Spis treści
Śledzenie frekwencji w Excelu jest bardzo powszechne. Ale doskonały Śledzenie obecności w programie Excel ułatwi ci pracę. Tak więc, w tym artykule, dzielę się darmowym Szablon Excel do śledzenie obecności Możesz go pobrać stąd. Możesz go łatwo użyć i zmodyfikować, ponieważ jest to podstawowy szablon. Wraz z tym, W tym artykule pokażę Ci również, jak śledzić frekwencję w Excelu z łatwych i jasnych kroków.
Pobierz darmowy szablon
Możesz pobrać Excel bezpłatny szablon do Śledzenie frekwencji z następującego przycisku.
Miesięczny kontroler frekwencji.xlsxElementy systemu śledzenia obecności
Przed wykonaniem jakiegokolwiek szablonu w Excelu, musisz znać rzeczy, które będą zawarte w arkuszu i relacje między nimi.Tak więc, można zrobić wstępny plan szablonu.Aby zrobić tracker frekwencji w Excel, będziesz potrzebował następujących rzeczy:
- Miesiąc
- Wakacje
- Rodzaje działalności : P= Obecny , PL = Planowany urlop, A= Nieobecny
- Dni miesiąca, Data rozpoczęcia & Data zakończenia miesiąca
- Nazwa uczestnika & Id
- Razem obecni, Planowany urlop, Nieobecność & Dni robocze
- Procent obecności & Nieobecność
Możesz dodawać lub usuwać dowolne kolumny w zależności od potrzeb. W tym artykule zrobię szablon z wymienionymi elementami
Kroki do śledzenia frekwencji w programie Excel
Tutaj opiszę, jak śledzenie obecności w Excel plik, dzięki któremu można śledzić frekwencję. Możesz łatwo śledzić obecność uczestników w programie Excel, jeśli wykonasz kroki wymienione poniżej. Kroki są wyjaśnione wyraźnie z odpowiednimi ilustracjami. Więc przejdź przez kroki, aby śledzić frekwencję w programie Excel.
Krok 1: Utworzenie arkusza "Informacje" w programie Excel
Najpierw utwórz arkusz o nazwie " Informacje ". W tym arkuszu dodaj listy Miesiące , Wakacje, i Rodzaj działalności w instytucji. Możesz również dodać informacje o nazwiska uczestników oraz Identyfikatory aby połączyć się z głównym arkuszem.
Krok 2: Określenie nazwy listy miesięcy
Po wstawieniu niezbędnych informacji należy. definiować nazwy Zdefiniowanie nazwy pozwoli Ci na użycie Walidacja danych narzędzie do tworzenia rozwijanego menu w komórkach.
- Najpierw zdefiniuj nazwę dla listy miesięcy.
- Aby to zrobić, wybierz komórki miesięcy.
- Następnie przejdź do Formuła tab> Nazwa zdefiniowana opcja.
- Po wykonaniu tej czynności pojawi się okno o nazwie " New Name". Tutaj podaj odpowiednią nazwę dla listy komórek.
- Typ "Miesiąc" w polu Nazwa i naciśnij OK .
- W podobny sposób zaznacz komórki wakacyjne i przejdź do Nazwa zdefiniowana opcja.
- Następnie należy wpisać " Wakacje" jako nazwę i naciśnij OK.
- Na koniec należy wybrać Typ i udać się do Nazwa zdefiniowana opcja.
- Następnie należy wpisać " Typ" jako nazwę i naciśnij OK.
Krok 3: Utwórz strukturę szablonów, aby śledzić frekwencję
Teraz zrób kolumny i komórki z niezbędnymi rzeczami wymienionymi wcześniej.I wstaw dane z nazwiska uczestników oraz ids.
