Pjesëmarrja në gjurmët në Excel është shumë e zakonshme. Por një gjurmues i frekuentimit të Excel-it do t'jua lehtësojë shumë punën. Pra, në këtë artikull, unë po ndaj me ju një shabllon Excel për të përcjellur pjesëmarrjen falas. Mund ta shkarkoni nga këtu. Mund ta përdorni dhe modifikoni lehtësisht pasi është një shabllon bazë. Së bashku me këtë, në këtë artikull, unë do t'ju tregoj gjithashtu se si të gjurmoni pjesëmarrjen në Excel me hapa të thjeshtë dhe të qartë.

Shkarkoni shabllonin falas

Ju mund të shkarkoni Excel falas shabllon te Gjurmimi i pjesëmarrjes nga butoni i mëposhtëm.

Elementet i një gjurmuesi të pjesëmarrjes

Para se të bëni ndonjë shabllon në Excel, duhet të dini gjërat që do të përfshihen në fletën e punës dhe marrëdhëniet midis tyre. Pra, mund të bëni një draft plan për shabllonin. Për të bërë një gjurmues frekuentimi në Excel, do t'ju duhen gjërat e mëposhtme:

• Muaji
• Pushime
• Llojet e aktivitetit : P= e tashme , PL = Leje e planifikuar, A= Mungon
• Ditët e muajit, Fillimi & Data e përfundimit të muajit
• Emri i pjesëmarrësit & Id
• Tashmë totale, Leje e planifikuar, Mungesë & Ditët e punës
• Përqindja e pranisë & Mungesa

Mund të shtoni ose hiqni çdo kolonë sipas nevojës. Në këtë artikull, unë do të bëj një shabllonkjo formulë në qelizë: =(L8+M8)/N8

• Ajo do të ndajë vlerën e Totali i planifikuar & Mungesa e paplanifikuar nga vlera e Ditëve të punës totale.

• Më në fund, raporti juaj mujor i pjesëmarrjes është i plotë. Ju mund t'i gjurmoni lehtësisht të dhënat e pjesëmarrjes së secilit pjesëmarrës.

Lexo më shumë: Ndjekja e progresit të studentëve në Excel Model (Shkarkim falas)

Gjërat që duhen mbajtur mend

• Në këtë artikull, unë kam treguar gjurmuesin e frekuentimit për një javë, mund ta konvertoni lehtësisht për një muaj duke shtuar ditë.
• Nëse lista e aplikantëve është e madhe, atëherë mund të hasni probleme me shikimin e kokës së kolonës gjatë lëvizjes. Për këtë, ju mund të ngrini xhamat. Për këtë, shkoni te menyja Shiko Tab > Freeze Panes dhe zgjidhni opsionin Freeze Panes këtu.

• Në listën Pushime, mund të shtoni ose hiqni data sipas kalendarit të institucionit tuaj. Pas redaktimit, bëni përsëri hapin Përcaktoni emrin .
• Ky libër pune do të përmbajë të dhëna për të gjithë vitin. Pra, ju duhet thjesht të kopjoni të dhënat e çdo muaji dhe " ngjitni vetëm vlerën" në një fletë tjetër për të krijuar një fletë pune të ndryshme për një muaj tjetër. Më pas pastroni qelizat e pjesëmarrjes për të gjurmuar pjesëmarrjen për muajin e ardhshëm.

Përfundim

Në këtë artikull, jam përpjekur t'ju tregoj se si të gjurmoni pjesëmarrjen në Excel. Ju mund të shkarkoni shabllonet falasdhe modifikoni ato për përdorimin tuaj. Gjithashtu, mund të krijoni një skedar Excel për të gjurmuar pjesëmarrjen duke ndjekur hapat. Shpresoj ta keni gjetur të dobishëm këtë artikull. Ju mund të vizitoni faqen tonë të internetit ExcelWIKI për të mësuar më shumë përmbajtje të lidhura me Excel. Nëse keni ndonjë pyetje ose koment, ju lutem më njoftoni në seksionin e komenteve.

