Hoe om bywoning in Excel op te spoor (met gedetailleerde stappe)

Hugh West

07-06-2023 Excel Basics
  • Deel Dit
Hugh West

Spoorbywoning in Excel is baie algemeen. Maar 'n perfekte Excel-bywoningspoorder sal jou werk baie vergemaklik. Dus, in hierdie artikel deel ek 'n gratis Excel-sjabloon om bywoning na te spoor met jou. Jy kan dit van hier af aflaai. U kan dit maklik gebruik en verander aangesien dit 'n basiese sjabloon is. Daarmee saam, In hierdie artikel sal ek jou ook wys hoe om bywoning in Excel met maklike en duidelike stappe na te spoor.

Laai gratis sjabloon af

Jy kan die Excel gratis sjabloon om Track Bywoning na vanaf die volgende knoppie.

Maandelikse Bywoning Tracker.xlsx

Elemente van 'n Bywoning-spoorsnyer

Voordat u enige sjablone in Excel maak, moet u die dinge weet wat in die werkblad ingesluit sal word en die verbande tussen hulle. U kan dus 'n konsepplan vir die sjabloon maak. Om 'n bywoningspoorder in Excel, te maak, sal jy die volgende dinge nodig hê:

  • Maand
  • Vakansies
  • Tipe aktiwiteit : P= Aanwesig , PL = Beplande verlof, A= Afwesig
  • Dae van die maand, Begin & Einddatum van Maand
  • Deelnemer Naam & Id
  • Totaal teenwoordig, Beplande verlof, Afwesigheid & Werksdae
  • Persentasie van Teenwoordigheid & Afwesigheid

Jy kan enige kolomme byvoeg of verwyder soos jy nodig het. In hierdie artikel sal ek 'n sjabloon maakhierdie formule in die sel: =(L8+M8)/N8

  • Dit sal die waarde van Totaal beplan & Onbeplande afwesigheid met die waarde van Totale werksdae.

  • Laastens, jou maandelikse bywoningsverslag is voltooi. Jy kan elke deelnemer se bywoningsdata maklik naspoor.

Lees meer: Spoor Studentevordering Excel-sjabloon (gratis aflaai)

Dinge om te onthou

  • In hierdie artikel het ek die bywoningspoorder vir een week gewys, jy kan dit maklik vir 'n maand omskakel deur dae by te voeg.
  • As die aansoekerlys groot is, kan u probleme ondervind om die kolomopskrif te sien terwyl u blaai. Hiervoor kan jy die ruite vries. Hiervoor, Gaan na Bekyk Tab > Vries Panes kieslys en kies die Vries Panes -opsie hier.

  • In die Vakansielys, kan jy datums byvoeg of verwyder volgens jou instelling se kalender. Na redigering, doen die Definieer Naam -stap weer.
  • Hierdie werkboek sal data vir die volle jaar bevat. Dus, jy moet eenvoudig die data van enige maand kopieer en " pas slegs waarde" na 'n ander blad om 'n ander werkblad vir 'n ander maand te skep. Maak dan die bywoningselle skoon om bywoning vir die volgende maand na te spoor.

Gevolgtrekking

In hierdie artikel het ek probeer om jou te wys hoe om bywoning in Excel op te spoor. U kan die gratis sjablone aflaaien verander dit vir jou gebruik. U kan ook 'n Excel-lêer skep om bywoning op te spoor deur die stappe te volg. Ek hoop jy het hierdie artikel nuttig gevind. Jy kan ons webwerf ExcelWIKI besoek om meer Excel-verwante inhoud te leer. As jy enige vrae of terugvoer het, laat weet my asseblief in die kommentaarafdeling.

met die genoemde elemente

Stappe om bywoning in Excel op te spoor

Hier sal ek beskryf hoe om bywoning na te spoor in 'n Excel -lêer waarmee jy bywoning kan spoor. Jy kan maklik die bywoning van die deelnemers in Excel opspoor as jy die stappe hieronder volg volg. Die stappe word duidelik met behoorlike illustrasies verduidelik. So, gaan deur die stappe om bywoning in Excel na te spoor.

