एक्सेलमध्ये उपस्थितीचा मागोवा कसा घ्यावा (तपशीलवार पायऱ्यांसह)

Hugh West

07-06-2023 एक्सेल मूलभूत
  • ह्याचा प्रसार करा
Hugh West

सामग्री सारणी

एक्सेलमधील उपस्थितीचा मागोवा घेणे खूप सामान्य आहे. पण परिपूर्ण एक्सेल अटेंडन्स ट्रॅकर तुमचे काम खूप सोपे करेल. म्हणून, या लेखात, मी तुमच्यासोबत उपस्थितीचा मागोवा घेण्यासाठी विनामूल्य एक्सेल टेम्पलेट सामायिक करत आहे. तुम्ही ते येथून डाउनलोड करू शकता. हे मूलभूत टेम्पलेट असल्यामुळे तुम्ही ते सहजपणे वापरू आणि सुधारू शकता. त्यासोबतच, या लेखात, मी तुम्हाला Excel मध्ये उपस्थितीचा मागोवा कसा घ्यायचा हे सोप्या आणि स्पष्ट पायऱ्यांसह देखील दाखवणार आहे.

विनामूल्य टेम्पलेट डाउनलोड करा

तुम्ही एक्सेल विनामूल्य डाउनलोड करू शकता. 2> टेम्प्लेट ते उपस्थितीचा मागोवा घ्या खालील बटणावरून.

मासिक उपस्थिती ट्रॅकर.xlsx

घटक अटेंडन्स ट्रॅकरचे

एक्सेलमध्ये कोणतेही टेम्प्लेट बनवण्यापूर्वी, तुम्हाला वर्कशीटमध्ये समाविष्ट केलेल्या गोष्टी आणि त्यांच्यातील संबंध माहित असणे आवश्यक आहे. तर, तुम्ही टेम्पलेटसाठी मसुदा योजना बनवू शकता. Excel, मध्ये उपस्थिती ट्रॅकर बनवण्यासाठी तुम्हाला पुढील गोष्टींची आवश्यकता असेल:

  • महिना
  • सुट्ट्या
  • क्रियाकलापांचे प्रकार : P= वर्तमान , PL = नियोजित रजा, A= अनुपस्थित
  • महिन्याचे दिवस, प्रारंभ आणि महिन्याची शेवटची तारीख
  • सहभागी नाव & आयडी
  • एकूण वर्तमान, नियोजित रजा, अनुपस्थिती आणि कामाचे दिवस
  • उपस्थितीची टक्केवारी & अनुपस्थिती

तुम्ही तुमच्या गरजेनुसार कोणतेही स्तंभ जोडू किंवा काढू शकता. या लेखात, मी एक टेम्पलेट बनवणार आहेहे सूत्र सेलमध्ये: =(L8+M8)/N8

  • हे एकूण नियोजित & अनियोजित अनुपस्थिती एकूण कामाच्या दिवसांच्या मूल्यानुसार.

  • शेवटी, तुमचा मासिक उपस्थिती अहवाल पूर्ण झाले. तुम्ही प्रत्येक सहभागीचा उपस्थिती डेटा सहजपणे ट्रॅक करू शकता.

अधिक वाचा: विद्यार्थ्यांच्या प्रगतीचा मागोवा घेणे एक्सेल टेम्पलेट (विनामूल्य डाउनलोड)<2

लक्षात ठेवण्‍याच्‍या गोष्‍टी

  • या लेखात मी एका आठवड्यासाठी हजेरी ट्रॅकर दाखवला आहे, तुम्ही दिवस जोडून ते एका महिन्यासाठी सहज रूपांतरित करू शकता.
  • जर अर्जदारांची यादी मोठी असेल तर तुम्हाला स्क्रोल करताना कॉलम हेडर पाहण्यात समस्या येऊ शकतात. यासाठी, आपण पॅन गोठवू शकता. यासाठी, पहा टॅब > फ्रीझ पॅन्स मेनूवर जा आणि येथे फ्रीझ पॅन्स पर्याय निवडा.

