Cara Melacak Kehadiran di Excel (dengan Langkah-langkah Terperinci)

Hugh West

07-06-2023 Dasar-dasar Excel
  • Bagikan Ini
Hugh West

Melacak kehadiran di Excel adalah hal yang sangat umum. Pelacak kehadiran Excel akan sangat meringankan pekerjaan Anda. Jadi, dalam artikel ini, saya berbagi Templat Excel untuk melacak kehadiran Anda dapat mengunduhnya dari sini. Anda dapat menggunakan dan memodifikasinya dengan mudah karena ini adalah templat dasar. Bersamaan dengan itu, Pada artikel ini, saya juga akan menunjukkan kepada Anda cara melacak kehadiran di Excel dengan langkah-langkah yang mudah dan jelas.

Unduh Template Gratis

Anda bisa mengunduh Excel gratis template untuk Lacak Kehadiran dari tombol berikut ini.

Pelacak Kehadiran Bulanan.xlsx

Elemen-elemen Pelacak Kehadiran

Sebelum membuat template apapun di Excel, Anda harus mengetahui hal-hal yang akan dimasukkan ke dalam lembar kerja dan hubungan di antara mereka. Jadi, Anda dapat membuat rencana draf untuk template tersebut. pelacak kehadiran di Excel, Anda akan memerlukan hal-hal berikut ini:

  • Bulan
  • Liburan
  • Jenis Aktivitas : P= Hadir , PL = Cuti yang Direncanakan, A= Tidak hadir
  • Hari-hari dalam sebulan, Mulai & amp; Tanggal akhir bulan
  • Nama Peserta &; Id
  • Total yang hadir, Cuti yang Direncanakan, Ketidakhadiran &; Hari Kerja
  • Persentase Kehadiran &; Ketidakhadiran

Anda dapat menambahkan atau menghapus kolom apa pun yang Anda butuhkan. Dalam artikel ini, saya akan membuat templat dengan elemen-elemen yang disebutkan di atas

Langkah-langkah untuk Melacak Kehadiran di Excel

Di sini, saya akan menjelaskan cara melacak kehadiran dalam sebuah Excel yang dengannya Anda dapat melacak kehadiran. Anda bisa dengan mudah melacak kehadiran dari peserta di Excel jika Anda mengikuti langkah-langkah yang disebutkan di bawah ini. Langkah-langkahnya dijelaskan dengan jelas dengan ilustrasi yang tepat. Jadi, lakukan langkah-langkah untuk melacak kehadiran di Excel.

Langkah 1: Buat Lembar Kerja 'Informasi' di Excel

Pertama, buatlah lembar kerja bernama " Informasi "Dalam lembar kerja ini, tambahkan daftar dari Bulan , Liburan, dan Jenis kegiatan Anda juga dapat menambahkan informasi dari nama peserta dan ID untuk menautkan ke lembar kerja utama.

💬 CATATAN: Saya belum mencantumkan semua hari libur dalam buku kerja ini. Anda bisa menambahkan atau menghapus hari libur sesuai kalender institusi Anda.

Langkah 2: Tentukan Nama Daftar Bulan

Setelah memasukkan informasi yang diperlukan, Anda harus mendefinisikan nama untuk mereka. Mendefinisikan nama akan memungkinkan Anda untuk menggunakan Validasi Data alat untuk membuat menu drop-down di sel.

  • Pertama, tentukan nama untuk daftar bulan.
  • Untuk melakukan ini, pilih sel bulan.
  • Kemudian, pergi ke Rumus tab> Nama yang Ditetapkan pilihan.
  • Setelah itu, Anda akan melihat jendela bernama " Nama Baru". Di sini, berikan nama yang sesuai untuk daftar sel.
  • Jenis "Bulan" di Nama dan tekan OK .

  • Demikian pula, pilih sel liburan dan buka Nama yang Ditetapkan pilihan.
  • Kemudian, ketik " Liburan" sebagai nama dan tekan BAIKLAH.

  • Terakhir, pilih Jenis sel dan pergi ke Nama yang Ditetapkan pilihan.
  • Kemudian, ketik " Jenis" sebagai nama dan tekan BAIKLAH.

Langkah 3: Buatlah Struktur Template untuk Melacak Kehadiran

Sekarang, buatlah kolom dan sel dengan hal-hal yang diperlukan seperti yang tercantum sebelumnya. Dan sisipkan data dari nama peserta dan ids.