Read More: Kod QR Śledzenie obecności w programie Excel (z prostymi krokami)
Krok 4: Wstaw Formułę dla Miesiąca, Data rozpoczęcia & Data zakończenia
Chcemy zrobić szablon dla śledzenie obecności gdzie można się przesiąść z jeden miesiąc do kolejny łatwo. A dane za cały rok będą na ten sam arkusz. W tym celu należy wykonać rozwijany opcja w komórce, aby wybrać miesiąc.
- Najpierw wybierz komórkę z miesiącem.
- Następnie przejdź do Dane i kliknij na Walidacja danych opcja
- W wyniku tego, okno o nazwie " Walidacja danych" pojawi się.
- Zachowaj w zakładce ustawienia.
- następnie wybrać " Lista" opcja w Pozwól menu.
- I wpisz "=. Miesiąc" w Źródło i naciśnij przycisk OK.
- Teraz, jeśli przejdziesz do komórki z miesiącem w arkusz roboczy, zobaczysz rozwijany opcja do otwarcia.
- Kliknij na to, aby otworzyć i wybierz a miesiąc.
- Teraz wpisz tę formułę do Data rozpoczęcia komórka.
=DATEVALUE("1"&M1) Formuła Objaśnienie :
- Funkcja DATEVALUE przekształca datę, która jest w Tekst format na poprawną datę w Excelu
- Tutaj M1 komórka jest komórką miesiąca dającą wartość " Styczeń"
- "1"& "styczeń" oznacza datę " 1 stycznia"
- Następnie wpisz tę formułę w Data końcowa komórka, aby uzyskać ostatnią datę miesiąca.
=EOMONTH(D3,0) 
Read More: Jak zrobić dzienny arkusz obecności w programie Excel (2 skuteczne sposoby)
Krok 5: Wprowadź daty
Teraz trzeba będzie zrobić kolumny dla wszystkich dat miesiąca.
- Najpierw wprowadź pierwszą datę miesiąca. W tym celu użyj tej formuły, aby połączyć komórkę z Data rozpoczęcia komórka.
=D3 
- Następnie zrobisz kolumnę dla pozostałe terminy. W drugiej komórce wpisz tę formułę, aby otrzymać następnie data.
=IF(C6<$L$3,C6+1,"") Formuła Objaśnienie :
- C6<$L$3 : oznacza to warunek, że komórka C6 ( Poprzednia data przed tą komórką) jest mniejsza niż L3 ( Data końcowa ). Musisz użyć odniesienie absolutne ponieważ komórka Data końcowa będzie taka sama również dla kolejnych komórek.
- C6 + 1 : Jest to rozkaz, gdy " Jeśli" warunek jest prawdziwy, prosi o dodanie 1 z poprzednią komórką.
- " " : To oznacza, że kiedy " Jeśli" stan to Fałszywe, pozostawić pustą komórkę.
- Następnie, kopia wzór i pasta do pozostałych komórek w rzędzie.
- Następnie należy uzyskać nazwę dni powszednie W tym celu wklej poniższą formułę do komórki C7.
=TEXT(C6, "ddd") Formuła Wyjaśnienie:
- Na stronie Funkcja TEXT skonwertuje Data wartość C6 komórka do tekst.
- "ddd" oznaczające format tekstu, który będzie podawał nazwę dnia tygodnia w 3 ciągach.
Czytaj więcej: Arkusz frekwencji w Excelu z formułą dla połowy dnia (3 przykłady)
Krok 6: Wstaw formułę, aby zidentyfikować święta
W tracker frekwencji, możesz chcieć mieć zidentyfikowane daty, które są święta. Możesz uznać je za skomplikowane, ale tutaj wyjaśnię je w prosty sposób.
- Umieść tę formułę w komórce C5 .
=IFERROR(IF(C6="",1,MATCH(C6,Wakacje,0)),0) Wzór Objaśnienie
- MATCH(C6,Wakacje,0) : Na stronie MATCH funkcja wyszuka wartość C6 w Wakacje lista.
