Hacer un seguimiento de la asistencia en Excel es muy común. Pero un perfecto Registro de asistencia en Excel Así que, en este artículo, estoy compartiendo un libre Plantilla Excel a controlar la asistencia Puede descargarla desde aquí. Puede utilizarla y modificarla fácilmente, ya que se trata de una plantilla básica. Además, en este artículo también le mostraré cómo realizar un seguimiento de la asistencia en Excel con pasos sencillos y claros.

Descargar plantilla gratuita

Puede descargar el Excel gratis plantilla a Seguimiento de la asistencia del siguiente botón.

Elementos de un registro de asistencia

Antes de hacer cualquier plantilla en Excel, tienes que saber las cosas que se incluirán en la hoja de trabajo y las relaciones entre ellas. Así, puedes hacer un borrador de la plantilla. Para hacer una plantilla de control de asistencia en Excel, necesitarás lo siguiente:

• Mes
• Vacaciones
• Tipos de actividad : P= Presente , PL = baja programada, A= Ausente
• Días del mes, Fecha de inicio; Fecha de fin de mes
• Participante Nombre & Id
• Total de presentes, Permiso previsto, Ausencia & Días laborables
• Porcentaje de presencia & Ausencia

Puedes añadir o quitar las columnas que necesites. En este artículo, haré una plantilla con los elementos mencionados

Pasos para controlar la asistencia en Excel

A continuación, describiré cómo controlar la asistencia en un Excel mediante el cual puede controlar la asistencia. Puede seguir fácilmente la asistencia de los participantes en Excel si sigue los pasos que se mencionan a continuación. Los pasos se explican claramente con ilustraciones adecuadas. Por lo tanto, siga los pasos para realizar un seguimiento de la asistencia en Excel.

Paso 1: Crear una hoja de cálculo "Información" en Excel

En primer lugar, cree una hoja de cálculo llamada " Información ". En esta hoja de cálculo, añada las listas de Meses , Vacaciones, y el Tipo de actividades en la institución. También puede añadir la información de nombres de los participantes y Identificaciones para enlazar con la hoja de cálculo principal.

Paso 2: Definir la lista de nombres del mes

Después de introducir la información necesaria, tiene que definir nombres Definir el nombre le permitirá utilizar la función Validación de datos para hacer un menú desplegable en las celdas.

• En primer lugar, defina un nombre para la lista de los meses.
• Para ello, seleccione las celdas de los meses.
• A continuación, vaya al Fórmula tab> Nombre definido opción.
• A continuación, aparecerá una ventana llamada " Nuevo nombre". Aquí, dé un nombre adecuado a la lista de celdas.
• Tipo "Mes" en el Nombre y pulse OK .

• Del mismo modo, seleccione las celdas de vacaciones y vaya a la opción Nombre definido opción.
• A continuación, escriba " Vacaciones" como nombre y pulse DE ACUERDO.

• Por último, seleccione Tipo células e ir a la Nombre definido opción.
• A continuación, escriba " Tipo" como nombre y pulse DE ACUERDO.

Paso 3: Crear una estructura de plantillas para controlar la asistencia

Ahora, haga columnas y celdas con las cosas necesarias enumeradas anteriormente. E inserte el datos de nombres de los participantes y ids.

Read More: Código QR de seguimiento de asistencia con Excel (con sencillos pasos)

Paso 4: Insertar fórmula para el mes, fecha de inicio y fecha final

Queremos hacer un plantilla para seguimiento de la asistencia donde se puede pasar de un mes a otro fácilmente. Y los datos de todo el año estarán en el misma hoja de cálculo. Para ello, tiene que hacer un desplegable en la celda para seleccionar un mes.

• Primero, seleccione la celda del mes.
• A continuación, vaya al Datos y haga clic en Validación de datos opción

• Como resultado, aparece una ventana llamada " Validación de datos". aparecerá.
• Manténgase en la pestaña de ajustes.
• a continuación, seleccione la opción " Lista" en el Permitir menú.
• Y, escriba "= Mes" en el Fuente y pulse DE ACUERDO.

• Ahora, si usted va a la celda de mes en el hoja de trabajo, verá un desplegable para abrir.
• Haga clic aquí para abrir y seleccione a mes.

• Ahora, escriba esta fórmula en el campo Fecha de inicio celda.