Baca Juga: Pelacakan Kehadiran Kode QR dengan Excel (dengan Langkah Mudah)

Langkah 4: Masukkan Rumus untuk Bulan, Tanggal Mulai &; Tanggal Akhir

Kami ingin membuat template untuk melacak kehadiran di mana Anda dapat beralih dari satu bulan untuk lain dengan mudah. Dan data sepanjang tahun akan ada di lembar kerja yang sama. Untuk ini, Anda harus membuat drop-down di sel untuk memilih bulan.

  • Pertama, pilih sel bulan.
  • Kemudian, pergi ke Data dan klik pada tab Validasi Data opsi

  • Sebagai hasilnya, sebuah jendela bernama " Validasi Data" akan muncul.
  • Tetap di tab pengaturan.
  • kemudian, pilih " Daftar" opsi di dalam Izinkan menu.
  • Dan, ketik "= Bulan" di Sumber opsi dan tekan BAIKLAH.

  • Sekarang, jika Anda pergi ke sel bulan di dalam lembar kerja, Anda akan melihat drop-down opsi untuk membuka.
  • Klik ini untuk membuka dan pilih a bulan.

  • Sekarang, ketikkan rumus ini ke dalam Tanggal Mulai sel.
=DATEVALUE ("1"&M1)

Penjelasan Rumus :

  • Fungsi DATEVALUE mentransformasikan tanggal yang ada di Teks format menjadi tanggal Excel yang valid
  • Di sini, yang M1 sel adalah sel bulan yang memberikan nilai " Januari"
  • "1"& "Januari" menunjukkan tanggal " 1 Januari"
  • Kemudian, ketikkan rumus ini dalam Tanggal Akhir sel untuk mendapatkan tanggal terakhir bulan ini.
= EOMONTH(D3,0)

Baca Juga: Cara Membuat Lembar Kehadiran Harian di Excel (2 Cara Efektif)

Langkah 5: Masukkan Tanggal

Sekarang, Anda harus membuat kolom untuk semua tanggal dalam sebulan.

  • Pertama, masukkan tanggal pertama bulan ini. Untuk ini gunakan rumus ini untuk menghubungkan sel dengan Tanggal Mulai sel.
=D3

  • Kemudian, Anda akan membuat kolom untuk tanggal yang tersisa. Di sel kedua, ketikkan rumus ini untuk mendapatkan berikutnya tanggal.
=IF(C6<$L$3,C6+1,"")

Penjelasan Rumus :

  • C6<$L$3: itu menunjukkan kondisi bahwa sel C6 ( Tanggal Sebelumnya sebelum sel ini) kurang dari L3 ( Tanggal Akhir ). Anda harus menggunakan referensi absolut karena sel Tanggal Akhir akan sama untuk sel-sel berikutnya juga.
  • C6 + 1 : Ini adalah perintah ketika " Jika" kondisi benar. Ini meminta untuk menambahkan 1 dengan sel sebelumnya.
  • " " : Ini menunjukkan bahwa ketika " Jika" kondisi adalah Salah, biarkan sel tetap kosong.

  • Kemudian, salinan rumus dan tempelkan ke dalam sel yang tersisa di baris.
  • Setelah itu, dapatkan nama dari hari kerja Untuk itu, tempelkan rumus ini ke dalam sel C7.
=TEXT(C6, "ddd")

Penjelasan Rumus:

  • The Fungsi TEXT akan mengonversi Tanggal nilai dari C6 sel ke teks.
  • "ddd" menunjukkan format teks yang akan memberikan nama hari kerja dalam 3 string.

💬 CATATAN: Buatlah sel-sel dalam Format Tanggal. Tanpa melakukan ini, mungkin akan memberikan nilai yang tidak diketahui.

Baca Juga: Lembar Kehadiran di Excel dengan Formula untuk Setengah Hari (3 Contoh)

Langkah 6: Masukkan Formula untuk Mengidentifikasi Hari Libur

Dalam pelacak kehadiran, Anda mungkin ingin agar tanggal-tanggal tersebut diidentifikasi, yaitu liburan. Anda mungkin merasa rumit, tetapi di sini saya akan menjelaskannya dengan mudah.

  • Masukkan rumus ini ke dalam sel C5 .
=IFERROR(IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0)),0)

Penjelasan Rumus

  • MATCH(C6,Liburan,0) : The PERTANDINGAN akan mencari nilai dari C6 di Liburan daftar.
  • IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0) : Fungsi IF menunjukkan bahwa jika nilai sel C6 adalah kosong kemudian masukkan 1 lain mencari yang di dalam Liburan daftar.
  • IFERROR(IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0)),0) : Ini menunjukkan bahwa ketika JIKA tidak dapat memberikan nilai apapun maka akan memberikan nilai error dan Fungsi IFERROR berfungsi untuk memberikan nilai 0, bukan Kesalahan!.

