نحوه ردیابی حضور و غیاب در اکسل (با مراحل دقیق)

Hugh West

07-06-2023 مبانی اکسل
  • این را به اشتراک بگذارید
Hugh West

حضور آهنگ در اکسل بسیار رایج است. اما یک ردیاب حضور و غیاب اکسل کار شما را بسیار آسان می کند. بنابراین، در این مقاله، من یک الگوی اکسل تا ردیابی حضور را با شما به اشتراک می گذارم. شما می توانید آن را از اینجا دانلود کنید. می توانید به راحتی از آن استفاده کرده و آن را تغییر دهید زیرا یک الگوی اولیه است. در کنار آن، در این مقاله، نحوه پیگیری حضور و غیاب در اکسل را با مراحل آسان و واضح به شما نشان خواهم داد.

دانلود رایگان قالب

شما می توانید اکسل رایگان<دانلود کنید. 2> قالب تا ردیابی حضور و غیاب از دکمه زیر.

Monthly Attendance Tracker.xlsx

Elements یک ردیاب حضور و غیاب

قبل از ساختن هر قالبی در اکسل، باید مواردی را که در کاربرگ گنجانده شده و روابط بین آنها را بدانید. بنابراین، می توانید یک پیش نویس طرح برای الگو تهیه کنید. برای ایجاد ردیاب حضور و غیاب در اکسل، به موارد زیر نیاز دارید:

  • ماه
  • تعطیلات
  • انواع فعالیت : P= حال ، PL = مرخصی برنامه ریزی شده، A= غایب
  • روزهای ماه، شروع & تاریخ پایان ماه
  • نام شرکت کننده & شناسه
  • حضور کل، مرخصی برنامه ریزی شده، غیبت و amp; روزهای کاری
  • درصد حضور & غیبت

شما می توانید هر ستونی را که نیاز دارید اضافه یا حذف کنید. در این مقاله یک قالب درست می کنماین فرمول در سلول: =(L8+M8)/N8

  • مقدار Total Planned & غیبت برنامه ریزی نشده با مقدار کل روزهای کاری.

  • در نهایت گزارش حضور ماهانه شما کامل شد. می‌توانید داده‌های حضور هر شرکت‌کننده را به راحتی ردیابی کنید.

بیشتر بخوانید: ردیابی پیشرفت دانش‌آموز الگوی اکسل (دانلود رایگان)

چیزهایی که باید به خاطر بسپارید

  • در این مقاله، من ردیاب حضور و غیاب را به مدت یک هفته نشان دادم، می توانید به راحتی آن را برای یک ماه با اضافه کردن روز تبدیل کنید.
  • اگر لیست متقاضی بزرگ است، ممکن است هنگام پیمایش با دیدن سرصفحه ستون با مشکل مواجه شوید. برای این کار می توانید شیشه ها را فریز کنید. برای این کار، به منوی View Tab > Freeze Panes بروید و گزینه Freeze Panes را در اینجا انتخاب کنید.

  • در فهرست تعطیلات، می‌توانید تاریخ‌ها را طبق تقویم موسسه خود اضافه یا حذف کنید. پس از ویرایش، مرحله Define Name را دوباره انجام دهید.
  • این کتاب کار حاوی داده هایی برای کل سال خواهد بود. بنابراین، شما باید به سادگی داده های هر ماه و " فقط مقدار چسباندن" را در برگه دیگری کپی کنید تا یک کاربرگ متفاوت برای ماه متفاوت ایجاد کنید. سپس سلول‌های حضور و غیاب را برای ردیابی حضور و غیاب در ماه آینده تمیز کنید.

