Проследяването на присъствието в Excel е много често срещано. Но перфектният Следене на присъствието в Excel ще улесни работата ви много. Така че, в тази статия, аз споделям безплатен Шаблон на Excel към проследяване на посещаемостта с вас. можете да го изтеглите от тук. можете да го използвате и променяте лесно, тъй като е основен шаблон. Наред с това, В тази статия ще ви покажа и как да проследявате присъствието в Excel с лесни и ясни стъпки.

Изтегляне на безплатен шаблон

Можете да изтеглите Безплатно за Excel шаблон към Проследяване на посещаемостта от следния бутон.

Елементи на системата за проследяване на присъствието

Преди да направите шаблони в Excel, трябва да знаете нещата, които ще бъдат включени в работния лист, и връзките между тях. Така можете да направите проектоплан за шаблона. проследяване на присъствието в Excel, ще ви трябват следните неща:

• Месец
• Празници
• Видове дейности : P= Настояще , PL = планиран отпуск, A= Отсъства
• Дни на месеца, Начална дата & печат; крайна дата на месеца
• Име на участника & Id
• Общо присъстващи, Планиран отпуск, Отсъствие & Работни дни
• Процент на присъствие & Отсъствие

Можете да добавяте или премахвате колони според нуждите си. В тази статия ще направя шаблон с посочените елементи.

Стъпки за проследяване на присъствието в Excel

Тук ще опиша как да проследяване на посещаемостта в Excel файл, чрез който можете да проследяване на посещаемостта. Можете лесно да проследите посещаемост на участниците в Excel, ако следвате стъпките, посочени по-долу. Стъпките са обяснени ясно с подходящи илюстрации. Така че, преминете през стъпките за проследяване на присъствието в Excel.

Стъпка 1: Създаване на работен лист "Информация" в Excel

Първо, създайте работен лист с име " Информация ". В този работен лист добавете списъците на Месеци , Празници, и Вид дейности в институцията. Можете също така да добавите информацията за имена на участниците и Идентификатори за връзка към основния работен лист.

Стъпка 2: Определяне на списъка с имената на месеца

След като въведете необходимата информация, трябва да дефиниране на имена за тях. Определянето на името ще ви позволи да използвате Утвърждаване на данните за създаване на падащо меню в клетките.

• Първо, задайте име на списъка с месеците.
• За да направите това, изберете клетките с месеци.
• След това отидете в Формула tab> Дефинирано име опция.
• След това ще видите прозорец с име " Ново име". Тук дайте подходящо име на списъка с клетки.
• Тип "Месец" в полето Name и натиснете OK .

• По същия начин изберете клетките за почивка и отидете в Дефинирано име опция.
• След това въведете " Празник" като име и натиснете ДОБРЕ.

• Накрая изберете Тип клетки и отидете в Дефинирано име опция.
• След това въведете " Тип" като име и натиснете ДОБРЕ.

Стъпка 3: Създайте структура на шаблона за проследяване на присъствието

Сега направете колони и клетки с необходимите неща, изброени преди това. И вмъкнете данни на имена на участниците и идентификатори.

Прочетете още: Проследяване на присъствието с QR код в Excel (с лесни стъпки)

Стъпка 4: Вмъкване на формула за месец, начална дата & крайна дата

Искаме да направим шаблон за проследяване на присъствието където можете да преминете от един месец към друг лесно. И данните за цялата година ще бъдат на същия работен лист. За тази цел трябва да направите падащо меню в клетката, за да изберете месец.

• Първо изберете клетката за месеца.
• След това отидете в Данни и щракнете върху Утвърждаване на данните опция

• В резултат на това се появява прозорец с име " Утвърждаване на данни" ще се появи.
• Запазете раздела с настройки.
• след това изберете " Списък" опция в Позволете меню.
• И въведете "= Месец" в Източник: и натиснете ДОБРЕ.

• Ако отидете в клетката за месеца в работен лист, ще видите падащо меню опция за отваряне.
• Кликнете върху това, за да отворите и изберете a месец.

• Сега въведете тази формула в Начална дата клетка.

