El seguiment de l'assistència a Excel és molt comú. Però un seguidor d'assistència d'Excel perfecte us facilitarà molt la feina. Per tant, en aquest article, comparteixo una plantilla d'Excel gratuïta per seguir l'assistència amb vosaltres. Podeu descarregar-lo des d'aquí. Podeu utilitzar-lo i modificar-lo fàcilment, ja que és una plantilla bàsica. Juntament amb això, en aquest article, també us mostraré com fer un seguiment de l'assistència a Excel amb passos fàcils i clars.

Descarregar la plantilla gratuïta

Pots baixar Excel gratuïtament plantilla a Seguiment de l'assistència des del botó següent.

Elements d'un Seguiment d'assistència

Abans de fer qualsevol plantilla a Excel, cal saber les coses que s'inclouran al full de treball i les relacions entre elles. Per tant, podeu fer un esborrany de pla per a la plantilla. Per fer un seguiment d'assistència a Excel, necessitareu les coses següents:

• Mes
• Vacances
• Tipus d'activitat : P= Present , PL = Excedència planificada, A= Absent
• Dies del mes, Inici i amp; Data de finalització del mes
• Nom i nom del participant; Id
• Present total, Excedència planificada, Absència i amp; Dies laborables
• Percentatge de presència & Absència

Podeu afegir o eliminar les columnes que necessiteu. En aquest article, faré una plantillaaquesta fórmula a la cel·la: =(L8+M8)/N8

• Dividirà el valor de Total planificat & Absència no planificada pel valor de Dies de treball totals.

• Finalment, el vostre informe d'assistència mensual s'ha completat. Podeu fer un seguiment de les dades d'assistència de cada participant fàcilment.

Llegir més: Plantilla d'Excel de seguiment del progrés de l'estudiant (descàrrega gratuïta)

Coses per recordar

• En aquest article, he mostrat el rastrejador d'assistència durant una setmana, podeu convertir-lo fàcilment durant un mes afegint dies.
• Si la llista de sol·licitants és gran, és possible que tingueu problemes per veure la capçalera de la columna mentre us desplaceu. Per això, podeu congelar els panells. Per a això, aneu al menú Visualitza Tab > Congela els panells i seleccioneu l'opció Congela els panells aquí.

• A la llista de vacances, pots afegir o eliminar dates segons el calendari de la teva institució. Després d'editar, torneu a fer el pas Defineix el nom .
• Aquest llibre de treball contindrà dades de l'any sencer. Per tant, només heu de copiar les dades de qualsevol mes i " enganxar només el valor" a un altre full per crear un full de treball diferent per a un mes diferent. A continuació, netegeu les cel·les d'assistència per fer un seguiment de l'assistència durant el mes següent.

Conclusió

En aquest article, he intentat mostrar-vos com fer el seguiment de l'assistència a Excel. Podeu descarregar les plantilles gratuïtesi modificar-los per al vostre ús. A més, podeu crear un fitxer Excel per fer un seguiment de l'assistència seguint els passos. Espero que aquest article us sigui útil. Podeu visitar el nostre lloc web ExcelWIKI per obtenir més informació sobre contingut relacionat amb Excel. Si teniu cap pregunta o comentari, feu-m'ho saber a la secció de comentaris.

Passos per fer un seguiment de l'assistència a Excel

Aquí, descriuré com seguir l'assistència en un <1 Fitxer>Excel amb el qual podeu seguir l'assistència. Podeu fer un seguiment de l' assistència dels participants a Excel si seguiu els passos esmentats a continuació. Els passos s'expliquen clarament amb il·lustracions adequades. Per tant, seguiu els passos per fer un seguiment de l'assistència a Excel.

Pas 1: feu un full de treball "Informació" a Excel

Primer, feu un full de treball anomenat " Informació " . En aquest full de treball, afegiu les llistes de mesos , vacances i el tipus d'activitats de la institució. També podeu afegir la informació dels noms dels participants i IDs per enllaçar amb el full de treball principal.

Pas 2: Definiu el nom de la llista del mes

Després d'inserir la informació necessària, heu de definir noms per a ells. Definir el nom us permetrà utilitzar l'eina Validació de dades per crear un menú desplegable a les cel·les.

• Primer, definiu un nom per a la llista dels mesos.
• Per fer-ho, seleccioneu les cel·les dels mesos.
• A continuació, aneu a la pestanya Fórmula > Nom definit opció.
• Després d'això, veureu una finestra anomenada“ Nou nom”. Aquí, doneu un nom adequat a la llista de cel·les.
• Escriviu “Mes” al Nom i premeu D'acord .

