In questo articolo, creerò un file che visualizza le vendite trimestrali Si tratta di un cruscotto Excel dinamico e interattivo che viene aggiornato automaticamente per riflettere gli ultimi aggiornamenti dei dati.

Questo è il rapporto che creerete al termine di questo articolo.

Creare un report in Excel che visualizzi le vendite trimestrali per territorio.

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Potete scaricare la cartella di lavoro utilizzata per la dimostrazione per provare voi stessi questi passaggi mentre seguite l'articolo.

Rapporto che visualizza le vendite trimestrali per territorio.xlsx

Procedura passo-passo per creare un report che visualizzi le vendite trimestrali per territorio in Excel

Per la dimostrazione, utilizzeremo il seguente set di dati.

Include le vendite per date, che verranno riorganizzate in modo trimestrale con l'aiuto delle funzioni Tabella e Tabella pivot di Excel.

Passo 1: Conversione del set di dati in tabella

Se i dati non sono in formato tabella, convertite l'intervallo in una tabella. La tabella di Excel è una delle migliori funzioni di Excel che facilita molti lavori come il riferimento, il filtraggio, l'ordinamento e l'aggiornamento.

• Selezionare una cella dell'intervallo che si desidera convertire in tabella e premere Ctrl+T sulla tastiera, oppure andare alla pagina Inserire e dalla scheda Tavoli gruppo di comandi, fare clic sul pulsante Tabella opzione.

• Di conseguenza, il Crea tabella Verrà visualizzata la finestra di dialogo L'intervallo verrà selezionato automaticamente con La mia tabella ha intestazioni Per creare una tabella, è sufficiente fare clic sulla casella di controllo OK

Di conseguenza, il set di dati verrà convertito in una tabella.

Passo 2: Nome dell'intervallo di tabelle

A questo punto diamo un nome alla tabella, in modo da semplificare la parte successiva del lavoro.

È possibile modificare il nome della tabella dalla finestra di dialogo Design o utilizzare la scheda Scatola del nome Abbiamo chiamato la nostra tabella con Dati .

Per saperne di più: Come creare un resoconto mensile in Excel (con passaggi rapidi)

Passo 3: Creare una tabella pivot con i dati forniti

Utilizzeremo lo strumento più usato di Excel per creare il nostro rapporto: la tabella pivot. Seguite questi passaggi per creare una tabella pivot con la tabella.

• Per prima cosa, selezionate una cella della tabella.
• Poi andare alla sezione Inserire e fare clic sulla scheda Tabella pivot dal comando Tavoli gruppo.

• In questo momento, il Creare una tabella pivot Viene visualizzata la finestra di dialogo Poiché abbiamo selezionato una cella della tabella prima di fare clic sul pulsante Tabella pivot il nome della nostra tabella ( Dati ) viene visualizzato automaticamente nella finestra Tavolo/Range della finestra di dialogo.
• Vogliamo creare la tabella pivot in un nuovo foglio di lavoro, per cui manteniamo la scelta predefinita Nuovo foglio di lavoro sotto la voce Scegliere la posizione in cui posizionare la tabella pivot. .
• Quindi fare clic su OK .

Viene creato un nuovo foglio di lavoro e l'opzione Campi della tabella pivot Il riquadro delle attività viene visualizzato automaticamente nel foglio di lavoro.

Per saperne di più: Come creare un report di riepilogo in Excel (2 metodi semplici)

Fase 4: preparazione di un report con tabella pivot per categoria

Facciamo un Rapporto sulle vendite Categoria Per realizzare il report, organizziamo i campi della tabella Pivot in questo modo.

Osservate attentamente l'immagine seguente: abbiamo posizionato il Vendite campo due volte nel Valori Per questo motivo, nell'area Colonne area, un ulteriore Valori Nell'area Righe, abbiamo inserito il campo Categoria campo.

Sul lato sinistro dell'immagine, viene visualizzata la tabella pivot di output per le impostazioni del campo di cui sopra.

• Ora vogliamo cambiare il formato numerico delle vendite in percentuale (%) del totale generale Per farlo, fare clic con il pulsante destro del mouse su una cella della colonna.
• Quindi selezionare Mostra valori come dal menu contestuale.
• Successivamente, fare clic sul comando % del totale generale .

Pertanto, i valori delle colonne saranno visualizzati nelle percentuali di Totale generale .

Fase 5: Creare un grafico a torta per il rapporto di categoria

Per creare un report sui dati, aggiungiamo un grafico a torta. Seguite questi passaggi per aggiungere un grafico a torta dai dati.

• Innanzitutto, selezionare una cella della tabella Pivot.
• Poi andare alla sezione Inserire e fare clic sulla scheda Grafico a torta dall'icona Grafici gruppo.
• Successivamente, selezionare la voce Torta dall'elenco a discesa.

Il grafico a torta apparirà sul nostro foglio di calcolo.

