В тази статия ще създам отчет, който показва тримесечните продажби Можете да го наречете и динамично и интерактивно табло за управление на Excel, което ще се актуализира автоматично, за да отразява последните актуализации на вашите данни.

Това е доклад която ще създадете след края на тази статия.

Създаване на отчет в Excel, който показва тримесечните продажби по територии

Изтегляне на работна тетрадка за практика

Можете да изтеглите работната тетрадка, използвана за демонстрацията, за да изпробвате сами тези стъпки, докато четете статията.

Отчет, който показва тримесечните продажби по територии.xlsx

Процедура стъпка по стъпка за създаване на отчет, който показва тримесечните продажби по територии в Excel

За демонстрацията ще използваме следния набор от данни.

Тя включва продажби по дати, които ще пренаредим по тримесечия с помощта на функциите Table и Pivot Table на Excel.

Стъпка 1: Конвертиране на набор от данни в таблица

Ако данните не са във формат на таблица, преобразувайте диапазона в таблица. Таблицата на Excel е една от най-добрите функции на Excel, която улеснява много задачи като препращане, филтриране, сортиране и актуализиране.

• Изберете клетка от обхвата, която искате да превърнете в таблица, и натиснете Ctrl+T на клавиатурата си. Или отидете в Вмъкване на и от раздела Таблици група команди, щракнете върху Таблица опция.

• В резултат на това Създаване на таблица Диалоговият прозорец ще се появи. Обхватът ще бъде избран автоматично с Таблицата ми има заглавия За да създадете таблица, просто щракнете върху OK

В резултат на това наборът от данни ще бъде преобразуван в таблица.

Стъпка 2: Именуване на обхвата на таблицата

Нека на този етап да дадем име на таблицата. Това ще улесни някои от следващите части на работата.

Можете да промените името на таблицата от Дизайн или използвайте раздела Кутия за име . Нарекохме нашата таблица с Данни .

Прочетете още: Как да направите месечен отчет в Excel (с бързи стъпки)

Стъпка 3: Създаване на таблица Pivot с дадени данни

Ще използваме най-използвания инструмент на Excel за създаване на нашия отчет и това е Pivot Table (Таблица на завъртане). Следвайте тези стъпки, за да създадете таблица на завъртане с таблицата.

• Първо изберете клетка в таблицата.
• След това отидете в Вмъкване на и щракнете върху PivotTable команда от Таблици група.

• В този момент Създаване на PivotTable Тъй като сме избрали клетка от таблицата, преди да щракнем върху PivotTable командата, името на нашата таблица ( Данни ) се показва автоматично в Маса/обхват на диалоговия прозорец.
• Искаме да създадем въртящата се таблица в нов работен лист, затова запазваме избора по подразбиране Нов работен лист под заглавието Изберете къде да бъде поставен отчетът PivotTable .
• След това щракнете върху OK .

Създава се нов работен лист и Полета на PivotTable панелът със задачи се показва автоматично в работния лист.

Прочетете още: Как да създадете обобщен отчет в Excel (2 лесни метода)

Стъпка 4: Подготвяне на отчет за таблицата на завъртане по категории

Нека направим Отчет за продажбите Категория мъдри и след това ще създадем кръгова диаграма. За да направим отчета, организираме полетата на таблицата Pivot по този начин.

Наблюдавайте внимателно следното изображение. Продажби поле два пъти в Стойности Поради тази причина в Колони зона, допълнителна Стойности В областта Редове сме поставили полето Категория област.

В лявата част на изображението виждате изходната въртяща се таблица за горните настройки на полетата.

• Сега искаме да променим формата на числата на продажбите в проценти (%) от общата сума . За целта щракнете с десния бутон на мишката върху клетка в колоната.
• След това изберете Показване на стойностите като от контекстното меню.
• След това щракнете върху командата % от общата сума .

По този начин стойностите на колоната ще се покажат в процентите на Общо .

