Aanwezigheid bijhouden in Excel is heel gewoon. Maar een perfecte Excel aanwezigheidstracker zal uw werk een stuk makkelijker maken. Dus, in dit artikel, deel ik een gratis Excel-sjabloon naar aanwezigheid bijhouden U kunt het hier downloaden. U kunt het gemakkelijk gebruiken en wijzigen omdat het een basissjabloon is. Samen met dat, In dit artikel zal ik u ook laten zien hoe u de aanwezigheid in Excel kunt bijhouden met eenvoudige en duidelijke stappen.

Gratis sjabloon downloaden

U kunt de Excel vrij sjabloon naar Track Aanwezigheid van de volgende knop.

Elementen van een aanwezigheidsmonitor

Voordat u een sjabloon in Excel maakt, moet u weten welke zaken in het werkblad zullen worden opgenomen en wat de relaties daartussen zijn. Zo kunt u een ontwerp maken voor het sjabloon. Om een aanwezigheidstracker in Excel, heb je het volgende nodig:

• Maand
• Vakantie
• Soorten activiteiten : P= Aanwezig , PL = gepland verlof, A= Afwezig
• Dagen van de maand, Begin & Einddatum van de maand
• Deelnemersnaam & Id
• Totaal aanwezig, Gepland verlof, Afwezigheid & Werkdagen
• Aanwezigheidspercentage & Afwezigheid

U kunt kolommen naar believen toevoegen of verwijderen. In dit artikel maak ik een sjabloon met de volgende elementen

Stappen om aanwezigheid bij te houden in Excel

Hier zal ik beschrijven hoe je aanwezigheid bijhouden in een Excel bestand waarmee u spoor aanwezigheid. U kunt gemakkelijk de aanwezigheid van de deelnemers in Excel als u de onderstaande stappen volgen. De stappen worden duidelijk uitgelegd met de juiste illustraties. Dus, ga door de stappen om aanwezigheid bij te houden in Excel.

Stap 1: Maak een werkblad "Informatie" in Excel

Maak eerst een werkblad met de naam " Informatie "In dit werkblad voegt u de lijsten van Maanden , Vakantie, en de Soort activiteiten in de instelling. U kunt ook de informatie van namen van deelnemers en ID's om te linken naar het hoofdwerkblad.

Stap 2: Naam van de maandlijst definiëren

Nadat u de nodige informatie hebt ingevoerd, moet u namen definiëren voor hen. Door de naam te definiëren kunt u de Validatie van gegevens gereedschap om een keuzemenu in de cellen te maken.

• Bepaal eerst een naam voor de lijst van de maanden.
• Selecteer daartoe de cellen van maanden.
• Ga dan naar de Formule tab> Gedefinieerde naam optie.
• Daarna ziet u een venster met de naam " Nieuwe naam". Geef hier een passende naam voor de lijst van cellen.
• Type "Maand" in de naam en druk op OK .

• Selecteer op dezelfde manier de vakantiecellen en ga naar de Gedefinieerde naam optie.
• Typ dan " Vakantie" als naam en druk op OK.

• Selecteer ten slotte de Type cellen en ga naar de Gedefinieerde naam optie.
• Typ dan " Type" als naam en druk op OK.

Stap 3: Maak een sjabloonstructuur om de aanwezigheid bij te houden

Maak nu kolommen en cellen met de eerder genoemde noodzakelijke dingen. En voeg de gegevens van namen van deelnemers en ids.

Lees meer: QR Code aanwezigheidsregistratie met Excel (met eenvoudige stappen)

Stap 4: Formule invoegen voor maand, begindatum en einddatum

We willen een sjabloon voor bijhouden van aanwezigheid waar je kunt overschakelen van een maand naar een andere gemakkelijk. En de gegevens voor het hele jaar zullen op de hetzelfde werkblad. Hiervoor moet je een uitklapbaar optie in de cel om een maand te selecteren.

• Selecteer eerst de maandcel.
• Ga dan naar de Gegevens tabblad en klik op de Validatie van gegevens optie

• Het resultaat is een venster met de naam " Gegevensvalidatie" zal verschijnen.
• Blijf in de instellingen tab.
• selecteer dan de " Lijst" optie in de Sta toe. menu.
• En typ "=". Maand" in de Bron optie en druk op OK.

• Nu, als je naar de maandcel gaat in de werkblad, zie je een uitklapbaar optie te openen.
• Klik hierop om te openen en selecteer a maand.

• Typ nu deze formule in de Startdatum cel.