نتیجه‌گیری

در این مقاله سعی کردم نحوه ردیابی حضور و غیاب در اکسل را به شما نشان دهم. می توانید قالب های رایگان را دانلود کنیدو آنها را برای استفاده خود تغییر دهید. همچنین، می توانید یک فایل اکسل برای پیگیری حضور و غیاب به دنبال مراحل ایجاد کنید. امیدوارم این مقاله برای شما مفید بوده باشد. می‌توانید از وب‌سایت ما ExcelWIKI دیدن کنید تا محتوای مرتبط با اکسل را بیشتر بدانید. اگر سوال یا بازخوردی دارید، لطفاً در بخش نظرات به من بگویید.

با عناصر ذکر شده

مراحل ردیابی حضور و غیاب در اکسل

در اینجا، نحوه ردیابی حضور و غیاب را در <1 شرح خواهم داد> فایل اکسل که توسط آن می‌توانید حضور را پیگیری کنید. اگر مراحل ذکر شده در زیر را دنبال کنید، می‌توانید به راحتی حضور شرکت‌کنندگان در اکسل را ردیابی کنید. مراحل به وضوح با تصاویر مناسب توضیح داده شده است. بنابراین، مراحل پیگیری حضور و غیاب در اکسل را طی کنید.

مرحله 1: یک کاربرگ اطلاعات در اکسل بسازید

ابتدا، یک کاربرگ به نام " اطلاعات " بسازید. . در این کاربرگ، فهرست ماهها ، تعطیلات، و نوع فعالیت در موسسه را اضافه کنید. همچنین می توانید اطلاعات نام شرکت کنندگان و شناسه را برای پیوند به کاربرگ اصلی اضافه کنید.

💬 نکات:من تمام تعطیلات را در این کتاب کار فهرست نکرده ام. می توانید تعطیلات را طبق تقویم موسسه خود اضافه یا حذف کنید.

مرحله 2: نام لیست ماه را تعریف کنید

پس از درج اطلاعات لازم، باید نام را برای آنها تعریف کنید. تعریف نام به شما امکان می دهد از ابزار Data Validation برای ایجاد یک منوی کشویی در سلول ها استفاده کنید.

  • ابتدا، یک نام برای لیست ماه ها تعریف کنید.
  • برای انجام این کار، سلول های ماه را انتخاب کنید.
  • سپس، به Formula برگه > Defined Name گزینه بروید.
  • بعد از آن، پنجره ای به نام مشاهده خواهید کرد" New Name". در اینجا، یک نام مناسب برای لیست سلولها بدهید.
  • "Month" در نام تایپ کنید و OK<2 را فشار دهید>.

  • به طور مشابه، سلول های تعطیل را انتخاب کنید و به گزینه نام تعریف شده بروید.
  • سپس " Holiday" را به عنوان نام تایپ کنید و OK را فشار دهید.

  • در نهایت، <را انتخاب کنید 1>سلول های را تایپ کنید و به گزینه Defined Name بروید.
  • سپس، " Type" را به عنوان نام تایپ کنید و OK را فشار دهید.

مرحله 3: ساختار الگو را برای ردیابی حضور و غیاب بسازید

اکنون، ستون ها و سلول ها را با موارد ضروری لیست شده در قبل ایجاد کنید. و داده نام شرکت کنندگان و شناسه را وارد کنید.

بیشتر بخوانید: ردیابی حضور و غیاب کد QR با اکسل (با مراحل آسان)

مرحله 4: درج فرمول برای ماه، تاریخ شروع و amp; تاریخ پایان

می‌خواهیم یک الگوی برای ردیابی حضور و غیاب ایجاد کنیم که در آن می‌توانید از یک ماه به یک ماه تغییر دهید. به آسانی. و داده‌های کل سال در همان کاربرگ خواهد بود. برای این کار، باید یک گزینه کشویی در سلول ایجاد کنید تا یک ماه را انتخاب کنید.

  • ابتدا، سلول ماه را انتخاب کنید.
  • سپس، به برگه داده بروید و روی گزینه Data Validation گزینه
کلیک کنید.

