Η παρακολούθηση της παρουσίας στο Excel είναι πολύ συνηθισμένη. Αλλά ένα τέλειο Παρακολουθητής παρουσίας Excel θα διευκολύνει πολύ τη δουλειά σας. Έτσι, σε αυτό το άρθρο, μοιράζομαι ένα δωρεάν Πρότυπο Excel στο παρακολούθηση της παρουσίας Μπορείτε να το κατεβάσετε από εδώ. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε και να το τροποποιήσετε εύκολα, καθώς είναι ένα βασικό πρότυπο. Μαζί με αυτό, σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξω επίσης πώς να παρακολουθείτε την παρουσία στο Excel με εύκολα και σαφή βήματα.

Λήψη δωρεάν προτύπου

Μπορείτε να κατεβάσετε το Excel δωρεάν πρότυπο στο Παρακολούθηση παρουσίας από το ακόλουθο κουμπί.

Στοιχεία ενός Attendance Tracker

Πριν από τη δημιουργία οποιουδήποτε προτύπου στο Excel, πρέπει να γνωρίζετε τα πράγματα που θα περιλαμβάνονται στο φύλλο εργασίας και τις σχέσεις μεταξύ τους. Έτσι, μπορείτε να φτιάξετε ένα σχέδιο για το πρότυπο. Για να φτιάξετε ένα σύστημα παρακολούθησης παρουσίας στο Excel, θα χρειαστείτε τα ακόλουθα πράγματα:

• Μήνας
• Διακοπές
• Τύποι δραστηριότητας : P= Παρούσα , PL = Προγραμματισμένη άδεια, A= Απών
• Ημέρες του μήνα, Έναρξη & Ημερομηνία λήξης του μήνα
• Όνομα συμμετέχοντα & Id
• Σύνολο παρόντων, Προγραμματισμένη άδεια, Απουσία &, Ημέρες εργασίας
• Ποσοστό παρουσίας &, Απουσία

Μπορείτε να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε οποιεσδήποτε στήλες όπως χρειάζεστε. Σε αυτό το άρθρο, θα φτιάξω ένα πρότυπο με τα στοιχεία που αναφέρονται

Βήματα για την παρακολούθηση της παρουσίας στο Excel

Εδώ, θα περιγράψω πώς να παρακολούθηση της παρουσίας σε μια Excel αρχείο με το οποίο μπορείτε να παρακολουθείτε τη συμμετοχή. Μπορείτε εύκολα να παρακολουθείτε συμμετοχή των συμμετεχόντων στο Excel, αν ακολουθήσετε τα βήματα που αναφέρονται παρακάτω. Τα βήματα εξηγούνται με σαφήνεια και με κατάλληλες εικόνες. Έτσι, ακολουθήστε τα βήματα για να παρακολουθήσετε τη συμμετοχή στο Excel.

Βήμα 1: Δημιουργήστε ένα φύλλο εργασίας "Πληροφορίες" στο Excel

Πρώτον, δημιουργήστε ένα φύλλο εργασίας με όνομα " Πληροφορίες ". Σε αυτό το φύλλο εργασίας, προσθέστε τους καταλόγους των Μήνες , Διακοπές, και το Τύπος δραστηριοτήτων στο ίδρυμα. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε τις πληροφορίες των ονόματα συμμετεχόντων και IDs για να συνδεθείτε με το κύριο φύλλο εργασίας.

Βήμα 2: Ορισμός του ονόματος της λίστας του μήνα

Αφού εισαγάγετε τις απαραίτητες πληροφορίες, πρέπει να ορίστε τα ονόματα Ο ορισμός του ονόματος θα σας επιτρέψει να χρησιμοποιήσετε το Επικύρωση δεδομένων για να δημιουργήσετε ένα αναπτυσσόμενο μενού στα κελιά.

• Κατ' αρχάς, ορίστε ένα όνομα για τη λίστα των μηνών.
• Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τα κελιά των μηνών.
• Στη συνέχεια, μεταβείτε στο Φόρμουλα tab>, Καθορισμένο όνομα επιλογή.
• Μετά από αυτό, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο με το όνομα " Νέο όνομα". Εδώ, δώστε ένα κατάλληλο όνομα για τη λίστα κελιών.
• Τύπος "Μήνας" στο Όνομα και πατήστε OK .

