एक्सेल में उपस्थिति कैसे ट्रैक करें (विस्तृत चरणों के साथ)

Hugh West

07-06-2023 एक्सेल मूल बातें
  • इसे साझा करें
Hugh West

विषयसूची

एक्सेल में ट्रैक अटेंडेंस बहुत आम है। लेकिन एक सटीक एक्सेल अटेंडेंस ट्रैकर आपके काम को काफी आसान कर देगा। इसलिए, इस लेख में, मैं आपके साथ उपस्थिति ट्रैक करने के लिए एक निःशुल्क एक्सेल टेम्प्लेट साझा कर रहा हूं। इसे आप यहां से डाउनलोड कर सकते है। आप इसे आसानी से उपयोग और संशोधित कर सकते हैं क्योंकि यह एक मूल टेम्पलेट है। इसके साथ ही, इस लेख में, मैं आपको आसान और स्पष्ट चरणों के साथ एक्सेल में उपस्थिति को ट्रैक करने का तरीका भी दिखाऊंगा।

फ्री टेम्पलेट डाउनलोड करें

आप एक्सेल फ्री<डाउनलोड कर सकते हैं 2> टेम्प्लेट से उपस्थिति ट्रैक करें निम्न बटन से।

मासिक उपस्थिति ट्रैकर.xlsx

तत्व अटेंडेंस ट्रैकर

एक्सेल में कोई भी टेम्प्लेट बनाने से पहले, आपको वर्कशीट में शामिल होने वाली चीजों और उनके बीच के संबंधों को जानना होगा। तो, आप टेम्पलेट के लिए एक मसौदा योजना बना सकते हैं। Excel, में उपस्थिति ट्रैकर बनाने के लिए आपको निम्नलिखित चीजों की आवश्यकता होगी:

  • महीना
  • छुट्टियां
  • गतिविधि के प्रकार : P= वर्तमान , PL = नियोजित अवकाश, ए = अनुपस्थित
  • महीने के दिन, प्रारंभ और; माह की समाप्ति तिथि
  • प्रतिभागी का नाम और; Id
  • कुल उपस्थिति, नियोजित अवकाश, अनुपस्थिति & कार्यदिवस
  • उपस्थिति का प्रतिशत और; अनुपस्थिति

आप अपनी आवश्यकतानुसार कोई भी कॉलम जोड़ या हटा सकते हैं। इस लेख में, मैं एक खाका बनाऊंगासेल में यह सूत्र: =(L8+M8)/N8

  • यह कुल नियोजित और amp; अनियोजित अनुपस्थिति कुल कार्य-दिवस के मान से

  • अंत में, आपकी मासिक उपस्थिति रिपोर्ट पूरा हो गया है। आप प्रत्येक प्रतिभागी की उपस्थिति डेटा को आसानी से ट्रैक कर सकते हैं।

और पढ़ें: ट्रैकिंग छात्र प्रगति एक्सेल टेम्पलेट (मुफ्त डाउनलोड)<2

याद रखने योग्य बातें

  • इस लेख में, मैंने एक सप्ताह के लिए उपस्थिति ट्रैकर दिखाया है, आप दिनों को जोड़कर इसे आसानी से एक महीने के लिए परिवर्तित कर सकते हैं।
  • आवेदकों की सूची बड़ी होने पर स्क्रॉल करते समय कॉलम हैडर देखने में समस्या आ सकती है। इसके लिए आप पैन को फ्रीज कर सकते हैं। इसके लिए देखें टैब > फ्रीज पैन मेन्यू पर जाएं और फ्रीज पैन यहां विकल्प चुनें।

  • अवकाश सूची में, आप अपने संस्थान के कैलेंडर के अनुसार तिथियां जोड़ या हटा सकते हैं। संपादन के बाद, नाम परिभाषित करें चरण फिर से करें।
  • इस कार्यपुस्तिका में पूरे वर्ष के लिए डेटा होगा। इसलिए, आपको बस किसी भी महीने के डेटा को कॉपी करना होगा और " पेस्ट वैल्यू ओनली" दूसरे शीट पर एक अलग महीने के लिए एक अलग वर्कशीट बनाने के लिए। फिर अगले महीने के लिए उपस्थिति ट्रैक करने के लिए उपस्थिति कक्षों को साफ़ करें।