Stap 1: Maak 'n 'Inligting'-werkblad in Excel

Maak eers 'n werkblad met die naam " Inligting " . Voeg in hierdie werkblad die lyste van Maande , Vakansies, en die tipe aktiwiteite in die instelling by. Jy kan ook die inligting van deelnemers se name en ID's byvoeg om na die hoofwerkblad te skakel.

💬 NOTAS:Ek het nie al die vakansiedae in hierdie werkboek gelys nie. Jy kan vakansiedae byvoeg of verwyder volgens die kalender van jou instelling.

Stap 2: Definieer Naam van die Maand Lys

Nadat jy die nodige inligting ingevoeg het, moet jy definieer name vir hulle. Om die naam te definieer sal jou toelaat om die Data Validasie nutsding te gebruik om 'n aftrekkieslys in die selle te maak.

  • Definieer eers 'n naam vir die lys van die maande.
  • Om dit te doen, kies die selle van maande.
  • Gaan dan na die Formule oortjie > Gedefinieerde Naam opsie.
  • Daarna sal jy 'n venster met die naam sien“ Nuwe Naam”. Gee hier 'n geskikte naam vir die lys selle.
  • Tik “Maand” in die Naam en druk OK .

  • Net so, kies die vakansieselle en gaan na die Gedefinieerde Naam -opsie.
  • Dan , tik " Vakansie" as die naam en druk OK.

  • Selekteer laastens die Tik selle en gaan na die Gedefinieerde Naam -opsie.
  • Tik dan “ Type” as die naam en druk OK.

Stap 3: Maak sjabloonstruktuur om bywoning op te spoor

Maak nou kolomme en selle met die nodige dinge wat voorheen gelys is. En voeg die data van deelnemers se name en ids in.

Lees Meer: QR-kode-bywoningsnasporing met Excel (met maklike stappe)

Stap 4: Voeg Formule vir Maand, Begindatum & Einddatum

Ons wil 'n sjabloon maak vir nasporing van bywoning waar jy van een maand na nog een kan skuif maklik. En die data vir die hele jaar sal op dieselfde werkblad wees. Hiervoor moet jy 'n aftreklys opsie in die sel maak om 'n maand te kies.

  • Kies eers die maandsel.
  • Gaan dan na die Data oortjie en klik op die Datavalidering opsie

  • As 'n uitkoms sal 'n venster genaamd " Data Validation" verskyn.
  • Hou in die instellingsoortjie.
  • kies dan die “ Lys” -opsie in die Laat toe -kieslys.
  • En, tik “= Maand” in die Bron -opsie en druk OK .

  • As jy nou na die maandsel in die werkblad gaan, sal jy 'n sien aftreklys opsie om oop te maak.
  • Klik hierop om oop te maak en kies 'n maand.

  • Tik nou hierdie formule in die Begindatum sel.
=DATEVALUE("1"&M1)

Formule Verduideliking :

  • DATEVALUE funksie transformeer 'n datum wat in Teks formaat is in 'n geldige Excel-datum
  • Hier is die M1 -sel die maandsel wat waarde gee " Januarie"
  • "1"& ; "Januarie" dui 'n datum aan " 1 Januarie"
  • Tik dan hierdie formule in die Einddatum sel om die laaste datum van die maand.
=EOMONTH(D3,0)

Lees meer: ​​Hoe om daagliks te maak Bywoningsblad in Excel (2 doeltreffende maniere)

Stap 5: Voer die datums in

Nou sal jy kolomme vir alle datums van die maand moet maak.

  • Voer eers die eerste datum van die maand in. Gebruik hiervoor hierdie formule om die sel met die Begindatum sel te koppel.
=D3

  • Dan sal jy 'n kolom maak vir die oorblywende datums. Tik in die tweede sel hierdie formule om die volgende datum te kry.
=IF(C6<$L$3,C6+1,"")

Formule Verduideliking :

  • C6<$L$3 : ditdui 'n toestand aan dat sel C6 ( Vorige Datum voor hierdie sel) minder is as L3 ( Einddatum ). Jy moet absolute verwysing gebruik omdat die sel van Einddatum ook vir die volgende selle dieselfde sal wees.
  • C6 + 1 : Dit is 'n opdrag wanneer Die " As" voorwaarde waar is. Dit vra om 1 by die vorige sel by te voeg.
  • “ ” : Dit dui aan dat wanneer Die “ As” voorwaarde Onwaar is, hou die sel leeg.

