Посетеноста на патеката во Excel е многу честа појава. Но, совршениот Excel tracker присуство многу ќе ви ја олесни работата. Така, во оваа статија, споделувам бесплатен шаблон за Excel за следење на присуство со вас. Можете да го преземете од овде. Можете лесно да го користите и менувате бидејќи е основен шаблон. Заедно со тоа, во оваа статија ќе ви покажам и како да ја следите посетеноста во Excel со лесни и јасни чекори.

Преземете бесплатен шаблон

Можете да го преземете Excel бесплатно шаблон до Следете ја посетеноста од следново копче.

Елементи на следење на присуство

Пред да направите какви било шаблони во Excel, треба да ги знаете работите што ќе бидат вклучени во работниот лист и односите меѓу нив. Значи, можете да направите нацрт-план за шаблонот. За да направите следење на присуство во Excel, ќе ви требаат следниве работи:

• Месец
• Празници
• Видови на активности : P= сегашно , PL = Планирано отсуство, A= Отсутен
• Денови од месецот, Почеток & засилувач; Краен датум на месецот
• Име на учесникот & засилувач; Ид
• Вкупен момент, Планирано отсуство, Отсуство & засилувач; Работни денови
• Процент на присуство & засилувач; Отсуство

Можете да додавате или отстранувате колони по потреба. Во оваа статија, ќе направам шаблоноваа формула во ќелијата: =(L8+M8)/N8

• Ќе ја подели вредноста на Вкупно планирано & Непланирано абсенс по вредност од вкупни работни денови.

• Конечно, вашиот месечен извештај за присуство е завршен. Можете лесно да ги следите податоците за присуство на секој учесник.

Прочитајте повеќе: Следење на напредокот на студентот Excel Шаблон (бесплатно преземање)

Работи што треба да се запаметат

• Во оваа статија, го покажав следечот за присуство една недела, можете лесно да го конвертирате за еден месец со додавање денови.
• Ако списокот на апликанти е голем, тогаш може да се соочите со проблеми со гледање на заглавието на колоната додека се движите. За ова, можете да ги замрзнете стаклата. За ова, одете во менито View Tab > Freeze Panes и изберете ја опцијата Freeze Panes тука.

• Во листата за празници, можете да додавате или отстранувате датуми според календарот на вашата институција. По уредувањето, повторно направете го чекорот Дефинирај име .
• Оваа работна книга ќе содржи податоци за целата година. Значи, треба едноставно да ги копирате податоците од кој било месец и „ залепете само вредност“ на друг лист за да креирате различен работен лист за различен месец. Потоа исчистете ги ќелиите за посетеност за да го следите присуството за следниот месец.

Заклучок

Во оваа статија се обидов да ви покажам како да ја следите посетеноста во Excel. Можете да ги преземете бесплатните шаблонии модифицирајте ги за ваша употреба. Исто така, можете да креирате датотека Excel за да го следите присуството по чекорите. Се надевам дека оваа статија ви беше корисна. Можете да ја посетите нашата веб-локација ExcelWIKI за да дознаете повеќе содржини поврзани со Excel. Ако имате какви било прашања или повратни информации, ве молиме известете ме во делот за коментари.

Чекори за следење на посетеноста во Excel

Овде, ќе опишам како да се следи посетеноста во Excel датотека со која можете да следите присуство. Можете лесно да го следите посетеноста на учесниците во Excel ако ги следите чекорите споменати подолу. Чекорите се јасно објаснети со соодветни илустрации. Значи, поминете низ чекорите за следење на посетеноста во Excel.

Чекор 1: Направете работен лист „Информации“ во Excel

Прво, направете работен лист со име „ Информации “. . Во овој работен лист, додајте ги списоците со Месеци , Празници, и Типот на активности во институцијата. Можете исто така да ги додадете информациите за имињата на учесниците и IDs за да се поврзете со главниот работен лист.

Чекор 2: Дефинирајте го списокот за името на месецот

Откако ќе ги вметнете потребните информации, мора да дефинирајте имиња за нив. Дефинирањето на името ќе ви овозможи да ја користите алатката Потврда на податоци за да направите паѓачко мени во ќелиите.

• Прво, дефинирајте име за списокот со месеци.
• За да го направите ова, изберете ги ќелиите од месеци.
• Потоа, одете во Формула табот > Дефинирано име опцијата.
• После тоа, ќе видите прозорец со име„ Ново име“. Тука, наведете соодветно име за списокот со ќелии.
• Впишете „Месец“ во името и притиснете OK .