Обяснение на формулата :

• Функция DATEVALUE трансформира дата, която е в Текст във валидна дата в Excel
• Тук M1 клетката е клетката на месеца, която дава стойност " януари"
• "1"& "януари" обозначава дата " 1 януари"

• След това въведете тази формула в Крайна дата клетка, за да получите последната дата на месеца.

Прочетете още: Как да направите ежедневна присъствена таблица в Excel (2 ефективни начина)

Стъпка 5: Въвеждане на датите

Сега ще трябва да създадете колони за всички дати от месеца.

• Първо въведете първата дата от месеца. За целта използвайте тази формула, за да свържете клетката с Начална дата клетка.

• След това ще създадете колона за оставащи дати. Във втората клетка въведете тази формула, за да получите следващ дата.

Обяснение на формулата :

• C6<$L$3 : тя означава условие, че клетката C6 ( Предишна дата преди тази клетка) е по-малък от L3 ( Крайна дата ). Трябва да използвате абсолютна референция защото клетката на Крайна дата ще бъдат същите и за следващите клетки.
• C6 + 1 : Това е команда, когато " Ако" условието е вярно. Иска се да се добави 1 към предишната клетка.
• " " : Това означава, че когато " Ако" състоянието е Невярно, оставете клетката празна.

• След това, копие формулата и паста в останалите клетки в реда.

• След това получете името на работни дни за датите. За целта поставете тази формула в клетката C7.

Обяснение на формулата:

• Сайтът Функция TEXT ще преобразува Дата стойност на C6 клетка към текст.
• "ddd" обозначава формата на текста, който ще даде името на деня от седмицата в 3 низа.

Прочетете още: Лист за присъствие в Excel с формула за половин ден (3 примера)

Стъпка 6: Вмъкване на формула за идентифициране на празници

В проследяване на посещаемостта, може да искате да определите датите, които са почивки. Може да ви се стори сложно, но тук ще ви ги обясня лесно.

• Поставете тази формула в клетката C5 .

Обяснение на формулата

• MATCH(C6,Holidays,0) : Сайтът MATCH функцията ще търси стойността на C6 в Ваканция списък.
• IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0) : Функция IF означава, че ако стойността на клетката C6 е празен след това вмъкване 1 друго търсене, което в Ваканция списък.
• IFERROR(IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0)),0) : Това означава, че когато IF не може да даде никаква стойност, тогава ще даде стойност за грешка и Функция IFERROR работи, за да даде стойност 0 вместо Грешка!.

• Накрая, копие и паста стойностите в останалите клетки на реда.
• Сега шаблон ще бъде като на скрийншота по-долу.

Стъпка 7: Създаване на падащо меню за клетките за присъствие в Excel

Сега ще настроите падащо меню за посещаемост Така че, когато искате да въведете данните за посещаемостта, не можете да вмъкнете други стойности освен Тип списък.

• За тази цел изберете всички клетки за присъствие.
• И отидете в Данни tab> Утвърждаване на данните.

• След това в Утвърждаване на данните прозорец, останете в Настройки таб.
• Сега изберете Списък от Позволете опции.
• И пишете =Тип в Източник: кутия.
• Накрая натиснете ДОБРЕ.

• Сега отидете в някоя от клетките, за да вмъкнете присъствие. Ще намерите падащи опции за отваряне.
• След това можете да изберете някоя от тях, за да я вмъкнете. А без тези опции не можете да вмъкнете други стойности.

Стъпка 8: Подчертаване на празничните колони

Необходимо е да подчертаете колоните за празници, за да можете лесно да ги идентифицирате. Можете ръчно да ги форматирате с цветове. Алтернативно можете да ги автоматизирате, като използвате Ваканция списък и Условно форматиране.

• Първоначално изберете всички клетки от колоната за посещаемост.
• И отидете в Начало tab> Условно форматиране > Ново правило опции.

• Сега ще се появи прозорец с име " Ново правило за форматиране" и изберете опцията "Използвайте формула, за да определите кои клетки да форматирате" в Тип правило.
• След това поставете тази формула в Правило Описание кутия:

• Сега отидете в Формат опция. Изберете Червено цвят като Напълнете
• В резултат на това клетките на колоната ще станат червени, в които е 7-ми ред стойността е " Sun ". Това означава, че искате да направите колоните за неделя червени.

