Kaip stebėti lankomumą "Excel" programoje (su išsamiais žingsniais)

Hugh West

07-06-2023 "Excel" pagrindai
  • Pasidalinti
Hugh West

Lankomumo stebėjimas "Excel" programoje yra labai paplitęs. Tačiau puikus "Excel" lankomumo seklys labai palengvins jūsų darbą. Taigi, šiame straipsnyje aš dalinuosi nemokama "Excel" šablonas į stebėti lankomumą su jumis. Jį galite atsisiųsti iš čia. Jį galite lengvai naudoti ir keisti, nes tai yra pagrindinis šablonas. Be to, Šiame straipsnyje taip pat parodysiu, kaip paprastais ir aiškiais žingsniais Excel programoje stebėti lankomumą.

Atsisiųsti nemokamą šabloną

Galite atsisiųsti "Excel" nemokamai šablonas į Sekti lankomumą iš šio mygtuko.

Mėnesio lankomumo stebėtojas.xlsx

Dalyvavimo stebėjimo sistemos elementai

Prieš kurdami bet kokius šablonus "Excel" programoje, turite žinoti, kokie dalykai bus įtraukti į darbalapį ir kokie bus jų tarpusavio ryšiai. Taigi galite parengti šablono plano projektą. lankomumo stebėjimo priemonė svetainėje "Excel", jums reikės šių dalykų:

  • Mėnuo
  • Atostogos
  • Veiklos rūšys : P= Dabartis , PL = planuojamos atostogos, A= Nėra
  • Mėnesio dienos, Pradžia & antspaudas; Mėnesio pabaigos data
  • Dalyvio vardas ir pavardė; Id
  • Iš viso esančių, Planuojamos atostogos, Neatvykimas į darbą & amp; Darbo dienos
  • Buvimo procentinė dalis & Neatvykimas į darbą

Galite pridėti arba pašalinti bet kuriuos stulpelius, kaip jums reikia. Šiame straipsnyje sukursiu šabloną su minėtais elementais.

Lankomumo stebėjimo "Excel" programoje žingsniai

Čia aprašysiu, kaip stebėti lankomumą į "Excel" failą, kuriuo galite stebėti lankomumą. Galite lengvai sekti lankomumas dalyvių "Excel" programoje, jei atliksite toliau nurodytus veiksmus. Veiksmai paaiškinti aiškiai ir su tinkamomis iliustracijomis. Taigi, pereikite per žingsnius, kaip "Excel" programoje stebėti lankomumą.

1 veiksmas: "Excel" programoje sukurkite "Informacijos" darbalapį

Pirmiausia sukurkite darbalapį pavadinimu " Informacija ". Šiame lape pridėkite sąrašus Mėnesiai , Atostogos, ir Veiklos rūšis įstaigoje. Taip pat galite pridėti informaciją apie dalyvių vardai ir pavardės ir Identifikatoriai nuorodą į pagrindinį darbalapį.

💬 PASTABOS: Šiame sąsiuvinyje išvardijau ne visas šventes. Galite pridėti arba pašalinti šventes pagal savo institucijos kalendorių.

2 veiksmas: apibrėžti mėnesio pavadinimų sąrašą

Įterpę reikiamą informaciją, turite apibrėžti pavadinimus Pavadinimo apibrėžimas leis jums naudoti Duomenų patvirtinimas įrankis, kad ląstelėse sukurtumėte išskleidžiamąjį meniu.

  • Pirmiausia apibrėžkite mėnesių sąrašo pavadinimą.
  • Norėdami tai padaryti, pasirinkite mėnesių langelius.
  • Tada eikite į Formulė skirtukas> Apibrėžtas pavadinimas galimybė.
  • Po to pamatysite langą pavadinimu " Naujas pavadinimas". Čia nurodykite tinkamą langelių sąrašo pavadinimą.
  • Tipas "Mėnuo" pavadinime ir paspauskite GERAI .