Hapat për të gjurmuar pjesëmarrjen në Excel

Këtu, unë do të përshkruaj se si të gjurmohet frekuentimi në një Skedari Excel me të cilin mund të gjurmoni pjesëmarrjen. Mund të gjurmoni lehtësisht pjesëmarrjen të pjesëmarrësve në Excel nëse ndiqni hapat e përmendur më poshtë. Hapat janë shpjeguar qartë me ilustrimet e duhura. Pra, kaloni hapat për të gjurmuar pjesëmarrjen në Excel.

Hapi 1: Krijoni një fletë pune 'Informacion' në Excel

Së pari, bëni një fletë pune me emrin " Informacion " . Në këtë fletë pune, shtoni listat e Mujve , Pushimeve, dhe Llojet e aktiviteteve në institucion. Ju gjithashtu mund të shtoni informacionin e emrave të pjesëmarrësve dhe ID-ve për t'u lidhur me fletën kryesore të punës.

Hapi 2: Përcaktoni listën e emrit të muajit

Pas futjes së informacionit të nevojshëm, duhet të përcaktoni emrat për ta. Përcaktimi i emrit do t'ju lejojë të përdorni mjetin Vleresimi i të dhënave për të krijuar një menu zbritëse në qeliza.

• Së pari, përcaktoni një emër për listën e muajve.
• Për ta bërë këtë, zgjidhni qelizat e muajve.
• Më pas, shkoni te opsioni Formula > Emri i përcaktuar .
• Pas kësaj, do të shihni një dritare me emrin" New Name". Këtu, jepni një emër të përshtatshëm për listën e qelizave.
• Shkruani "Month" në Emër dhe shtypni OK .

• Në mënyrë të ngjashme, zgjidhni qelizat e pushimit dhe shkoni te opsioni Emri i përcaktuar .
• Më pas , shkruani " Pushime" si emër dhe shtypni OK.

• Së fundi, zgjidhni Shkruani qelizat dhe shkoni te opsioni Emri i përcaktuar .
• Më pas, shkruani " Type" si emër dhe shtypni OK.

Hapi 3: Krijoni strukturën e shabllonit për të ndjekur pjesëmarrjen

Tani, bëni kolona dhe qeliza me gjërat e nevojshme të renditura më parë. Dhe futni të dhënat të emrave të pjesëmarrësve dhe id.

Lexo më shumë: Ndjekja e frekuentimit të kodit QR me Excel (me hapa të thjeshtë)

Hapi 4: Fut formulën për muajin, datën e fillimit dhe amp; Data e përfundimit

Ne duam të bëjmë një shabllon për pjesëmarrjen e ndjekjes ku mund të kaloni nga një muaj në tjetër lehtë. Dhe të dhënat për të gjithë vitin do të jenë në të njëjtën fletë pune. Për këtë, duhet të bëni një opsion drop-down në qelizë për të zgjedhur një muaj.

• Së pari, zgjidhni qelizën e muajit.
• Më pas, shkoni te skeda Data dhe klikoni në opsionin Vleresimi i të dhënave opsioni

• Si rezultat, do të shfaqet një dritare me emrin " Vleresimi i të dhënave" .
• Mbajeni në skedën e cilësimeve.
• më pas, zgjidhni " Lista" opsioni në menynë Lejo .
• Dhe, shkruani "= Muaji" në opsionin Burimi dhe shtypni OK .

• Tani, nëse shkoni në qelizën e muajit në fletën e punës, do të shihni një opsioni drop-down për t'u hapur.
• Kliko mbi këtë për ta hapur dhe zgjidh një muaj.

• Tani, shkruani këtë formulë në qelizën Data e fillimit .

Shpjegimi i formulës :

• Funksioni DATEVALUE transformon një datë që është në formatin Tekst në një datë të vlefshme Excel
• Këtu, qeliza M1 është qeliza mujore që jep vlerën “ Janar”
• “1”& ; "January" shënon një datë " 1st Janar"

• Më pas, shkruani këtë formulë në qelizën Data e përfundimit për të marrë data e fundit e muajit.