• Παρομοίως, επιλέξτε τα κελιά διακοπών και μεταβείτε στην επιλογή Καθορισμένο όνομα επιλογή.
• Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε " Διακοπές" ως όνομα και πατήστε ΕΝΤΆΞΕΙ.

• Τέλος, επιλέξτε το Τύπος κύτταρα και πηγαίνετε στο Καθορισμένο όνομα επιλογή.
• Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε " Τύπος" ως όνομα και πατήστε ΕΝΤΆΞΕΙ.

Βήμα 3: Δημιουργήστε δομή προτύπου για την παρακολούθηση της παρουσίας

Τώρα, φτιάξτε στήλες και κελιά με τα απαραίτητα πράγματα που αναφέρθηκαν προηγουμένως. Και εισαγάγετε το δεδομένα του ονόματα συμμετεχόντων και ids.

Διαβάστε περισσότερα: Παρακολούθηση παρουσιών με κώδικα QR με το Excel (με εύκολα βήματα)

Βήμα 4: Εισαγωγή Τύπου για Μήνας, Ημερομηνία έναρξης & Ημερομηνία λήξης

Θέλουμε να κάνουμε ένα πρότυπο για το παρακολούθηση της παρουσίας όπου μπορείτε να μετακινηθείτε από ένας μήνας στο ένα άλλο εύκολα. Και τα δεδομένα για όλο το έτος θα βρίσκονται στο ίδιο φύλλο εργασίας. Για το σκοπό αυτό, πρέπει να κάνετε μια drop-down στο κελί για να επιλέξετε έναν μήνα.

• Πρώτον, επιλέξτε το κελί του μήνα.
• Στη συνέχεια, μεταβείτε στο Δεδομένα και κάντε κλικ στην καρτέλα Επικύρωση δεδομένων επιλογή

• Ως αποτέλεσμα, ένα παράθυρο με το όνομα " Επικύρωση δεδομένων" θα εμφανιστεί.
• Κρατήστε την καρτέλα ρυθμίσεων.
• στη συνέχεια, επιλέξτε το " Λίστα" στην επιλογή Επιτρέψτε το μενού.
• Και, πληκτρολογήστε "= Μήνας" στο Πηγή επιλογή και πατήστε ΕΝΤΆΞΕΙ.

• Τώρα, αν πάτε στο κελί του μήνα στο φύλλο εργασίας, θα δείτε ένα drop-down επιλογή για να ανοίξει.
• Κάντε κλικ σε αυτό για να το ανοίξετε και επιλέξτε a μήνα.

• Τώρα, πληκτρολογήστε αυτόν τον τύπο στο Ημερομηνία έναρξης κύτταρο.

Επεξήγηση τύπου :

• Συνάρτηση DATEVALUE μετατρέπει μια ημερομηνία που είναι σε Κείμενο μορφή σε έγκυρη ημερομηνία του Excel
• Εδώ, η M1 το κελί είναι το κελί του μήνα που δίνει την τιμή " Ιανουάριος"
• "1"& "Ιανουάριος" δηλώνει ημερομηνία " 1η Ιανουαρίου"

• Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε αυτόν τον τύπο στο πεδίο Ημερομηνία λήξης για να λάβετε την τελευταία ημερομηνία του μήνα.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να φτιάξετε καθημερινό φύλλο παρουσίας στο Excel (2 αποτελεσματικοί τρόποι)

Βήμα 5: Εισάγετε τις ημερομηνίες

Τώρα, θα πρέπει να δημιουργήσετε στήλες για όλες τις ημερομηνίες του μήνα.

• Αρχικά, εισάγετε την πρώτη ημερομηνία του μήνα. Για αυτό χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο για να συνδέσετε το κελί με το Ημερομηνία έναρξης κύτταρο.

• Στη συνέχεια, θα δημιουργήσετε μια στήλη για το υπόλοιπες ημερομηνίες. Στο δεύτερο κελί πληκτρολογήστε αυτόν τον τύπο για να λάβετε το επόμενη ημερομηνία.