  • Dan kopieer die formule en plak dit in die oorblywende selle in die ry.
  • Kry daarna die naam van die weeksdae vir die datums. Plak daarvoor hierdie formule in sel C7.
=TEXT(C6, "ddd")

Formule Verduideliking:

  • Die TEKS funksie sal die Datum waarde van die C6 sel omskakel na teks.
  • “ddd” dui die formaat van die teks aan wat die naam van die weekdag in 3 stringe sal gee.

💬 NOTAS: Maak die selle in Datumformaat. Sonder om dit te doen, kan dit onbekende waardes gee.

Lees Meer: Bywoningsblad in Excel met Formule vir Halfdag (3 Voorbeelde)

Stap 6: Voeg formule in om vakansiedae te identifiseer

In die bywoningspoorder, wil jy dalk die datums identifiseer wat vakansies is. Jy mag dit kompleks vind, maar hier sal ek verduidelik hullemaklik.

  • Sit hierdie formule in sel C5 .
=IFERROR(IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0)),0)

Formule Verduideliking

  • MATCH(C6,Vakansies,0) : Die MATCH -funksie sal die waarde deursoek van C6 in die Vakansie lys.
  • IF(C6=””,1,MATCH(C6,Vakansies,0) : IF-funksie dui aan dat as die waarde van sel C6 leë is, dan voeg 1 in anders soek dit in die Vakansie lys.
  • IFERROR(IF(C6=””,1,MATCH(C6,Vakansies,0)),0) : Dit dui aan dat wanneer die IF voorwaarde geen waardes dan sal dit 'n foutwaarde gee en die IFERROR-funksie werk om die waarde 0 te gee in plaas van Fout!.

  • Laastens, kopieer en plak die waardes na die oorblywende selle van die ry.
  • Nou sal die sjabloon wees soos die skermskoot hieronder.

Stap 7: Stel aftreklys op vir die bywoningselle in Excel

Nou sal jy stel 'n aftrekkieslys op vir die bywoning -selle. Dus, wanneer y As u die bywoningsdata wil invoer, kan u geen ander waardes behalwe die Type lys invoeg nie.

  • Kies hiervoor al die bywoningselle.
  • En gaan na Data oortjie > Datavalidering.

  • Dan in die Data Validation venster, bly in die Instellings -oortjie.
  • Kies nou Lys uit die Laat toe -opsies.
  • En skryf =Tik in die Bron -blokkie.
  • Uiteindelik, druk OK.

  • Gaan nou na enige selle om bywoning in te voeg. Jy sal aftrek-opsies vind om oop te maak.
  • Dan kan jy enige kies om in te voeg. En sonder hierdie opsies kan jy geen ander waardes invoeg nie.

Stap 8: Merk Vakansiekolomme

Dit is nodig om die vakansiekolomme sodat jy dit maklik kan identifiseer. Jy kan dit met die hand formateer met kleure. Alternatiewelik kan jy hulle outomatiseer deur die Vakansie lys en Voorwaardelike formatering te gebruik.

  • Selekteer eers al die selle van die bywoningskolom.
  • En gaan na die Tuis oortjie > Voorwaardelike formatering > Nuwe reël opsies.

  • Nou sal 'n venster verskyn met die naam " Nuwe formateringreël" en kies die opsie "Gebruik 'n formule om te bepaal watter selle om te formateer" in die Reël Tipe.
  • Plak dan hierdie formule in die Reëlbeskrywing -boks:
=OR(C$7= "SUN")

  • Gaan nou na die Formaat -opsie. Kies Rooi kleur as die Vul
  • Gevolglik sal dit die selle van die kolom rooi maak waarin die 7de ry waarde is  “ Son ”. Dit beteken dat jy die Sondagkolomme rooi wil maak.

