Sledování docházky v aplikaci Excel je velmi časté. Ale dokonalý Sledování docházky v aplikaci Excel vám velmi usnadní práci. V tomto článku sdílím bezplatný Šablona aplikace Excel na sledování docházky s vámi. můžete si ji stáhnout odtud. můžete ji snadno používat a upravovat, protože se jedná o základní šablonu. Spolu s tím vám v tomto článku také ukážu, jak sledovat docházku v Excelu pomocí jednoduchých a jasných kroků.

Stáhnout šablonu zdarma

Můžete si stáhnout Excel zdarma šablona na Sledování docházky z následujícího tlačítka.

Prvky nástroje pro sledování docházky

Před vytvořením jakékoli šablony v aplikaci Excel musíte znát věci, které budou v pracovním listu obsaženy, a vztahy mezi nimi. Můžete tedy vytvořit návrh plánu šablony. Chcete-li vytvořit sledování docházky na adrese Excel, budete potřebovat následující věci:

• Měsíc
• Dovolená
• Typy činností : P= Současnost , PL = plánovaná dovolená, A= nepřítomný
• Dny v měsíci, Začátek & razítko; Datum konce měsíce
• Jméno účastníka & Id
• Celkem přítomno, Plánovaná dovolená, Nepřítomnost & Pracovní dny
• Procento přítomnosti & Nepřítomnost

Můžete přidat nebo odebrat libovolné sloupce podle potřeby. V tomto článku vytvořím šablonu s uvedenými prvky.

Kroky pro sledování docházky v aplikaci Excel

Zde popíšu, jak sledování docházky v Excel soubor, pomocí kterého můžete sledovat návštěvnost. Můžete snadno sledovat docházka účastníků v aplikaci Excel, pokud budete postupovat podle níže uvedených kroků. Kroky jsou vysvětleny jasně a s příslušnými ilustracemi. Projděte si tedy kroky pro sledování docházky v aplikaci Excel.

Krok 1: Vytvoření informačního listu v aplikaci Excel

Nejprve vytvořte pracovní list s názvem " Informace ". V tomto pracovním listu přidejte seznamy Měsíce , Dovolená, a Typ činností v instituci. Můžete také přidat informace o jména účastníků a ID odkaz na hlavní pracovní list.

Krok 2: Definování seznamu názvů měsíce

Po vložení potřebných informací musíte definovat názvy Definování názvu vám umožní používat funkci Ověřování dat vytvořit v buňkách rozevírací nabídku.

• Nejprve definujte název seznamu měsíců.
• Za tímto účelem vyberte buňky měsíců.
• Pak přejděte do Vzorec karta> Definovaný název možnost.
• Poté se zobrazí okno s názvem " Nový název". Zde zadejte vhodný název seznamu buněk.
• Typ "Měsíc" a stiskněte tlačítko OK .

• Podobně vyberte prázdninové buňky a přejděte na stránku Definovaný název možnost.
• Poté zadejte " Dovolená" jako název a stiskněte DOBŘE.

• Nakonec vyberte Typ a přejděte do Definovaný název možnost.
• Poté zadejte " Typ" jako název a stiskněte DOBŘE.

Krok 3: Vytvořte strukturu šablony pro sledování docházky

Nyní vytvořte sloupce a buňky s dříve uvedenými potřebnými věcmi. A vložte do nich položku data z jména účastníků a ids.

Další informace: Sledování docházky pomocí QR kódu v aplikaci Excel (ve snadných krocích)

Krok 4: Vložení vzorce pro měsíc, počáteční datum & koncové datum

Chceme vytvořit šablona pro sledování docházky kde můžete přejít z jeden měsíc na další snadno. A údaje za celý rok budou na stránce stejný pracovní list. K tomu je třeba vytvořit rozevírací seznam možnost v buňce pro výběr měsíce.

• Nejprve vyberte buňku měsíce.
• Pak přejděte do Data a klikněte na kartu Ověřování dat možnost

• Výsledkem je okno s názvem " Ověřování dat" se objeví.
• Na kartě Nastavení ponechte.
• pak vyberte možnost " Seznam" možnost v Povolit menu.
• A zadejte "= Měsíc" v Zdroj: a stiskněte tlačítko DOBŘE.

• Pokud nyní přejdete do buňky měsíce v okně pracovní list, uvidíte rozevírací seznam možnost otevřít.
• Kliknutím na tuto položku otevřete a vybrat a měsíc.

• Nyní zadejte tento vzorec do pole Datum zahájení buňka.

