جدول المحتويات
تتبع الحضور في Excel أمر شائع جدًا. لكن متتبع حضور Excel المثالي سيسهل عملك كثيرًا. لذلك ، في هذه المقالة ، أشاركك قالب Excel مجاني لتتبع الحضور معك. يمكنك تحميل البرنامج من هنا. يمكنك استخدامه وتعديله بسهولة لأنه نموذج أساسي. إلى جانب ذلك ، في هذه المقالة ، سأوضح لك أيضًا كيفية تتبع الحضور في Excel بخطوات سهلة وواضحة.
تنزيل نموذج مجاني
يمكنك تنزيل Excel مجانًا نموذج إلى تتبع الحضور من الزر التالي.
متعقب الحضور الشهري.xlsx
عناصر من Attendance Tracker
قبل إنشاء أي قوالب في Excel ، يجب أن تعرف الأشياء التي سيتم تضمينها في ورقة العمل والعلاقات بينها. لذلك ، يمكنك عمل مسودة خطة للقالب. لعمل متعقب حضور في Excel ، ستحتاج إلى الأشياء التالية:
- الشهر
- الإجازات
- أنواع النشاط : P = الحاضر ، PL = الإجازة المخطط لها ، A = الغائب
- أيام الشهر ، Start & amp؛ تاريخ انتهاء الشهر
- اسم المشارك & amp؛ المعرف
- إجمالي الحاضر ، الإجازة المخططة ، الغياب وأمبير ؛ أيام العمل
- النسبة المئوية للتواجد & amp؛ غياب
يمكنك إضافة أو إزالة أي أعمدة حسب حاجتك. في هذه المقالة ، سأقوم بعمل نموذجهذه الصيغة في الخلية: =(L8+M8)/N8
- ستقسم قيمة إجمالي المخطط & amp؛ Absesnse غير المخطط له بقيمة إجمالي أيام العمل.
- أخيرًا ، تقرير الحضور الشهري كامل. يمكنك تتبع بيانات حضور كل مشارك بسهولة.
اقرأ المزيد: تتبع تقدم الطالب Excel قالب (تنزيل مجاني)
أشياء يجب تذكرها
- في هذه المقالة ، لقد عرضت متتبع الحضور لمدة أسبوع واحد ، يمكنك بسهولة تحويله لمدة شهر عن طريق إضافة أيام.
- إذا كانت قائمة المتقدمين كبيرة ، فقد تواجه مشاكل في رؤية رأس العمود أثناء التمرير. لهذا ، يمكنك تجميد الأجزاء. لهذا ، انتقل إلى عرض Tab & gt ؛ تجميد الألواح القائمة وحدد تجميد الألواح الخيار هنا.
- في قائمة العطلات ، يمكنك إضافة التواريخ أو إزالتها وفقًا لتقويم مؤسستك. بعد التحرير ، قم بإجراء الخطوة تعريف الاسم مرة أخرى.
- سيحتوي هذا المصنف على بيانات للعام بأكمله. لذلك ، عليك ببساطة نسخ بيانات أي شهر و " لصق قيمة فقط" إلى ورقة أخرى لإنشاء ورقة عمل مختلفة لشهر مختلف. ثم قم بتنظيف خلايا الحضور لتتبع الحضور للشهر التالي.
الخاتمة
في هذه المقالة ، حاولت أن أوضح لك كيفية تتبع الحضور في Excel. يمكنك تنزيل القوالب المجانيةوتعديلها لاستخدامك. يمكنك أيضًا إنشاء ملف Excel لتتبع الحضور باتباع الخطوات. أتمنى أن تكون قد وجدت هذه المقالة مفيدة. يمكنك زيارة موقعنا على الويب ExcelWIKI لمعرفة المزيد من المحتوى المتعلق بـ Excel. إذا كان لديك أي أسئلة أو تعليقات ، فيرجى إبلاغي بذلك في قسم التعليقات.
مع العناصر المذكورة 
خطوات لتتبع الحضور في Excel
هنا ، سأصف كيفية تتبع الحضور في ملف Excel يمكنك من خلاله تتبع الحضور. يمكنك بسهولة تتبع الحضور من المشاركين في Excel إذا اتبعت الخطوات المذكورة أدناه. يتم شرح الخطوات بوضوح مع الرسوم التوضيحية المناسبة. لذلك ، انتقل من خلال الخطوات لتتبع الحضور في Excel.