Επεξήγηση τύπου :

• C6<$L$3 : δηλώνει μια συνθήκη που το κύτταρο C6 ( Προηγούμενη ημερομηνία πριν από αυτό το κελί) είναι μικρότερη από L3 ( Ημερομηνία λήξης ). Πρέπει να χρησιμοποιήσετε απόλυτη αναφορά επειδή το κύτταρο της Ημερομηνία λήξης θα είναι το ίδιο και για τα επόμενα κελιά.
• C6 + 1 : Πρόκειται για μια εντολή όταν η " Αν" Η συνθήκη είναι αληθής. Ζητά να προστεθεί 1 με το προηγούμενο κελί.
• " " : Δηλώνει ότι όταν η " Αν" όρος είναι Λάθος, κρατήστε το κελί κενό.

• Τότε, αντίγραφο τον τύπο και επικόλληση στα υπόλοιπα κελιά της γραμμής.

• Μετά από αυτό, πάρτε το όνομα του καθημερινές Για το σκοπό αυτό, επικολλήστε αυτόν τον τύπο στο κελί C7.

Επεξήγηση τύπου:

• Το Λειτουργία TEXT θα μετατρέψει το Ημερομηνία τιμή του C6 κύτταρο σε κείμενο.
• "ddd" δηλώνει τη μορφή του κειμένου που θα δίνει το όνομα της ημέρας της εβδομάδας σε 3 συμβολοσειρές.

Διαβάστε περισσότερα: Φύλλο παρουσίας στο Excel με τύπο για μισή ημέρα (3 παραδείγματα)

Βήμα 6: Εισαγωγή τύπου για τον προσδιορισμό των διακοπών

Στο παρακολούθηση παρουσίας, μπορεί να θέλετε να προσδιορίσετε τις ημερομηνίες που είναι διακοπές. Μπορεί να σας φαίνονται περίπλοκα, αλλά εδώ θα τα εξηγήσω εύκολα.

• Βάλτε αυτόν τον τύπο στο κελί C5 .

Επεξήγηση τύπου

• MATCH(C6,Holidays,0) : Το ΜΑΤΣ η συνάρτηση θα αναζητήσει την τιμή της C6 στο Διακοπές λίστα.
• IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0) : Λειτουργία IF δηλώνει ότι αν η τιμή του κελιού C6 είναι κενό τότε ένθετο 1 αλλιώς αναζητήστε ότι στο Διακοπές λίστα.
• IFERROR(IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0)),0) : Δηλώνει ότι όταν η ΕΆΝ συνθήκη δεν μπορεί να δώσει καμία τιμή, τότε θα δώσει μια τιμή σφάλματος και το Λειτουργία IFERROR δουλεύει για να δώσει την τιμή 0 αντί για Σφάλμα!.

• Τέλος, αντίγραφο και επικόλληση τις τιμές στα υπόλοιπα κελιά της γραμμής.
• Τώρα, η πρότυπο θα είναι σαν το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.

Βήμα 7: Ρύθμιση αναπτυσσόμενου μενού για τα κελιά παρακολούθησης στο Excel

Τώρα, θα δημιουργήσετε ένα αναπτυσσόμενο μενού για το συμμετοχή Έτσι, όταν θέλετε να εισαγάγετε τα δεδομένα παρουσίας, δεν μπορείτε να εισάγετε άλλες τιμές εκτός από το Τύπος λίστα.

• Για το σκοπό αυτό, επιλέξτε όλα τα κελιά παρουσίας.
• Και, πηγαίνετε στο Δεδομένα tab>, Επικύρωση δεδομένων.

• Στη συνέχεια, στο Επικύρωση δεδομένων παράθυρο, συνεχίστε να παραμένετε στο Ρυθμίσεις καρτέλα.
• Τώρα, επιλέξτε Λίστα από το Επιτρέψτε το επιλογές.
• Και, γράψτε =Type στο Πηγή κουτί.
• Τέλος, πατήστε ΕΝΤΆΞΕΙ.

• Τώρα, πηγαίνετε σε οποιοδήποτε κελί για να Εισαγωγή παρουσίας. Θα βρείτε αναπτυσσόμενες επιλογές για να ανοίξετε.
• Και χωρίς αυτές τις επιλογές, δεν μπορείτε να εισαγάγετε άλλες τιμές.

