Track attendance in Excel on väga levinud. Aga täiuslik Exceli kohaloleku jälgimisseade lihtsustab teie tööd palju. Nii, selles artiklis, ma jagan tasuta Exceli mall aadressile jälgida kohalolekut koos sinuga. Saate selle alla laadida siit. Saate seda hõlpsasti kasutada ja muuta, sest see on põhiline mall. Koos sellega näitan teile selles artiklis ka seda, kuidas jälgida kohalolekut Excelis lihtsate ja selgete sammudega.

Lae alla tasuta mall

Saate alla laadida Excel tasuta mall aadressile Jälgi kohalolekut järgmisest nupust.

Osalemise jälgimise süsteemi elemendid

Enne mis tahes mallide koostamist Excelis peate teadma, millised asjad töölehele lisatakse ja millised on nende vahelised suhted. Nii saate teha malli kavandi. Et teha osavõtu jälgimisseade aadressil Excel, vajate järgmisi asju:

• Kuu
• Pühad
• Tegevuse liigid : P= kohalik , PL = planeeritud puhkus, A= Puudub
• Kuu päevad, Algus & Kuu lõppkuupäev
• Osaleja nimi & Id
• Kokku kohal, Planeeritud puhkus, Puudumine & Tööpäevad
• Kohaloleku protsent & Puudumine

Võite lisada või eemaldada mis tahes veerud vastavalt vajadusele. Selles artiklis teen malli, mis sisaldab nimetatud elemente.

Exceli osavõtu jälgimise sammud

Siinkohal kirjeldan ma, kuidas jälgida kohalolekut aastal Excel faili, mille abil saate jälgib kohalolekut. Saate hõlpsasti jälgida osavõtt osalejate kohta Excelis, kui järgite allpool mainitud samme. Sammud on selgitatud selgelt koos nõuetekohaste illustratsioonidega. Niisiis, vaadake läbi sammud, et jälgida osavõttu Excelis.

Samm 1: Tehke Excelis tööleht "Teave".

Kõigepealt tehke tööleht nimega " Teave ". Sellel töölehel lisage nimekirjad Kuu , Pühad, ja Tegevuse liik institutsioonis. Saate lisada ka teavet osalejate nimed ja ID-d linkida põhilisele töölehele.

2. samm: Kuu nimede nimekirja määratlemine

Pärast vajaliku teabe sisestamist peate te määratleda nimed nende jaoks. Nime määratlemine võimaldab teil kasutada Andmete valideerimine tööriistaga, et teha lahtritesse rippmenüü.

• Kõigepealt määratlege kuude nimekirja nimi.
• Selleks valige kuude lahtrid.
• Seejärel minge Valem tab> Määratletud nimi võimalus.
• Pärast seda näete akent nimega " Uus nimi". Andke siinkohal lahtrite loetelule sobiv nimi.
• Tüüp "Kuu" nime ja vajutage OK .

• Samamoodi valige puhkuse lahtrid ja minge tööle Määratletud nimi võimalus.
• Seejärel sisestage " Puhkus" nime ja vajutage OKEI.

• Lõpuks valige Tüüp rakud ja minna Määratletud nimi võimalus.
• Seejärel sisestage " Tüüp" nime ja vajutage OKEI.

3. samm: Teha malli struktuur, et jälgida osavõttu

Nüüd tehke veerud ja lahtrid eelnevalt loetletud vajalike asjadega. Ja sisestage andmed aadressilt osalejate nimed ja ids.

Loe edasi: QR-koodi kohaloleku jälgimine Exceli abil (lihtsate sammudega)

Samm 4: Sisesta valem kuu, alguskuupäev & lõppkuupäev

Me tahame teha mall . kohaloleku jälgimine kus saab vahetada üks kuu aadressile teine kergesti. Ja kogu aasta andmed on kogu aasta kohta sama tööleht. Selleks tuleb teha drop-down valikuga lahtris, et valida kuu.

• Kõigepealt valige kuu lahter.
• Seejärel minge Andmed vahekaart ja klõpsa Andmete valideerimine valik

• Tulemusena ilmub aken nimega " Andmete valideerimine" ilmub.
• Hoidke seadete vahekaardil.
• seejärel valige " Loetelu" valikust Luba menüü.
• Ja kirjutage "= Kuu" aastal Allikas valik ja vajutage OKEI.

• Nüüd, kui te lähete kuu lahtrisse tööleht, näete drop-down võimalus avada.
• Klõpsake sellel, et avada ja valige a kuu.

• Nüüd sisestage see valem faili Alguskuupäev rakk.

Valemi selgitus :

• DATEVALUE funktsioon muudab kuupäeva, mis on Tekst formaat kehtivaks Exceli kuupäevaks
• Siin on M1 lahter on kuu lahter, mis annab väärtuse " Jaanuar"
• "1"& "jaanuar" tähistab kuupäeva " 1. jaanuar"

• Seejärel sisestage see valem lahtrisse Lõppkuupäev rakk, et saada kuu viimane kuupäev.