• Слично, изберете ги празничните ќелии и одете во опцијата Дефинирано име .
• Потоа , напишете „ Holiday“ како име и притиснете OK.

• На крај, изберете го Впишете ќелии и одете до опцијата Дефинирано име .
• Потоа, напишете „ Впишете“ како име и притиснете ОК.

Чекор 3: Направете структура на шаблон за следење на посетеноста

Сега, направете колони и ќелии со потребните работи наведени претходно. И внесете ги податоци на имињата на учесниците и идовите.

Прочитајте повеќе: Следење на присуство на QR код со Excel (со лесни чекори)

Чекор 4: Вметнете формула за месец, датум на почеток и засилувач; Датум на завршување

Сакаме да направиме шаблон за следење присуство каде што можете да се префрлите од еден месец на друг лесно. И податоците за целата година ќе бидат на истиот работен лист. За ова, треба да направите паѓачко опција во ќелијата за да изберете месец.

• Прво, изберете ја месечната ќелија.
• Потоа, одете во картичката Податоци и кликнете на опцијата Потврда на податоци опцијата

• потоа, изберете ја „ Списокот“ опција во менито Дозволи .
• И, напишете „= Месец“ во опцијата Извор и притиснете ОК .

• Сега, ако одите во месечната ќелија во работниот лист, ќе видите паѓачката опција за отворање.
• Кликнете на ова за да се отвори и изберете месец.

• Сега, напишете ја оваа формула во ќелијата Датум на почеток .

Објаснување на формулата :

• Функцијата DATEVALUE трансформира датум што е во формат Текст во важечки датум на Excel
• Тука, ќелијата M1 е месечната ќелија која дава вредност „ јануари“
• „1“& ; „Јануари“ означува датум „ 1ви јануари“

• Потоа, напишете ја оваа формула во ќелијата Датум на завршување за да ја добиете последен датум од месецот.

Прочитајте повеќе: Како да направите дневно Лист за присуство во Excel (2 ефективни начини)

Чекор 5: Внесете ги датумите

Сега, ќе треба да направите колони за сите датуми во месецот.

• Прво, внесете го првиот датум од месецот. За ова користете ја оваа формула за да ја поврзете ќелијата со Датум на почеток ќелија.

• Потоа, ќе направите колона за преостанатите датуми. Во втората ќелија напишете ја оваа формула за да го добиете датумот следен .

Објаснување на формулата :

• C6<$L$3 : тоаозначува услов дека ќелијата C6 ( Претходен датум пред оваа ќелија) е помала од L3 ( Датум на завршување ). Мора да користите апсолутна референца бидејќи ќелијата на Датум на завршување ќе биде иста и за следните ќелии.
• C6 + 1 : Тоа е команда кога условот „ Ако“ е точно. Бара да се додаде 1 со претходната ќелија.
• „ ” : Означува дека кога „ Ако“ условот е Неточно, задржи ќелијата е празна.

• Потоа, копирајте формулата и залепете ја во преостанатите ќелии во редот.

• Потоа, земете го името на неделните денови за датумите. За тоа, залепете ја оваа формула во ќелијата C7.

Објаснување на формулата:

• Функцијата TEXT ќе ја конвертира Date вредноста на C6 ќелијата во текст.
• „ddd“ го означува форматот на текстот кој ќе го даде името на работниот ден во 3 низа.

Прочитајте повеќе: Лист за присуство во Excel со формула за половина ден (3 примери)

Чекор 6: Вметнете формула за идентификување празници

Во следачот на присуство, можеби ќе сакате да ги идентификувате датумите кои се празници. Можеби ќе ви се чини дека е сложено, но овде ќе ви објаснам нивлесно.

• Ставете ја оваа формула во ќелијата C5 .

Објаснување на формулата

• MATCH(C6,Празници,0) : Функцијата MATCH ќе ја бара вредноста од C6 во списокот Празници .
• IF(C6=””,1,MATCH(C6,Празници,0) : Функција IF означува дека ако вредноста на ќелијата C6 е празна тогаш внесете 1 друго побарајте ја во листата Одмор .
• IFERROR(IF(C6=””,1,MATCH(C6,Празници,0)),0) : Означува дека кога IF условот не може да даде вредности, тогаш ќе даде вредност за грешка и функцијата IFERROR работи за да ја даде вредноста 0 наместо Грешка!.

• Конечно, копирајте и залепете ги вредностите на преостанатите ќелии од редот.
• Сега, шаблонот ќе бидете како сликата од екранот подолу.