• De la mateixa manera, seleccioneu les cel·les de vacances i aneu a l'opció Nom definit .
• A continuació , escriviu " Vacances" com a nom i premeu D'acord.

• Per últim, seleccioneu Escriviu cel·les i aneu a l'opció Nom definit .
• A continuació, escriviu " Tipus" com a nom i premeu D'acord.

Pas 3: crear una estructura de plantilla per fer un seguiment de l'assistència

Ara, feu columnes i cel·les amb les coses necessàries enumerades abans. I inseriu les dades dels noms dels participants i ids.

Més informació: Seguiment d'assistència de codis QR amb Excel (amb passos senzills)

Pas 4: inseriu la fórmula per al mes, la data d'inici i la data d'inici; Data de finalització

Volem crear una plantilla per al seguiment de l'assistència on podeu passar d' un mes a un altre fàcilment. I les dades de tot l'any estaran al mateix full de treball. Per a això, heu de fer una opció desplegable a la cel·la per seleccionar un mes.

• Primer, seleccioneu la cel·la del mes.
• A continuació, aneu a la pestanya Dades i feu clic a l'opció Validació de dades

• Com a resultat, apareixerà una finestra anomenada " Validació de dades" .
• Contingueu a la pestanya de configuració.
• després, seleccioneu la " Llista"opció al menú Permet .
• I, escriviu "= Mes" a l'opció Font i premeu D'acord. .

• Ara, si aneu a la cel·la del mes del full de treball, veureu un opció desplegable per obrir.
• Feu clic a aquesta per obrir-la i seleccioneu un mes.

• Ara, escriviu aquesta fórmula a la cel·la Data d'inici .

Fórmula Explicació:

• La funció DATEVALUE transforma una data en format Text a una data d'Excel vàlida
• Aquí, la cel·la M1 és la cel·la del mes que dóna el valor " Gener"
• "1"& ; "Gener" indica una data " 1 de gener"

• A continuació, escriviu aquesta fórmula a la cel·la Data final per obtenir el darrera data del mes.

Llegiu més: Com fer diari Full d'assistència a Excel (2 maneres efectives)

Pas 5: introduïu les dates

Ara, haureu de fer columnes per a totes les dates del mes.

• Primer, introduïu la primera data del mes. Per a això, utilitzeu aquesta fórmula per enllaçar la cel·la amb la cel·la Data d'inici .

• A continuació, creareu una columna per a les dates restants. A la segona cel·la, escriviu aquesta fórmula per obtenir la següent data.

Explicació de la fórmula :

• C6<$L$3 : aixòindica una condició que la cel·la C6 ( Data anterior abans d'aquesta cel·la) és inferior a L3 ( Data de finalització ). Heu d'utilitzar la referència absoluta perquè la cel·la de Data de finalització també serà la mateixa per a les cel·les següents.
• C6 + 1 : És és una ordre quan la condició " Si" és certa. Demana afegir 1 a la cel·la anterior.
• “ ” : Denota que quan la condició “ Si” és Fals, mantingueu la cel·la en blanc.

• A continuació, copieu la fórmula i enganxeu-la a les cel·les restants de la fila.

• Després, obteniu el nom dels dies feiners per a les dates. Per això, enganxeu aquesta fórmula a la cel·la C7.

Explicació de la fórmula:

• La funció TEXT convertirà el valor Data de la cel·la C6 en text.
• “ddd” indica el format del text que donarà el nom del dia de la setmana en 3 cadenes.

Llegir més: Full d'assistència en Excel amb fórmula per a mig dia (3 exemples)

Pas 6: Insereix la fórmula per identificar les vacances

Al seguiment d'assistència és possible que vulgueu que s'identifiquin les dates que són vacances. Potser us sembla complex, però aquí us ho explicaré. ellsfàcilment.

• Poseu aquesta fórmula a la cel·la C5 .

Explicació de la fórmula

• MATCH(C6,Holidays,0): La funció MATCH cercarà el valor de C6 a la llista Festa .
• IF(C6=””,1,MATCH(C6,Holidays,0): Funció IF indica que si el valor de la cel·la C6 està en blanc , llavors insereix 1 en cas contrari cerqueu-lo a la llista Festa .
• IFERROR(IF(C6=””,1,MATCH(C6,Vacances,0)),0) : Denota que quan la condició IF no pot donar cap aleshores donarà un valor d'error i la funció IFERROR funciona per donar el valor 0 en lloc de Error!