  • Panašiai pasirinkite atostogų langelius ir eikite į Apibrėžtas pavadinimas galimybė.
  • Tada įveskite " Atostogos" kaip pavadinimą ir paspauskite GERAI.

  • Galiausiai pasirinkite Tipas ląstelių ir eikite į Apibrėžtas pavadinimas galimybė.
  • Tada įveskite " Tipas" kaip pavadinimą ir paspauskite GERAI.

3 veiksmas: sukurkite šablono struktūrą lankomumui stebėti

Dabar sukurkite stulpelius ir langelius su prieš tai išvardytais reikalingais dalykais. Ir įterpkite duomenys iš dalyvių vardai ir pavardės ir ids.

Skaityti daugiau: QR kodo lankomumo stebėjimas naudojant "Excel" (paprastais žingsniais)

4 žingsnis: Įterpkite formulę mėnesiui, pradžios datai & pabaigos datai

Mes norime padaryti šablonas svetainėje lankomumo stebėjimas kur galite pereiti nuo vienas mėnuo į kitas lengvai. Ir visų metų duomenys bus tą patį darbalapį. Šiuo tikslu turite sukurti išskleidžiamąjį ląstelės parinktį, kad pasirinktumėte mėnesį.

  • Pirmiausia pasirinkite mėnesio langelį.
  • Tada eikite į Duomenys skirtuką ir spustelėkite Duomenų patvirtinimas parinktis

  • Dėl to buvo atidarytas langas pavadinimu " Duomenų tvirtinimas" pasirodys.
  • Laikykite nustatymų skirtuke.
  • tada pasirinkite " Sąrašas" parinktį Leisti meniu.
  • Ir įveskite "= Mėnuo" į Šaltinis parinktį ir paspauskite GERAI.

  • Dabar, jei pereisite prie mėnesio langelio darbalapį, pamatysite išskleidžiamąjį atidarymo parinktį.
  • Spustelėkite tai, kad atidarytumėte ir pasirinkite a mėnesį.

  • Dabar įveskite šią formulę į Pradžios data ląstelės.
=DATEVALUE("1"&M1)

Formulės paaiškinimas :

  • DATEVALUE funkcija transformuoja datą, kuri yra Tekstas formatą į galiojančią "Excel" datą
  • Čia M1 ląstelė yra mėnesio ląstelė, suteikianti reikšmę " Sausio mėn."
  • "1"& "January" reiškia datą " Sausio 1 d."
  • Tada įveskite šią formulę į Pabaigos data langelį, kad gautumėte paskutinę mėnesio datą.
=EOMONTH(D3,0)

Skaitykite daugiau: Kaip "Excel" programoje sukurti kasdienio lankomumo lapą (2 veiksmingi būdai)

5 veiksmas: įveskite datas

Dabar turėsite sukurti stulpelius visoms mėnesio datoms.

  • Pirmiausia įveskite pirmąją mėnesio datą. Tam naudokite šią formulę, kad susietumėte ląstelę su Pradžios data ląstelės.
=D3

  • Tada sukursite stulpelį likusios datos. Antroje ląstelėje įveskite šią formulę, kad gautumėte Kitas data.
=IF(C6<$L$3,C6+1,"")

Formulės paaiškinimas :

  • C6<$L$3 : ji reiškia sąlygą, kad ląstelė C6 ( Ankstesnė data prieš šį langelį) yra mažesnis už L3 ( Pabaigos data ). Turite naudoti absoliuti nuoroda nes ląstelė Pabaigos data bus toks pat ir kituose langeliuose.
  • C6 + 1 : Tai komanda, kai " Jei" sąlyga yra teisinga. Prašoma prie ankstesnio langelio pridėti 1.
  • " " : Tai reiškia, kad kai " Jei" sąlyga yra Klaidinga, ląstelę palikite tuščią.

