সুচিপত্র
এক্সেলে উপস্থিতি ট্র্যাক করা খুবই সাধারণ। কিন্তু একটি নিখুঁত এক্সেল উপস্থিতি ট্র্যাকার আপনার কাজকে অনেক সহজ করে দেবে। তাই, এই নিবন্ধে, আমি আপনার সাথে একটি বিনামূল্যের এক্সেল টেমপ্লেট অ্যাটেনডেন্স ট্র্যাক করতে শেয়ার করছি। আপনি এখান থেকে এটি ডাউনলোড করতে পারেন। এটি একটি মৌলিক টেমপ্লেট হওয়ায় আপনি সহজেই এটি ব্যবহার এবং পরিবর্তন করতে পারেন। সেই সাথে, এই নিবন্ধে, আমি আপনাকে দেখাব কিভাবে সহজ এবং পরিষ্কার পদক্ষেপের মাধ্যমে এক্সেলে উপস্থিতি ট্র্যাক করতে হয়।
বিনামূল্যে টেমপ্লেট ডাউনলোড করুন
আপনি এক্সেল বিনামূল্যে ডাউনলোড করতে পারেন 2> টেমপ্লেট থেকে ট্র্যাক অ্যাটেনডেন্স নিচের বোতাম থেকে।
মাসিক অ্যাটেনডেন্স ট্র্যাকার.xlsx
উপাদান একটি অ্যাটেনডেন্স ট্র্যাকার
এক্সেলে যেকোন টেমপ্লেট তৈরি করার আগে, আপনাকে ওয়ার্কশীটে যে বিষয়গুলি অন্তর্ভুক্ত করা হবে এবং তাদের মধ্যে সম্পর্কগুলি জানতে হবে৷ সুতরাং, আপনি টেমপ্লেটের জন্য একটি খসড়া পরিকল্পনা করতে পারেন। Excel, এ একটি অ্যাটেন্ডেন্স ট্র্যাকার তৈরি করতে আপনার নিম্নলিখিত জিনিসগুলির প্রয়োজন হবে:
- মাস
- ছুটির দিনগুলি
- কার্যক্রমের প্রকারগুলি : P= বর্তমান , PL = পরিকল্পিত ছুটি, A= অনুপস্থিত
- মাসের দিন, শুরু & মাসের শেষ তারিখ
- অংশগ্রহণকারীর নাম & আইডি
- মোট বর্তমান, পরিকল্পিত ছুটি, অনুপস্থিতি & কাজের দিন
- উপস্থিতির শতাংশ & অনুপস্থিতি
আপনি আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী যেকোনো কলাম যোগ করতে বা সরাতে পারেন। এই নিবন্ধে, আমি একটি টেমপ্লেট তৈরি করবএই সূত্রটি কোষে: =(L8+M8)/N8
- এটি মোট পরিকল্পিত & অপরিকল্পিত অবসেনস মূল্য অনুসারে মোট কর্মদিবস।
- অবশেষে, আপনার মাসিক উপস্থিতি রিপোর্ট সম্পূর্ণ। আপনি প্রতিটি অংশগ্রহণকারীর উপস্থিতির ডেটা সহজেই ট্র্যাক করতে পারেন৷
আরও পড়ুন: ট্র্যাকিং স্টুডেন্ট প্রোগ্রেস এক্সেল টেমপ্লেট (ফ্রি ডাউনলোড)<2
মনে রাখার মতো বিষয়
- এই নিবন্ধে, আমি এক সপ্তাহের জন্য উপস্থিতি ট্র্যাকার দেখিয়েছি, আপনি দিন যোগ করে এটিকে এক মাসের জন্য সহজেই রূপান্তর করতে পারেন।
- আবেদনকারীদের তালিকা বড় হলে স্ক্রল করার সময় কলাম হেডার দেখতে সমস্যা হতে পারে। এর জন্য, আপনি প্যানগুলি হিমায়িত করতে পারেন। এর জন্য, ভিউ ট্যাব > ফ্রিজ প্যানেস মেনুতে যান এবং এখানে ফ্রিজ প্যানেস বিকল্প নির্বাচন করুন।
