Jejak kehadiran dalam Excel adalah perkara biasa. Tetapi Penjejak kehadiran Excel yang sempurna akan memudahkan kerja anda. Jadi, dalam artikel ini, saya berkongsi templat Excel percuma untuk menjejak kehadiran dengan anda. Anda boleh memuat turunnya dari sini. Anda boleh menggunakan dan mengubah suainya dengan mudah kerana ia adalah templat asas. Seiring dengan itu, Dalam artikel ini, saya juga akan menunjukkan kepada anda cara menjejak kehadiran dalam Excel dengan langkah yang mudah dan jelas.

Muat Turun Templat Percuma

Anda boleh memuat turun Excel percuma templat untuk Menjejaki Kehadiran daripada butang berikut.

Elemen Penjejak Kehadiran

Sebelum membuat sebarang templat dalam Excel, anda perlu mengetahui perkara yang akan disertakan dalam lembaran kerja dan hubungan antara templat tersebut. Jadi, anda boleh membuat rancangan draf untuk templat. Untuk membuat penjejak kehadiran dalam Excel, anda memerlukan perkara berikut:

• Bulan
• Cuti
• Jenis Aktiviti : P= Sekarang , PL = Cuti Terancang, A= Tidak Hadir
• Hari Bulan, Mula & Tarikh tamat Bulan
• Nama Peserta & Id
• Jumlah Hadir, Cuti Dirancang, Ketidakhadiran & Hari Kerja
• Peratusan Kehadiran & Ketidakhadiran

Anda boleh menambah atau mengalih keluar mana-mana lajur yang anda perlukan. Dalam artikel ini, saya akan membuat templatformula ini ke dalam sel: =(L8+M8)/N8

• Ia akan membahagikan nilai Jumlah Dirancang & Tidak Terancang mengikut nilai Jumlah Hari Kerja.

• Akhir sekali, laporan kehadiran bulanan anda sudah lengkap. Anda boleh menjejaki data kehadiran setiap peserta dengan mudah.

Baca Lagi: Menjejaki Templat Excel Kemajuan Pelajar (Muat Turun Percuma)

Perkara yang Perlu Diingati

• Dalam artikel ini, saya telah menunjukkan penjejak kehadiran selama seminggu, anda boleh menukarnya dengan mudah selama sebulan dengan menambah hari.
• Jika senarai pemohon adalah besar maka anda mungkin menghadapi masalah melihat pengepala lajur semasa menatal. Untuk ini, anda boleh membekukan anak tetingkap. Untuk ini, Pergi ke Lihat Tab > Bekukan Anak Tetingkap dan pilih pilihan Bekukan Anak Tetingkap di sini.

• Dalam Senarai cuti, anda boleh menambah atau mengalih keluar tarikh mengikut kalendar institusi anda. Selepas mengedit, lakukan langkah Tentukan Nama sekali lagi.
• Buku kerja ini akan mengandungi data untuk setahun penuh. Jadi, anda hanya perlu menyalin data mana-mana bulan dan " tampal nilai sahaja" ke helaian lain untuk membuat lembaran kerja yang berbeza untuk bulan yang berbeza. Kemudian bersihkan sel kehadiran untuk menjejaki kehadiran untuk bulan berikutnya.

Kesimpulan

Dalam artikel ini, saya telah cuba menunjukkan kepada anda cara menjejak kehadiran dalam Excel. Anda boleh memuat turun templat percumadan ubah suainya untuk kegunaan anda. Selain itu, anda boleh mencipta fail Excel untuk menjejaki kehadiran mengikut langkah-langkah. Saya harap anda mendapati artikel ini membantu. Anda boleh melawati tapak web kami ExcelWIKI untuk mengetahui lebih banyak kandungan berkaitan Excel. Jika anda mempunyai sebarang soalan atau maklum balas, sila beritahu saya di bahagian komen.