Lexo më shumë: Si të bëni çdo ditë Fleta e frekuentimit në Excel (2 mënyra efektive)

Hapi 5: Futni datat

Tani, do t'ju duhet të bëni kolona për të gjitha datat e muajit.

• Së pari, shkruani datën e parë të muajit. Për këtë përdorni këtë formulë për të lidhur qelizën me qelizën Data e fillimit .

• Më pas, do të krijoni një kolonë për datat e mbetura. Në qelizën e dytë shkruani këtë formulë për të marrë datën tjetër .

Shpjegimi i formulës :

• C6<$L$3 : atëtregon një kusht që qeliza C6 ( Data e mëparshme përpara kësaj qelize) është më e vogël se L3 ( Data e përfundimit ). Ju duhet të përdorni referencë absolute sepse qeliza e Data e përfundimit do të jetë e njëjtë edhe për qelizat e ardhshme.
• C6 + 1 : Ajo është një komandë kur kushti " Nëse" është i vërtetë. Kërkon të shtohet 1 me qelizën e mëparshme.
• “ ” : Shënon se kur kushti “ Nëse” është E rreme, mbaj qeliza është bosh.

• Më pas, kopjojeni formulën dhe ngjit në qelizat e mbetura në rreshtin.

• Pas kësaj, merrni emrin e ditëve të javës për datat. Për këtë, ngjisni këtë formulë në qelizën C7.

Shpjegimi i formulës:

• Funksioni TEXT do të konvertojë vlerën Data të qelizës C6 në tekst.
• “ddd” tregon formatin e tekstit që do të japë emrin e ditës së javës në 3 vargje.

Lexo më shumë: Fleta e pjesëmarrjes në Excel me formula për gjysmë dite (3 shembuj)

Hapi 6: Fut formulën për të identifikuar pushimet

Në gjurmuesin e frekuentimit, ju mund të dëshironi të identifikoni datat që janë pushime. Mund ta gjeni të ndërlikuar, por këtu do t'ju shpjegoj atolehtë.

• Vendos këtë formulë në qelizën C5 .

Shpjegimi i formulës

• MATCH(C6,Pushime,0) : Funksioni MATCH do të kërkojë vlerën nga C6 në listën Pushime .
• IF(C6=””,1,MATCH(C6,Pushime,0) : Funksioni IF tregon se nëse vlera e qelizës C6 është bosh atëherë fusni 1 tjetër kërkoni atë në listën Pushime .
<. 9> IFERROR(IF(C6=””,1,MATCH(C6,Pushime,0)),0) : Shënon se kur kushti IF nuk mund të japë asnjë vlerat atëherë do të japë një vlerë gabimi dhe funksioni IFERROR funksionon për të dhënë vlerën 0 në vend të Gabim!.

• Më në fund, kopjoni dhe ngjisni vlerat në qelizat e mbetura të rreshtit.
• Tani, shablloni do të bëhu si pamja e ekranit më poshtë.

Hapi 7: Konfiguro menynë rënëse për qelizat e pjesëmarrjes në Excel

Tani, do të konfiguroni hapni një menu zbritëse për qelizat pjesëmarrje . Pra, kur y nëse dëshironi të futni të dhënat e pjesëmarrjes, nuk mund të futni asnjë vlerë tjetër përveç listës Type .

• Për këtë, zgjidhni të gjitha qelizat e frekuentimit.
• Dhe, shkoni te skedari Të dhënat > Vleresimi i të dhënave.

• Më pas në Data Validation dritare, vazhdoni të qëndroni në skedën Cilësimet .
• Tani, zgjidhni Lista nga opsionet Lejo .
• Dhe, shkruani =Shkruani në kutinë Burimi .
• Më në fund, shtypni OK.

• Tani, shko te çdo qelizë për të futur pjesëmarrjen. Do të gjesh opsione me zbritje për t'u hapur.
• Më pas, mund të zgjidhni cilindo për të futur. Dhe pa këto opsione, nuk mund të futni asnjë vlerë tjetër.

Hapi 8: Theksoni kolonat e pushimeve

Është e nevojshme të nënvizoni kolonat e pushimeve në mënyrë që t'i identifikoni lehtësisht ato. Mund t'i formatoni manualisht me ngjyra. Përndryshe, ju mund t'i automatizoni ato duke përdorur listën Pushime dhe Formatimin e kushtëzuar.