  • सुट्टीच्या सूचीमध्ये, तुम्ही तुमच्या संस्थेच्या कॅलेंडरनुसार तारखा जोडू किंवा काढू शकता. संपादन केल्यानंतर, पुन्हा नाव परिभाषित करा चरण करा.
  • या वर्कबुकमध्ये संपूर्ण वर्षाचा डेटा असेल. त्यामुळे, तुम्हाला कोणत्याही महिन्याचा डेटा कॉपी करावा लागेल आणि वेगळ्या महिन्यासाठी वेगळे वर्कशीट तयार करण्यासाठी “ फक्त मूल्य पेस्ट करा” दुसऱ्या शीटवर. त्यानंतर पुढील महिन्यासाठी उपस्थितीचा मागोवा घेण्यासाठी उपस्थिती कक्ष स्वच्छ करा.

निष्कर्ष

या लेखात, मी तुम्हाला एक्सेलमध्ये उपस्थिती कशी ट्रॅक करावी हे दाखवण्याचा प्रयत्न केला आहे. आपण विनामूल्य टेम्पलेट डाउनलोड करू शकताआणि तुमच्या वापरासाठी त्या सुधारित करा. तसेच, आपण चरणांचे अनुसरण करून उपस्थितीचा मागोवा घेण्यासाठी एक एक्सेल फाइल तयार करू शकता. मला आशा आहे की तुम्हाला हा लेख उपयुक्त वाटला. अधिक एक्सेल-संबंधित सामग्री जाणून घेण्यासाठी तुम्ही आमच्या वेबसाइट ExcelWIKI ला भेट देऊ शकता. तुम्हाला काही प्रश्न किंवा अभिप्राय असल्यास, कृपया मला टिप्पणी विभागात कळवा.

नमूद केलेल्या घटकांसह

एक्सेलमध्ये उपस्थितीचा मागोवा घेण्यासाठी पायऱ्या

येथे, मी <1 मध्ये उपस्थितीचा मागोवा कसा घ्यावा याचे वर्णन करेन>Excel फाईल ज्याद्वारे तुम्ही उपस्थितीचा मागोवा घेऊ शकता. तुम्ही खाली नमूद केलेल्या पायऱ्या फॉलो केल्यास तुम्ही Excel मधील सहभागींची उपस्थिती सहजपणे ट्रॅक करू शकता. पायऱ्या योग्य चित्रांसह स्पष्टपणे स्पष्ट केल्या आहेत. त्यामुळे, Excel मध्ये उपस्थितीचा मागोवा घेण्यासाठी पायऱ्यांमधून जा.

पायरी 1: एक्सेलमध्ये 'माहिती' वर्कशीट बनवा

प्रथम, “ माहिती ” नावाचे वर्कशीट बनवा. . या वर्कशीटमध्ये, संस्थेतील महिने , सुट्ट्या, आणि कार्यक्रमांचे प्रकार याच्या याद्या जोडा. मुख्य वर्कशीटशी लिंक करण्यासाठी तुम्ही सहभागींची नावे आणि आयडी यांची माहिती देखील जोडू शकता.

💬 टिपा:मी या वर्कबुकमध्ये सर्व सुट्ट्या सूचीबद्ध केलेल्या नाहीत. तुम्ही तुमच्या संस्थेच्या कॅलेंडरनुसार सुट्ट्या जोडू किंवा काढू शकता.

पायरी 2: महिन्याच्या यादीचे नाव परिभाषित करा

आवश्यक माहिती टाकल्यानंतर, तुम्हाला त्यांच्यासाठी नावे परिभाषित करा. नाव परिभाषित केल्याने तुम्हाला सेलमध्ये ड्रॉप-डाउन मेनू बनवण्यासाठी डेटा प्रमाणीकरण टूल वापरण्याची परवानगी मिळेल.

  • प्रथम, महिन्यांच्या सूचीसाठी नाव परिभाषित करा.
  • हे करण्यासाठी, महिन्यांचे सेल निवडा.
  • नंतर, फॉर्म्युला टॅब > परिभाषित नाव पर्यायावर जा.
  • त्यानंतर, तुम्हाला नावाची विंडो दिसेल“ नवीन नाव”. येथे, सेलच्या सूचीसाठी योग्य नाव द्या.
  • नावामध्ये “महिना” टाइप करा आणि ठीक आहे<2 दाबा>.

