Відстежувати відвідуваність в Excel дуже поширене явище. Але ідеальний варіант - це Excel-трекер відвідуваності Отже, в цій статті я ділюся безкоштовною інструкцією, яка допоможе вам у вирішенні цієї проблеми. Шаблон Excel до відвідуваність треку Ви можете завантажити його за посиланням. Ви можете легко використовувати та модифікувати його, оскільки це базовий шаблон. Разом з тим, у цій статті я також покажу вам, як відстежувати відвідуваність в Excel за допомогою простих та зрозумілих кроків.

Завантажити безкоштовний шаблон

Ви можете завантажити Excel безкоштовно шаблон до Відвідуваність треку з наступної кнопки.

Елементи трекера відвідуваності

Перш ніж створювати будь-які шаблони в Excel, необхідно знати, що буде включено в робочий аркуш і які зв'язки між ними. Отже, можна скласти чорновий план шаблону. Для того, щоб скласти шаблон, необхідно трекер відвідуваності в Ексель, Вам знадобляться наступні речі:

• Місяць
• Святкові дні
• Види діяльності : P= Присутній , PL = Планова відпустка, A= Відсутній
• Дні місяця, Дата початку та закінчення місяця
• Ім'я учасника та ідентифікаційний код
• Всі присутні, Запланована відпустка, Відсутність & Робочі дні
• Відсоток присутності & Відсутність

Ви можете додавати або прибирати будь-які стовпці за потребою. У цій статті я зроблю шаблон зі згаданими елементами

Кроки для відстеження відвідуваності в Excel

Тут я опишу, як можна відвідуваність треку в Excel файл, за допомогою якого можна відвідуваність треку. Ви можете легко відстежити відвідуваність учасників в Excel, якщо виконати наведені нижче кроки. Кроки пояснюються чітко і з відповідними ілюстраціями. Отже, пройдіться по кроках для відстеження відвідуваності в Excel.

Крок 1: Створіть робочу таблицю "Інформація" в Excel

Спочатку створюємо робочий аркуш з ім'ям " Інформація "На цьому аркуші додайте списки Місяці , Канікули, та Вид діяльності Ви також можете додати інформацію про імена учасників і Посвідчення особи для посилання на основний робочий аркуш.

Крок 2: Визначте назву місячного списку

Після внесення необхідної інформації необхідно визначити назви Визначення імені дозволить вам використовувати для них Перевірка даних інструмент для створення випадаючого меню в комірках.

• По-перше, визначтеся з назвою для переліку місяців.
• Для цього необхідно виділити комірки місяців.
• Потім перейдіть на сторінку Формула вкладка> Визначена назва варіант.
• Після цього перед Вами відкриється вікно з назвою " Нове ім'я". Тут дайте відповідну назву для списку комірок.
• Тип "Місяць" в полі Назва та натисніть ГАРАЗД. .

• Аналогічно виділяємо святкові комірки і переходимо на вкладку Визначена назва варіант.
• Потім введіть " Свято" ім'я та натиснути ГАРАЗД.

• Нарешті, виберіть пункт Тип і йдуть до Визначена назва варіант.
• Потім введіть " Тип" ім'я та натиснути ГАРАЗД.

Крок 3: Створіть структуру шаблону для відстеження відвідуваності

Тепер зробіть стовпчики і комірки з необхідними речами, перерахованими раніше. І вставте дані з імена учасників і Посвідчення.

Читати далі: Відстеження відвідуваності за допомогою QR-коду в Excel (з простими кроками)

Крок 4: Вставте формулу для місяця, дати початку та дати закінчення

Ми хочемо зробити шаблон для відстеження відвідуваності звідки можна перейти один місяць до інший А дані за весь рік будуть на той самий аркуш. Для цього необхідно зробити випадаючий у комірці для вибору місяця.

• Спочатку виберіть комірку з місяцем.
• Потім перейдіть на сторінку Дані та натисніть на вкладку Перевірка даних опція

• Як наслідок, на екрані з'явилося вікно під назвою " Перевірка даних" з'явиться.
• Тримайте у вкладці налаштувань.
• потім натисніть кнопку " Список" опція в Дозволити меню.
• І введіть "=". Місяць" в Джерело і натисніть ГАРАЗД.

• Тепер, якщо ви зайдете в комірку місяця в аркуш, ви побачите випадаючий можливість відкрити.
• Натисніть на це, щоб відкрити і вибрати a місяць.

• Тепер введіть цю формулу в поле Дата початку в камері.