  • در نتیجه، پنجره ای با نام " Data Validation" ظاهر می شود.
  • در برگه تنظیمات نگه دارید.
  • سپس، " فهرست" را انتخاب کنید گزینه را در منوی Allow .
  • و، "= Month" را در گزینه Source تایپ کنید و OK را فشار دهید .

  • اکنون، اگر به سلول ماه در کاربرگ بروید، یک خواهید دید. گزینه کشویی برای باز کردن.
  • روی آن کلیک کنید تا باز شود و انتخاب یک ماه.

  • اکنون، این فرمول را در سلول تاریخ شروع تایپ کنید.
=DATEVALUE("1"&M1)

توضیح فرمول:

  • عملکرد DATEVALUE تاریخی را تغییر می‌دهد که در قالب Text است. در یک تاریخ اکسل معتبر
  • در اینجا، سلول M1 سلول ماه است که مقدار " ژانویه"
  • "1"& را می دهد. ; "ژانویه" تاریخ را نشان می دهد " 1st ژانویه"
  • سپس، این فرمول را در سلول تاریخ پایان تایپ کنید تا آخرین تاریخ ماه.
=EOMONTH(D3,0)

بیشتر بخوانید: چگونه روزانه بسازیم برگه حضور و غیاب در اکسل (2 روش موثر)

مرحله 5: تاریخ ها را وارد کنید

اکنون، باید برای تمام تاریخ های ماه ستون بسازید.

  • ابتدا تاریخ اول ماه را وارد کنید. برای این کار از این فرمول برای پیوند دادن سلول با سلول تاریخ شروع استفاده کنید.
=D3

  • سپس، یک ستون برای تاریخ‌های باقی‌مانده می‌سازید. در سلول دوم این فرمول را تایپ کنید تا تاریخ بعدی را دریافت کنید.
=IF(C6<$L$3,C6+1,"")

توضیح فرمول :

  • C6<$L$3 : آن رابیانگر شرایطی است که سلول C6 ( تاریخ قبلی قبل از این سلول) کمتر از L3 ( تاریخ پایان ) باشد. شما باید از مرجع مطلق استفاده کنید زیرا سلول تاریخ پایان برای سلولهای بعدی نیز یکسان خواهد بود.
  • C6 + 1 : این زمانی دستوری است که شرط « اگر» درست باشد. این درخواست می‌کند که 1 را با سلول قبلی اضافه کند.
  • “ ” : این نشان می‌دهد که وقتی شرط “ If” False است، نگه دارید سلول خالی است.

  • سپس، فرمول را کپی و چسب کنید آن را در سلول های باقی مانده در ردیف.
  • پس از آن، نام روزهای هفته را برای تاریخ ها دریافت کنید. برای آن، این فرمول را در سلول C7 قرار دهید.
=TEXT(C6, "ddd")

توضیح فرمول:

  • عملکرد TEXT مقدار Date سلول C6 را به <تبدیل می‌کند. 1> متن
  • "ddd" فرمت متن را نشان می دهد که نام روز هفته را در 3 رشته می دهد.

💬 نکات: سلول ها را در قالب تاریخ بسازید. بدون انجام این کار، ممکن است مقادیر ناشناخته ای بدهد.

بیشتر بخوانید: برگه حضور و غیاب در اکسل با فرمول برای نیم روز (3 مثال)

مرحله 6: فرمول شناسایی تعطیلات را وارد کنید

در ردیاب حضور و غیاب، ممکن است بخواهید تاریخ هایی را که تعطیلات هستند مشخص کنید. ممکن است آن را پیچیده بیابید اما در اینجا توضیح خواهم داد آنهابه راحتی.

  • این فرمول را در سلول C5 قرار دهید.
=IFERROR(IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0)),0)

توضیح فرمول

  • MATCH(C6، تعطیلات، 0): عملکرد MATCH مقدار را جستجو می‌کند از C6 در فهرست تعطیلات .
  • IF(C6=””,1,MATCH(C6,تعطیلات,0) : تابع IF نشان می دهد که اگر مقدار سلول C6 خالی است، درج 1 در غیر این صورت آن را در فهرست تعطیلات جستجو کنید.
  • IFERROR(IF(C6=””,1,MATCH(C6,تعطیلات,0)),0) : نشان دهنده این است که وقتی شرط IF نمی تواند چیزی را ارائه دهد مقادیر، سپس یک مقدار خطا می دهد و تابع IFERROR به جای Error!، مقدار 0 را می دهد.