निष्कर्ष

इस लेख में, मैंने आपको यह दिखाने की कोशिश की है कि एक्सेल में उपस्थिति कैसे ट्रैक करें। आप मुफ्त टेम्पलेट डाउनलोड कर सकते हैंऔर उन्हें अपने उपयोग के लिए संशोधित करें। इसके अलावा, आप चरणों का पालन करके उपस्थिति को ट्रैक करने के लिए एक एक्सेल फाइल बना सकते हैं। मुझे उम्मीद है कि आपको यह लेख मददगार लगा होगा। एक्सेल से संबंधित अधिक सामग्री जानने के लिए आप हमारी वेबसाइट ExcelWIKI पर जा सकते हैं। यदि आपका कोई प्रश्न या प्रतिक्रिया है, तो कृपया मुझे टिप्पणी अनुभाग में बताएं।

उल्लिखित तत्वों के साथ

एक्सेल में उपस्थिति को ट्रैक करने के लिए कदम

यहां, मैं वर्णन करूंगा कि कैसे उपस्थिति ट्रैक करें Excel फ़ाइल जिसके द्वारा आप उपस्थिति ट्रैक कर सकते हैं। यदि आप नीचे दिए गए चरणों का पालन करते हैं तो आप एक्सेल में प्रतिभागियों की उपस्थिति को आसानी से ट्रैक कर सकते हैं। चरणों को उचित दृष्टांतों के साथ स्पष्ट रूप से समझाया गया है। इसलिए, एक्सेल में उपस्थिति को ट्रैक करने के चरणों का पालन करें।

चरण 1: एक्सेल में 'सूचना' वर्कशीट बनाएं

पहले, " सूचना " नामक वर्कशीट बनाएं . इस वर्कशीट में संस्थान में महीने , छुट्टियां, और गतिविधियों के प्रकार की सूची जोड़ें। आप मुख्य वर्कशीट से लिंक करने के लिए प्रतिभागियों के नाम और आईडी की जानकारी भी जोड़ सकते हैं।

💬 टिप्पणियाँ:मैंने इस कार्यपुस्तिका में सभी छुट्टियों को सूचीबद्ध नहीं किया है। आप अपने संस्थान के कैलेंडर के अनुसार छुट्टियां जोड़ या हटा सकते हैं।

चरण 2: महीने की सूची का नाम परिभाषित करें

आवश्यक जानकारी डालने के बाद, आपको उनके लिए नाम परिभाषित करें। नाम को परिभाषित करने से आप सेल में ड्रॉप-डाउन मेनू बनाने के लिए डेटा सत्यापन टूल का उपयोग कर सकेंगे।

  • पहले, महीनों की सूची के लिए एक नाम परिभाषित करें।
  • ऐसा करने के लिए, महीनों के सेल का चयन करें।
  • फिर, फ़ॉर्मूला टैब > परिभाषित नाम विकल्प
    • पर जाएं।
  • उसके बाद, आपको नाम की एक विंडो दिखाई देगी" नया नाम"। यहां, सेल की सूची के लिए उपयुक्त नाम दें।
  • नाम में "महीना" टाइप करें और ठीक<2 दबाएं>.

  • इसी तरह, हॉलिडे सेल चुनें और परिभाषित नाम विकल्प पर जाएं।
  • फिर , नाम के रूप में " Holiday" टाइप करें और OK दबाएं।

  • अंत में, <का चयन करें। 1> टाइप करें सेल और परिभाषित नाम विकल्प पर जाएं।
  • फिर, नाम के रूप में " टाइप करें" टाइप करें और ओके दबाएं। 2>

चरण 3: उपस्थिति को ट्रैक करने के लिए टेम्पलेट संरचना बनाएं

अब, पहले सूचीबद्ध आवश्यक चीजों के साथ कॉलम और सेल बनाएं। और प्रतिभागियों के नाम और आईडी डेटा डालें।

और पढ़ें: एक्सेल के साथ क्यूआर कोड अटेंडेंस ट्रैकिंग (आसान चरणों के साथ)

चरण 4: महीने के लिए फॉर्मूला डालें, प्रारंभ तिथि और; समाप्ति तिथि

हम ट्रैकिंग उपस्थिति के लिए एक टेम्पलेट बनाना चाहते हैं, जहां आप एक महीने से दूसरे में स्थानांतरित कर सकते हैं सरलता। और पूरे साल का डाटा एक ही वर्कशीट पर होगा। इसके लिए आपको सेल में ड्रॉप-डाउन का विकल्प बनाकर महीने का चयन करना होगा।

  • सबसे पहले, महीने का सेल चुनें।
  • फिर, डेटा टैब पर जाएं और डेटा वैलिडेशन विकल्प
पर क्लिक करें

  • परिणामस्वरूप, " डेटा सत्यापन" नामक एक विंडो दिखाई देगी।
  • सेटिंग टैब में रखें।
  • फिर, " सूची" चुनें विकल्प अनुमति मेनू में।
  • और, स्रोत विकल्प में "= महीना" टाइप करें और ओके दबाएं .