Formule Uitleg :

• DATEVALUE functie transformeert een datum die in Tekst formaat in een geldige Excel-datum
• Hier is de M1 cel is de maandcel die de waarde " Januari"
• "1"& "januari" geeft een datum aan " 1 januari"

• Typ dan deze formule in de Einddatum cel om de laatste datum van de maand te krijgen.

Lees meer: Hoe maak je een dagelijks aanwezigheidsblad in Excel (2 effectieve manieren)?

Stap 5: Voer de data in

Nu moet u kolommen maken voor alle data van de maand.

• Voer eerst de eerste datum van de maand in. Gebruik hiervoor deze formule om de cel met de Startdatum cel.

• Vervolgens maakt u een kolom voor de resterende data. In de tweede cel typt u deze formule om de volgende datum.

Formule Uitleg :

• C6<$L$3 : het geeft een voorwaarde aan dat cel C6 ( Vorige datum voor deze cel) is minder dan L3 ( Einddatum ). U moet absolute referentie omdat de cel van Einddatum zal ook voor de volgende cellen hetzelfde zijn.
• C6 + 1 : Het is een commando wanneer de " Als" voorwaarde waar is. Het vraagt om 1 op te tellen bij de vorige cel.
• " " : Het geeft aan dat wanneer de " Als" voorwaarde is Vals, houd de cel leeg.

• Dan, kopie de formule en pasta in de resterende cellen van de rij.

• Daarna krijgt u de naam van de weekdagen voor de data. Plak daarvoor deze formule in cel C7.

Formule Uitleg:

• De TEKST functie zal de Datum waarde van de C6 cel naar tekst.
• "ddd" geeft het formaat van de tekst aan, die de naam van de weekdag in 3 strings geeft.

Lees meer: Aanwezigheidsblad in Excel met formule voor halve dag (3 voorbeelden)

Stap 6: Formule invoegen om vakanties te identificeren

In de aanwezigheidstracker, wil je misschien de data laten identificeren die vakanties. U vindt het misschien ingewikkeld, maar hier zal ik het eenvoudig uitleggen.

• Zet deze formule in cel C5 .

Formule Uitleg

• MATCH(C6,Holidays,0) : De MATCH functie zal de waarde van C6 in de Vakantie lijst.
• IF(C6="",1,MATCH(C6,Vakantie,0) : IF-functie betekent dat als de waarde van cel C6 is blanco dan insert 1 zoek dat anders in de Vakantie lijst.
• IFERROR(IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0)),0) : Het geeft aan dat wanneer de ALS voorwaarde geen waarden kan geven dan geeft het een foutwaarde en de IFERROR-functie werkt om de waarde 0 te geven in plaats van Fout!

• Eindelijk, kopie en pasta de waarden naar de resterende cellen van de rij.
• Nu, de sjabloon zal zijn zoals de schermafbeelding hieronder.

Stap 7: Dropdown menu instellen voor de aanwezigheidscellen in Excel

Nu stelt u een keuzemenu in voor de aanwezigheid cellen. Dus wanneer u de aanwezigheidsgegevens wilt invoeren, kunt u geen andere waarden invoegen dan de Type lijst.

• Selecteer hiervoor alle aanwezigheidscellen.
• En, ga naar Gegevens tab> Gegevensvalidatie.

• Dan in de Validatie van gegevens venster, blijven in de Instellingen tab.
• Selecteer nu Lijst van de Sta toe. opties.
• En, schrijf =Type in de Bron doos.
• Druk tenslotte op OK.

• Ga nu naar een willekeurige cel om presentie invoegen. U zult drop-down opties vinden om te openen.
• En zonder deze opties kunt u geen andere waarden invoegen.

Stap 8: Markeer vakantiekolommen

Het is noodzakelijk om de vakantiekolommen te markeren zodat u ze gemakkelijk kunt herkennen. U kunt ze handmatig opmaken met kleuren. U kunt ze ook automatiseren door de Vakantie lijst en Voorwaardelijke opmaak.

• Selecteer eerst alle cellen van de aanwezigheidskolom.
• En, ga naar de Home tab> Voorwaardelijke opmaak > Nieuwe regel opties.

• Nu verschijnt er een venster met de naam " Nieuwe opmaakregel" en selecteer de optie "Gebruik een formule om te bepalen welke cellen moeten worden opgemaakt" in de Type regel.
• Plak vervolgens deze formule in de Regel Beschrijving doos:

• Ga nu naar de Formaat optie. Selecteer Rood kleur als de Vul
• Hierdoor worden de cellen van de kolom rood waarin de 7e rij waarde is " Zon "Dat betekent dat je de zondagse kolommen rood wilt maken.

