sešitě jsou tři tabulky. Přejděte však na položku Recenze a vyberte možnost Statistiky pracovního sešitu z Proofing skupina jako první.

Zde najdete skutečný počet informací o pracovním listu.

Chcete-li pracovní listy odkrýt, postupujte podle následujících kroků.

Kroky:

• Nejprve klikněte pravým tlačítkem myši na některý z názvů v seznamu Karta listu v levém dolním rohu tabulky.
• Pak vyberte Odstranit z kontextové nabídky.

• Poté vyberte list, který chcete odkrýt, z nabídky. Odstranit dialogové okno.

• Pak klikněte na OK .

Poté se zobrazí skryté listy na stránce Karta listu znovu.

Nyní prozkoumejte skryté tabulky, a pokud nejsou užitečné, odstraňte je.

Přečtěte si více: Jak zjistit, co způsobuje velkou velikost souboru aplikace Excel?

2. Odstranění nepoužívaných pracovních listů

Měli byste odstranit tabulky, které se již nepoužívají, a to nejen ty skryté, ale i ty neskryté. Příliš mnoho tabulek vede k tomu, že zabírají příliš mnoho místa jak pro obsah nepodstatných informací, tak pro obsah prázdných použitých rozsahů buněk (podrobnosti v další části).

Pokud je váš soubor aplikace Excel bezdůvodně příliš velký, je jejich odstranění nejlogičtějším krokem.

Přečtěte si více: Jak komprimovat soubor aplikace Excel pro e-mail (13 rychlých metod)

3. Kontrola použitého rozsahu

Dalším hlavním důvodem, proč nemusíte najít důvod, proč je váš soubor aplikace Excel příliš velký, je to, že se v sešitě používá větší počet buněk, než se zdá. Některé použité buňky, které zabírají místa kvůli kusům informací v nich, a způsobují, že soubory aplikace Excel jsou velké.

Chcete-li zjistit, kde použitý rozsah buněk skončil, vyberte libovolnou buňku v tabulce a stiskněte tlačítko Ctrl+End na klávesnici. V ideálním případě by tato pozice měla být tam, kde datová sada končí.

Pokud zadáme hodnotu do buňky mimo datový soubor a poté ji odstraníme, bude buňka stále používána, i když v ní není žádný obsah. Tím se soubor zvětší, než by měl být.

Nepoužívané buňky můžete z tabulky odstranit podle těchto rychlých a snadných kroků.

Kroky:

• Nejprve kliknutím na záhlaví sloupce vyberte sloupce začínající za místem, kde datová sada končí.
• Pak stiskněte tlačítko Ctrl+Shift+šipka doprava na klávesnici. Tím se vyberou všechny sloupce až do konce tabulky.
• Nyní klikněte na výběr pravým tlačítkem myši.
• Poté vyberte Odstranit z kontextové nabídky.
• Dále vyberte řádek, za kterým datová sada končí.
• Pak stiskněte tlačítko Ctrl+Shift+šipka dolů na klávesnici. Tím se vyberou všechny řádky až do konce tabulky.
• Nyní klikněte pravým tlačítkem myši a vyberte Odstranit z kontextové nabídky.

Poté se již buňky nebudou používat. Velikost souboru by se v tomto okamžiku měla zmenšit.

Mějte na paměti, že nestačí pouze stisknout tlačítko Delete na klávesnici. Místo toho jej vyberte z kontextové nabídky.

4. Odstranění nepotřebných formátů

Formátování nám pomáhá přizpůsobit datové sady, aby byly reprezentativnější. Ale také zvětšuje naše soubory. Dokonce i u malých datových sad formátování způsobuje, že soubor obsahuje více informací. A tím se zvětšuje velikost souboru. Váš soubor aplikace Excel může být příliš velký kvůli příliš velkému množství formátování. Proto odstraňte nepotřebné formátování nebo se snažte, aby ho na začátku nebylo příliš mnoho. Nebo jednoduše odstraňte všechny v závislosti nana velikosti souboru, který máte k dispozici.

Chcete-li odebrat formáty, postupujte podle následujících kroků.

Kroky:

• Nejprve vyberte buňku nebo rozsah buněk, ze kterých chcete odstranit formátování.
• Pak přejděte na Home na pásu karet.
• Poté vyberte Přehledně z Úpravy skupina.
• Nyní vyberte Přehledné formátování z rozevírací nabídky.

Přečtěte si více: Jak snížit velikost souboru aplikace Excel pomocí makra (11 snadných způsobů)

5. Komprese obrázků v tabulkách

Někdy potřebujeme do svých tabulek přidat obrázky pro různé účely. Přidáním obrázků se však do souboru aplikace Excel přidají také obrazová data. Tím se zvětší velikost souboru. Pokud je přidání obrázků nevyhnutelné, jedním ze způsobů, jak to obejít, je komprimovat obrázek, aby měl menší velikost. Tak bude soubor po uložení zabírat méně místa.