  • अब, यदि आप वर्कशीट में माह सेल पर जाते हैं, तो आपको दिखाई देगा ड्रॉप-डाउन खोलने का विकल्प।
  • खोलने के लिए इस पर क्लिक करें और चुनें एक महीना।

  • अब, इस फॉर्मूले को स्टार्ट डेट सेल में टाइप करें।
=DATEVALUE("1"&M1) <0

फ़ॉर्मूला स्पष्टीकरण:

  • DATEVALUE फ़ंक्शन उस तारीख को बदल देता है जो टेक्स्ट फ़ॉर्मेट में होती है एक मान्य एक्सेल तारीख में
  • यहाँ, M1 सेल महीना सेल है जो “ जनवरी”
  • “1”& मान देता है ; "जनवरी" एक तारीख को दर्शाता है " 1 जनवरी"
  • फिर, इस सूत्र को समाप्ति तिथि सेल में टाइप करें। महीने की आखिरी तारीख।
=EOMONTH(D3,0)

और पढ़ें: दैनिक कैसे बनाएं एक्सेल में अटेंडेंस शीट (2 प्रभावी तरीके)

चरण 5: दिनांक दर्ज करें

अब, आपको महीने की सभी तिथियों के लिए कॉलम बनाने होंगे।

<8
  • सबसे पहले, महीने की पहली तारीख दर्ज करें। इसके लिए सेल को स्टार्ट डेट सेल से लिंक करने के लिए इस फॉर्मूले का इस्तेमाल करें।
    • =D3

    • फिर, आप शेष तिथियों के लिए एक कॉलम बनाएंगे। दूसरी सेल में अगली तिथि प्राप्त करने के लिए यह सूत्र टाइप करें।
    <6 =IF(C6<$L$3,C6+1,"")

    फ़ॉर्मूला स्पष्टीकरण:

    • C6<$L$3 : यहएक शर्त को दर्शाता है कि सेल C6 ( पिछली तारीख इस सेल से पहले) L3 ( अंतिम तारीख ) से कम है। आपको पूर्ण संदर्भ का उपयोग करना चाहिए क्योंकि अंतिम तिथि का सेल अगले सेल के लिए भी समान होगा।
    • C6 + 1 : यह एक कमांड है जब “ If” शर्त सही होती है। यह पिछले सेल के साथ 1 जोड़ने के लिए कहता है। सेल को खाली। पंक्ति।
    • उसके बाद, तारीखों के लिए सप्ताह के दिनों का नाम प्राप्त करें। उसके लिए, इस सूत्र को सेल C7 में पेस्ट करें।
    =TEXT(C6, "ddd")

    फ़ॉर्मूला स्पष्टीकरण:

    • टेक्स्ट फ़ंक्शन तारीख सेल के C6 सेल को <<में बदल देगा 1> पाठ।
    • "ddd" पाठ के प्रारूप को दर्शाता है जो 3 स्ट्रिंग्स में कार्यदिवस का नाम देगा।

    <3 💬 टिप्पणियाँ: सेल को दिनांक प्रारूप में बनाएं। ऐसा किए बिना, यह अज्ञात मान दे सकता है।

    और पढ़ें: आधे दिन के लिए सूत्र के साथ एक्सेल में उपस्थिति पत्रक (3 उदाहरण)

    चरण 6: छुट्टियों की पहचान करने के लिए फ़ॉर्मूला डालें

    उपस्थिति ट्रैकर में, आप उन तिथियों की पहचान कर सकते हैं जो छुट्टियां हैं। आपको यह जटिल लग सकता है लेकिन यहां मैं समझाऊंगा उन्हेंआसानी से।

    • इस सूत्र को सेल C5 में डालें।
    =IFERROR(IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0)),0)

    फ़ॉर्मूला स्पष्टीकरण

    • MATCH(C6,Holidays,0) : MATCH फ़ंक्शन मान खोजेगा C6 की अवकाश सूची में।
    • IF(C6=””,1,MATCH(C6,Holidays,0) : IF फंक्शन दर्शाता है कि यदि सेल का मान C6 खाली है तो 1 डालें अन्यथा उसे अवकाश सूची में खोजें।
    • IFERROR(IF(C6=””,1,MATCH(C6,Holidays,0)),0) : यह दर्शाता है कि जब IF शर्त कुछ नहीं दे सकती मान तो यह एक त्रुटि मान देगा और IFERROR फ़ंक्शन त्रुटि!