Loe lisaks: Kuidas teha igapäevane kohalolekuleht Excelis (2 tõhusat viisi)

Samm 5: Sisestage kuupäevad

Nüüd peate tegema veerud kõigi kuu kuupäevade jaoks.

• Esmalt sisestage kuu esimene kuupäev. Selleks kasutage seda valemit, et siduda lahtrile Alguskuupäev rakk.

• Seejärel teete veeru jaoks veeru ülejäänud kuupäevad. Teises lahtris sisestage see valem, et saada järgmine kuupäev.

Valemi selgitus :

• C6<$L$3 : see tähistab tingimust, et rakk C6 ( Eelmine kuupäev enne seda lahtrit) on väiksem kui L3 ( Lõppkuupäev ). Te peate kasutama absoluutne viide sest raku Lõppkuupäev on sama ka järgmiste rakkude puhul.
• C6 + 1 : See on käsk, kui " Kui" tingimus on tõene. See palub lisada 1 koos eelmise lahtriga.
• " " : See tähendab, et kui " Kui" tingimus on Vale, jätke lahter tühjaks.

• Siis, koopia valem ja paste seda rea ülejäänud lahtritesse.

• Pärast seda saada nimi tööpäevadel kuupäevade jaoks. Selleks kleepige see valem lahtrisse C7.

Valemi selgitus:

• The TEXT funktsioon teisendab Kuupäev väärtus C6 rakk, et tekst.
• "ddd" tähistab teksti formaati, mis annab nädalapäeva nime 3 stringina.

Loe edasi: Lastearvestusleht Excelis koos valemiga poole päeva jaoks (3 näidet)

Samm 6: Sisestage valem pühade tuvastamiseks

In the kohaloleku jälgimine, võite soovida, et kuupäevad oleksid kindlaks määratud, mis on puhkus. See võib teile tunduda keeruline, kuid siinkohal selgitan neid lihtsalt.

• Pange see valem lahtrisse C5 .

Valemi selgitus

• MATCH(C6,Holidays,0) : The MATCH funktsioon otsib väärtust C6 aastal Puhkus nimekiri.
• IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0) : IF funktsioon tähendab, et kui lahtri väärtus C6 on tühi siis sisestada 1 muidu otsi, mis on Puhkus nimekiri.
• IFERROR(IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0)),0) : See tähendab, et kui IF tingimus ei saa anda mingeid väärtusi, siis annab see veaväärtuse ja IFERROR funktsioon töötab, et anda väärtus 0 asemel Viga!.

• Lõpuks, koopia ja paste väärtused rea ülejäänud lahtritesse.
• Nüüd on mall on nagu alloleval ekraanipildil.

Samm 7: Seadistage Exceli kohaloleku lahtrite rippmenüüd

Nüüd seadistate rippmenüü jaoks rippmenüüst osavõtt Seega, kui soovite sisestada osavõtuandmeid, ei saa sisestada muid väärtusi peale Tüüp nimekiri.

• Selleks valige kõik kohaloleku lahtrid.
• Ja, mine Andmed tab> Andmete valideerimine.

• Siis on Andmete valideerimine aknas, jääge jätkuvalt Seaded vahekaart.
• Nüüd valige Loetelu alates Luba valikud.
• Ja kirjutage =Tüüp aastal Allikas kast.
• Lõpuks vajutage OKEI.

• Nüüd minge mis tahes lahtritesse, et sisestage kohalolek. Avatud on rippmenüüde valikud.
• Seejärel saate sisestamiseks valida mis tahes. Ja ilma nende valikuteta ei saa sisestada muid väärtusi.

8. samm: tõstke esile puhkuse veerud

On vaja rõhutada puhkuse veerud, et neid oleks lihtne tuvastada. Saate neid käsitsi värvidega vormindada. Teise võimalusena saate neid automatiseerida, kasutades funktsiooni Puhkus nimekiri ja Tingimuslik vormindamine.

• Kõigepealt valige kõik lahtrid osalemise veerus.
• Ja, minge Kodu tab> Tingimuslik vormindamine > Uus reegel valikud.

• Nüüd ilmub aken nimega " Uus vormistamise reegel" ja valige valik "Kasutage valemit, et määrata, milliseid lahtreid vormindada" aastal Reegli tüüp.
• Seejärel kleepige see valem sisse Reegli kirjeldus kast:

• Nüüd minge Formaat valik. Valige Punane värvi kui Täitke
• Selle tulemusel muutuvad punaseks need veeru lahtrid, kus on 7. rida väärtus on " Sun ". See tähendab, et te tahate pühapäevased veerud punaseks teha.