• Finalment, copieu i enganxeu els valors a les cel·les restants de la fila.
• Ara, la plantilla sigui com la captura de pantalla següent.

Pas 7: configureu el menú desplegable per a les cel·les d'assistència a Excel

Ara, establiu amunt un menú desplegable per a les cel·les assistència . Així, quan y Si voleu introduir les dades d'assistència, no podeu inserir cap altre valor excepte la llista Tipus .

• Per a això, seleccioneu totes les cel·les d'assistència.
• I aneu a la pestanya Dades > Validació de dades.

• A continuació, a la <1 Finestra>Validació de dades , continueu a la pestanya Configuració .
• Ara, seleccioneu Llista de les opcions Permet .
• I, escriu =Escriviu al quadre Font .
• Finalment, premeu D'acord.

• Ara, aneu a qualsevol cel·la per inserir assistència. Trobareu opcions desplegables per obrir.
• A continuació, podeu seleccionar qualsevol per inserir. I sense aquestes opcions, no podeu inserir cap altre valor.

Pas 8: Ressaltar les columnes de vacances

Cal ressaltar el columnes de vacances perquè pugueu identificar-les fàcilment. Podeu formatar-los manualment amb colors. Alternativament, podeu automatitzar-los mitjançant la llista Festa i Format condicional.

• Al principi, seleccioneu totes les cel·les de la columna d'assistència.
• I aneu a la pestanya Inici > Format condicionat > Opcions de regla nova .

• Ara, apareixerà una finestra anomenada " Nova regla de format" i seleccioneu l'opció "Utilitza una fórmula per determinar quines cel·les formatar" a el Tipus de regla.
• A continuació, enganxeu aquesta fórmula al quadre Descripció de la regla :

• Ara, aneu a l'opció Format . Seleccioneu Color vermell com a Omplir
• Com a resultat, això farà que les cel·les de la columna tinguin vermelles el valor de 7a fila és  " Dol ". Això vol dir que voleu posar en vermell les columnes de diumenge.

• Ara veureu que les columnes diumenge estan en vermell.

• Ara, inseriu un format condicional més per identificar les vacances d'oficina de la llista. Seguiu de la mateixa manera i enganxeu aquesta fórmula al quadre:

• A continuació, aneu a l'opció Format i seleccioneu el color verd per omplir el quadre.
• I premeu D'acord.
• A continuació, premeu Aplica a la finestra Format condicional per aplicar els formats.

• Com a resultat, veureu que els dies festius ocasionals de la llista estan en color verd i els diumenges en vermell.

• Ara, seleccioneu el mes Febrer per comprovar si el format funciona perfectament o no.

Pas 9: inseriu dades a les cel·les d'assistència

Ara, inseriu dades a les cel·les d'assistència per calcular les columnes de resum. Per inserir dades, podeu escriure des del teclat o utilitzar els suggeriments desplegables.

Llegir més: Full de càlcul d'assistència i hores extraordinàries. a Excel

Pas 10: inseriu fórmules per calcular l'assistència total

• Ara, per calcular la presència total del mes o la setmana, inseriu aquesta fórmula a la cel·la :

Explicació de la fórmula

• Usant la funció COUNTIFS , comptaràs les cel·les si segueixen 3condicions.
• C8:J8, “P” : si la cel·la conté “ P ”
• $C$7:$J $7,"Sun" : si la cel·la no conté "Sun"
• $C$5:$J$5,0 : si les cel·les tenen el valor 0, vol dir que no és un dia festiu.

• A continuació, copieu la fórmula i enganxeu-la a les altres cel·les de la columna o utilitzeu el Annexa d'ompliment icona per arrossegar la fórmula.

• Ara, per calcular el total Permís previst per al mes o la setmana, inseriu aquesta fórmula a la cel·la:

• A continuació, copieu la fórmula i enganxeu-la a les altres cel·les de la columna o utilitzeu la icona Emplenar mànec per arrossegar la fórmula.

• De la mateixa manera, per calcular el total No planificat Absència (A) del mes o de la setmana, inseriu aquesta fórmula a la cel·la:

• Després, per calcular el total de Dies laborables del mes o de la setmana, inseriu aquesta fórmula a la cel·la:

• Ara, a calcular ui el Percentatge actual, primer, feu que les cel·les del format Percentatge .
• A continuació, utilitzeu aquesta fórmula a la cel·la:

• Com a resultat, dividirà el valor de Presència total pel valor de Dies laborals totals.

• A continuació, per calcular Percentatge d'absència, primer, feu que les cel·les de Percentatge format.
• I, utilitza