الخطوة 1: قم بعمل ورقة عمل "معلومات" في Excel
أولاً ، قم بعمل ورقة عمل باسم " معلومات " . في ورقة العمل هذه ، أضف قوائم الأشهر ، الإجازات ، و نوع الأنشطة في المؤسسة. يمكنك أيضًا إضافة معلومات أسماء المشاركين و معرفات للارتباط بورقة العمل الرئيسية.
الخطوة 2: تحديد اسم قائمة الشهر
بعد إدخال المعلومات الضرورية ، يجب عليك تحديد الأسماء لهم. سيسمح لك تحديد الاسم باستخدام أداة التحقق من صحة البيانات لإنشاء قائمة منسدلة في الخلايا.
- أولاً ، حدد اسمًا لقائمة الأشهر.
- للقيام بذلك ، حدد خلايا الأشهر.
- ثم انتقل إلى علامة التبويب الصيغة علامة التبويب & gt؛ الاسم المحدد الخيار.
- بعد ذلك ، سترى نافذة باسم" اسم جديد". هنا ، أعط اسمًا مناسبًا لقائمة الخلايا.
- اكتب "الشهر" في الاسم واضغط موافق .
- وبالمثل ، حدد خلايا العطلات وانتقل إلى الخيار الاسم المحدد .
- ثم ، اكتب " عطلة" كاسم واضغط موافق.
- أخيرًا ، حدد اكتب خلايا وانتقل إلى الخيار الاسم المحدد
- ثم اكتب " اكتب" كاسم واضغط على موافق.
الخطوة 3: قم بإنشاء بنية قالب لتتبع الحضور
الآن ، قم بإنشاء أعمدة وخلايا بالأشياء الضرورية المذكورة من قبل. وأدخل البيانات من أسماء المشاركين و المعرفات
اقرأ المزيد: تتبع حضور رمز الاستجابة السريعة باستخدام Excel (بخطوات سهلة)
الخطوة 4: أدخل صيغة للشهر وتاريخ البدء & amp؛ تاريخ الانتهاء
نريد عمل نموذج لـ تتبع الحضور حيث يمكنك الانتقال من شهر واحد إلى آخر بسهولة. وستكون بيانات العام بأكمله في ورقة العمل نفسها . لهذا ، عليك إنشاء خيار منسدل في الخلية لتحديد شهر.
- أولاً ، حدد خلية الشهر.
- ثم انتقل إلى علامة التبويب البيانات وانقر فوق الخيار التحقق من صحة البيانات
- كنتيجة ، ستظهر نافذة باسم " التحقق من صحة البيانات" .
- احتفظ في علامة تبويب الإعدادات.
- ثم حدد " قائمة"الخيار في قائمة السماح .
- واكتب "= شهر" في الخيار المصدر واضغط موافق .
- الآن ، إذا انتقلت إلى خلية الشهر في ورقة العمل ، سترى خيار القائمة المنسدلة للفتح.
- انقر فوق هذا لفتحه و حدد شهرًا .
- الآن ، اكتب هذه الصيغة في الخلية تاريخ البدء .
=DATEVALUE("1"&M1)
شرح الصيغة:
- تقوم وظيفة DATEVALUE بتحويل التاريخ الموجود بتنسيق نص في تاريخ Excel صالح
- هنا ، الخلية M1 هي خلية الشهر التي تعطي القيمة " يناير"
- "1" & amp ؛ يشير "يناير" إلى التاريخ " الأول من يناير"
- ثم ، اكتب هذه الصيغة في الخلية تاريخ الانتهاء للحصول على آخر موعد في الشهر.
=EOMONTH(D3,0) 
اقرأ المزيد: كيف تصنع يوميًا كشف الحضور في Excel (طريقتان فعالتان)
الخطوة 5: أدخل التواريخ
الآن ، سيتعين عليك عمل أعمدة لجميع تواريخ الشهر.
- أولاً ، أدخل التاريخ الأول من الشهر. لهذا استخدم هذه الصيغة لربط الخلية بالخلية تاريخ البدء .