- ছুটির তালিকায়, আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের ক্যালেন্ডার অনুযায়ী তারিখ যোগ করতে বা সরাতে পারেন। সম্পাদনা করার পরে, আবার নাম সংজ্ঞায়িত করুন পদক্ষেপ করুন৷
- এই ওয়ার্কবুকে পুরো বছরের ডেটা থাকবে৷ সুতরাং, আপনাকে অন্য মাসের জন্য একটি ভিন্ন ওয়ার্কশীট তৈরি করতে যেকোনো মাসের ডেটা এবং “ শুধুমাত্র মান পেস্ট করুন” অন্য শীটে কপি করতে হবে। তারপরে পরের মাসের উপস্থিতি ট্র্যাক করতে উপস্থিতি ঘরগুলি পরিষ্কার করুন৷
উপসংহার
এই নিবন্ধে, আমি আপনাকে দেখানোর চেষ্টা করেছি কিভাবে Excel এ উপস্থিতি ট্র্যাক করতে হয়৷ আপনি বিনামূল্যে টেমপ্লেট ডাউনলোড করতে পারেনএবং আপনার ব্যবহারের জন্য তাদের পরিবর্তন করুন। এছাড়াও, আপনি পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করে উপস্থিতি ট্র্যাক করতে একটি এক্সেল ফাইল তৈরি করতে পারেন। আমি আশা করি আপনি এই নিবন্ধটি সহায়ক হয়েছে. এক্সেল-সম্পর্কিত আরও কন্টেন্ট জানতে আপনি আমাদের ওয়েবসাইট ExcelWIKI দেখতে পারেন। যদি আপনার কোন প্রশ্ন বা প্রতিক্রিয়া থাকে, অনুগ্রহ করে আমাকে মন্তব্য বিভাগে জানান৷
৷উল্লিখিত উপাদানগুলির সাথে 
এক্সেলের উপস্থিতি ট্র্যাক করার পদক্ষেপগুলি
এখানে, আমি বর্ণনা করব কীভাবে অ্যাটেন্ডেন্স ট্র্যাক করতে হয় >Excel ফাইল যার মাধ্যমে আপনি অ্যাটেনডেন্স ট্র্যাক করতে পারবেন। আপনি Excel-এ অংশগ্রহণকারীদের অ্যাটেন্ডেন্স সহজেই ট্র্যাক করতে পারবেন যদি আপনি নিচে উল্লেখিত ধাপগুলি অনুসরণ করেন। ধাপগুলো যথাযথ চিত্র সহ স্পষ্টভাবে ব্যাখ্যা করা হয়েছে। সুতরাং, এক্সেলে উপস্থিতি ট্র্যাক করার ধাপগুলি দিয়ে যান৷
ধাপ 1: এক্সেল এ একটি 'তথ্য' ওয়ার্কশীট তৈরি করুন
প্রথমে, “ তথ্য ” নামে একটি ওয়ার্কশীট তৈরি করুন। . এই ওয়ার্কশীটে, প্রতিষ্ঠানের মাস , ছুটি, এবং কার্যক্রমের ধরন তালিকা যোগ করুন। এছাড়াও আপনি মূল ওয়ার্কশীটে লিঙ্ক করতে অংশগ্রহণকারীদের নাম এবং আইডি এর তথ্য যোগ করতে পারেন।
ধাপ 2: মাসের তালিকার নাম নির্ধারণ করুন
প্রয়োজনীয় তথ্য সন্নিবেশ করার পর, আপনাকে তাদের জন্য নাম সংজ্ঞায়িত করুন। নাম সংজ্ঞায়িত করলে আপনি ডেটা ভ্যালিডেশন টুল ব্যবহার করে কক্ষগুলিতে একটি ড্রপ-ডাউন মেনু তৈরি করতে পারবেন।
- প্রথমে মাসের তালিকার জন্য একটি নাম নির্ধারণ করুন।
- এটি করতে, মাসের ঘরগুলি নির্বাচন করুন৷
- তারপর, সূত্র ট্যাব > সংজ্ঞায়িত নাম বিকল্পে যান৷
- এর পর, আপনি নামের একটি উইন্ডো দেখতে পাবেন“ নতুন নাম”। এখানে, ঘরের তালিকার জন্য একটি উপযুক্ত নাম দিন।
- নামে “মাস” টাইপ করুন এবং ঠিক আছে<2 টিপুন।>.