  • در نهایت، کپی و چسباندن مقادیر را در سلولهای باقیمانده سطر.
  • اکنون، الگو مانند تصویر زیر باشید.

مرحله 7: تنظیم منوی کشویی برای سلول های حضور و غیاب در اکسل

اکنون، شما تنظیم می کنید یک منوی کشویی برای سلول های حضور . بنابراین، هنگامی که y اگر می‌خواهید داده‌های حضور و غیاب را وارد کنید، نمی‌توانید هیچ مقدار دیگری به جز فهرست نوع وارد کنید.

  • برای این کار، تمام سلول‌های حضور و غیاب را انتخاب کنید.
  • و، به برگه داده > تأیید اعتبار داده ها بروید.

  • سپس در پنجره اعتبارسنجی داده ، همچنان در برگه تنظیمات باقی بمانید.
  • اکنون، List را از گزینه های Allow انتخاب کنید.
  • و بنویسید =در کادر Source را تایپ کنید.
  • در نهایت، OK را فشار دهید.

  • اکنون، برای درج حضور و غیاب به هر سلولی بروید. گزینه های کشویی را برای باز کردن پیدا خواهید کرد.
  • سپس، می توانید هر کدام را برای درج انتخاب کنید. و بدون این گزینه‌ها، نمی‌توانید مقادیر دیگری را وارد کنید.

مرحله 8: ستون‌های تعطیلات را برجسته کنید

لازم است ستون های تعطیلات تا بتوانید به راحتی آنها را شناسایی کنید. می توانید به صورت دستی آنها را با رنگ ها قالب بندی کنید. از طرف دیگر، می‌توانید با استفاده از فهرست تعطیلات و قالب‌بندی شرطی، آنها را خودکار کنید.

  • در ابتدا، تمام سلول‌های ستون حضور و غیاب را انتخاب کنید.
  • و، به صفحه اصلی برگه > قالب بندی شرطی > قانون جدید گزینه ها بروید.

  • اکنون، پنجره‌ای با نام « قانون قالب‌بندی جدید» ظاهر می‌شود و گزینه «از فرمولی برای تعیین اینکه کدام سلول‌ها را قالب‌بندی کنید استفاده کنید» را انتخاب کنید. نوع قانون.
  • سپس، این فرمول را در کادر Rule Description قرار دهید:
=OR(C$7= "SUN")

  • اکنون، به گزینه Format بروید. رنگ قرمز را به عنوان پر
  • انتخاب کنید در نتیجه سلولهای ستون قرمز می شود که در آن مقدار ردیف هفتم " خورشید " است. این بدان معناست که می‌خواهید ستون‌های یکشنبه را قرمز کنید.

  • اکنون، خواهید دید که ستون‌های یکشنبه قرمز هستند.
روز به عنوان آخر هفته به علامت قرمز. برای افزودن دوباره همین روش را دنبال کنید.

  • اکنون، یک قالب بندی مشروط دیگر وارد کنید تا تعطیلات اداری را از لیست شناسایی کنید. همین روش را دنبال کنید و این فرمول را چسب کنید در کادر:
=COUNTIF(Holidays,C$6)

  • سپس، به گزینه Format را انتخاب کنید و سبز رنگ را برای پر کردن کادر انتخاب کنید.
  • و OK را فشار دهید.
  • سپس، Apply را در پنجره Conditional Formatting فشار دهید تا فرمت ها اعمال شود.

  • در نتیجه، می بینید که تعطیلات گاه به گاه از لیست به رنگ سبز و یکشنبه ها قرمز هستند.