  • तसेच, सुट्टीचे सेल निवडा आणि परिभाषित नाव पर्यायावर जा.
  • नंतर , नावाप्रमाणे “ हॉलिडे” टाईप करा आणि ओके दाबा.

  • शेवटी, <निवडा 1>टाइप करा सेल आणि परिभाषित नाव पर्यायावर जा.
  • नंतर, " टाइप करा" नाव म्हणून टाइप करा आणि ओके दाबा.

पायरी 3: उपस्थितीचा मागोवा घेण्यासाठी टेम्पलेट संरचना बनवा

आता, आधी सूचीबद्ध केलेल्या आवश्यक गोष्टींसह स्तंभ आणि सेल बनवा. आणि सहभागींची नावे आणि आयडीचा डेटा घाला.

अधिक वाचा: एक्सेलसह क्यूआर कोड अटेंडन्स ट्रॅकिंग (सोप्या चरणांसह)

पायरी 4: महिना, प्रारंभ तारीख आणि फॉर्म्युला घाला. शेवटची तारीख

आम्ही उपस्थितीचा मागोवा घेण्यासाठी एक टेम्पलेट बनवू इच्छितो जिथे तुम्ही एका महिन्या वरून दुसऱ्या वर शिफ्ट करू शकता सहज आणि संपूर्ण वर्षाचा डेटा त्याच वर्कशीटवर असेल. यासाठी, तुम्हाला महिना निवडण्यासाठी सेलमध्ये ड्रॉप-डाउन पर्याय तयार करावा लागेल.

  • प्रथम, महिन्याचा सेल निवडा.
  • नंतर, डेटा टॅबवर जा आणि डेटा प्रमाणीकरण पर्याय
वर क्लिक करा.

  • परिणाम म्हणून, “ डेटा प्रमाणीकरण” नावाची विंडो दिसेल.
  • सेटिंग्ज टॅबमध्ये ठेवा.
  • नंतर, “ सूची” निवडा अनुमती द्या मेनूमध्ये पर्याय.
  • आणि, स्रोत पर्यायमध्ये “= महिना” टाइप करा आणि ओके दाबा .

  • आता जर तुम्ही वर्कशीट मधील महिन्याच्या सेलमध्ये गेलात तर तुम्हाला दिसेल. उघडण्यासाठी ड्रॉप-डाउन पर्याय.
  • उघडण्यासाठी यावर क्लिक करा आणि निवडा एक महिना.

  • आता, हे सूत्र प्रारंभ तारीख सेलमध्ये टाइप करा.
=DATEVALUE("1"&M1)

सूत्र स्पष्टीकरण :

  • DATEVALUE फंक्शन मजकूर स्वरूपात असलेल्या तारखेचे रूपांतर करते वैध एक्सेल तारखेमध्ये
  • येथे, M1 सेल हा " जानेवारी"
  • "1"& मूल्य देणारा महिना सेल आहे ; “जानेवारी” तारीख दर्शवते “ 1 जानेवारी”
  • नंतर, हे सूत्र प्राप्त करण्यासाठी समाप्ती तारीख सेलमध्ये टाइप करा महिन्याची शेवटची तारीख.
=EOMONTH(D3,0)

अधिक वाचा: दररोज कसे बनवायचे एक्सेलमधील उपस्थिती पत्रक (2 प्रभावी मार्ग)

पायरी 5: तारखा प्रविष्ट करा

आता, तुम्हाला महिन्याच्या सर्व तारखांसाठी कॉलम बनवावे लागतील.