- একইভাবে, ছুটির ঘরগুলি নির্বাচন করুন এবং সংজ্ঞায়িত নাম বিকল্পে যান৷
- তারপর , " Holiday" নাম হিসেবে টাইপ করুন এবং ঠিক আছে টিপুন।
- শেষে, <নির্বাচন করুন 1>টাইপ করুন সেল এবং সংজ্ঞায়িত নাম বিকল্পে যান।
- তারপর, নাম হিসাবে “ টাইপ করুন” টাইপ করুন এবং ঠিক আছে।<টিপুন। 2>
ধাপ 3: উপস্থিতি ট্র্যাক করার জন্য টেমপ্লেট কাঠামো তৈরি করুন
এখন, আগে তালিকাভুক্ত প্রয়োজনীয় জিনিসগুলি সহ কলাম এবং ঘর তৈরি করুন। এবং অংশগ্রহণকারীদের নাম এবং আইডিগুলির ডেটা সন্নিবেশ করুন।
আরো পড়ুন: এক্সেলের সাথে QR কোড উপস্থিতি ট্র্যাকিং (সহজ পদক্ষেপ সহ)
ধাপ 4: মাসের জন্য সূত্র সন্নিবেশ করান, শুরুর তারিখ & শেষ তারিখ
আমরা অ্যাটেনডেন্স ট্র্যাকিং এর জন্য একটি টেমপ্লেট তৈরি করতে চাই যেখানে আপনি এক মাস থেকে অন্য তে স্থানান্তর করতে পারেন সহজে এবং সারা বছরের ডেটা একই ওয়ার্কশীটে থাকবে৷ এর জন্য, আপনাকে একটি মাস নির্বাচন করতে ঘরে একটি ড্রপ-ডাউন বিকল্প তৈরি করতে হবে৷
- প্রথমে মাস সেল নির্বাচন করুন।
- তারপর, ডেটা ট্যাবে যান এবং ডেটা ভ্যালিডেশন বিকল্পে ক্লিক করুন
- ফলাফল হিসাবে, " ডেটা যাচাইকরণ" নামে একটি উইন্ডো প্রদর্শিত হবে৷
- সেটিংস ট্যাবে রাখুন৷
- তারপর, " তালিকা" নির্বাচন করুন অনুমতি মেনুতে বিকল্প।
- এবং, উৎস বিকল্পে “= মাস” টাইপ করুন এবং ঠিক আছে টিপুন . >>>>>>>>>>> খুলতে ড্রপ-ডাউন বিকল্প।
- খুলতে এটিতে ক্লিক করুন এবং নির্বাচন করুন একটি মাস।
- এখন, এই সূত্রটি শুরু করার তারিখ কক্ষে টাইপ করুন।
=DATEVALUE("1"&M1)
সূত্র ব্যাখ্যা :
- DATEVALUE ফাংশন একটি তারিখ রূপান্তর করে যা টেক্সট ফরম্যাটে থাকে একটি বৈধ এক্সেল তারিখে
- এখানে, M1 সেল হল মাসের সেল যা “ জানুয়ারি”
- “1”& প্রদান করে ; “জানুয়ারি” একটি তারিখ বোঝায় “ 1লা জানুয়ারী”
- তারপর, পেতে এই সূত্রটি শেষ তারিখ সেলে টাইপ করুন মাসের শেষ তারিখ৷
=EOMONTH(D3,0) 
আরো পড়ুন: প্রতিদিন কীভাবে তৈরি করবেন এক্সেলে অ্যাটেনডেন্স শীট (2টি কার্যকরী উপায়)
ধাপ 5: তারিখগুলি লিখুন
এখন, আপনাকে মাসের সমস্ত তারিখের জন্য কলাম তৈরি করতে হবে৷
<8 =D3 
- তারপর, আপনি বাকি তারিখের জন্য একটি কলাম তৈরি করবেন। দ্বিতীয় ঘরে পরবর্তী তারিখ পেতে এই সূত্রটি টাইপ করুন।
=IF(C6<$L$3,C6+1,"")