Чекор 7: Поставете го паѓачкото мени за ќелиите за присуство во Excel

Сега, ќе поставите нагоре паѓачкото мени за ќелиите посетеност . Значи, кога y сакате да ги внесете податоците за посетеноста, не можете да вметнете други вредности освен списокот Тип .

• За ова, изберете ги сите ќелии за присуство.
• И, одете во Податоци табот > Валидација на податоци.

• Потоа во Потврда на податоци прозорец, останете во картичката Поставки .
• Сега, изберете Список од опциите Дозволи .
• И пишете =Впишете во полето Извор .
• Конечно, притиснете OK.

• Сега, одете во која било ќелија за внесете присуство. Ќе најдете паѓачки опции за отворање.
• Потоа, можете да изберете која било за вметнување. И без овие опции, не можете да вметнете други вредности.

Чекор 8: Означете ги празничните колони

Потребно е да се истакне празнични колони за да можете лесно да ги идентификувате. Можете рачно да ги форматирате со бои. Алтернативно, можете да ги автоматизирате со користење на листата Празници и Условно форматирање.

• На почетокот, изберете ги сите ќелии од колоната за присуство.
• И, одете во Дома табот > Условно форматирање > Ново правило опциите.

• Сега, ќе се појави прозорец со име „ Ново правило за форматирање“ и изберете ја опцијата „Користете формула за да одредите кои ќелии да се форматираат“ во Тип на правило.
• Потоа, залепете ја оваа формула во полето Опис на правило :

• Сега, одете во опцијата Формат . Изберете Црвена боја како Пополнете
• Како резултат на тоа, ќелиите од колоната ќе бидат црвени во кои вредноста 7-ми ред е  „ Сонце “. Тоа значи дека сакате да ги направите колоните во недела црвени.

• Сега, ќе видите дека колоните Недела се во црвена боја.

• Сега, вметнете уште едно условно форматирање за да ги идентификувате канцелариските празници од списокот. Следете го истиот начин и залепете оваа формула во полето:

• Потоа, одете на опцијата Форматирај и изберете ја Зелената боја за пополнете полето.
• И притиснете ОК.
• Потоа, притиснете Примени во прозорецот Условно форматирање за да ги примените форматите.

• Како резултат на тоа, ќе видите дека повремените празници од списокот се во зелена боја, а неделите се во црвена боја.

• Сега, изберете го месецот Февруари за да проверите дали форматирањето работи совршено или не.

Чекор 9: Вметнете податоци во ќелиите за присуство

Сега, вметнете податоци во ќелиите за присуство за да ги пресметате колоните за резиме. За да вметнете податоци, можете да пишувате од тастатурата или да ги користите паѓачките предлози.

Прочитајте повеќе: Тарст за пресметување на присуство и прекувремена работа во Excel

Чекор 10: Вметнете формули за пресметување на вкупната посетеност

• Сега, за да го пресметате вкупното присуство на месецот или неделата, вметнете ја оваа формула во ќелијата :

Објаснување на формулата

• Користејќи ја функцијата COUNTIFS , ќе ги броите ќелиите ако следат 3услови.
• C8:J8, „P“ : ако ќелијата содржи „ P “
• $C$7:$J $7,”Sun” : ако ќелијата не содржи „Сонце“
• $C$5:$J$5,0 : ако клетките се со вредност 0, тоа значи дека не е празник.

• Потоа, копирајте ја формулата и залепете ја во другите ќелии од колоната или користете ја Рачка за пополнување икона за да ја повлечете формулата.

• Сега, за да го пресметате вкупниот Планиран одмор за месецот или неделата, вметнете оваа формула во ќелијата:

• Потоа, копирајте ја формулата и залепете ја во другите ќелии од колоната или користете ја иконата Пополнете рачка за да ја повлечете формулата.

• Слично на тоа, за да се пресмета вкупниот Непланирано Отсуство (A) на месецот или неделата, вметнете ја оваа формула во ќелијата:

• Потоа, за да се пресметаат вкупните Работни денови од месецот или неделата, вметнете ја оваа формула во ќелијата:

• Сега, за да се пресмета изведете го Percent Percentage, прво, направете ги ќелиите во форматот Percentage .
• Потоа, користете ја оваа формула во ќелијата:

• Како резултат на тоа, ќе ја подели вредноста на Вкупно присуство со вредноста на Вкупно работни денови.

• Потоа, за да се пресмета Отсутен процент, прво, направете ги ќелиите од Процент формат.
• И, користете