<8
  • प्रथम, महिन्याची पहिली तारीख प्रविष्ट करा. यासाठी सेलला प्रारंभ तारीख सेलशी लिंक करण्यासाठी हे सूत्र वापरा.
    • =D3

    • नंतर, तुम्ही उर्वरित तारखांसाठी एक कॉलम बनवाल. दुसऱ्या सेलमध्ये पुढील तारीख मिळवण्यासाठी हे सूत्र टाइप करा.
    <6 =IF(C6<$L$3,C6+1,"")

    सूत्र स्पष्टीकरण :

    • C6<$L$3 : तेसेल C6 ( या सेलपूर्वीची मागील तारीख ) L3 ( समाप्ती तारीख ) पेक्षा कमी आहे अशी स्थिती दर्शवते. तुम्ही संपूर्ण संदर्भ वापरणे आवश्यक आहे कारण अंतिम तारखेचा सेल पुढील सेलसाठी देखील सारखाच असेल.
    • C6 + 1 : ते जेव्हा “ If” अट सत्य असते तेव्हा ही कमांड असते. ते मागील सेलसह 1 जोडण्यास सांगते.
    • “ ” : हे सूचित करते की जेव्हा “ जर” स्थिती असत्य असेल, ठेवा सेल रिक्त.

    • नंतर, सूत्र कॉपी करा आणि पेस्ट करा मधील उर्वरित सेलमध्ये पंक्ती.
    • त्यानंतर, तारखांसाठी आठवड्याच्या दिवसांचे नाव मिळवा. त्यासाठी हे सूत्र सेल C7.
    =TEXT(C6, "ddd")

    मध्ये पेस्ट करा. सूत्र स्पष्टीकरण:

    • TEXT फंक्शन तारीख सेलचे मूल्य C6 सेलमध्ये रूपांतरित करेल 1> मजकूर.
    • “ddd” मजकूराचे स्वरूप दर्शवते जे 3 स्ट्रिंगमध्ये आठवड्याच्या दिवसाचे नाव देईल.

    <3 💬 टिपा: सेल तारीख स्वरूपात बनवा. हे न करता, ते अज्ञात मूल्ये देऊ शकते.

    अधिक वाचा: एक्सेलमधील उपस्थिती पत्रक अर्ध्या दिवसासाठी सूत्रासह (3 उदाहरणे)

    चरण 6: सुट्ट्या ओळखण्यासाठी फॉर्म्युला घाला

    हजेरी ट्रॅकरमध्ये, तुम्हाला कदाचित त्या तारखा ओळखायच्या असतील ज्या सुट्ट्या आहेत. तुम्हाला ते गुंतागुंतीचे वाटेल पण मी येथे स्पष्ट करेन त्यांनासहज.

    • हे सूत्र सेलमध्ये ठेवा C5 .
    =IFERROR(IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0)),0)

    फॉर्म्युला स्पष्टीकरण

    • MATCH(C6,Holidays,0) : MATCH फंक्शन मूल्य शोधेल पैकी C6 हॉलिडे सूचीमध्ये.
    • IF(C6=””,1,MATCH(C6,Holidays,0): IF फंक्शन असे दर्शविते की जर सेलचे मूल्य C6 रिक्त असेल तर 1 घाला अन्यथा ते हॉलिडे सूचीमध्ये शोधा.
    • IFERROR(IF(C6=””,1,MATCH(C6,Holidays,0)),0): हे सूचित करते की जेव्हा IF स्थिती काहीही देऊ शकत नाही व्हॅल्यूज नंतर ते एरर व्हॅल्यू देईल आणि IFERROR फंक्शन एरर! ऐवजी 0 व्हॅल्यू देण्याचे काम करते.

    • शेवटी, कॉपी करा आणि पेस्ट करा पंक्तीच्या उर्वरित सेलवर मूल्ये.
    • आता, टेम्प्लेट खालील स्क्रीनशॉटप्रमाणे व्हा.

    पायरी 7: एक्सेलमधील उपस्थिती सेलसाठी ड्रॉप-डाउन मेनू सेट करा

    आता, तुम्ही सेट कराल उपस्थिती सेलसाठी ड्रॉप-डाउन मेनू वर. म्हणून, जेव्हा y तुम्हाला हजेरी डेटा इनपुट करायचा आहे, तुम्ही टाइप सूचीशिवाय इतर कोणतीही मूल्ये घालू शकत नाही.

    • यासाठी, सर्व उपस्थिती सेल निवडा.
    • आणि, डेटा टॅब > डेटा प्रमाणीकरण वर जा.

    • नंतर <1 मध्ये>डेटा प्रमाणीकरण विंडो, सेटिंग्ज टॅबमध्ये राहा.
    • आता, अनुमती द्या पर्यायांमधून सूची निवडा.<10
    • आणि लिहा =स्रोत बॉक्समध्ये टाइप करा.
    • शेवटी, ठीक दाबा.