- IF(C6="",1,MATCH(C6,Wakacje,0) : Funkcja IF oznacza, że jeśli wartość komórki C6 jest pusty następnie wstawka 1 inaczej szukajcie tego w Wakacje lista.
- IFERROR(IF(C6="",1,MATCH(C6,Wakacje,0)),0) : Oznacza to, że gdy JEŚLI warunek nie może podać żadnych wartości, wtedy poda wartość błędu i Funkcja IFERROR działa tak, że daje wartość 0 zamiast Błąd!!!
- Wreszcie, kopia oraz pasta wartości do pozostałych komórek wiersza.
- Teraz szablon będzie wyglądał jak na poniższym zrzucie ekranu.
Krok 7: Ustawienie menu rozwijanego dla komórek obecności w programie Excel
Teraz ustawisz menu rozwijane dla obecność Tak więc, gdy chcesz wprowadzić dane o frekwencji, nie możesz wstawić żadnych innych wartości poza Typ lista.
- W tym celu wybierz wszystkie komórki obecności.
- I, przejdź do Dane tab> Walidacja danych.
- Następnie w Walidacja danych okno, pozostań w Ustawienia tab.
- Teraz wybierz Wykaz od Pozwól opcje.
- I, napisz =Typ w Źródło pudełko.
- Na koniec naciśnij OK.
- Teraz przejdź do dowolnej komórki, aby wstawić frekwencję. Znajdziesz tam rozwijane opcje do otwarcia.
- Wtedy można wybrać dowolne do wstawienia. A bez tych opcji nie można wstawić innych wartości.
Krok 8: Podkreślenie kolumn wakacyjnych
Konieczne jest wyróżnienie kolumn wakacyjnych, aby można je było łatwo zidentyfikować. Możesz ręcznie sformatować je za pomocą kolorów. Alternatywnie, możesz zautomatyzować je za pomocą Wakacje wykaz i Conditional Formatting.
- Na początku zaznacz wszystkie komórki kolumny frekwencji.
- I, przejdź do Strona główna tab> Formatowanie warunkowe > Nowa zasada opcje.
- Teraz pojawi się okno o nazwie " Nowa zasada formatowania" i wybrać opcję "Użyj formuły, aby określić, które komórki mają być sformatowane" w Typ przepisu.
- Następnie wklej tę formułę do Opis zasady pudełko:
=OR(C$7= "SUN") - Teraz przejdź do Format opcja. Wybierz Czerwony kolor jak Wypełnij
- W rezultacie spowoduje to, że komórki kolumny będą czerwone, w których. 7. rząd wartość to " Sun ". Oznacza to, że chcesz, aby kolumny niedzielne były czerwone.
- Teraz zobaczysz Niedziela kolumny są w kolorze czerwonym.
- Teraz wstaw jeszcze jeden formatowanie warunkowe aby wskazać dni wolne od pracy z listy. W ten sam sposób postępuj i pasta ten wzór do pudełka:
=COUNTIF(Holidays,C$6) - Następnie przejdź do Format i wybrać opcję Zielona kolor do wypełnić pudełko.
- I, naciśnij OK.
- Następnie naciśnij Zastosuj w Formatowanie warunkowe okno, aby zastosować formaty.
- W efekcie zobaczysz, że święta okolicznościowe z listy są w zielonym kolorze, a niedziele w czerwonym.
- Teraz należy wybrać miesiąc Luty aby sprawdzić, czy formatowanie działa bez zarzutu, czy nie.
Krok 9: Wstawianie danych w komórkach obecności
Teraz wstaw dane do komórek frekwencji, aby obliczyć kolumny podsumowania. Aby wstawić dane, możesz napisać z klawiatury lub użyć rozwijanych sugestii.
Read More: Arkusz obliczania obecności i nadgodzin w Excelu
Krok 10: Wstaw formuły, aby obliczyć całkowitą frekwencję
- Teraz, aby obliczyć całkowitą obecność miesiąca lub tygodnia, wstaw tę formułę do komórki:
=COUNTIFS(C8:J8, "P",$C$7:$J$7, "Sun",$C$5:$J$5,0) Wzór Objaśnienie
- Używanie Funkcja COUNTIFS , policzysz komórki, jeśli spełniają 3 warunki.