Стъпка 5: Създаване на кръгова диаграма за отчет за категория

За да създадем отчет за данните, нека добавим кръгова диаграма към него. Следвайте тези стъпки, за да добавите кръгова диаграма от данните.

• Първо, изберете клетка в таблицата Pivot.
• След това отидете в Вмъкване на и щракнете върху Кръгова диаграма икона от Графики група.
• След това изберете Пай диаграма от падащия списък.

Кръговата диаграма ще се появи в нашата електронна таблица.

След някои промени диаграмата вече ще изглежда по следния начин.

Показване на имената на категориите и етикетите на данните в кръговата диаграма

Можете да добавите етикети за данни, като следвате следните стъпки.

• Първо изберете диаграмата Pie Chart.
• След това отидете в Дизайн и в раздела Разположения на диаграми група команди, щракнете върху Бързо оформление .
• От падащото меню изберете Разпределение 1 от падащото меню.

Алтернативен начин:

Друг креативен начин за добавяне на етикети за данни в диаграмата е да се използва функцията GETPIVOTDATA . Ще използваме функцията, за да извлечем данни от таблицата с въртящи се елементи.

По-долу виждате въртяща се таблица, създадена от нашите данни.

Тази въртяща се таблица показва Сума на продажбите , Държава , и Категория мъдър.

Поставили сме Държава в полето Редове областта, на Категория в полето Колони и Продажби в полето Стойности област.

Сега нека разгледаме функцията на Excel GETPIVOTDATA функция.

GETPIVOTDATA синтаксис: GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, [field1, item1], [field2, item2], ...)

Една въртяща се таблица има само една data_field но може да има и произволен брой други полета.

За горната таблица Pivot:

• Сайтът data_field е Продажби поле
• Другите две полета са Държава и Категория .

На следващото изображение виждате, че съм използвал GETPIVOTDATA формула в клетка H9:

Тази формула връща стойност от 950 в клетката H9 .

Как работи тази формула?

• Сайтът data_field аргумент е Продажби Без съмнение.
• A3 Това е препратка към клетка в таблицата за завъртане. Тя може да бъде всяка препратка към клетка в таблицата за завъртане.
• field1, item1 = "Държава", H7 Можете да го преведете по следния начин Айдахо (стойност на клетката H7 е Айдахо ) в Държава
• поле2, елемент2 = "Категория", H8 . Може да се преведе като Офис консумативи (стойността на клетката H8 е Офис консумативи ) в Категория
• Напречното сечение на Айдахо стойности и Офис консумативи ни дава стойността 950.

Показване на етикетите:

Използване на GETPIVOTDATA показваме имената на категориите и стойностите на продажбите (% от общата сума) в някои клетки (както на следното изображение).

За да ви разбера, нека обясня тази формула в клетката D4

• A4&" Препратката към клетка прави място в изхода.
• След това използвахме функцията на Excel ТЕКСТ Като стойност аргумент на ТЕКСТ сме предали функцията GETPIVOTDATA функция и като format_text използвахме този формат: "0%"
• Сайтът GETPIVOTDATA част е проста за разбиране. Така че, аз няма да обяснявам как GETPIVOTDATA Функцията работи тук.

Сега ще покажем тези данни на графиката.

Вмъкнахме Текстово поле от Вмъкване на tab => Илюстрации група команди => Форми

Сега вмъкваме Текстово поле на диаграмата => Поставете знак за равенство върху Бар Formula и след това изберете клетка D4 .

Ако натисна Въведете . Текстово поле ще покаже стойността на клетката D4 .

По същия начин създавам и други Текстови полета и се обърнете към съответните клетки.

Забележка: Когато един Текстово поле можете да създадете нови Текстови полета от този. Ето как можете да го направите:

• Преминете с показалеца на мишката върху границата на създадения Текстово поле и натиснете бутона Ctrl на клавиатурата. Ще се появи знак плюс.
• Сега плъзнете мишката. Ще видите нов Текстово поле (обект), отхвърлете този новосъздаден Текстово поле на предпочитаното от вас място.