Chcete-li v aplikaci Excel komprimovat obrázek, postupujte podle následujících kroků.

Kroky:

• Nejprve vyberte obrázek kliknutím na něj.
• Pak se na pásu karet objeví nová karta s názvem Formát obrázku . Vyberte ji.
• Poté klikněte na Komprese obrázků . Najdete ji v Upravte stránky skupiny na kartě.

• Poté vyberte preferované Možnosti komprese a Rozlišení .

• Poté klikněte na OK a obrázek se zkomprimuje.

Přečtěte si více: Jak snížit velikost souboru aplikace Excel pomocí obrázků (2 snadné způsoby)

6. Optimalizace používání vzorců

Stejně jako jiné úpravy i vzorce zabírají více místa než běžné textové nebo číselné položky. V některých případech se však použití vzorců nevyhnete. I když to může být pravda, zabírají také více místa. Snažte se proto optimalizovat použití vzorců v pracovních listech.

Při používání vzorců ve velkém souboru aplikace Excel si dejte pozor na následující věci.

• Snažte se vyvarovat těkavých vzorců, jako je např. RAND , TEĎ , DENNĚ , OFFSET , CELL , INDIREKTNÍ a INFO .
• Pokud se lze vyhnout vzorcům, použijte otočné tabulky nebo tabulky aplikace Excel.
• Snažte se nepoužívat celé řádky nebo sloupce jako odkazy.
• Dbejte na to, abyste se vyhnuli vzorcům, které zahrnují opakované výpočty.

7. Odstranění nepoužívaných dat

Každá buňka obsahující data nebo používaná zabírá místo na pevném disku. Tím se soubor stává velkým. Pokud máte v tabulkách nepoužívané datové sady, které již nepotřebujete, odstraňte je.

Místo toho, abyste je trvale odstranili, zkuste je uložit do jiného souboru, protože je v daném souboru již nepotřebujete. Pokud je budete potřebovat pro pozdější účely, můžete je tak mít zpět.

8. Odstranění nepoužívaných otočných tabulek a grafů

Pivotové tabulky a grafy Excelu také zabírají místo. A ve většině případů více než běžné buňky nebo formátované datové soubory. Jsou to vynikající nástroje, které nám usnadňují operace v Excelu. Pokud je však nepotřebujete, snažte se je vůbec nepoužívat, aby byl soubor menší. Tím se také zjednoduší běžné operace v Excelu, jako je otevírání a ukládání.

Přečtěte si více: Jak snížit velikost souboru aplikace Excel pomocí tabulky Pivot

9. Uložte soubor jako binární

Až do nejnovější verze aplikace Excel ukládá Microsoft Excel soubory obvykle s příponou xlsx. U sešitů, které obsahují makra, je přípona xlsm. Aplikace Excel má další formát pro uložení souboru v binárním formátu s příponou xlsb. Tyto typy souborů zabírají méně místa než soubor xlsx nebo xlsm. Vyzkoušejte to, pokud nemáte k dispozici jiné možnosti.

Chcete-li soubor uložit jako binární, postupujte podle následujících kroků.

Kroky:

• Nejprve klikněte na Soubor na pásu karet.
• Pak vyberte Uložit jako z pohledu do zákulisí.
• Poté přejděte do složky, kam chcete soubor uložit, a vyberte možnost Binární sešit aplikace Excel v Uložit jako typ rozevírací seznam.

• Pak klikněte na Uložit .

Tím se soubor uloží do xlsb formát, který by měl být nižší než xlsx formát.

10. Kontrola externího zdroje dat

Pokud žádná z výše uvedených metod nezmenšuje velikost souboru aplikace Excel, je možné, že váš sešit obsahuje více dat, než by měl. V takovém případě byste si měli ještě jednou rozmyslet, než začnete aplikaci Excel používat k ukládání takových datových souborů. Aplikace Excel není databázový nástroj. Místo toho se používá jako analytický nástroj. Pro velké databáze byste měli zvážit použití databázových nástrojů, jako je Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV atd.

Závěr

To byly všechny opravy, které můžete použít, pokud se ocitnete v situaci, kdy je váš soubor aplikace Excel bezdůvodně příliš velký. Doufejme, že vám jedna z těchto oprav nebo jejich kombinace pomohla. Doufám, že vám tento návod pomohl a byl pro vás poučný. Pokud máte nějaké dotazy nebo návrhy, dejte nám vědět níže.

Další opravy a průvodce, jako je tento, naleznete na adrese Exceldemy.com .