- C8:J8, "P" : Jeśli komórka zawiera " P "
- $C$7:$J$7, "Sun" : Jeśli komórka nie zawiera "Słońce"
- $C$5:$J$5,0 : Jeśli komórki mają wartość 0, to znaczy, że nie jest to święto.
- Następnie skopiuj formułę i wklej ją do innych komórek kolumny lub użyj przycisku Uchwyt do napełniania ikonę, aby przeciągnąć formułę.
- Teraz, aby obliczyć całkowitą Planowany urlop dla miesiąca lub tygodnia, wstaw do komórki tę formułę:
=COUNTIFS(C8:J8, "PL",$C$7:$J$7, "Sun",$C$5:$J$5,0) - Następnie skopiuj formułę i wklej ją do innych komórek kolumny lub użyj przycisku Uchwyt do napełniania ikonę, aby przeciągnąć formułę.
- Podobnie, aby obliczyć całkowitą Nieplanowana nieobecność (A) miesiąca lub tygodnia, wstaw do komórki tę formułę:
=COUNTIFS(C8:J8, "A",$C$7:$J$7, "Sun",$C$5:$J$5,0) 
- Następnie, aby obliczyć sumę Dni robocze miesiąca lub tygodnia, wstaw do komórki tę formułę:
=COUNTIFS($C$7:$J$7, "Sun",$C$5:$J$5,0) 
- Teraz, aby obliczyć Obecny procent, najpierw sprawić, by komórki z Procent format.
- Następnie użyj tej formuły do komórki:
=K8/N8 - W rezultacie podzieli ona wartość Całkowita obecność o wartość Razem dni robocze.
- Następnie, aby obliczyć Nieobecni Procent, najpierw utwórz komórki z Procent format.
- I, użyj tej formuły do komórki:
=(L8+M8)/N8 - Podzieli ona wartość Razem Planowane & Nieplanowane Absesnse o wartość Razem dni robocze.
- Wreszcie, twój miesięczny raport obecności Możesz łatwo śledzić dane dotyczące obecności każdego uczestnika.
Read More: Śledzenie postępów ucznia Szablon Excel (Pobierz za darmo)
Rzeczy do zapamiętania
- W tym artykule pokazałem tracker frekwencji dla jednego tygodnia, możesz łatwo przekonwertować go na miesiąc, dodając dni.
- Jeśli lista aplikantów jest duża, możesz mieć problem z zobaczeniem nagłówka kolumny podczas przewijania. W tym celu przejdź do Zobacz Tab> Szyby mrożące menu i wybierz Szyby mrożące opcja tutaj.
- W Lista wakacyjna, możesz dodać lub usunąć daty zgodnie z kalendarzem instytucji. Po edycji wykonaj Określenie nazwy ponownie krok.
- Ten skoroszyt będzie zawierał dane za cały rok. Trzeba więc po prostu skopiować dane z dowolnego miesiąca i " tylko wklejanie wartości" do innego arkusza, aby utworzyć inny arkusz dla innego miesiąca. Następnie wyczyść komórki z frekwencją, aby śledzić frekwencję w następnym miesiącu.
Wniosek
W tym artykule starałem się pokazać, jak śledzić frekwencję w programie Excel. Możesz pobrać darmowe szablony i zmodyfikować je na swój użytek. Możesz również utworzyć plik programu Excel, aby śledzić frekwencję, postępując zgodnie z krokami. Mam nadzieję, że ten artykuł okazał się pomocny. Możesz odwiedzić naszą stronę internetową ExcelWIKI aby poznać więcej treści związanych z Excelem. Jeśli masz jakieś pytania lub opinie, daj mi znać w sekcji komentarzy.