• Nüüd näete te Pühapäev veerud on punase värviga.

• Nüüd sisestage veel üks tingimuslik vormindamine et tuvastada kontoripuhkused nimekirjast. Järgige samamoodi ja paste see valem kasti:

• Seejärel minge Formaat valik ja valige Roheline värvus, et täitke kasti.
• Ja vajutage OKEI.
• Seejärel vajutage Rakenda aastal Tingimuslik vormindamine aknas vormingute rakendamiseks.

• Selle tulemusena näete, et juhupühad on nimekirjast rohelise värviga ja pühapäevad on punase värviga.

• Nüüd valige kuu Veebruar kontrollida, kas vormindus töötab ideaalselt või mitte.

Samm 9: Andmete sisestamine kohaloleku lahtritesse

Nüüd sisestage andmed osavõtu lahtritesse, et arvutada kokkuvõtlikud veerud. Andmete sisestamiseks võite kirjutada klaviatuurilt või kasutada rippmenüüst tulenevaid soovitusi.

Loe edasi: Osalemise ja ületunnitööde arvutamise leht Excelis

10. samm: sisestage valemid, et arvutada osavõtjate koguarvu.

• Nüüd, et arvutada kuu või nädala kogu kohalolekut, sisestage lahtrisse see valem:

Valemi selgitus

• Kasutades COUNTIFS funktsioon , loed rakke, kui need vastavad 3 tingimusele.
• C8:J8, "P" : Kui lahter sisaldab " P "
• $C$7:$J$7, "Sun" : Kui lahter ei sisalda "Päike"
• $C$5:$J$5,0 : Kui lahtrite väärtus on 0, tähendab see, et tegemist ei ole puhkusega.

• Seejärel kopeeri valem ja kleebi see veergu teistesse lahtritesse või kasuta valemit Täitmise käepide ikooniga valemi lohistamiseks.

• Nüüd, et arvutada kogu Planeeritud puhkus kuu või nädala kohta, sisestage lahtrisse see valem:

• Seejärel kopeeri valem ja kleebi see veergu teistesse lahtritesse või kasuta valemit Täitmise käepide ikooni, et valemit lohistada.

• Samamoodi arvutatakse kogu Planeerimata puudumine (A) kuu või nädala, sisestage lahtrisse see valem:

• Pärast seda, et arvutada kogu Tööpäevad kuu või nädala, sisestage lahtrisse see valem:

• Nüüd, et arvutada Praegune protsent, kõigepealt tehke rakud Protsentuaalne osakaal formaat.
• Seejärel kasutage seda valemit lahtrisse:

• Selle tulemusena jagab ta väärtuse Täielik kohalolek väärtusega Tööpäevad kokku.

• Seejärel, et arvutada Puudujate protsent, kõigepealt tehke rakud Protsentuaalne osakaal formaat.
• Ja kasutage seda valemit lahtrisse:

• See jagab väärtuse Kokku planeeritud & planeerimata puudumine väärtusega Tööpäevad kokku.

• Lõpuks, teie igakuine osavõtuaruanne on täielik. Saate hõlpsasti jälgida iga osaleja osalemisandmeid.

Loe edasi: Õpilaste edusammude jälgimine Exceli malli (tasuta allalaadimine)

Asjad, mida meeles pidada

• Selles artiklis olen näidanud ühe nädala kohaloleku jälgimisseadet, mida saate hõlpsasti teisendada kuu jaoks, lisades päevi.
• Kui taotlejate nimekiri on suur, siis võib teil olla probleeme veeru päise nägemisega kerimise ajal. Selleks võite külmutada paneelid. Selleks minge aadressil Vaata Tab> Freeze paneelid menüü ja valige Freeze paneelid võimalus siin.

• In the Puhkuse nimekiri, saate lisada või eemaldada kuupäevi vastavalt oma asutuse kalendrile. Pärast redigeerimist tehke Määrake nimi sammu uuesti.
• See töövihik sisaldab andmeid kogu aasta kohta. Seega tuleb lihtsalt kopeerida mis tahes kuu andmed ja " paste value only" teisele lehele, et luua teine tööleht teise kuu jaoks. Seejärel puhastage kohaloleku lahtrid, et jälgida järgmise kuu kohalolekut.

Kokkuvõte

Selles artiklis olen püüdnud näidata teile, kuidas jälgida kohalolekut Excelis. Võite alla laadida tasuta malle ja muuta neid oma tarbeks. Samuti saate luua Exceli faili, et jälgida kohalolekut, järgides samme. Loodan, et leidsite selle artikli kasulikuks. Võite külastada meie veebisaiti ExcelWIKI et õppida rohkem Exceliga seotud sisu. Kui teil on küsimusi või tagasisidet, palun andke mulle teada kommentaaride sektsioonis.