• Сега ще видите Неделя колоните са в червено.

• Сега вмъкнете още един условно форматиране за да определите празниците в офиса от списъка. Следвайте същия начин и паста тази формула в полето:

• След това отидете в Формат и изберете опцията Зелен цвят към попълнете кутията.
• И натиснете ДОБРЕ.
• След това натиснете Направете заявка на в Условно форматиране да приложите форматите.

• В резултат на това ще видите, че случайните празници от списъка са в зелен цвят, а неделните - в червен.

• Сега изберете месеца февруари за да проверите дали форматирането работи перфектно или не.

Стъпка 9: Вмъкване на данни в клетките за присъствие

Сега вмъкнете данни в клетките за присъствие, за да изчислите обобщените колони. За да вмъкнете данни, можете да пишете от клавиатурата или да използвате падащите предложения.

Прочетете още: Лист за изчисляване на присъствието и извънредния труд в Excel

Стъпка 10: Вмъкване на формули за изчисляване на общата посещаемост

• Сега, за да изчислите общото присъствие за месеца или седмицата, въведете тази формула в клетката:

Обяснение на формулата

• Използване на Функция COUNTIFS , ще преброите клетките, ако те отговарят на 3 условия.
• C8:J8, "P" : Ако клетката съдържа " P "
• $C$7:$J$7, "Sun" : Ако клетката не съдържа "Слънце"
• $C$5:$J$5,0 : Ако клетките са със стойност 0, това означава, че не е празник.

• След това копирайте формулата и я поставете в другите клетки на колоната или използвайте бутона Дръжка за пълнене за да плъзнете формулата.

• Сега, за да изчислим общия Планиран отпуск за месеца или седмицата, въведете тази формула в клетката:

• След това копирайте формулата и я поставете в другите клетки на колоната или използвайте бутона Дръжка за пълнене за да плъзнете формулата.

• По същия начин, за да се изчисли общият Непланирано отсъствие (A) на месеца или седмицата, въведете тази формула в клетката:

• След това, за да се изчисли общият Работни дни на месеца или седмицата, въведете тази формула в клетката:

• Сега, за да изчислим Настоящ процент, първо направете клетките на Процент формат.
• След това използвайте тази формула в клетката:

• В резултат на това тя ще раздели стойността на Общо присъствие по стойността на Общо работни дни.

• След това, за да изчислите Отсъстващи проценти, първо направете клетките на Процент формат.
• И използвайте тази формула в клетката:

• Той ще раздели стойността на Общо планирани & Непланирани отсъствия по стойността на Общо работни дни.

• И накрая, вашият месечен отчет за присъствието Можете лесно да проследявате данните за присъствието на всеки участник.

Прочетете още: Проследяване на напредъка на учениците - шаблон за Excel (безплатно изтегляне)

Нещата, които трябва да запомните

• В тази статия показах приложението за проследяване на присъствието за една седмица, но можете лесно да го превърнете в месечно, като добавите дни.
• Ако списъкът с кандидати е голям, може да срещнете проблеми с виждането на заглавието на колоната при превъртане. За тази цел можете да замразите панелите. За целта отидете на Вижте Tab> Замразяване на стъкла и изберете Замразяване на стъкла тук.

• В Списък с празници, можете да добавяте или премахвате дати според календара на вашата институция. След като редактирате, направете следното Определяне на името стъпка отново.
• Тази работна книга ще съдържа данни за цялата година. Затова трябва просто да копирате данните за всеки месец и " вмъкване само на стойност" в друг лист, за да създадете друг работен лист за друг месец. След това изчистете клетките за присъствие, за да проследите присъствието за следващия месец.

Заключение

В тази статия се опитах да ви покажа как да проследявате присъствието в Excel. Можете да изтеглите безплатните шаблони и да ги модифицирате за ваша употреба. Също така можете да създадете файл в Excel за проследяване на присъствието, като следвате стъпките. Надявам се, че тази статия ви е била полезна. Можете да посетите нашия уебсайт ExcelWIKI за да научите повече съдържание, свързано с Excel. Ако имате въпроси или обратна връзка, моля, уведомете ме в раздела за коментари.