Βήμα 8: Επισημάνετε τις στήλες διακοπών

Είναι απαραίτητο να επισημάνετε τις στήλες των διακοπών, ώστε να μπορείτε να τις αναγνωρίζετε εύκολα. Μπορείτε να τις μορφοποιήσετε χειροκίνητα με χρώματα. Εναλλακτικά, μπορείτε να τις αυτοματοποιήσετε χρησιμοποιώντας την εντολή Διακοπές λίστα και Μορφοποίηση υπό όρους.

• Αρχικά, επιλέξτε όλα τα κελιά της στήλης παρουσίας.
• Και, πηγαίνετε στο Αρχική σελίδα tab>, Μορφοποίηση υπό όρους >, Νέος κανόνας επιλογές.

• Τώρα, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο με το όνομα " Νέος κανόνας μορφοποίησης" και επιλέξτε την επιλογή "Χρησιμοποιήστε έναν τύπο για να καθορίσετε ποια κελιά θα μορφοποιηθούν" στο Τύπος κανόνα.
• Στη συνέχεια, επικολλήστε αυτόν τον τύπο στο Περιγραφή κανόνα κουτί:

• Τώρα, πηγαίνετε στο Μορφή επιλογή. Επιλέξτε Κόκκινο χρώμα ως το Συμπλήρωση
• Ως αποτέλεσμα, αυτό θα κάνει τα κελιά της στήλης κόκκινα στα οποία η 7η σειρά η τιμή είναι " Ήλιος "Αυτό σημαίνει ότι θέλετε να κάνετε τις κυριακάτικες στήλες κόκκινες.

• Τώρα, θα δείτε το Κυριακή οι στήλες είναι με κόκκινο χρώμα.

• Τώρα, εισάγετε ένα ακόμη μορφοποίηση υπό όρους για να προσδιορίσετε τις αργίες του γραφείου από τη λίστα. Ακολουθήστε τον ίδιο τρόπο και επικόλληση αυτόν τον τύπο στο πλαίσιο:

• Στη συνέχεια, μεταβείτε στο Μορφή και επιλέξτε την επιλογή Πράσινο χρώμα σε γεμίστε το το κουτί.
• Και, πατήστε ΕΝΤΆΞΕΙ.
• Στη συνέχεια, πατήστε Εφαρμογή στο Μορφοποίηση υπό όρους για να εφαρμόσετε τις μορφές.

• Ως αποτέλεσμα, θα δείτε τις περιστασιακές αργίες από τη λίστα με πράσινο χρώμα και τις Κυριακές με κόκκινο.

• Τώρα, επιλέξτε τον μήνα Φεβρουάριος για να ελέγξετε αν η μορφοποίηση λειτουργεί τέλεια ή όχι.

Βήμα 9: Εισαγωγή δεδομένων σε κελιά παρακολούθησης

Τώρα, εισαγάγετε δεδομένα στα κελιά παρουσίας για τον υπολογισμό των συνοπτικών στηλών. Για να εισαγάγετε δεδομένα, μπορείτε να γράψετε από το πληκτρολόγιο ή να χρησιμοποιήσετε τις αναπτυσσόμενες προτάσεις.

Διαβάστε περισσότερα: Φύλλο υπολογισμού παρουσιών και υπερωριών στο Excel

Βήμα 10: Εισαγωγή τύπων για τον υπολογισμό της συνολικής συμμετοχής

• Τώρα, για να υπολογίσετε τη συνολική παρουσία του μήνα ή της εβδομάδας, εισαγάγετε αυτόν τον τύπο στο κελί:

Επεξήγηση τύπου

• Χρησιμοποιώντας το Λειτουργία COUNTIFS , θα μετρήσετε τα κύτταρα εάν ακολουθούν 3 προϋποθέσεις.
• C8:J8, "P" : Εάν το κελί περιέχει " P "
• $C$7:$J$7, "Sun" : Εάν το κελί δεν περιέχει "Ήλιος"
• $C$5:$J$5,0 : Εάν τα κελιά έχουν την τιμή 0, σημαίνει ότι δεν πρόκειται για αργία.

• Στη συνέχεια, αντιγράψτε τον τύπο και επικολλήστε τον στα υπόλοιπα κελιά της στήλης ή χρησιμοποιήστε την εντολή Χειρολαβή πλήρωσης για να σύρετε τον τύπο.