    के बजाय मान 0 देने के लिए काम करता है
    • अंत में, कॉपी करें और पेस्ट करें मूल्यों को पंक्ति के शेष कक्षों में।
    • अब, टेम्प्लेट होगा नीचे दिए गए स्क्रीनशॉट की तरह रहें।

    चरण 7: एक्सेल में उपस्थिति सेल के लिए ड्रॉप-डाउन मेनू सेट अप करें

    अब, आप सेट करेंगे उपस्थिति सेल के लिए एक ड्रॉप-डाउन मेनू खोलें। तो, जब y आप उपस्थिति डेटा इनपुट करना चाहते हैं, आप प्रकार सूची के अलावा कोई अन्य मान सम्मिलित नहीं कर सकते हैं।

    • इसके लिए, सभी उपस्थिति कक्षों का चयन करें।
    • और, डेटा टैब > डेटा सत्यापन

    • फिर <1 में जाएं>डेटा वैलिडेशन विंडो, सेटिंग्स टैब में शेष रखें।
    • अब, अनुमति दें विकल्पों<10 से सूची चुनें।
    • और लिखो = स्रोत बॉक्स में टाइप करें।
    • अंत में, ठीक दबाएं।

    <3

    • अब, उपस्थिति सम्मिलित करने के लिए किसी भी कक्ष में जाएं। आपको खोलने के लिए ड्रॉप-डाउन विकल्प मिलेंगे।
    • फिर, आप सम्मिलित करने के लिए किसी भी सेल का चयन कर सकते हैं। और इन विकल्पों के बिना, आप कोई अन्य मान नहीं डाल सकते।

    चरण 8: हॉलिडे कॉलम हाइलाइट करें

    अवकाश कॉलम ताकि आप उन्हें आसानी से पहचान सकें। आप उन्हें रंगों के साथ मैन्युअल रूप से प्रारूपित कर सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, आप अवकाश सूची और सशर्त स्वरूपण का उपयोग करके उन्हें स्वचालित कर सकते हैं।

    • सबसे पहले, उपस्थिति कॉलम के सभी कक्षों का चयन करें।<10
    • और, होम टैब > सशर्त स्वरूपण > नए नियम विकल्पों पर जाएं।

    <32

    • अब, एक विंडो " नया फ़ॉर्मेटिंग नियम" नाम से दिखाई देगी और विकल्प का चयन करें "किस सेल को फ़ॉर्मेट करना है यह निर्धारित करने के लिए एक सूत्र का उपयोग करें" में नियम प्रकार।
    • फिर, इस सूत्र को नियम विवरण बॉक्स में पेस्ट करें:
    =OR(C$7= "SUN") <0
    • अब, प्रारूप विकल्प पर जाएं। लाल रंग को भरें
    • के रूप में चुनें, परिणामस्वरूप, यह कॉलम की कोशिकाओं को लाल कर देगा जिसमें 7वीं-पंक्ति मान होगा is  “ सूर्य ”. इसका मतलब है कि आप रविवार के कॉलम को लाल बनाना चाहते हैं।

    • अब, आप देखेंगे कि रविवार कॉलम लाल रंग में हैं।
    💬 टिप्पणियाँ:: आप और जोड़ सकते हैंलाल के रूप में चिह्नित करने के लिए सप्ताहांत के रूप में दिन। दोबारा जोड़ने के लिए उसी तरीके का पालन करें।

    • अब, सूची से कार्यालय की छुट्टियों की पहचान करने के लिए एक और सशर्त स्वरूपण डालें। उसी तरह का पालन करें और बॉक्स में इस सूत्र को पेस्ट करें :
    =COUNTIF(Holidays,C$6)

    • फिर, पर जाएं फ़ॉर्मेट विकल्प और हरा रंग चुनें भरें बॉक्स।
    • और, ठीक दबाएं। <10
    • फिर, सशर्त स्वरूपण विंडो में प्रारूप लागू करने के लिए लागू करें दबाएं।

    • परिणामस्वरूप, आप देखेंगे कि सूची में कभी-कभार की छुट्टियां हरे रंग में हैं और रविवार लाल रंग में हैं।