• Nu ziet u de Zondag kolommen zijn rood gekleurd.

• Voeg nu nog een voorwaardelijke opmaak om de kantoorvakanties uit de lijst te identificeren. Volg dezelfde weg en pasta deze formule in de doos:

• Ga dan naar de Formaat optie en selecteer de Groen kleur naar vul de doos.
• En, druk op OK.
• Druk vervolgens op Toepassen in de Voorwaardelijke opmaak om de formaten toe te passen.

• U ziet dan dat de incidentele feestdagen uit de lijst een groene kleur hebben en de zondagen een rode.

• Selecteer nu de maand Februari om te controleren of de opmaak perfect werkt of niet.

Stap 9: Gegevens invoegen in aanwezigheidscellen

Voeg nu gegevens in in de aanwezigheidscellen om de samenvattende kolommen te berekenen. Om gegevens in te voegen kunt u schrijven vanaf het toetsenbord of de dropdown suggesties gebruiken.

Lees meer: Berekeningsblad voor aanwezigheid en overwerk in Excel

Stap 10: Formules invoegen om de totale aanwezigheid te berekenen

• Om nu de totale aanwezigheid van de maand of de week te berekenen, voegt u deze formule in de cel in:

Formule Uitleg

• Met behulp van de Functie COUNTIFS tel je de cellen als ze aan 3 voorwaarden voldoen.
• C8:J8, "P" : Als de cel " P "
• $C$7:$J$7,"Sun". Als de cel geen "Zon"
• $C$5:$J$5,0 Indien de cellen de waarde 0 hebben, betekent dit dat het geen vakantie is.

• Kopieer vervolgens de formule en plak deze in de andere cellen van de kolom of gebruik de optie Vulgreep om de formule te verslepen.

• Om nu het totaal te berekenen Gepland verlof voor de maand of de week, voeg deze formule in de cel in:

• Kopieer vervolgens de formule en plak deze in de andere cellen van de kolom of gebruik de optie Vulgreep om de formule te verslepen.

• Om de totale Ongeplande afwezigheid (A) van de maand of de week, voeg deze formule in de cel in:

• Daarna, om de totale Werkdagen van de maand of de week, voeg deze formule in de cel in:

• Om nu de Huidig percentage, eerst de cellen van de Percentage formaat.
• Gebruik dan deze formule in de cel:

• Bijgevolg zal het de waarde van Totale aanwezigheid door de waarde van Totaal aantal werkdagen.

• Dan, om te berekenen Afwezigheidspercentage, maak eerst de cellen van Percentage formaat.
• En gebruik deze formule in de cel:

• Het zal de waarde van Totaal Geplande afwezigheid; Ongeplande afwezigheid door de waarde van Totaal aantal werkdagen.

• Tot slot, uw maandelijks aanwezigheidsrapport U kunt de aanwezigheidsgegevens van elke deelnemer gemakkelijk bijhouden.

Lees meer: Excel-sjabloon voor het bijhouden van de studievoortgang (gratis download)

Dingen om te onthouden

• In dit artikel heb ik laten zien de aanwezigheid tracker voor een week, kunt u gemakkelijk omzetten voor een maand door het toevoegen van dagen.
• Als de kandidatenlijst groot is, kunt u problemen hebben met het zien van de kolomkop tijdens het scrollen. Hiervoor kunt u de vensters bevriezen. Ga hiervoor naar Bekijk Tab> Vorstpanelen menu en selecteer de Vorstpanelen optie hier.

• In de Vakantielijst, kunt u data toevoegen of verwijderen volgens de kalender van uw instelling. Na het bewerken doet u het volgende Naam definiëren stap opnieuw.
• Deze werkmap bevat gegevens voor het hele jaar. U moet dus gewoon de gegevens van een willekeurige maand kopiëren en " paste value only" naar een ander blad om een ander werkblad te maken voor een andere maand. Maak dan de aanwezigheidscellen schoon om de aanwezigheid voor de volgende maand bij te houden.

Conclusie

In dit artikel heb ik geprobeerd om u te laten zien hoe je aanwezigheid bij te houden in Excel. U kunt de gratis sjablonen te downloaden en ze te wijzigen voor uw gebruik. Ook kunt u een Excel-bestand naar aanwezigheid volgen de stappen bij te houden. Ik hoop dat u vond dit artikel nuttig. U kunt onze website bezoeken ExcelWIKI Als je vragen of feedback hebt, laat het me dan weten in de commentaarsectie.