  • اکنون، ماه را انتخاب کنید. فوریه برای بررسی اینکه آیا قالب بندی به خوبی کار می کند یا خیر.

مرحله 9: درج داده ها در سلول های حضوری

اکنون، داده ها را در سلول های حضور و غیاب برای محاسبه ستون های خلاصه وارد کنید. برای درج داده‌ها، می‌توانید از صفحه‌کلید بنویسید یا از پیشنهادات کشویی استفاده کنید.

بیشتر بخوانید: برگ محاسبه حضور و غیاب و اضافه‌کاری در اکسل

مرحله 10: درج فرمول ها برای محاسبه تعداد حضور و غیاب

  • اکنون، برای محاسبه حضور کل ماه یا هفته، این فرمول را در سلول وارد کنید :
=COUNTIFS(C8:J8, "P",$C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0)

توضیح فرمول

  • با استفاده از عملکرد COUNTIFS ، اگر سلول‌ها از 3 پیروی کنند، آن‌ها را می‌شمارید.شرایط.
  • C8:J8، "P" : اگر سلول حاوی " P "
  • $C$7:$J باشد $7,”Sun” : اگر سلول حاوی “Sun” نباشد
  • $C$5:$J$5,0 : اگر سلول‌ها مقدار 0 است، به این معنی است که تعطیلات نیست.
  • سپس، فرمول را کپی کرده و در سلول های دیگر ستون قرار دهید یا از Fill Handle <2 استفاده کنید>نماد برای کشیدن فرمول.

  • اکنون، برای محاسبه کل مرخصی برنامه ریزی شده برای ماه یا هفته، درج کنید این فرمول را در سلول:
=COUNTIFS(C8:J8, "PL",$C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0)

  • سپس، فرمول را کپی کرده و در سلول های دیگر قرار دهید. ستون یا از نماد Fill Handle برای کشیدن فرمول استفاده کنید.

  • به طور مشابه، برای محاسبه کل برنامه ریزی نشده عدم وجود (A) ماه یا هفته، این فرمول را در سلول وارد کنید:
=COUNTIFS(C8:J8, "A",$C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0)

  • بعد از آن، برای محاسبه کل روزهای کاری ماه یا هفته، این فرمول را در سلول وارد کنید:
=COUNTIFS($C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0)

  • اکنون، برای محاسبه Present Percentage را انتخاب کنید، ابتدا سلولها را با قالب Percentage بسازید.
  • سپس، از این فرمول در سلول استفاده کنید:
=K8/N8

  • در نتیجه، مقدار Total Presence را بر مقدار Total Work-Days تقسیم می کند.

  • سپس، برای محاسبه درصد غایب، ابتدا سلولهای درصد را بسازید. قالب.
  • و استفاده کنید
پست قبلی نحوه اضافه کردن نشانگرهای داده در اکسل (2 مثال آسان)
پست بعدی اکسل آخرین رخداد کاراکتر در رشته را بیابد (6 روش)

هیو وست یک مربی و تحلیلگر اکسل بسیار با تجربه با بیش از 10 سال تجربه در این صنعت است. وی دارای مدرک لیسانس در رشته حسابداری و امور مالی و مدرک کارشناسی ارشد در رشته مدیریت بازرگانی است. هیو علاقه زیادی به تدریس دارد و یک رویکرد آموزشی منحصر به فرد ایجاد کرده است که به راحتی قابل پیگیری و درک است. دانش تخصصی او از اکسل به هزاران دانش آموز و متخصص در سراسر جهان کمک کرده تا مهارت های خود را بهبود بخشند و در حرفه خود برتری پیدا کنند. هیو از طریق وبلاگ خود دانش خود را با جهان به اشتراک می گذارد و آموزش های رایگان اکسل و آموزش آنلاین ارائه می دهد تا به افراد و مشاغل کمک کند تا به پتانسیل کامل خود دست یابند.