• Në fillim, zgjidhni të gjitha qelizat e kolonës së pjesëmarrjes.
• Dhe, shkoni te skeda Home > Formatimi i kushtëzuar > Rregulli i ri opsionet.

• Tani, do të shfaqet një dritare me emrin " Rregull i ri i formatimit" dhe zgjidhni opsionin "Përdor një formulë për të përcaktuar se cilat qeliza të formatohen" në Lloji i rregullit.
• Më pas, ngjisni këtë formulë në kutinë Përshkrimi i rregullit :

• Tani, shkoni te opsioni Format . Zgjidhni ngjyrën E kuqe si Plotëso
• Si rezultat, kjo do t'i bëjë qelizat e kolonës të kuqe në të cilën vlera rreshti i 7-të është  " Dielli ". Kjo do të thotë që ju dëshironi t'i bëni të kuqe kolonat e së dielës.

• Tani, do të shihni se kolonat E diela janë me ngjyrë të kuqe.

• Tani, futni një formatim të kushtëzuar për të identifikuar pushimet e zyrës nga lista. Ndiqni të njëjtën mënyrë dhe ngjitni këtë formulë në kutinë:

• Më pas, shkoni te opsionin Format dhe zgjidhni ngjyrën E gjelbër për të mbushur kutinë.
• Dhe shtypni OK.
• Më pas, shtypni Aplikoni në dritaren Formatimi i kushtëzuar për të aplikuar formatet.

• Si rezultat, do të shihni se pushimet e rastit nga lista janë në ngjyrë të gjelbër dhe të dielave në të kuqe.

• Tani, zgjidhni muajin Shkurt për të kontrolluar nëse formatimi po funksionon në mënyrë perfekte apo jo.

Hapi 9: Fut të dhënat në qelizat e pjesëmarrjes

Tani, futni të dhëna në qelizat e frekuentimit për të llogaritur kolonat përmbledhëse. Për të futur të dhëna, mund të shkruani nga tastiera ose të përdorni sugjerimet me zbritje.

Lexo më shumë: Fleta e llogaritjes së pjesëmarrjes dhe orarit jashtë orarit në Excel

Hapi 10: Fut formulat për të llogaritur pjesëmarrjen totale

• Tani, për të llogaritur praninë totale të muajit ose javës, futeni këtë formulë në qelizë :

Shpjegimi i formulës

• Duke përdorur funksionin COUNTIFS , do të numëroni qelizat nëse ato ndjekin 3kushte.
• C8:J8, "P" : Nëse qeliza përmban " P "
• $C$7:$J $7,”Sun” : Nëse qeliza nuk përmban “Diell”
• $C$5:$J$5,0 : Nëse qelizat kanë vlerë 0, do të thotë se nuk është festë.

• Më pas, kopjoni formulën dhe ngjisni atë në qelizat e tjera të kolonës ose përdorni Plotësoni Handle ikona për të tërhequr formulën.

• Tani, për të llogaritur totalin e Lejes së planifikuar për muajin ose javën, futni këtë formulë në qelizë:

• Më pas, kopjoni formulën dhe ngjiteni në qelizat e tjera të kolonën ose përdorni ikonën Plotësoni dorezën për të tërhequr formulën.

• Në mënyrë të ngjashme, për të llogaritur totalin të paplanifikuara Mungesa (A) e muajit ose e javës, futni këtë formulë në qelizë:

• Pas kësaj, për të llogaritur totalin Ditët e punës të muajit ose javës, futni këtë formulë në qelizë:

• Tani, për të llogaritur përcaktoni Përqindjen e tanishme, së pari, bëni qelizat e formatit Përqindja .
• Më pas, përdorni këtë formulë në qelizën:

• Si rezultat, ai do të ndajë vlerën e Pranisë totale me vlerën e Ditëve totale të punës.

• Më pas, për të llogaritur Përqindjen që mungon, së pari, bëni qelizat e Përqindja format.
• Dhe, përdorni