Пояснення до формули :

• Функція DATEVALUE перетворює дату, яка знаходиться в Текст формат в дійсну дату Excel
• Тут, в рамках програми "Відкритий світ", відбулася презентація M1 комірка - комірка місяця зі значенням " Січень"
• "1"& "січень" позначає дату " 1 січня"

• Потім введіть цю формулу в поле Дата закінчення щоб отримати останню дату місяця.

Читати далі: Як оформити табель обліку робочого часу в Excel (2 ефективних способи)

Крок 5: Введіть дати

Тепер потрібно буде зробити колонки для всіх дат місяця.

• Спочатку введіть перше число місяця. Для цього використовуйте цю формулу, щоб зв'язати комірку з Дата початку в камеру.

• Потім ви зробите колонку для решта дат. У другій комірці введіть цю формулу, щоб отримати наступний побачення.

Пояснення до формули :

• C6<$L$3 : позначає стан, при якому комірка C6 ( Попередня дата до цієї комірки) менше, ніж L3 ( Дата закінчення Для цього необхідно використовувати абсолютний еталон тому що осередок Дата закінчення буде таким самим і для наступних комірок.
• C6 + 1 : Це команда, коли " Якщо" умова істинна, то вона просить додати 1 до попередньої комірки.
• " " : Це означає, що коли " Якщо" умовою є Неправда, залиште клітинку незаповненою.

• Тоді, копія формула та паста його в інші клітинки в рядку.

• Після цього отримайте ім'я та прізвище будні дні Для цього вставте цю формулу в комірку C7.

Пояснення до формули:

• На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Функція TEXT перетворить Дата значення C6 з мобільного на мобільний текст.
• "ddd" позначає формат тексту, який буде давати назву дня тижня в 3 рядки.

Читати далі: Табель обліку робочого часу в Excel з формулою на півдня (3 приклади)

Крок 6: Вставте формулу для визначення святкових днів

В рамках проекту трекер відвідуваності, Ви можете захотіти, щоб були визначені дати, а саме свята. Можливо, вам це здасться складним, але тут я поясню їх легко.

• Введіть цю формулу в клітинку C5 .

Пояснення до формули

• MATCH(C6,Holidays,0) : На сьогоднішній день, на жаль, це не так. МАТЧ функція буде шукати значення C6 в Свято список.
• ЕСЛИ(C6="",1,МАТЧ(C6,Свята,0) : Функція ЕСЛИ означає, що якщо значення комірки C6 це порожній тоді вставка 1 або пошукайте це в Свято список.
• IFERROR(IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0)),0) : Це означає, що при ЯКЩО не може дати ніяких значень, то вона дасть значення помилки, а умова Функція IFERROR працює, щоб повернути значення 0 замість Помилка!

• Нарешті, копія і паста значення у решту комірок рядка.
• Наразі, на сьогоднішній день шаблон буде виглядати як на скріншоті нижче.

Крок 7: Налаштування випадаючого меню для комірок відвідуваності в Excel

Тепер ви налаштуєте випадаюче меню для відвідуваність Таким чином, коли ви хочете ввести дані про відвідуваність, ви не можете вставити жодних інших значень, окрім Тип список.

• Для цього виділіть всі комірки відвідуваності.
• І, перейдіть до Дані вкладка> Перевірка даних.

• Потім у Перевірка даних вікні, продовжуйте залишатися у вікні Налаштування рахунок.
• Тепер виберіть Список від Дозволити варіанти.
• І, напишіть =Тип в Джерело Ящик.
• Наостанок, натисніть ГАРАЗД.

• Тепер зайдіть в будь-які комірки, щоб вставити відвідуваність. Ви побачите випадаючі списки, які можна відкрити.
• Потім ви можете вибрати будь-яке значення для вставки. І без цих опцій ви не можете вставити будь-які інші значення.

Крок 8: Виділіть святкові колонки

Необхідно виділити святкові колонки, щоб їх можна було легко ідентифікувати. Ви можете вручну відформатувати їх кольорами. Або ж автоматизувати їх за допомогою Свято перелік та Умовне форматування.

• Спочатку виділяємо всі комірки стовпчика відвідуваності.
• А також, завітайте на сайт Головна сторінка вкладка> Умовне форматування > Нове правило варіанти.

• Тепер з'явиться вікно з назвою " Нове правило форматування" та оберіть опцію "Використання формули для визначення, які клітинки форматувати" в Тип правила.
• Потім вставте цю формулу в поле Опис правила Ящик:

• Тепер перейдіть до Формат Виберіть опцію. Виберіть Червоний колір, як у Заповнити
• В результаті цього червоним кольором будуть виділені клітинки стовпчика, в яких 7-й ряд значення " Сонце "Це означає, що ви хочете зробити недільні колонки червоними.