Dopo alcune modifiche, il grafico avrà il seguente aspetto.

Mostrare i nomi delle categorie e le etichette dei dati sul grafico a torta

Per aggiungere le etichette dei dati, procedere come segue.

• Per prima cosa, selezionare il Grafico a torta.
• Poi andare alla sezione Design e nella scheda Layout dei grafici gruppo di comandi, fare clic sul pulsante Layout rapido .
• Dal menu a tendina selezionare la voce Layout 1 dall'elenco a discesa.

Via alternativa:

Un altro modo creativo per aggiungere le etichette dei dati al grafico è quello di usare la funzione GETPIVOTDATA Utilizzeremo la funzione per estrarre i dati dalla tabella pivot.

Di seguito viene visualizzata una tabella pivot creata a partire dai nostri dati.

Questa tabella pivot mostra la Somma delle vendite , Stato , e Categoria saggio.

Abbiamo posizionato il Stato nel campo Righe area, il Categoria nel campo Colonne e l'area Vendite nel campo Valori area.

Ora, analizziamo la funzione di Excel GETPIVOTDATA funzione.

GETPIVOTDATA sintassi: GETPIVOTDATA (campo_dati, tabella_pivot, [campo1, elemento1], [campo2, elemento2], ...)

Una tabella pivot ha solo un campo_dati ma può avere qualsiasi altro campo.

Per la tabella Pivot di cui sopra:

• Il campo_dati è il Vendite campo
• Gli altri due campi sono Stato e Categoria .

Nell'immagine seguente, si vede che ho usato un elemento GETPIVOTDATA formula nella cella H9:

Questa formula restituisce un valore di 950 nella cella H9 .

Come funziona questa formula?

• Il campo_dati è l'argomento Vendite Senza dubbio.
• A3 è un riferimento di cella all'interno della tabella pivot. Può essere qualsiasi riferimento di cella all'interno di una tabella pivot.
• campo1, elemento1 = "Stato", H7 Si può tradurre come Idaho (valore della cella H7 è Idaho ) nella sezione Stato
• campo2, elemento2 = "Categoria", H8 Può essere tradotto come Forniture per ufficio (il valore della cella H8 è Forniture per ufficio ) nella sezione Categoria
• La sezione trasversale del Idaho valori e Forniture per ufficio ci danno il valore di 950.

Per mostrare le etichette:

Utilizzando il GETPIVOTDATA mostriamo i nomi delle categorie e i valori delle vendite (% del totale) in alcune celle (come nell'immagine seguente).

Per capire meglio, vi spiego questa formula nella cella D4

• A4&" " Il riferimento a una cella crea uno spazio nell'output.
• Poi abbiamo usato la funzione di Excel TESTO Come il valore dell'argomento TESTO abbiamo passato la funzione GETPIVOTDATA e come la funzione formato_testo abbiamo utilizzato questo formato: "0%"
• Il GETPIVOTDATA La parte più semplice da capire è quella che riguarda il sistema di controllo della sicurezza. GETPIVOTDATA funziona qui.

Ora mostreremo questi dati sul grafico.

Abbiamo inserito un Casella di testo dal Inserire tab => Illustrazioni gruppo di comandi => Forme

Ora si inserisce l'elemento Casella di testo sul grafico => Mettere un segno di uguaglianza sul Formula Bar e poi selezionare la cella D4 .

Se premo Entrare , il Casella di testo mostrerà il valore della cella D4 .

Allo stesso modo, creo altri Caselle di testo e fare riferimento alle celle pertinenti.

Nota: Quando uno Casella di testo è stato creato, è possibile creare nuovi Caselle di testo Questo è il modo in cui potete farlo:

• Passare il puntatore del mouse sul bordo dell'immagine creata Casella di testo e premere il tasto Ctrl apparirà un segno più.
• Trascinate ora il mouse e vedrete un nuovo Casella di testo (oggetto) viene creato, abbandonare il nuovo oggetto Casella di testo nel luogo che preferite.

Abbiamo quindi terminato la creazione di un grafico a torta che mostra dinamicamente le vendite per categoria.

Ho appena cambiato il nome di questa tabella Pivot in PT_CategoriaVendite .

Per saperne di più: Come creare un rapporto sulle vendite giornaliere in Excel (con passaggi rapidi)

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Fase 6: preparazione di una tabella pivot per le vendite trimestrali

A volte, si potrebbe voler vedere il Vendite cambiamenti nei vari trimestri nel corso degli anni.

Creeremo un report come nell'immagine seguente.

L'immagine mostra i primi 15 Stati USA in base alle vendite totali per i diversi trimestri. Abbiamo anche aggiunto delle linee guida per mostrare le tendenze nei diversi trimestri.

Seguite questi passaggi per preparare la tabella pivot per le vendite trimestrali.