Langkah-langkah untuk Menjejaki Kehadiran dalam Excel

Di sini, saya akan menerangkan cara menjejak kehadiran dalam <1 Fail>Excel yang anda boleh menjejak kehadiran. Anda boleh menjejaki kehadiran peserta dengan mudah jika anda mengikuti langkah yang dinyatakan di bawah. Langkah-langkah diterangkan dengan jelas dengan ilustrasi yang betul. Jadi, ikuti langkah-langkah untuk menjejak kehadiran dalam Excel.

Langkah 1: Buat Lembaran Kerja 'Maklumat' dalam Excel

Mula-mula, buat lembaran kerja bernama “ Maklumat ” . Dalam lembaran kerja ini, tambahkan senarai Bulan , Cuti, dan Jenis aktiviti dalam institusi. Anda juga boleh menambah maklumat nama peserta dan ID untuk dipautkan ke lembaran kerja utama.

Langkah 2: Tentukan Senarai Nama Bulan

Selepas memasukkan maklumat yang diperlukan, anda perlu tentukan nama untuk mereka. Menentukan nama akan membolehkan anda menggunakan alat Pengesahan Data untuk membuat menu lungsur dalam sel.

• Pertama, tentukan nama untuk senarai bulan.
• Untuk melakukan ini, pilih sel bulan.
• Kemudian, pergi ke tab Formula > Nama Ditentukan .
• Selepas itu, anda akan melihat tetingkap bernama“ Nama Baharu”. Di sini, berikan nama yang sesuai untuk senarai sel.
• Taip “Bulan” dalam Nama dan tekan OK .

• Begitu juga, pilih sel cuti dan pergi ke pilihan Nama Ditakrifkan .
• Kemudian , taip “ Cuti” sebagai nama dan tekan OK.

• Akhir sekali, pilih Taip sel dan pergi ke pilihan Nama Ditentukan .
• Kemudian, taip “ Jenis” sebagai nama dan tekan OK.

Langkah 3: Buat Struktur Templat untuk Menjejaki Kehadiran

Sekarang, buat lajur dan sel dengan perkara yang perlu disenaraikan sebelum ini. Dan masukkan data nama peserta dan id.

Baca Lagi: Penjejakan Kehadiran Kod QR dengan Excel (dengan Langkah Mudah)

Langkah 4: Masukkan Formula untuk Bulan, Tarikh Mula & Tarikh Tamat

Kami ingin membuat templat untuk menjejak kehadiran di mana anda boleh beralih daripada satu bulan kepada satu lagi dengan mudah. Dan data untuk sepanjang tahun akan berada pada lembaran kerja yang sama. Untuk ini, anda perlu membuat pilihan drop-down dalam sel untuk memilih bulan.

• Mula-mula, pilih sel bulan.
• Kemudian, pergi ke tab Data dan klik pada pilihan Pengesahan Data

• Sebagai hasilnya, tetingkap bernama " Pengesahan Data" akan muncul.
• Simpan dalam tab tetapan.
• kemudian, pilih “ Senarai” pilihan dalam Benarkan menu.
• Dan, taip “= Bulan” dalam pilihan Sumber dan tekan OK .

• Kini, jika anda pergi ke sel bulan dalam lembaran kerja, anda akan melihat lungsur turun pilihan untuk membuka.
• Klik pada ini untuk membuka dan pilih satu bulan.

• Sekarang, taip formula ini ke dalam sel Tarikh Mula .

Penjelasan Formula :

• Fungsi DATEVALUE menukar tarikh dalam format Teks ke dalam tarikh Excel yang sah
• Di sini, sel M1 ialah sel bulan memberikan nilai “ Januari”
• “1”& ; “Januari” menandakan tarikh “ 1 Januari”

• Kemudian, taip formula ini dalam sel Tarikh Tamat untuk mendapatkan tarikh akhir bulan.

Baca Lagi: Cara Membuat Harian Helaian Kehadiran dalam Excel (2 Cara Berkesan)

Langkah 5: Masukkan Tarikh

Sekarang, anda perlu membuat lajur untuk semua tarikh bulan itu.