সূত্র ব্যাখ্যা :
- C6<$L$3 : এটিএকটি শর্ত বোঝায় যে সেল C6 ( পূর্বের তারিখ এই সেলের আগে) L3 ( শেষ তারিখ ) এর চেয়ে কম। আপনাকে অবশ্যই পরম রেফারেন্স ব্যবহার করতে হবে কারণ শেষ তারিখ এর ঘরটি পরবর্তী কোষগুলির জন্যও একই হবে।
- C6 + 1 : এটি একটি কমান্ড যখন “ if” শর্তটি সত্য হয়। এটি পূর্ববর্তী ঘরের সাথে 1 যোগ করতে বলে।
- “ ” : এটি বোঝায় যে যখন “ যদি” শর্তটি মিথ্যা, রাখে কক্ষটি ফাঁকা।
- তারপর, সূত্রটি কপি করুন এবং পেস্ট করুন বাকি কোষগুলিতে সারি।
- তার পরে, তারিখগুলির জন্য সাপ্তাহিক দিনের নাম পান। তার জন্য, এই সূত্রটি সেলে পেস্ট করুন C7.
=TEXT(C6, "ddd")
সূত্র ব্যাখ্যা:
- টেক্সট ফাংশন তারিখ সেলের মানকে C6 সেলে রূপান্তর করবে 1> পাঠ্য।
- “ddd” পাঠ্যের বিন্যাসকে বোঝায় যা 3 স্ট্রিংয়ে সপ্তাহের দিনটির নাম দেবে।
<3 💬 নোট: সেলগুলিকে তারিখ বিন্যাসে তৈরি করুন। এটি না করে, এটি অজানা মান দিতে পারে।
আরো পড়ুন: অর্ধেক দিনের জন্য সূত্র সহ এক্সেলে উপস্থিতি পত্রক (৩টি উদাহরণ)
ধাপ 6: ছুটির দিনগুলি সনাক্ত করতে সূত্র সন্নিবেশ করুন
অ্যাটেন্ডেন্স ট্র্যাকারে, আপনি তারিখগুলি চিহ্নিত করতে চাইতে পারেন যেগুলি ছুটির দিনগুলি৷ আপনি এটি জটিল মনে করতে পারেন তবে আমি এখানে ব্যাখ্যা করব তাদেরসহজে।
- এই সূত্রটি সেলে রাখুন C5 ।
=IFERROR(IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0)),0)
সূত্র ব্যাখ্যা
- MATCH(C6,Holidays,0) : MATCH ফাংশন মানটি অনুসন্ধান করবে ছুটির তালিকায় C6 এর মধ্যে।
- IF(C6=””,1,MATCH(C6,Holidays,0): IF ফাংশন বোঝায় যে যদি ঘরের C6 মান খালি হয় তাহলে ঢোকান 1 অন্যথায় ছুটির তালিকায় অনুসন্ধান করুন।
- IFERROR(IF(C6=””,1,MATCH(C6,Holidays,0)),0) : এটি বোঝায় যে যখন IF শর্ত কোন দিতে পারে না মান তাহলে এটি একটি ত্রুটি মান দেবে এবং IFERROR ফাংশন Error! এর পরিবর্তে 0 মান দিতে কাজ করে।
- অবশেষে, কপি করুন এবং পেস্ট করুন সারির অবশিষ্ট কক্ষে মান।
- এখন, টেমপ্লেট হবে নিচের স্ক্রিনশটের মত হোন।
ধাপ 7: এক্সেলের অ্যাটেনডেন্স সেলের জন্য ড্রপ-ডাউন মেনু সেট আপ করুন
এখন, আপনি সেট করবেন অ্যাটেনডেন্স কক্ষের জন্য একটি ড্রপ-ডাউন মেনু। সুতরাং, যখন y আপনি উপস্থিতি ডেটা ইনপুট করতে চান, আপনি টাইপ তালিকা ছাড়া অন্য কোনও মান সন্নিবেশ করতে পারবেন না।