    <3

    • आता, उपस्थिती घालण्यासाठी कोणत्याही सेलवर जा. तुम्हाला उघडण्यासाठी ड्रॉप-डाउन पर्याय सापडतील.
    • नंतर, तुम्ही घालण्यासाठी कोणतेही निवडू शकता. आणि या पर्यायांशिवाय, तुम्ही इतर कोणतीही मूल्ये घालू शकत नाही.

    पायरी 8: हॉलिडे कॉलम हायलाइट करा

    हाईलाइट करणे आवश्यक आहे सुट्टीचे स्तंभ जेणेकरून तुम्ही त्यांना सहज ओळखू शकता. आपण त्यांना रंगांसह व्यक्तिचलितपणे स्वरूपित करू शकता. वैकल्पिकरित्या, तुम्ही सुट्टी सूची आणि सशर्त स्वरूपन वापरून त्यांना स्वयंचलित करू शकता.

    • प्रथम, उपस्थिती स्तंभातील सर्व सेल निवडा.
    • आणि, मुख्यपृष्ठ टॅब > कंडिशनल फॉरमॅटिंग > नवीन नियम पर्याय वर जा.

    <32

    • आता, “ नवीन फॉरमॅटिंग नियम” नावाची विंडो दिसेल आणि पर्याय निवडा “कोणत्या सेलचे फॉरमॅट करायचे ते ठरवण्यासाठी सूत्र वापरा” मध्ये नियम प्रकार.
    • नंतर, हे सूत्र नियम वर्णन बॉक्समध्ये पेस्ट करा:
    =OR(C$7= "SUN") <0
    • आता, फॉर्मेट पर्यायावर जा. भरा
    • रंग म्हणून लाल रंग निवडा परिणामी, हे स्तंभाचे सेल लाल बनवेल ज्यामध्ये 7वी-पंक्ती मूल्य आहे  “ रवि ”. याचा अर्थ तुम्हाला रविवारचे स्तंभ लाल करायचे आहेत.

    • आता, तुम्हाला रविवार स्तंभ लाल रंगात दिसतील.
    💬 टिपा:: तुम्ही आणखी काही जोडू शकतालाल म्हणून चिन्हांकित करण्यासाठी आठवड्याचे शेवटचे दिवस. पुन्हा जोडण्यासाठी त्याच मार्गाचे अनुसरण करा.

    • आता, सूचीमधून कार्यालयीन सुट्ट्या ओळखण्यासाठी आणखी एक सशर्त स्वरूपन घाला. त्याच प्रकारे अनुसरण करा आणि बॉक्समध्ये हे सूत्र पेस्ट करा :
    =COUNTIF(Holidays,C$6)

    • नंतर, येथे जा स्वरूप पर्याय आणि हिरवा रंग भरण्यासाठी बॉक्स निवडा.
    • आणि, ओके दाबा. <10
    • नंतर, फॉरमॅट्स लागू करण्यासाठी कंडिशनल फॉरमॅटिंग विंडोमध्‍ये लागू करा दाबा.

    • परिणामी, तुम्हाला सूचीतील अधूनमधून सुट्ट्या हिरव्या रंगात आणि रविवार लाल रंगात दिसतील.

    • आता, महिना निवडा फेब्रुवारी फॉरमॅटिंग उत्तम प्रकारे काम करत आहे की नाही हे तपासण्यासाठी.

    पायरी 9: अटेंडन्स सेलमध्ये डेटा घाला

    आता, सारांश स्तंभांची गणना करण्यासाठी उपस्थिती सेलमध्ये डेटा घाला. डेटा घालण्यासाठी, तुम्ही कीबोर्डवरून लिहू शकता किंवा ड्रॉप-डाउन सूचना वापरू शकता.