• Pertama, masukkan tarikh pertama bulan itu. Untuk ini gunakan formula ini untuk memautkan sel dengan sel Tarikh Mula .

• Kemudian, anda akan membuat lajur untuk tarikh yang tinggal. Dalam sel kedua taipkan formula ini untuk mendapatkan tarikh seterusnya .

Penjelasan Formula :

• C6<$L$3 : iamenandakan keadaan sel C6 ( Tarikh Sebelumnya sebelum sel ini) kurang daripada L3 ( Tarikh Tamat ). Anda mesti menggunakan rujukan mutlak kerana sel Tarikh Tamat akan sama untuk sel seterusnya juga.
• C6 + 1 : Ia ialah perintah apabila keadaan " Jika" adalah benar. Ia meminta untuk menambah 1 dengan sel sebelumnya.
• “ ” : Ia menandakan bahawa apabila keadaan “ Jika” adalah Salah, kekalkan sel kosong.

• Kemudian, salin formula dan tampal ke dalam sel yang tinggal dalam baris.

• Selepas itu, dapatkan nama hari kerja untuk tarikh tersebut. Untuk itu, tampalkan formula ini ke dalam sel C7.

Penjelasan Formula:

• Fungsi TEKS akan menukar Tarikh nilai C6 sel kepada teks.
• “ddd” menandakan format teks yang akan memberikan nama hari bekerja dalam 3 rentetan.

Baca Lagi: Helaian Kehadiran dalam Excel dengan Formula Separuh Hari (3 Contoh)

Langkah 6: Sisipkan Formula untuk Mengenalpasti Cuti

Dalam penjejak kehadiran, anda mungkin mahu mempunyai tarikh yang dikenal pasti iaitu cuti. Anda mungkin merasa rumit tetapi di sini saya akan menerangkan merekadengan mudah.

• Masukkan formula ini ke dalam sel C5 .

Penjelasan Formula

• MATCH(C6,Holidays,0) : Fungsi MATCH akan mencari nilai daripada C6 dalam senarai Cuti .
• IF(C6=””,1,MATCH(C6,Cuti,0) : Fungsi IF menandakan bahawa jika nilai sel C6 adalah kosong maka masukkan 1 yang lain cari dalam senarai Cuti .
• IFERROR(IF(C6=””,1,MATCH(C6,Holidays,0)),0) : Ia menandakan bahawa apabila IF keadaan tidak dapat memberikan sebarang nilai maka ia akan memberikan nilai ralat dan Fungsi IFERROR berfungsi untuk memberikan nilai 0 dan bukannya Ralat!.

• Akhir sekali, salin dan tampal nilai ke baki sel baris.
• Kini, templat akan jadi seperti tangkapan skrin di bawah.

Langkah 7: Sediakan Menu Turun untuk Sel Kehadiran dalam Excel

Sekarang, anda akan menetapkan menu lungsur turun untuk sel kehadiran . Jadi, apabila y anda ingin memasukkan data kehadiran, anda tidak boleh memasukkan sebarang nilai lain kecuali senarai Jenis .

• Untuk ini, pilih semua sel kehadiran.
• Dan, pergi ke tab Data > Pengesahan Data.

• Kemudian dalam Pengesahan Data tetingkap, terus kekal dalam tab Tetapan .
• Sekarang, pilih Senarai daripada pilihan Benarkan .
• Dan, tulis =Taip dalam kotak Sumber .
• Akhir sekali, tekan OK.

• Sekarang, pergi ke mana-mana sel untuk menyisipkan kehadiran. Anda akan menemui pilihan lungsur untuk dibuka.
• Kemudian, anda boleh memilih mana-mana untuk dimasukkan. Dan tanpa pilihan ini, anda tidak boleh memasukkan sebarang nilai lain.