Explicación de la fórmula :

• Función DATEVALUE transforma una fecha que está en Texto en una fecha válida de Excel
• Aquí, el M1 es la celda del mes que da el valor " Enero".
• "1"& "Enero" indica una fecha " 1 de enero".

• A continuación, escriba esta fórmula en el campo Fecha final para obtener la última fecha del mes.

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Paso 5: Introducir las fechas

Ahora, tendrás que hacer columnas para todas las fechas del mes.

• En primer lugar, introduzca la primera fecha del mes. Para ello, utilice esta fórmula para vincular la celda con el Fecha de inicio celda.

• A continuación, creará una columna para el fechas restantes. En la segunda celda escriba esta fórmula para obtener el siguiente fecha.

Explicación de la fórmula :

• C6<$L$3 : denota una condición que la célula C6 ( Fecha anterior antes de esta celda) es inferior a L3 ( Fecha final Debe utilizar referencia absoluta porque la célula de Fecha final también lo será para las siguientes celdas.
• C6 + 1 : Se trata de un comando cuando el " Si" la condición es verdadera. Pide sumar 1 con la celda anterior.
• " " : Denota que cuando el " Si" condición es Falso, mantenga la celda en blanco.

• Entonces, copia la fórmula y pegar en las demás celdas de la fila.

• A continuación, obtenga el nombre del entre semana Para ello, pegue esta fórmula en la celda C7.

Explicación de la fórmula:

• En Función TEXTO convertirá el Fecha valor del C6 célula a texto.
• "ddd" indica el formato del texto que dará el nombre del día de la semana en 3 cadenas.

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Paso 6: Insertar la fórmula para identificar las vacaciones

En el control de asistencia, es posible que desee tener identificadas las fechas que son vacaciones. Puede que le resulte complejo, pero aquí se lo explicaré fácilmente.

• Ponga esta fórmula en la celda C5 .

Explicación de la fórmula

• MATCH(C6,Vacaciones,0) : En MATCH buscará el valor de C6 en el Vacaciones lista.
• IF(C6="",1,MATCH(C6,Vacaciones,0) : Función IF significa que si el valor de la celda C6 es en blanco entonces insertar 1 si no buscar que en el Vacaciones lista.
• IFERROR(IF(C6="",1,MATCH(C6,Vacaciones,0)),0) : Denota que cuando el SI no puede dar ningún valor, entonces dará un valor de error y la condición Función IFERROR funciona para dar el valor 0 en lugar de ¡Error!.

• Por fin, copia y pegar los valores a las celdas restantes de la fila.
• Ahora, el plantilla será como la siguiente captura de pantalla.

Paso 7: Configurar menú desplegable para las celdas de asistencia en Excel

Ahora, configurará un menú desplegable para el asistencia Por lo tanto, cuando desee introducir los datos de asistencia, no podrá insertar ningún otro valor que no sean las celdas Tipo lista.

• Para ello, seleccione todas las celdas de asistencia.
• Y, vaya a Datos tab> Validación de datos.

• Luego, en el Validación de datos siga en la ventana Ajustes ficha.
• Ahora, seleccione Lista del Permitir opciones.
• Y, escribe =Tipo en el Fuente caja.
• Por último, pulse DE ACUERDO.

• Ahora, vaya a cualquier celda para insertar asistencia. Encontrará opciones desplegables para abrir.
• Y sin estas opciones, no puedes insertar ningún otro valor.

Paso 8: Resaltar las columnas de vacaciones

Es necesario resaltar las columnas de vacaciones para que pueda identificarlas fácilmente. Puede darles formato manualmente con colores. También puede automatizarlas utilizando la función Vacaciones lista y Formato condicional.

• Al principio, seleccione todas las celdas de la columna de asistencia.
• Y, vaya a la Inicio tab> Formato condicional > Nueva norma opciones.

• Ahora aparecerá una ventana llamada " Nueva regla de formato" y seleccione la opción "Utilizar una fórmula para determinar qué celdas formatear" en el Tipo de regla.
• A continuación, pegue esta fórmula en el campo Descripción de la norma caja:

• Ahora, vaya al Formato Seleccionar Rojo color como el Rellene
• Como resultado, esto hará que las celdas de la columna roja en la que el 7ª fila es " Sol ". Eso significa que quieres que las columnas del domingo sean rojas.