• Τώρα, για τον υπολογισμό του συνολικού Προγραμματισμένη άδεια για τον μήνα ή την εβδομάδα, εισάγετε αυτόν τον τύπο στο κελί:

• Στη συνέχεια, αντιγράψτε τον τύπο και επικολλήστε τον στα υπόλοιπα κελιά της στήλης ή χρησιμοποιήστε την εντολή Χειρολαβή πλήρωσης για να σύρετε τον τύπο.

• Ομοίως, για τον υπολογισμό του συνολικού Απρογραμμάτιστη απουσία (Α) του μήνα ή της εβδομάδας, εισαγάγετε αυτόν τον τύπο στο κελί:

• Στη συνέχεια, για τον υπολογισμό του συνολικού Ημέρες εργασίας του μήνα ή της εβδομάδας, εισαγάγετε αυτόν τον τύπο στο κελί:

• Τώρα, για τον υπολογισμό του Παρόν ποσοστό, πρώτα, κάντε τα κελιά του Ποσοστό μορφή.
• Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο στο κελί:

• Ως αποτέλεσμα, θα διαιρέσει την τιμή του Συνολική παρουσία με την τιμή του Συνολικές ημέρες εργασίας.

• Στη συνέχεια, για τον υπολογισμό Ποσοστό απουσιών, πρώτα, φτιάξτε τα κύτταρα των Ποσοστό μορφή.
• Και, χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο στο κελί:

• Θα διαιρέσει την τιμή του Σύνολο Προγραμματισμένες & Απρογραμμάτιστες απουσίες με την τιμή του Συνολικές ημέρες εργασίας.

• Τέλος, το μηνιαία έκθεση παρουσίας Μπορείτε να παρακολουθείτε εύκολα τα δεδομένα παρουσίας κάθε συμμετέχοντα.

Διαβάστε περισσότερα: Πρότυπο Excel για την παρακολούθηση της προόδου των μαθητών (δωρεάν λήψη)

Πράγματα που πρέπει να θυμάστε

• Σε αυτό το άρθρο, έχω δείξει το πρόγραμμα παρακολούθησης παρουσιών για μία εβδομάδα, μπορείτε εύκολα να το μετατρέψετε σε ένα μήνα προσθέτοντας ημέρες.
• Εάν η λίστα των υποψηφίων είναι μεγάλη, τότε μπορεί να αντιμετωπίσετε προβλήματα με την εμφάνιση της επικεφαλίδας της στήλης κατά την κύλιση. Για το λόγο αυτό, μπορείτε να παγώσετε τα παράθυρα. Για το σκοπό αυτό, μεταβείτε στην επιλογή Προβολή Καρτέλα>, Πάγωμα υαλοπινάκων και επιλέξτε το μενού Παγωμένα τζάμια επιλογή εδώ.

• Στο Λίστα διακοπών, μπορείτε να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε ημερομηνίες σύμφωνα με το ημερολόγιο του ιδρύματός σας. Μετά την επεξεργασία, κάντε το Ορισμός ονόματος βήμα ξανά.
• Αυτό το βιβλίο εργασίας θα περιέχει δεδομένα για ολόκληρο το έτος. Έτσι, πρέπει απλά να αντιγράψετε τα δεδομένα οποιουδήποτε μήνα και να " paste value only" σε ένα άλλο φύλλο για να δημιουργήσετε ένα διαφορετικό φύλλο εργασίας για έναν διαφορετικό μήνα. Στη συνέχεια, καθαρίστε τα κελιά παρουσίας για να παρακολουθείτε τη συμμετοχή για τον επόμενο μήνα.

Συμπέρασμα

Σε αυτό το άρθρο, προσπάθησα να σας δείξω πώς να παρακολουθείτε τις παρουσίες στο Excel. Μπορείτε να κατεβάσετε τα δωρεάν πρότυπα και να τα τροποποιήσετε για δική σας χρήση. Επίσης, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αρχείο Excel για να παρακολουθείτε τις παρουσίες ακολουθώντας τα βήματα. Ελπίζω να βρήκατε αυτό το άρθρο χρήσιμο. Μπορείτε να επισκεφθείτε την ιστοσελίδα μας ExcelWIKI για να μάθετε περισσότερο περιεχόμενο σχετικό με το Excel. Εάν έχετε ερωτήσεις ή σχόλια, ενημερώστε με στην ενότητα σχολίων.