Langkah 8: Serlahkan Lajur Percutian

Perlu untuk menyerlahkan lajur cuti supaya anda boleh mengenal pastinya dengan mudah. Anda boleh memformatkannya secara manual dengan warna. Sebagai alternatif, anda boleh mengautomasikannya dengan menggunakan senarai Cuti dan Pemformatan Bersyarat.

• Pada mulanya, pilih semua sel lajur kehadiran.
• Dan, pergi ke tab Laman Utama > Pilihan Pemformatan Bersyarat > Peraturan Baharu .

• Kini, tetingkap akan muncul bernama “ Peraturan Pemformatan Baharu” dan pilih pilihan “Gunakan formula untuk menentukan sel mana yang hendak diformatkan” dalam yang Jenis Peraturan.
• Kemudian, tampalkan formula ini ke dalam kotak Peraturan :

• Sekarang, pergi ke pilihan Format . Pilih Merah warna sebagai Isi
• Hasilnya, ini akan menjadikan sel lajur merah dengan nilai baris ke-7 ialah  “ Matahari ”. Ini bermakna anda ingin menjadikan lajur Ahad berwarna merah.

• Kini, anda akan melihat lajur Ahad berwarna merah.

• Sekarang, masukkan satu lagi pemformatan bersyarat untuk mengenal pasti cuti pejabat daripada senarai. Ikuti cara yang sama dan tampal formula ini ke dalam kotak:

• Kemudian, pergi ke pilihan Format dan pilih warna Hijau untuk mengisi kotak.
• Dan, tekan OK.
• Kemudian, tekan Guna dalam tetingkap Pemformatan Bersyarat untuk menggunakan format.

• Akibatnya, anda akan melihat cuti sekali-sekala daripada senarai berwarna hijau dan Ahad berwarna merah.

• Sekarang, pilih bulan Februari untuk menyemak sama ada pemformatan berfungsi dengan sempurna atau tidak.

Langkah 9: Masukkan Data dalam Sel Kehadiran

Sekarang, masukkan data dalam sel kehadiran untuk mengira lajur ringkasan. Untuk memasukkan data, anda boleh menulis dari papan kekunci atau menggunakan cadangan lungsur turun.

Baca Lagi: Helaian Pengiraan Kehadiran dan Lebih Masa dalam Excel

Langkah 10: Masukkan Formula untuk Mengira Jumlah Kehadiran

• Sekarang, untuk mengira jumlah kehadiran bulan atau minggu, masukkan formula ini ke dalam sel :

Penjelasan Formula

• Menggunakan fungsi COUNTIFS , anda akan mengira sel jika ia mengikut 3syarat.
• C8:J8, “P” : Jika sel mengandungi “ P ”
• $C$7:$J $7,”Sun” : Jika sel tidak mengandungi “Sun”
• $C$5:$J$5,0 : Jika sel bernilai 0, ini bermakna ia bukan hari cuti.

• Kemudian, salin formula dan tampalkannya ke sel lain lajur atau gunakan Pengendalian Isi ikon untuk menyeret formula.

• Sekarang, untuk mengira jumlah Cuti Dirancang bagi bulan atau minggu, masukkan formula ini ke dalam sel:

• Kemudian, salin formula dan tampalkannya ke sel lain lajur atau gunakan ikon Pengendalian Isi untuk menyeret formula.

• Begitu juga, untuk mengira jumlah Tidak Dirancang Ketiadaan (A) bulan atau minggu, masukkan formula ini ke dalam sel:

• Selepas itu, untuk mengira jumlah Hari Bekerja bagi bulan atau minggu itu, masukkan formula ini ke dalam sel:

• Sekarang, untuk mengira catat Peratusan Sekarang, mula-mula, buat sel-sel format Peratusan .
• Kemudian, gunakan formula ini ke dalam sel:

• Akibatnya, ia akan membahagikan nilai Jumlah Kehadiran dengan nilai Jumlah Hari Kerja.

• Kemudian, untuk mengira Peratusan Tidak Hadir, mula-mula, buat sel Peratusan format.
• Dan, gunakan