=D3 
- بعد ذلك ، ستقوم بإنشاء عمود للتواريخ المتبقية . في الخلية الثانية اكتب هذه الصيغة للحصول على التاريخ التالي .
=IF(C6<$L$3,C6+1,"")
شرح الصيغة:
- C6 & lt؛ $ L $ 3: ذلكيشير إلى شرط أن الخلية C6 ( التاريخ السابق قبل هذه الخلية) أقل من L3 ( تاريخ الانتهاء ). يجب استخدام المرجع المطلق لأن خلية تاريخ الانتهاء ستكون هي نفسها للخلايا التالية أيضًا.
- C6 + 1: إنها هو أمر عندما يكون الشرط " If" صحيحًا. يطلب إضافة 1 مع الخلية السابقة.
- "": ويشير إلى أنه عندما يكون الشرط " إذا" خطأ ، احتفظ الخلية فارغة.
- ثم ، انسخ الصيغة و الصقها في الخلايا المتبقية في الصف.
- بعد ذلك ، احصل على اسم أيام الأسبوع للتواريخ. لذلك ، الصق هذه الصيغة في الخلية C7.
=TEXT(C6, "ddd")
شرح الصيغة:
- ستحول الدالة TEXT قيمة التاريخ للخلية C6 إلى نص.
- يشير "ddd" إلى تنسيق النص الذي سيعطي اسم يوم الأسبوع في 3 سلاسل.
اقرأ المزيد: كشف الحضور في Excel مع صيغة نصف يوم (3 أمثلة)
الخطوة 6: أدخل الصيغة لتحديد الإجازات
في متتبع الحضور ، قد ترغب في تحديد التواريخ التي هي أيام العطل. قد تجدها معقدة ولكن سأشرح هنا همبسهولة.
- ضع هذه الصيغة في الخلية C5 .
=IFERROR(IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0)),0)
شرح الصيغة
- MATCH (C6، Holidays، 0): ستبحث الدالة MATCH عن القيمة من C6 في قائمة عطلة .
- IF (C6 = ""، 1، MATCH (C6، Holidays، 0): IF Function تشير إلى أنه إذا كانت قيمة الخلية C6 هي فارغة ثم أدخل 1 ثم ابحث عن ذلك في قائمة عطلة .
- IFERROR (IF (C6 = ""، 1، MATCH (C6، Holidays، 0))، 0): تشير إلى أنه عندما لا يمكن للشرط IF إعطاء أي القيم ثم ستعطي قيمة خطأ وستعمل وظيفة IFERROR لإعطاء القيمة 0 بدلاً من خطأ !.
- أخيرًا ، انسخ و الصق القيم إلى الخلايا المتبقية من الصف.
- الآن ، سيقوم القالب أن تكون مثل لقطة الشاشة أدناه.
الخطوة 7: إعداد القائمة المنسدلة لخلايا الحضور في Excel
الآن ، ستقوم بتعيين لأعلى قائمة منسدلة لخلايا الحضور . لذلك ، عندما y إذا كنت تريد إدخال بيانات الحضور ، فلا يمكنك إدراج أي قيم أخرى باستثناء قائمة اكتب .
- لهذا ، حدد جميع خلايا الحضور.
- ثم انتقل إلى علامة التبويب البيانات & gt ؛ التحقق من صحة البيانات.
- ثم في التحقق من صحة البيانات ، احتفظ بالبقاء في علامة التبويب الإعدادات .
- الآن ، حدد قائمة من خيارات السماح .
- واكتب = اكتب في المربع المصدر
- أخيرًا ، اضغط موافق
- الآن ، انتقل إلى أي خلايا إلى أدخل الحضور. ستجد خيارات قائمة منسدلة لفتحها.
- بعد ذلك ، يمكنك تحديد أي منها لإدراجها. وبدون هذه الخيارات ، لا يمكنك إدراج أي قيم أخرى.
الخطوة 8: تمييز أعمدة العطلات
من الضروري تمييز أعمدة العطلات حتى تتمكن من التعرف عليها بسهولة. يمكنك تنسيقها يدويًا باستخدام الألوان. بدلاً من ذلك ، يمكنك تشغيلها تلقائيًا باستخدام قائمة Holiday و تنسيق شرطي.