  • Tada, kopijuoti formulę ir įklijuokite į likusius eilutės langelius.
  • Po to gaukite darbo dienomis datoms. Tam į ląstelę įklijuokite šią formulę C7.
=TEXT(C6, "ddd")

Formulės paaiškinimas:

  • Svetainė TEKSTO funkcija konvertuos Data vertė C6 ląstelę į tekstas.
  • "ddd" žymi teksto formatą, kuriame bus pateiktas savaitės dienos pavadinimas 3 eilutėmis.

💬 PASTABOS: Padarykite ląsteles Datos formatas. Jei to nepadarysite, reikšmės gali būti nežinomos.

Skaityti daugiau: Lankomumo lapas "Excel" programoje su pusdienio formule (3 pavyzdžiai)

6 veiksmas: įterpkite formulę šventėms nustatyti

Į lankomumo stebėjimo priemonė, galbūt norėsite nustatyti datas, kurios yra atostogos. Jums gali pasirodyti sudėtinga, bet čia aš juos lengvai paaiškinsiu.

  • Į ląstelę įrašykite šią formulę C5 .
=IFERROR(IF(C6="",1,MATCH(C6,Atostogos,0)),0)

Formulės paaiškinimas

  • MATCH(C6,Atostogos,0) : Svetainė MATCH funkcija ieškos reikšmės C6 į Atostogos sąrašas.
  • IF(C6="",1,MATCH(C6,Atostogos,0) : IF funkcija reiškia, kad jei langelio vertė C6 yra . tuščia tada Įterpti 1 kitaip ieškoti, kad Atostogos sąrašas.
  • IFERROR(IF(C6="",1,MATCH(C6,Atostogos,0)),0) : Tai reiškia, kad kai IF sąlyga negali pateikti jokių reikšmių, tuomet bus pateikta klaidos reikšmė ir Funkcija IFERROR veikia taip, kad vietoj vertės 0 Klaida!.

  • Galiausiai, kopijuoti ir įklijuokite reikšmes į likusius eilutės langelius.
  • Dabar šablonas atrodys taip, kaip parodyta toliau pateiktame paveikslėlyje.

7 veiksmas: Nustatykite išskleidžiamąjį meniu lankomumo ląstelėms "Excel" programoje

Dabar nustatysite išskleidžiamąjį meniu lankomumas Taigi, kai norite įvesti lankomumo duomenis, negalite įterpti jokių kitų reikšmių, išskyrus Tipas sąrašas.

  • Šiuo tikslu pasirinkite visus lankomumo langelius.
  • Ir eikite į Duomenys skirtukas> Duomenų patvirtinimas.

  • Tada į Duomenų patvirtinimas langą, toliau likti Nustatymai skirtukas.
  • Dabar pasirinkite Sąrašas iš Leisti galimybės.
  • Ir rašykite =Typas į Šaltinis dėžutė.
  • Galiausiai paspauskite GERAI.

  • Dabar eikite į bet kurias ląsteles, kad įterpti lankomumą. Rasite išskleidžiamąsias parinktis, kurias galite atidaryti.
  • Tada galite pasirinkti bet kurią, kurią norite įterpti. O be šių parinkčių negalite įterpti jokių kitų reikšmių.

8 veiksmas: paryškinkite atostogų stulpelius

Atostogų stulpelius būtina paryškinti, kad galėtumėte juos lengvai atpažinti. Galite juos rankiniu būdu suformatuoti spalvomis. Arba galite juos automatizuoti naudodami Atostogos sąrašas ir Sąlyginis formatavimas.

  • Iš pradžių pažymėkite visus lankomumo stulpelio langelius.
  • Ir eikite į Pagrindinis skirtukas> Sąlyginis formatavimas > Nauja taisyklė galimybės.