• Innanzitutto, selezionare una cella dalla tabella dei dati.
• Quindi selezionare Tabella pivot dal Tavoli gruppo del Inserire scheda.

• Quindi, selezionare il punto in cui si desidera posizionare la tabella pivot e fare clic su OK Per questa dimostrazione, abbiamo selezionato un nuovo foglio di lavoro.

• Ora si proceda come segue: si aggiunga l'elemento Data dell'ordine nel campo Colonne area, il Stato nel campo Righe e l'area Vendite nel campo Valori

• Per visualizzare subito il rapporto trimestrale, fare clic con il pulsante destro del mouse su una cella qualsiasi della tabella Etichette di colonna e selezionare Gruppo dal menu contestuale.

• Quindi selezionare Quartieri sotto il Da della sezione Raggruppamento

• Dopo aver fatto clic su OK La tabella pivot avrà ora il seguente aspetto.

Fase 7: Mostrare i 15 Stati principali dalle vendite

Il risultato del passo precedente contiene un rapporto trimestrale di tutti gli stati del set di dati. Se si desiderano tutti gli stati, si può procedere con questo passo, ma nel caso di un'analisi più dettagliata in cui sono necessari gli stati principali, ecco alcuni passaggi pratici.

• Per prima cosa, fare clic con il tasto destro del mouse su una cella qualsiasi del file Stato colonna (o Etichette di riga ).
• Passare quindi il mouse su Filtro dal menu contestuale e poi selezionare la voce Top 10

• Successivamente, selezionare 15 nel Mostra dall'opzione Filtro Top 10 (Stato)

• Una volta fatto clic su OK La tabella pivot mostrerà ora i 15 Stati principali in base alle vendite.

Fase 8: Aggiungere gli sparkline alla tabella

Prima di aggiungere il Scintille Voglio rimuovere entrambi i totali generali. Seguire questi passaggi per una guida dettagliata su come farlo.

• Innanzitutto, selezionate una cella dalla tabella pivot.
• Poi andare alla sezione Design sulla barra multifunzione.
• Ora selezionare Totale generale dal Layout
• Quindi selezionare Off per righe e colonne dall'elenco a discesa.

Il Totale generale sarà quindi rimossa.

• Per aggiungere le scintille, selezionare la cella F5 , quindi andare alla sezione Inserire sulla barra multifunzione.
• Ora selezionare Linea dal Scintille

• Nel Creare linee guida selezionare l'intervallo B5:E19 come il Gamma di dati e l'intervallo F5:F19 come il Gamma di posizione .

• Quindi fare clic su OK La tabella pivot avrà finalmente questo aspetto.

• Inoltre, aggiungiamo alcuni marcatori per rendere il tutto più accattivante. Per farlo, andare nella sezione Scintillio sulla barra multifunzione (apparirà una volta selezionata una cella contenente lo sparkline), quindi selezionare Marcatori dal Mostra

Questo è l'output finale della nostra sparkline.

Per saperne di più: Come creare un rapporto sulle vendite mensili in Excel (con semplici passaggi)

Passo 9: Aggiungere l'affettatrice per filtrare l'output

Seguite questi semplici passaggi per aggiungere gli slicer alla tabella pivot.

• Per prima cosa, selezionare la tabella pivot per la quale si desidera creare gli slicer.
• Poi vai a Inserire e dalla scheda Filtri gruppo di comandi, fare clic sul pulsante Affettatrice

• Successivamente, il Affettatrici a inserto apparirà una finestra di dialogo con tutti i campi disponibili della tabella Pivot. Selezionare i campi per i quali si desidera creare gli slicer. In questo caso, abbiamo selezionato il campo Nome del cliente , Stato , e Categoria campi per la dimostrazione.

• Dopo aver fatto clic su OK , 3 slicer appariranno in cima al foglio di calcolo.

Per saperne di più: Come creare un rapporto MIS in Excel per le vendite (con semplici passaggi)

Fase 10: preparazione del rapporto finale

Una volta creato tutto il materiale distaccato, uniamolo finalmente in un unico foglio di calcolo per creare un report finale.

Ora, se si seleziona/deseleziona un'opzione dall'affettatrice, il risultato cambierà di conseguenza in tempo reale. Ad esempio, selezioniamo Arizona dal Stato Il sistema riporta solo questo.

Ora è possibile selezionarne anche più di uno. Ad esempio, aggiungendo Alabama Ecco come si può creare un report che visualizza le vendite trimestrali per territorio.

Per saperne di più: Come automatizzare i rapporti di Excel usando le macro (3 modi semplici)

Conclusione

Questi sono tutti i passaggi necessari per creare un report che visualizzi le vendite trimestrali per territorio in Excel. Spero che ora possiate crearne uno da soli con facilità. Spero che questa guida vi sia stata utile e istruttiva. Se avete domande o suggerimenti fatecelo sapere nei commenti qui sotto.

Per altre guide come questa, visitate Exceldemy.com .