- এর জন্য, সমস্ত উপস্থিতি ঘর নির্বাচন করুন।
- এবং, ডেটা ট্যাব > ডেটা যাচাইকরণে যান৷
- তারপরে <1 এ>ডেটা যাচাইকরণ উইন্ডো, সেটিংস ট্যাবে অবশিষ্ট রাখুন।
- এখন, অনুমতি বিকল্পগুলি থেকে তালিকা নির্বাচন করুন।<10
- এবং, লিখুন =উৎস বক্সে টাইপ করুন।
- অবশেষে, ঠিক আছে টিপুন।
<3
- এখন, অ্যাটেনডেন্স ঢোকাতে যেকোন সেলে যান। আপনি খোলার জন্য ড্রপ-ডাউন বিকল্প পাবেন।
- তারপর, আপনি সন্নিবেশ করার জন্য যেকোনো একটি নির্বাচন করতে পারেন। এবং এই বিকল্পগুলি ছাড়া, আপনি অন্য কোনও মান সন্নিবেশ করতে পারবেন না৷
ধাপ 8: হলিডে কলামগুলি হাইলাইট করুন
এটি হাইলাইট করা প্রয়োজন ছুটির কলাম যাতে আপনি সহজেই তাদের সনাক্ত করতে পারেন। আপনি ম্যানুয়ালি রং দিয়ে তাদের ফর্ম্যাট করতে পারেন। বিকল্পভাবে, আপনি ছুটির তালিকা এবং কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ব্যবহার করে সেগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করতে পারেন৷
- প্রথমে, উপস্থিতি কলামের সমস্ত ঘর নির্বাচন করুন৷
- এবং, হোম ট্যাব > কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং > নতুন নিয়ম বিকল্পগুলিতে যান৷
<32
- এখন, " নতুন বিন্যাস নিয়ম" নামে একটি উইন্ডো প্রদর্শিত হবে এবং বিকল্পটি নির্বাচন করুন "কোন কোষ বিন্যাস করতে হবে তা নির্ধারণ করতে একটি সূত্র ব্যবহার করুন" এ নিয়মের ধরন।
- তারপর, এই সূত্রটি বিধি বর্ণনা বক্সে পেস্ট করুন:
=OR(C$7= "SUN")
- এখন, ফরম্যাট বিকল্পে যান। লাল রঙটি ভর্তি
- হিসাবে নির্বাচন করুন ফলস্বরূপ, এটি কলামের ঘরগুলিকে লাল করে তুলবে যেখানে 7ম-সারি মান হল “ সূর্য ”। তার মানে আপনি রবিবারের কলামগুলিকে লাল করতে চান৷
- এখন, আপনি রবিবার কলামগুলি লাল রঙে দেখতে পাবেন৷
- এখন, তালিকা থেকে অফিস ছুটির দিনগুলি সনাক্ত করতে আরও একটি শর্তাধীন বিন্যাস সন্নিবেশ করুন৷ একইভাবে অনুসরণ করুন এবং বক্সে এই সূত্রটি পেস্ট করুন :
=COUNTIF(Holidays,C$6)
- তারপর, এখানে যান ফরম্যাট বিকল্পটি এবং সবুজ রঙটি নির্বাচন করুন ভরাতে বক্সটি।
- এবং, ঠিক আছে টিপুন।
- তারপর, ফর্ম্যাটগুলি প্রয়োগ করতে শর্তাধীন বিন্যাস উইন্ডোতে প্রয়োগ করুন টি চাপুন৷