Vysvětlení vzorce :

• Funkce DATEVALUE transformuje datum, které je v Text formátovat na platné datum Excelu
• Zde se M1 buňka je buňka měsíce s hodnotou " leden"
• "1"& "January" označuje datum " 1. ledna"

• Poté zadejte tento vzorec do pole Datum ukončení buňka pro získání posledního data v měsíci.

Další informace: Jak vytvořit denní docházkový list v aplikaci Excel (2 efektivní způsoby)

Krok 5: Zadejte data

Nyní budete muset vytvořit sloupce pro všechna data v měsíci.

• Nejprve zadejte první datum měsíce. K tomu použijte tento vzorec pro propojení buňky s buňkou Datum zahájení buňka.

• Poté vytvoříte sloupec pro zbývající termíny. Do druhé buňky napište tento vzorec, abyste získali hodnotu další datum.

Vysvětlení vzorce :

• C6<$L$3 : označuje podmínku, že buňka C6 ( Předchozí datum před touto buňkou) je menší než L3 ( Datum ukončení ). Musíte použít absolutní reference protože buňka Datum ukončení bude stejný i pro další buňky.
• C6 + 1 : Jedná se o příkaz, kdy " Pokud" podmínka je pravdivá. Požaduje se přičtení 1 k předchozí buňce.
• " " : To znamená, že když " Pokud" podmínkou je Nepravdivé, nechte buňku prázdnou.

• Pak, kopírovat vzorec a vložit do zbývajících buněk v řádku.

• Poté získejte název všední dny pro data. Za tímto účelem vložte tento vzorec do buňky C7.

Vysvětlení vzorce:

• Na stránkách Funkce TEXT převede Datum hodnotu C6 buňku na text.
• "ddd" označuje formát textu, který uvede název dne v týdnu ve 3 řetězcích.

Čtěte více: Docházkový list v aplikaci Excel se vzorcem pro půlden (3 příklady)

Krok 6: Vložení vzorce pro identifikaci svátků

V sledování docházky, možná budete chtít, abyste si nechali určit data, která jsou dovolená. Možná se vám to bude zdát složité, ale zde vám je snadno vysvětlím.

• Vložte tento vzorec do buňky C5 .

Vysvětlení vzorce

• MATCH(C6,Holidays,0) : Na stránkách MATCH funkce vyhledá hodnotu C6 v Dovolená seznam.
• IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0) : Funkce IF znamená, že pokud je hodnota buňky C6 je prázdné stránky pak vložka 1 jinak hledejte v Dovolená seznam.
• IFERROR(IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0)),0) : To znamená, že když IF podmínka nemůže poskytnout žádné hodnoty, pak se zobrazí chybová hodnota a podmínka Funkce IFERROR funguje tak, že místo hodnoty 0 Chyba!.

• Nakonec, kopírovat a vložit hodnoty do zbývajících buněk řádku.
• Nyní je šablona bude vypadat jako na obrázku níže.

Krok 7: Nastavení rozevírací nabídky pro buňky docházky v aplikaci Excel

Nyní nastavíte rozevírací nabídku pro položku docházka Když tedy chcete zadat údaje o docházce, nemůžete vložit žádné jiné hodnoty než ty. Typ seznam.

• Za tímto účelem vyberte všechny buňky docházky.
• A přejděte na Data karta> Ověřování dat.

• Pak v Ověřování dat a zůstaňte v okně Nastavení tab.
• Nyní vyberte Seznam z Povolit možnosti.
• A napište =Typ v Zdroj: box.
• Nakonec stiskněte DOBŘE.

• Nyní přejděte do libovolné buňky a vložit účast. Najdete zde rozevírací možnosti, které můžete otevřít.
• Poté můžete vybrat libovolnou, kterou chcete vložit. A bez těchto možností nelze vložit žádné další hodnoty.

Krok 8: Zvýraznění prázdninových sloupců

Sloupce s dovolenou je nutné zvýraznit, abyste je mohli snadno identifikovat. Můžete je ručně naformátovat pomocí barev. Případně je můžete automatizovat pomocí příkazu Dovolená seznam a Podmíněné formátování.

• Nejprve vyberte všechny buňky sloupce docházky.
• A přejděte na Home karta> Podmíněné formátování > Nové pravidlo možnosti.

• Nyní se zobrazí okno s názvem " Nové pravidlo formátování" a vyberte možnost "Pomocí vzorce určete, které buňky se mají formátovat" v Typ pravidla.
• Poté vložte tento vzorec do Popis pravidla box:

• Nyní přejděte na Formát možnost. Vyberte Červená barvu jako Naplňte
• V důsledku toho budou červené buňky sloupce, ve kterém se nachází 7. řada je hodnota " Sun ". To znamená, že chcete, aby nedělní sloupce byly červené.