- في البداية ، حدد جميع خلايا عمود الحضور.
- وانتقل إلى علامة التبويب الصفحة الرئيسية & gt؛ التنسيق الشرطي & gt؛ خيارات القاعدة الجديدة .
- الآن ، ستظهر نافذة باسم " قاعدة تنسيق جديدة" وحدد الخيار "استخدام صيغة لتحديد الخلايا المراد تنسيقها" في نوع القاعدة .
- ثم الصق هذه الصيغة في المربع وصف القاعدة :
=OR(C$7= "SUN")
- الآن ، انتقل إلى الخيار تنسيق . حدد أحمر اللون تعبئة
- نتيجة لذلك ، سيؤدي ذلك إلى جعل خلايا العمود حمراء حيث قيمة الصف السابع هي " الشمس ". هذا يعني أنك تريد جعل أعمدة الأحد حمراء.
- الآن ، سترى أعمدة الأحد باللون الأحمر.
- الآن ، أدخل تنسيقًا شرطيًا آخر لتحديد عطلات المكتب من القائمة. اتبع نفس الطريقة و الصق هذه الصيغة في المربع:
=COUNTIF(Holidays,C$6)
- ثم انتقل إلى الخيار تنسيق وحدد الأخضر اللون ملء المربع.
- ثم اضغط موافق.
- ثم اضغط على تطبيق في نافذة تنسيق شرطي لتطبيق التنسيقات.
- نتيجة لذلك ، سترى الإجازات العرضية من القائمة باللون الأخضر وأيام الأحد باللون الأحمر.
- الآن ، حدد الشهر فبراير للتحقق مما إذا كان التنسيق يعمل بشكل مثالي أم لا.
الخطوة 9: أدخل البيانات في خلايا الحضور
الآن ، أدخل البيانات في خلايا الحضور لحساب أعمدة الملخص. لإدخال البيانات ، يمكنك الكتابة من لوحة المفاتيح أو استخدام اقتراحات القائمة المنسدلة.
اقرأ المزيد: صحيفة الحضور والعمل الإضافي في Excel
الخطوة 10: أدخل الصيغ لحساب إجمالي الحضور
- الآن ، لحساب التواجد الإجمالي للشهر أو الأسبوع ، أدخل هذه الصيغة في الخلية :
=COUNTIFS(C8:J8, "P",$C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0)
شرح الصيغة
- باستخدام وظيفة COUNTIFS ، سوف تحسب الخلايا إذا اتبعت 3الشروط.
- C8: J8، “P” : إذا كانت الخلية تحتوي على “ P ”
- $ C $ 7: $ J $ 7، "Sun" : إذا كانت الخلية لا تحتوي على "Sun"
- $ C $ 5: $ J 5،0 : إذا كانت الخلايا هي ذات قيمة 0 ، فهذا يعني أنها ليست عطلة.
- ثم انسخ الصيغة والصقها في الخلايا الأخرى للعمود أو استخدم Fill Handle لسحب الصيغة.
- الآن ، لحساب الإجمالي الإجازة المخططة للشهر أو الأسبوع ، أدخل هذه الصيغة في الخلية:
=COUNTIFS(C8:J8, "PL",$C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0)
- ثم انسخ الصيغة والصقها في الخلايا الأخرى العمود أو استخدم رمز مقبض التعبئة لسحب الصيغة.
- وبالمثل ، لحساب الإجمالي غير مخطط له غياب (أ) الشهر أو الأسبوع ، أدخل هذه الصيغة في الخلية:
=COUNTIFS(C8:J8, "A",$C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0) 
- بعد ذلك ، لحساب إجمالي أيام العمل من الشهر أو الأسبوع ، أدخل هذه الصيغة في الخلية:
=COUNTIFS($C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0) 
- الآن ، للحساب قم بحساب النسبة المئوية الحالية ، أولاً ، اصنع خلايا تنسيق النسبة المئوية .
- ثم ، استخدم هذه الصيغة في الخلية:
=K8/N8
- نتيجة لذلك ، ستقسم قيمة إجمالي التواجد على قيمة إجمالي أيام العمل.
- ثم ، لحساب النسبة المئوية للغياب ، أولاً ، اجعل الخلايا من النسبة المئوية تنسيق.
- و ، استخدم