  • Nou sal jy sien dat die Sondag -kolomme in rooi is.
💬 NOTAS:: Jy kan enige meer byvoegdae as naweke om as Rooi te merk. Volg dieselfde manier om weer by te voeg.

  • Voeg nou nog een voorwaardelike formatering in om die kantoorvakansies op die lys te identifiseer. Volg dieselfde manier en plak hierdie formule in die blokkie:
=COUNTIF(Holidays,C$6)

  • Gaan dan na die Format -opsie en kies die Groen kleur om die blokkie vul .
  • En druk OK.
  • Druk dan Pas toe in die venster Voorwaardelike formatering om die formate toe te pas.

  • Gevolglik sal jy sien dat die vakansiedae van die lys af en toe in groen kleur is en Sondae in rooi.

  • Kies nou die maand Februarie om te kyk of die formatering perfek werk of nie.

Stap 9: Voeg data in bywoningselle in

Voeg nou data in die bywoningselle in om die opsommingkolomme te bereken. Om data in te voeg, kan jy vanaf die sleutelbord skryf of die aftrekvoorstelle gebruik.

Lees meer: Bywoning en oortydberekeningsblad in Excel

Stap 10: Voeg formules in om die totale bywoning te bereken

  • Nou, om die totale teenwoordigheid van die maand of die week te bereken, voeg hierdie formule in die sel in :
=COUNTIFS(C8:J8, "P",$C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0)

Formule Verduideliking

  • Deur die COUNTIFS-funksie te gebruik, sal jy die selle tel as hulle 3 volgvoorwaardes.
  • C8:J8, “P” : As die sel “ P ”
  • $C$7:$J bevat $7,”Sun” : As die sel nie “Sun” bevat nie
  • $C$5:$J$5,0 : As die selle van waarde 0 is, beteken dit dat dit nie 'n vakansiedag is nie.
  • Kopieer dan die formule en plak dit na die ander selle van die kolom of gebruik die Vulhandvatsel ikoon om die formule te sleep.

  • Nou, om die totale Beplande Verlof vir die maand of die week te bereken, voeg in hierdie formule in die sel:
=COUNTIFS(C8:J8, "PL",$C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0)

  • Kopieer dan die formule en plak dit na die ander selle van die kolom of gebruik die Vulhandvatsel ikoon om die formule te sleep.

  • Net so, om die totale Onbeplande te bereken Afwesigheid (A) van die maand of die week, voeg hierdie formule in die sel in:
=COUNTIFS(C8:J8, "A",$C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0)

  • Daarna, om die totale Werksdae van die maand of die week te bereken, voeg hierdie formule in die sel in:
=COUNTIFS($C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0)

  • Nou, om te bereken gebruik die Huidige Persentasie, maak eers die selle van die Persentasie formaat.
  • Gebruik dan hierdie formule in die sel:
=K8/N8

  • Gevolglik sal dit die waarde van Totale Teenwoordigheid deel deur die waarde van Totale Werksdae.

  • Dan, om Afwesige persentasie te bereken, , maak eers die selle van Persentasie formaat.
  • En, gebruik
Vorige pos Hoe om datamerkers in Excel by te voeg (2 maklike voorbeelde)
Volgende plasing Excel Vind laaste voorkoms van karakter in string (6 metodes)

Hugh West is 'n hoogs ervare Excel-afrigter en ontleder met meer as 10 jaar ondervinding in die bedryf. Hy het 'n Baccalaureusgraad in Rekeningkunde en Finansies en 'n Meestersgraad in Besigheidsadministrasie. Hugh het 'n passie vir onderrig en het 'n unieke onderrigbenadering ontwikkel wat maklik is om te volg en te verstaan. Sy kundige kennis van Excel het duisende studente en professionele persone wêreldwyd gehelp om hul vaardighede te verbeter en uit te blink in hul loopbane. Deur sy blog deel Hugh sy kennis met die wêreld, en bied gratis Excel-tutoriale en aanlyn opleiding aan om individue en besighede te help om hul volle potensiaal te bereik.