• Nyní uvidíte Neděle sloupce jsou červené.

• Nyní vložte ještě jeden podmíněné formátování a identifikovat úřední svátky ze seznamu. Postupujte stejným způsobem a vložit tento vzorec do pole:

• Pak přejděte do Formát a vyberte možnost Zelená barvu na vyplnit krabice.
• A stiskněte DOBŘE.
• Pak stiskněte tlačítko Použít v Podmíněné formátování použít formáty.

• Výsledkem je, že občasné svátky ze seznamu jsou v zelené barvě a neděle v červené.

• Nyní vyberte měsíc Únor zkontrolovat, zda formátování funguje bezchybně, nebo ne.

Krok 9: Vložení dat do buněk docházky

Nyní vložte do buněk docházky data pro výpočet souhrnných sloupců. Pro vložení dat můžete psát z klávesnice nebo použít rozevírací nabídky.

Přečtěte si více: Výpočet docházky a přesčasů v aplikaci Excel

Krok 10: Vložení vzorců pro výpočet celkové návštěvnosti

• Chcete-li nyní vypočítat celkovou přítomnost v měsíci nebo týdnu, vložte do buňky tento vzorec:

Vysvětlení vzorce

• Použití Funkce COUNTIFS , spočítáte buňky, pokud splňují 3 podmínky.
• C8:J8, "P" : Pokud buňka obsahuje " P "
• $C$7:$J$7, "Sun" : Pokud buňka neobsahuje "Sun"
• $C$5:$J$5,0 : Pokud mají buňky hodnotu 0, znamená to, že se nejedná o svátek.

• Poté vzorec zkopírujte a vložte do ostatních buněk sloupce nebo použijte příkaz Plnicí rukojeť a přetáhněte vzorec.

• Nyní pro výpočet celkového Plánovaná dovolená pro měsíc nebo týden, vložte do buňky tento vzorec:

• Poté vzorec zkopírujte a vložte do ostatních buněk sloupce nebo použijte příkaz Plnicí rukojeť a přetáhněte vzorec.

• Podobně pro výpočet celkového Neplánovaná nepřítomnost (A) měsíce nebo týdne, vložte do buňky tento vzorec:

• Poté pro výpočet celkového Pracovní dny měsíce nebo týdne, vložte do buňky tento vzorec:

• Nyní pro výpočet Současné procento, nejprve vytvořte buňky Procento formát.
• Pak do buňky vložte tento vzorec:

• V důsledku toho se rozdělí hodnota Celková přítomnost hodnotou Celkový počet pracovních dnů.

• Pak pro výpočet Procento nepřítomných, nejprve vytvořte buňky Procento formát.
• A do buňky použijte tento vzorec:

• Rozdělí hodnotu Celkem Plánovaná & Neplánovaná absence hodnotou Celkový počet pracovních dnů.

• A konečně, vaše měsíční výkaz docházky můžete snadno sledovat údaje o docházce každého účastníka.

Přečtěte si více: Šablona Excel pro sledování pokroku žáků (ke stažení zdarma)

Na co nezapomenout

• V tomto článku jsem ukázal sledování docházky za jeden týden, můžete jej snadno převést na měsíc přidáním dnů.
• Pokud je seznam uchazečů rozsáhlý, může se stát, že při posouvání uvidíte záhlaví sloupců. Proto můžete panely zmrazit. Za tímto účelem přejděte na stránku Zobrazit Karta> Zmrazovací panely a vyberte možnost Zmrazovací panely možnost zde.

• V Seznam dovolených, můžete přidávat nebo odebírat data podle kalendáře vaší instituce. Po úpravě proveďte následující kroky Definovat název krok znovu.
• Tento sešit bude obsahovat data za celý rok. Musíte tedy jednoduše zkopírovat data libovolného měsíce a " vložit pouze hodnotu" na jiný list, abyste vytvořili jiný pracovní list pro jiný měsíc. Poté vyčistěte buňky docházky, abyste mohli sledovat docházku pro další měsíc.

Závěr

V tomto článku jsem se vám pokusil ukázat, jak sledovat docházku v aplikaci Excel. Můžete si stáhnout bezplatné šablony a upravit je pro své použití. Také si můžete vytvořit soubor aplikace Excel pro sledování docházky podle uvedených kroků. Doufám, že vám tento článek pomohl. Můžete navštívit naše webové stránky. ExcelWIKI Pokud máte nějaké dotazy nebo připomínky, dejte mi prosím vědět v sekci komentářů.