    अधिक वाचा: उपस्थिती आणि ओव्हरटाइम गणना पत्रक Excel मध्ये

    पायरी 10: एकूण उपस्थितीची गणना करण्यासाठी सूत्रे घाला

    • आता, महिन्याच्या किंवा आठवड्याच्या एकूण उपस्थितीची गणना करण्यासाठी, सेलमध्ये हे सूत्र घाला :
    =COUNTIFS(C8:J8, "P",$C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0)

    फॉर्म्युला स्पष्टीकरण

    • COUNTIFS फंक्शन वापरून, तुम्ही सेल 3 चे अनुसरण केल्यास त्यांची गणना करालअटी.
    • C8:J8, “P” : सेलमध्ये “ P ”
    • $C$7:$J असल्यास $7,"सूर्य" : सेलमध्ये "सूर्य"
    • $C$5:$J$5,0 नसल्यास: जर सेल 0 चे मूल्य आहे, याचा अर्थ ती सुट्टी नाही.
    • नंतर, सूत्र कॉपी करा आणि कॉलमच्या इतर सेलमध्ये पेस्ट करा किंवा फिल हँडल <2 वापरा>सूत्र ड्रॅग करण्यासाठी चिन्ह.

    • आता, महिना किंवा आठवड्यासाठी एकूण नियोजित रजा मोजण्यासाठी, घाला हे सूत्र सेलमध्ये:
    =COUNTIFS(C8:J8, "PL",$C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0)

    • नंतर, सूत्र कॉपी करा आणि ते इतर सेलमध्ये पेस्ट करा फॉर्म्युला ड्रॅग करण्यासाठी स्तंभ किंवा फिल हँडल चिन्ह वापरा.

    • तसेच, एकूण अनयोजित गणना करण्यासाठी अनुपस्थिती (A) महिन्याची किंवा आठवड्याची, हे सूत्र सेलमध्ये घाला:
    =COUNTIFS(C8:J8, "A",$C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0)

    • त्यानंतर, महिन्याचे किंवा आठवड्याचे एकूण कामाचे दिवस मोजण्यासाठी, हे सूत्र सेलमध्ये घाला:
    =COUNTIFS($C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0)

    • आता, गणना करण्यासाठी वर्तमान टक्केवारी ulate, प्रथम, सेल टक्केवारी स्वरूपात तयार करा.
    • नंतर, सेलमध्ये हे सूत्र वापरा:
    <6 =K8/N8

    • परिणामी, ते एकूण उपस्थिती चे मूल्य एकूण काम-दिवसांच्या मूल्याने विभाजित करेल.

    • नंतर, अनुपस्थित टक्केवारी काढण्यासाठी, प्रथम, टक्केवारी चे सेल बनवा स्वरूप.
    • आणि, वापरा
    मागील पोस्ट एक्सेलमध्ये डेटा मार्कर कसे जोडायचे (2 सोपी उदाहरणे)
    पुढील पोस्ट एक्सेल स्ट्रिंगमधील वर्णाची शेवटची घटना शोधा (6 पद्धती)

    ह्यू वेस्ट हे एक अत्यंत अनुभवी एक्सेल ट्रेनर आणि विश्लेषक आहेत ज्याचा उद्योगात 10 वर्षांपेक्षा जास्त अनुभव आहे. त्यांनी अकाउंटिंग आणि फायनान्समध्ये बॅचलर डिग्री आणि बिझनेस अॅडमिनिस्ट्रेशनमध्ये पदव्युत्तर पदवी घेतली आहे. ह्यूला शिकवण्याची आवड आहे आणि त्याने एक अद्वितीय शिकवण्याचा दृष्टीकोन विकसित केला आहे ज्याचे अनुसरण करणे आणि समजणे सोपे आहे. एक्सेलच्या त्यांच्या तज्ञ ज्ञानाने जगभरातील हजारो विद्यार्थ्यांना आणि व्यावसायिकांना त्यांची कौशल्ये सुधारण्यास आणि त्यांच्या करिअरमध्ये उत्कृष्ट कामगिरी करण्यास मदत केली आहे. त्याच्या ब्लॉगद्वारे, ह्यू आपले ज्ञान जगासोबत सामायिक करतो, व्यक्ती आणि व्यवसायांना त्यांच्या पूर्ण क्षमतेपर्यंत पोहोचण्यात मदत करण्यासाठी विनामूल्य एक्सेल ट्यूटोरियल आणि ऑनलाइन प्रशिक्षण ऑफर करतो.