    • अब, महीने का चयन करें फरवरी यह जांचने के लिए कि फॉर्मेटिंग पूरी तरह से काम कर रही है या नहीं।

    स्टेप 9: अटेंडेंस सेल में डेटा डालें

    अब, सारांश स्तंभों की गणना करने के लिए उपस्थिति कक्षों में डेटा डालें। डेटा डालने के लिए, आप कीबोर्ड से लिख सकते हैं या ड्रॉप-डाउन सुझावों का उपयोग कर सकते हैं।

    और पढ़ें: उपस्थिति और ओवरटाइम गणना शीट एक्सेल में

    चरण 10: कुल उपस्थिति की गणना करने के लिए सूत्र डालें

    • अब, महीने या सप्ताह की कुल उपस्थिति की गणना करने के लिए, इस सूत्र को सेल में डालें :
    =COUNTIFS(C8:J8, "P",$C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0)

    फ़ॉर्मूला स्पष्टीकरण

    • COUNTIFS फ़ंक्शन का उपयोग करके, यदि वे 3 का पालन करते हैं तो आप कोशिकाओं की गणना करेंगेशर्ते।
    • C8:J8, “P” : अगर सेल में “ P ”
    • $C$7:$J है $7,"Sun" : अगर सेल में "Sun"
    • $C$5:$J$5,0 नहीं है: अगर सेल मान 0 के हैं, इसका मतलब है कि यह अवकाश नहीं है।
    • फिर सूत्र को कॉपी करें और इसे कॉलम के अन्य कक्षों में पेस्ट करें या फिल हैंडल <2 का उपयोग करें सूत्र को खींचने के लिए आइकन।

    • अब, महीने या सप्ताह के लिए कुल नियोजित छुट्टी की गणना करने के लिए, इस सूत्र को सेल में:
    =COUNTIFS(C8:J8, "PL",$C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0)

    • फिर, सूत्र को कॉपी करें और इसे अन्य कक्षों में पेस्ट करें सूत्र को खींचने के लिए कॉलम या फिल हैंडल आइकन का उपयोग करें।

    • इसी तरह, कुल अनियोजित अनुपस्थिति (ए) महीने या सप्ताह का, इस सूत्र को सेल में डालें:
    =COUNTIFS(C8:J8, "A",$C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0) 3>

    3>

    • उसके बाद, महीने या सप्ताह के कुल कार्य दिवसों की गणना करने के लिए, इस सूत्र को सेल में डालें:
    =COUNTIFS($C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0)

    • अब, कैल्क करने के लिए वर्तमान प्रतिशत, पहले, कोशिकाओं को प्रतिशत प्रारूप में बनाएं।
    • फिर, इस सूत्र का उपयोग सेल में करें:
    <6 =K8/N8

    • परिणामस्वरूप, यह कुल उपस्थिति के मान को कुल कार्य-दिवसों के मान से विभाजित करेगा।

    • फिर, अनुपस्थित प्रतिशत की गणना करने के लिए, पहले, प्रतिशत के कक्ष बनाएं प्रारूप।
    • और, उपयोग करें
    पिछला पद एक्सेल में डेटा मार्कर कैसे जोड़ें (2 आसान उदाहरण)
    अगली पोस्ट एक्सेल स्ट्रिंग में वर्ण की अंतिम घटना का पता लगाएं (6 विधियाँ)

    ह्यूग वेस्ट उद्योग में 10 से अधिक वर्षों के अनुभव के साथ एक अत्यधिक अनुभवी एक्सेल ट्रेनर और विश्लेषक है। उनके पास लेखा और वित्त में स्नातक की डिग्री और व्यवसाय प्रशासन में मास्टर डिग्री है। ह्यूग को पढ़ाने का शौक है और उन्होंने एक अद्वितीय शिक्षण दृष्टिकोण विकसित किया है जिसका पालन करना और समझना आसान है। एक्सेल के उनके विशेषज्ञ ज्ञान ने दुनिया भर में हजारों छात्रों और पेशेवरों को अपने कौशल में सुधार करने और अपने करियर में उत्कृष्टता हासिल करने में मदद की है। अपने ब्लॉग के माध्यम से, ह्यूग दुनिया के साथ अपने ज्ञान को साझा करता है, व्यक्तियों और व्यवसायों को उनकी पूरी क्षमता तक पहुंचने में मदद करने के लिए मुफ्त एक्सेल ट्यूटोरियल और ऑनलाइन प्रशिक्षण प्रदान करता है।