  • Akhirnya, salinan dan tempelkan nilai ke sel yang tersisa dari baris.
  • Sekarang, yang template akan seperti gambar di bawah ini.

Langkah 7: Siapkan Menu Drop-down untuk Sel Kehadiran di Excel

Sekarang, Anda akan menyiapkan menu drop-down untuk kehadiran Jadi, ketika Anda ingin memasukkan data kehadiran, Anda tidak dapat memasukkan nilai lain kecuali nilai Jenis daftar.

  • Untuk ini, pilih semua sel kehadiran.
  • Dan, pergi ke Data tab> Validasi Data.

  • Kemudian di Validasi Data jendela, tetap berada di jendela Pengaturan tab.
  • Sekarang, pilih Daftar dari Izinkan pilihan.
  • Dan, tulislah =Tipe di Sumber kotak.
  • Terakhir, tekan BAIKLAH.

  • Sekarang, pergi ke sel mana pun untuk masukkan kehadiran. Anda akan menemukan opsi drop-down untuk dibuka.
  • Kemudian, Anda bisa memilih apa saja untuk disisipkan. Dan tanpa opsi ini, Anda tidak bisa menyisipkan nilai lainnya.

Langkah 8: Soroti Kolom Liburan

Penting untuk menyoroti kolom liburan sehingga Anda dapat dengan mudah mengidentifikasinya. Anda dapat memformatnya secara manual dengan warna. Atau, Anda dapat mengotomatiskannya dengan menggunakan perintah Liburan daftar dan Pemformatan Bersyarat.

  • Pada awalnya, pilih semua sel kolom kehadiran.
  • Dan, pergi ke Rumah tab> Pemformatan Bersyarat > Aturan Baru pilihan.

  • Sekarang, akan muncul jendela bernama " Aturan Pemformatan Baru" dan pilih opsi "Gunakan formula untuk menentukan sel mana yang akan diformat" di Jenis Peraturan.
  • Kemudian, tempelkan rumus ini ke dalam Deskripsi Aturan kotak:
=OR(C$7= "SUN")

  • Sekarang, pergi ke Format pilihan. Pilih Merah warna sebagai Isi
  • Akibatnya, ini akan membuat sel-sel kolom berwarna merah di mana Baris ke-7 nilai adalah " Sun " Itu berarti Anda ingin membuat kolom hari Minggu berwarna merah.

  • Sekarang, Anda akan melihat Minggu kolom berwarna merah.
💬 CATATAN:: Anda bisa menambahkan hari lain sebagai akhir pekan untuk ditandai sebagai Merah. Ikuti cara yang sama untuk menambahkan lagi.

  • Sekarang, masukkan satu lagi pemformatan bersyarat untuk mengidentifikasi hari libur kantor dari daftar. Ikuti cara yang sama dan tempelkan rumus ini ke dalam kotak:
=COUNTIF(Hari Libur,C$6)

  • Kemudian, pergi ke Format dan pilih opsi Hijau warna untuk isi kotak.
  • Dan, tekan BAIKLAH.
  • Kemudian, tekan Terapkan di Pemformatan Bersyarat jendela untuk menerapkan format.

  • Hasilnya, Anda akan melihat hari libur sesekali dari daftar berwarna hijau dan hari Minggu berwarna merah.

  • Sekarang, pilih bulan Februari untuk memeriksa apakah pemformatan bekerja dengan sempurna atau tidak.

Langkah 9: Sisipkan Data di Sel Kehadiran

Sekarang, masukkan data dalam sel kehadiran untuk menghitung kolom ringkasan. Untuk memasukkan data, Anda dapat menulis dari keyboard atau menggunakan saran drop-down.

Baca selengkapnya: Lembar Perhitungan Kehadiran dan Lembur di Excel

Langkah 10: Masukkan Rumus untuk Menghitung Total Kehadiran

  • Sekarang, untuk menghitung total kehadiran bulan atau minggu, masukkan rumus ini ke dalam sel:
=COUNTIFS(C8:J8, "P",$C$7:$J$7, "Sun",$C$5:$J$5,0)

Penjelasan Rumus

  • Menggunakan Fungsi COUNTIFS , Anda akan menghitung sel jika mereka mengikuti 3 kondisi.
  • C8:J8, "P" : Jika sel berisi " P "
  • $C$7:$J$7, "Sun" : Jika sel tidak berisi "Matahari"
  • $C$5:$J$5,0 : Jika sel bernilai 0, berarti bukan hari libur.
  • Kemudian, salin rumus dan tempelkan ke sel lain dari kolom atau gunakan tombol Isi Gagang untuk menyeret formula.