- ফলস্বরূপ, আপনি তালিকা থেকে মাঝে মাঝে ছুটির দিনগুলি সবুজ রঙে এবং রবিবারগুলি লাল রঙে দেখতে পাবেন৷
- এখন, মাসটি নির্বাচন করুন ফেব্রুয়ারি ফরম্যাটিং পুরোপুরি কাজ করছে কিনা তা পরীক্ষা করতে।
ধাপ 9: অ্যাটেনডেন্স সেলগুলিতে ডেটা সন্নিবেশ করান
এখন, সারাংশ কলাম গণনা করতে উপস্থিতি কক্ষে তথ্য সন্নিবেশ করান। ডেটা সন্নিবেশ করতে, আপনি কীবোর্ড থেকে লিখতে পারেন বা ড্রপ-ডাউন পরামর্শগুলি ব্যবহার করতে পারেন৷
আরো পড়ুন: অ্যাটেন্ডেন্স এবং ওভারটাইম গণনা শীট এক্সেল এ
ধাপ 10: মোট উপস্থিতি গণনা করতে সূত্র সন্নিবেশ করান
- এখন, মাস বা সপ্তাহের মোট উপস্থিতি গণনা করতে, এই সূত্রটি ঘরে প্রবেশ করান :
=COUNTIFS(C8:J8, "P",$C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0)
সূত্র ব্যাখ্যা
- COUNTIFS ফাংশন ব্যবহার করে, আপনি সেলগুলি গণনা করবেন যদি তারা 3 অনুসরণ করেশর্ত।
- C8:J8, “P” : যদি ঘরে থাকে “ P ”
- $C$7:$J $7,"সূর্য" : যদি কোষে "সূর্য"
- $C$5:$J$5,0 না থাকে: যদি কোষ মান 0, এর মানে হল এটি ছুটির দিন নয়৷
- তারপর, সূত্রটি অনুলিপি করুন এবং কলামের অন্যান্য ঘরে পেস্ট করুন বা ফিল হ্যান্ডেল <2 ব্যবহার করুন সূত্রটি টেনে আনতে>আইকন৷
- এখন, মাস বা সপ্তাহের জন্য মোট পরিকল্পিত ছুটি গণনা করতে, সন্নিবেশ করুন এই সূত্রটি কোষে:
=COUNTIFS(C8:J8, "PL",$C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0)
- তারপর, সূত্রটি অনুলিপি করুন এবং এটির অন্যান্য কোষগুলিতে পেস্ট করুন কলাম বা সূত্রটি টেনে আনতে ফিল হ্যান্ডেল আইকনটি ব্যবহার করুন।
- একইভাবে, মোট অপরিকল্পিত গণনা করতে অনুপস্থিতি (A) মাসের বা সপ্তাহের, এই সূত্রটি ঘরে প্রবেশ করান:
=COUNTIFS(C8:J8, "A",$C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0) 
- এর পর, মাস বা সপ্তাহের মোট কাজের দিনগুলি গণনা করতে, এই সূত্রটি ঘরে প্রবেশ করান:
=COUNTIFS($C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0) 
- এখন, গণনা করতে বর্তমান শতাংশ উলেট করুন, প্রথমে, শতাংশ ফরম্যাটের ঘরগুলি তৈরি করুন।
- তারপর, এই সূত্রটি সেলে ব্যবহার করুন:
=K8/N8
- ফলে, এটি মোট উপস্থিতির মানকে মোট কাজের-দিনের মান দিয়ে ভাগ করবে।
- তারপর, অনুপস্থিত শতাংশ গণনা করতে, প্রথমে, শতাংশ এর ঘর তৈরি করুন বিন্যাস।
- এবং, ব্যবহার করুন