• Ahora, verá el Domingo columnas están en rojo.

• Ahora, inserta uno más formato condicional para identificar las vacaciones de la oficina de la lista. Siga el mismo camino y pegar esta fórmula en la casilla:

• A continuación, vaya al Formato y seleccione la opción Verde color a rellene la caja.
• Y, pulse DE ACUERDO.
• A continuación, pulse Solicitar en el Formato condicional para aplicar los formatos.

• Como resultado, verá que los días festivos ocasionales de la lista aparecen en color verde y los domingos en rojo.

• Ahora, seleccione el mes Febrero para comprobar si el formato funciona perfectamente o no.

Paso 9: Insertar datos en las celdas de asistencia

Ahora, inserte datos en las celdas de asistencia para calcular las columnas de resumen. Para insertar datos, puede escribir desde el teclado o utilizar las sugerencias desplegables.

Más información: Hoja de cálculo de presencia y horas extras en Excel

Paso 10: Insertar fórmulas para calcular la asistencia total

• Ahora, para calcular la presencia total del mes o de la semana, inserte esta fórmula en la celda:

Explicación de la fórmula

• Utilización de la Función COUNTIFS , contará las células si siguen 3 condiciones.
• C8:J8, "P" Si la celda contiene " P "
• $C$7:$J$7, "Sol" Si la celda no contiene "Sol"
• $C$5:$J$5,0 : Si las celdas tienen valor 0, significa que no es festivo.

• A continuación, copie la fórmula y péguela en las demás celdas de la columna o utilice la función Asa de llenado para arrastrar la fórmula.

• Ahora, para calcular el total Permiso previsto para el mes o la semana, inserta esta fórmula en la celda:

• A continuación, copie la fórmula y péguela en las demás celdas de la columna o utilice la función Asa de llenado para arrastrar la fórmula.

• Del mismo modo, para calcular el total Ausencia imprevista (A) del mes o de la semana, inserta esta fórmula en la celda:

• Después, para calcular el total Días laborables del mes o de la semana, inserta esta fórmula en la celda:

• Ahora, para calcular el Porcentaje actual, primero, hacer que las celdas del Porcentaje formato.
• A continuación, utilice esta fórmula en la celda:

• Como resultado, dividirá el valor de Presencia total por el valor de Total de días de trabajo.

• A continuación, para calcular Porcentaje de ausentes, primero, hacer las celdas de Porcentaje formato.
• Y, utilice esta fórmula en la celda:

• Dividirá el valor de Total previsto & ausencia no prevista por el valor de Total de días de trabajo.

• Por último, su informe mensual de asistencia Podrá seguir fácilmente los datos de asistencia de cada participante.

Más información: Plantilla Excel de seguimiento del progreso de los estudiantes (descarga gratuita)

Cosas para recordar

• En este artículo, he mostrado el rastreador de asistencia para una semana, puede convertirlo fácilmente para un mes añadiendo días.
• Si la lista de candidatos es grande, puede tener problemas para ver la cabecera de la columna al desplazarse. Para ello, puede congelar los paneles. Para ello, vaya a Ver Tab> Paneles de congelación y seleccione la opción Paneles de congelación aquí.

• En el Lista de vacaciones, puede añadir o eliminar fechas según el calendario de su institución. Después de editar, haga lo siguiente Definir nombre paso de nuevo.
• Este libro de trabajo contendrá los datos de todo el año. Por lo tanto, basta con copiar los datos de cualquier mes y " pegar sólo valor" a otra hoja para crear una hoja de trabajo diferente para un mes diferente. A continuación, limpie las celdas de asistencia para realizar un seguimiento de la asistencia del mes siguiente.

Conclusión

En este artículo, he tratado de mostrarle cómo realizar un seguimiento de la asistencia en Excel. Puede descargar las plantillas gratuitas y modificarlas para su uso. Además, puede crear un archivo de Excel para realizar un seguimiento de la asistencia siguiendo los pasos. Espero que este artículo le haya resultado útil. Puede visitar nuestro sitio web ExcelWIKI para conocer más contenidos relacionados con Excel. Si tienes alguna pregunta o comentario, házmelo saber en la sección de comentarios.