  • Sekarang, untuk menghitung total Cuti yang Direncanakan untuk bulan atau minggu, masukkan rumus ini ke dalam sel:
=COUNTIFS(C8:J8, "PL",$C$7:$J$7, "Sun",$C$5:$J$5,0)

  • Kemudian, salin rumus dan tempelkan ke sel lain dari kolom atau gunakan tombol Isi Gagang untuk menyeret formula.

  • Demikian pula, untuk menghitung total Ketidakhadiran yang Tidak Direncanakan (A) bulan atau minggu, masukkan rumus ini ke dalam sel:
=COUNTIFS(C8:J8, "A",$C$7:$J$7, "Sun",$C$5:$J$5,0)

  • Setelah itu, untuk menghitung total Hari Kerja bulan atau minggu, masukkan rumus ini ke dalam sel:
=COUNTIFS($C$7:$J$7, "Sun",$C$5:$J$5,0)

  • Sekarang, untuk menghitung Persentase Sekarang, pertama, buatlah sel-sel dari Persentase format.
  • Kemudian, gunakan rumus ini ke dalam sel:
=K8/N8

  • Akibatnya, ini akan membagi nilai dari Kehadiran Total oleh nilai dari Total Hari Kerja.

  • Kemudian, untuk menghitung Persentase Ketidakhadiran, pertama, buatlah sel-sel Persentase format.
  • Dan, gunakan rumus ini ke dalam sel:
= (L8 + M8) / N8

  • Ini akan membagi nilai dari Total Terencana &; Ketidakhadiran yang Tidak Direncanakan oleh nilai dari Total Hari Kerja.

  • Akhirnya, Anda laporan kehadiran bulanan Anda dapat melacak data kehadiran setiap peserta dengan mudah.

Baca selengkapnya: Melacak Kemajuan Siswa Template Excel (Unduh Gratis)

Hal-hal yang Perlu Diingat

  • Dalam artikel ini, saya telah menunjukkan pelacak kehadiran selama satu minggu, Anda dapat dengan mudah mengonversinya selama sebulan dengan menambahkan hari.
  • Jika daftar pemohon besar, maka Anda mungkin menghadapi masalah dalam melihat tajuk kolom saat menggulir. Untuk ini, Anda dapat membekukan panel. Untuk ini, Buka Lihat Tab> Membekukan Panel dan pilih menu Membekukan Panel pilihan di sini.

  • Dalam Daftar liburan, Anda dapat menambahkan atau menghapus tanggal sesuai kalender institusi Anda. Setelah mengedit, lakukan Tentukan Nama langkah lagi.
  • Buku kerja ini akan berisi data selama setahun penuh. Jadi, Anda hanya perlu menyalin data bulan apa pun dan " tempelkan nilai saja" ke sheet lain untuk membuat lembar kerja yang berbeda untuk bulan yang berbeda. Kemudian bersihkan sel kehadiran untuk melacak kehadiran untuk bulan berikutnya.

Kesimpulan

Dalam artikel ini, saya telah mencoba menunjukkan kepada Anda cara melacak kehadiran di Excel. Anda dapat mengunduh templat gratis dan memodifikasinya untuk Anda gunakan. Selain itu, Anda dapat membuat file Excel untuk melacak kehadiran dengan mengikuti langkah-langkahnya. Saya harap artikel ini bermanfaat bagi Anda. Anda dapat mengunjungi situs web kami ExcelWIKI untuk mempelajari lebih banyak konten terkait Excel. Jika Anda memiliki pertanyaan atau umpan balik, beri tahu saya di bagian komentar.

Postingan sebelumnya Cara Menambahkan Penanda Data di Excel (2 Contoh Mudah)
Postingan berikutnya Excel Temukan Kemunculan Terakhir Karakter dalam String (6 Metode)

Hugh West adalah pelatih dan analis Excel yang sangat berpengalaman dengan pengalaman lebih dari 10 tahun di industri ini. Beliau meraih gelar Sarjana di bidang Akuntansi dan Keuangan dan gelar Master di bidang Administrasi Bisnis. Hugh memiliki hasrat untuk mengajar dan telah mengembangkan pendekatan pengajaran unik yang mudah diikuti dan dipahami. Pengetahuan ahlinya tentang Excel telah membantu ribuan siswa dan profesional di seluruh dunia meningkatkan keterampilan dan unggul dalam karier mereka. Melalui blognya, Hugh membagikan pengetahuannya kepada dunia, menawarkan tutorial Excel gratis dan pelatihan online untuk membantu individu dan bisnis mencapai potensi penuh mereka.