  • Dabar pasirodys langas pavadinimu " Nauja formatavimo taisyklė" ir pasirinkite parinktį "Naudokite formulę, kad nustatytumėte, kurias ląsteles formatuoti" į Taisyklės tipas.
  • Tada įklijuokite šią formulę į Taisyklė Aprašymas dėžutė:
=ARBA(C$7="SAULĖ")

  • Dabar eikite į Formatas parinktis. Pasirinkite Raudona spalvą kaip Užpildykite
  • Dėl to stulpelio ląstelės, kuriose 7-oji eilutė vertė yra " Sun ". Tai reiškia, kad norite, jog sekmadienio stulpeliai būtų raudoni.

  • Dabar pamatysite Sekmadienis stulpeliai pažymėti raudonai.
💬 PASTABOS:: Galite pridėti bet kurias kitas dienas kaip savaitgalius, kad jas pažymėtumėte kaip raudonas. Norėdami pridėti dar kartą, atlikite tuos pačius veiksmus.

  • Dabar įterpkite dar vieną sąlyginis formatavimas iš sąrašo nustatyti biuro švenčių dienas. Tą patį atlikite ir įklijuokite šią formulę įrašykite į langelį:
=COUNTIF(Atostogos,C$6)

  • Tada eikite į Formatas parinktį ir pasirinkite Žalioji spalvą į užpildykite dėžutėje.
  • Ir paspauskite GERAI.
  • Tada paspauskite Taikyti į Sąlyginis formatavimas langą, kad pritaikytumėte formatus.

  • Todėl matysite, kad kartais sąraše esančios šventės yra žalios spalvos, o sekmadieniai - raudoni.

  • Dabar pasirinkite mėnesį Vasaris patikrinti, ar formatavimas veikia puikiai, ar ne.

9 veiksmas: duomenų įterpimas į lankomumo langelius

Dabar į lankomumo langelius įterpkite duomenis, kad apskaičiuotumėte suvestinių stulpelius. Norėdami įterpti duomenis, galite rašyti iš klaviatūros arba naudoti išskleidžiamus pasiūlymus.

Skaityti daugiau: Lankomumo ir viršvalandžių skaičiavimo lapas "Excel" programoje

10 veiksmas: įterpkite formules, kad apskaičiuotumėte bendrą lankomumą

  • Dabar, norėdami apskaičiuoti bendrą mėnesio arba savaitės buvimo laiką, į ląstelę įterpkite šią formulę:
=COUNTIFS(C8:J8, "P",$C$7:$J$7, "Sun",$C$5:$J$5,0)

Formulės paaiškinimas

  • Naudojant COUNTIFS funkcija skaičiuosite ląsteles, jei jos atitinka 3 sąlygas.
  • C8:J8, "P" : Jei ląstelėje yra " P "
  • $C$7:$J$7, "Sun" : Jei ląstelėje nėra "Saulė"
  • $C$5:$J$5,0 : Jei langelių reikšmė yra 0, vadinasi, tai nėra atostogos.
  • Tada nukopijuokite formulę ir įklijuokite ją į kitas stulpelio ląsteles arba naudokite Užpildymo rankena piktogramą ir vilkite formulę.

  • Dabar, norėdami apskaičiuoti bendrą Planuojamos atostogos mėnesiui arba savaitei, į ląstelę įterpkite šią formulę:
=COUNTIFS(C8:J8, "PL",$C$7:$J$7, "Sun",$C$5:$J$5,0)

  • Tada nukopijuokite formulę ir įklijuokite ją į kitas stulpelio ląsteles arba naudokite Užpildymo rankena piktogramą ir vilkite formulę.

  • Panašiai, norint apskaičiuoti bendrą Neplanuotas nebuvimas darbe (A) mėnesio arba savaitės, į ląstelę įterpkite šią formulę:
=COUNTIFS(C8:J8, "A",$C$7:$J$7, "Sun",$C$5:$J$5,0)

  • Po to, norint apskaičiuoti bendrą Darbo dienos mėnesio arba savaitės, į ląstelę įterpkite šią formulę:
=COUNTIFS($C$7:$J$7, "Sun",$C$5:$J$5,0)

  • Dabar, norėdami apskaičiuoti Dabartinis procentas, pirmiausia sukurkite langelius iš Procentinė dalis formatas.
  • Tada ląstelėje naudokite šią formulę:
=K8/N8

  • Dėl to jis padalins vertę Bendras buvimas pagal vertę Iš viso darbo dienų.