• Зараз ви побачите Неділя стовпчики виділені червоним кольором.

• А тепер вставте ще один умовне форматування визначити офісні свята зі списку. Аналогічним чином дійте і паста цю формулу в поле:

• Потім перейдіть на сторінку Формат і виберіть опцію Зелений колір до заливка коробку.
• І натисніть ГАРАЗД.
• Потім натисніть Подати заявку в Умовне форматування вікно для застосування форматів.

• В результаті Ви побачите, що неперіодичні свята зі списку виділені зеленим кольором, а неділі - червоним.

• Тепер оберіть місяць лютий щоб перевірити, чи працює форматування бездоганно чи ні.

Крок 9: Вставте дані в комірки відвідуваності

Тепер вставте дані в комірки відвідуваності для розрахунку підсумкових стовпчиків. Для вставки даних ви можете ввести їх з клавіатури або скористатися випадаючими пропозиціями.

Читати далі: Табель обліку робочого часу та надурочних робіт в Excel

Крок 10: Вставте формули для розрахунку загальної відвідуваності

• Тепер, щоб підрахувати загальну присутність за місяць або тиждень, вставте цю формулу в комірку:

Пояснення до формули

• За допомогою Функція COUNTIFS Ви зарахуєте клітинки, якщо вони відповідають 3 умовам.
• C8:J8, "P" Якщо комірка містить " P "
• C$7:J$7, "Сонце" : Якщо комірка не містить "Сонце"
• $C$5:$J$5,0 Пояснення: Якщо клітинки мають значення 0, це означає, що це не вихідний день.

• Потім скопіюйте формулу і вставте її в інші комірки стовпця або скористайтеся кнопкою Ручка наповнення щоб перетягнути формулу.

• Тепер, щоб підрахувати загальну суму Планова відпустка на місяць або тиждень, вставте цю формулу в клітинку:

• Потім скопіюйте формулу і вставте її в інші комірки стовпця або скористайтеся кнопкою Ручка наповнення щоб перетягнути формулу.

• Аналогічно, для розрахунку загальної суми Незапланована відсутність (А) місяця або тижня, введіть цю формулу в клітинку:

• Після цього для підрахунку загальної суми Робочі дні місяця або тижня, введіть цю формулу в клітинку:

• Тепер, щоб розрахувати Присутній відсоток, по-перше, зробити осередки У відсотках у форматі.
• Потім введіть цю формулу в комірку:

• В результаті він розділить значення Загальна присутність за величиною Загальна кількість робочих днів.

• Далі, для розрахунку Відсутній Відсоток, по-перше, зробити осередки з У відсотках у форматі.
• І внесіть цю формулу в клітину:

• Він розділить значення Всього запланованих та позапланових абсентеїстів за величиною Загальна кількість робочих днів.

• Нарешті, ваш щомісячний звіт про відвідуваність Ви можете легко відслідковувати дані про відвідування кожного учасника.

Читати далі: Шаблон Excel для відстеження успішності студентів (завантажити безкоштовно)

Важливі моменти для запам'ятовування

• У цій статті я показав трекер відвідуваності за один тиждень, ви можете легко переробити його на місяць, додавши дні.
• Якщо список заявників великий, то при прокручуванні можуть виникнути проблеми з переглядом заголовків стовпців. Для цього можна "заморозити" вікна, для цього перейдіть на сторінку Вид Вкладка> Заморожування скла і виберіть пункт Заморожування скла тут.

• В рамках проекту Список відпусток, ви можете додавати або видаляти дати відповідно до календаря вашої установи. Після редагування виконайте Визначити ім'я зробіть крок ще раз.
• Ця книга буде містити дані за весь рік. Отже, вам потрібно просто скопіювати дані будь-якого місяця і " тільки вставити значення" на інший аркуш, щоб створити інший аркуш для іншого місяця. Потім очистіть комірки відвідуваності, щоб відстежувати відвідуваність за наступний місяць.

Висновок

У цій статті я спробував показати вам, як відстежувати відвідуваність в Excel. Ви можете завантажити безкоштовні шаблони і модифікувати їх для свого використання. Крім того, ви можете створити файл Excel для відстеження відвідуваності, виконавши наступні кроки. Сподіваюся, ця стаття була корисною для вас. Ви можете відвідати наш сайт ExcelWIKI Якщо у вас виникли запитання або побажання, будь ласка, повідомте мені про це у розділі коментарів.