  • Tada, norint apskaičiuoti Nedalyvaujančiųjų procentas, pirmiausia sukurkite ląsteles iš Procentinė dalis formatas.
  • Į ląstelę įrašykite šią formulę:
=(L8+M8)/N8

  • Jis padalins vertę Iš viso Planuota & amp; Neplanuotos pravaikštos pagal vertę Iš viso darbo dienų.

  • Galiausiai, jūsų mėnesio lankomumo ataskaita galite lengvai sekti kiekvieno dalyvio lankomumo duomenis.

Skaityti daugiau: Mokinių pažangos stebėjimo "Excel" šablonas (atsisiųsti nemokamai)

Dalykai, kuriuos reikia prisiminti

  • Šiame straipsnyje parodžiau vienos savaitės lankomumo sekimo programą, kurią galite lengvai konvertuoti į mėnesio programą, pridėdami dienų.
  • Jei pareiškėjų sąrašas yra didelis, slinkdami galite susidurti su problemomis matydami stulpelio antraštę. Dėl to galite užšaldyti langelius. Tam eikite į Peržiūrėti Skirtukas> Užšaldymo plokštės meniu ir pasirinkite Užšaldymo plokštės parinktį čia.

  • Į Atostogų sąrašas, galite pridėti arba pašalinti datas pagal savo institucijos kalendorių. Po redagavimo atlikite Apibrėžti pavadinimą žingsnis dar kartą.
  • Šiame sąsiuvinyje bus visų metų duomenys. Taigi, turite tiesiog nukopijuoti bet kurio mėnesio duomenis ir " tik įklijuoti vertę" į kitą lapą, kad sukurtumėte kitą darbo lapą kitam mėnesiui. Tada išvalykite lankomumo langelius, kad galėtumėte stebėti kito mėnesio lankomumą.

Išvada

Šiame straipsnyje pabandžiau parodyti, kaip "Excel" programa stebėti lankomumą. Galite atsisiųsti nemokamus šablonus ir pakeisti juos savo reikmėms. Taip pat galite sukurti "Excel" failą, skirtą lankomumui stebėti, atlikdami šiuos veiksmus. Tikiuosi, kad šis straipsnis jums buvo naudingas. Galite apsilankyti mūsų svetainėje ExcelWIKI norėdami sužinoti daugiau su "Excel" susijusio turinio. Jei turite klausimų ar atsiliepimų, praneškite man komentarų skiltyje.

Ankstesnis įrašas Kaip "Excel" programoje pridėti duomenų žymeklių (2 paprasti pavyzdžiai)
Kitas įrašas "Excel" rasti paskutinį simbolio pasikartojimą eilutėje (6 metodai)

Hugh Westas yra labai patyręs Excel treneris ir analitikas, turintis daugiau nei 10 metų patirtį šioje srityje. Jis yra įgijęs apskaitos ir finansų bakalauro bei verslo administravimo magistro laipsnius. Hugh turi aistrą mokymui ir sukūrė unikalų mokymo metodą, kurį lengva sekti ir suprasti. Jo ekspertinės žinios apie „Excel“ padėjo tūkstančiams studentų ir specialistų visame pasaulyje tobulinti savo įgūdžius ir tobulėti savo karjeroje. Savo tinklaraštyje Hugh dalijasi savo žiniomis su pasauliu, siūlydamas nemokamus „Excel“ vadovėlius ir internetinius mokymus, kad padėtų asmenims ir įmonėms išnaudoti visą savo potencialą.