Така приключихме със създаването на кръгова диаграма, която показва динамично продажбите по категории.

Просто променям името на тази Pivot Table на PT_CategorySales .

Прочетете още: Как да направите ежедневен отчет за продажбите в Excel (с бързи стъпки)

Подобни четива

• Как да направите отчет за стареенето на инвентара в Excel (насоки стъпка по стъпка)
• Генериране на PDF отчети от данни в Excel (4 лесни метода)
• Как да подготвите MIS отчет в Excel (2 подходящи примера)
• Изготвяне на MIS отчет в Excel за сметки (с бързи стъпки)

Стъпка 6: Подготвяне на Pivot таблица за тримесечните продажби

Понякога може да искате да видите Продажби промени в различните тримесечия през годините.

Ще създадем отчет като на следното изображение.

Изображението показва 15-те най-големи държави в САЩ според общия обем на продажбите за различните тримесечия. Добавени са и прожектори, които показват тенденциите през различните тримесечия.

Следвайте тези стъпки, за да подготвите таблицата за тримесечни продажби.

• Първо, изберете клетка от таблицата с данни.
• След това изберете PivotTable от Таблици група на Вмъкване на таб.

• След това изберете мястото, където искате да поставите таблицата, и щракнете върху OK . За тази демонстрация сме избрали нов работен лист.

• Сега направете следното: добавете Дата на поръчката в полето Колони областта, на Държава в полето Редове и Продажби в полето Стойности

• За да покажете тримесечния отчет сега, щракнете с десния бутон на мишката върху някоя клетка в Етикети на колони и изберете Група от контекстното меню.

• След това изберете Квартали под От раздел на Групиране

• След като щракнете върху OK , таблицата с въртящи се елементи вече ще изглежда по следния начин.

Стъпка 7: Покажете 15-те най-големи държави от продажбите

Резултатът от предишната стъпка съдържа тримесечен отчет за всички държави от набора от данни. Ако искате всички, можете да продължите с тази стъпка. Но в случай на по-подробен анализ, при който ви трябват водещите държави, ето няколко удобни стъпки.

• Първо, щракнете с десния бутон на мишката върху всяка клетка в Държава колона (или Етикети на редове ).
• След това поставете курсора на мишката върху Филтър от контекстното меню и след това изберете Топ 10

• След това изберете 15 в Покажи опция от Филтър за топ 10 (държава)

• След като кликнете върху OK , таблицата за завъртане вече ще показва 15-те най-големи държави според продажбите.

Стъпка 8: Добавяне на прожекторни линии към таблицата

Преди да добавите Sparklines , искам да премахна и двете големи общи суми. Следвайте тези стъпки за подробно ръководство как да направите това.

• Първо, изберете клетка от таблицата с въртящи се елементи.
• След това отидете в Дизайн в лентата.
• Сега изберете Общи суми от Макет
• След това изберете Изключено за редове и колони от падащия списък.

Сайтът Общо По този начин разделът ще бъде премахнат.

• За да добавите искрящи линии, изберете клетка F5 , след което отидете в Вмъкване на в лентата.
• Сега изберете Линия от Sparklines

• В Създаване на Sparklines изберете обхвата B5:E19 като Обхват на данните и диапазона F5:F19 като Обхват на местоположението .

• След това кликнете върху OK . Сега въртящата се таблица ще изглежда по следния начин.

• Също така нека да добавим някои маркери, за да я направим по-привлекателна. За да направите това, отидете в Sparkline в лентата (ще се появи, след като изберете клетка, съдържаща искряща линия), след което изберете Маркери от Покажи

Това е окончателният резултат от нашата диаграма.

Прочетете още: Как да направите месечен отчет за продажбите в Excel (с прости стъпки)

Стъпка 9: Добавяне на Slicer за филтриране на изхода

Следвайте тези лесни стъпки, за да добавите слайсери към въртящата се таблица.

• Първо, изберете таблицата с въртящи се елементи, за която искате да създадете слайсерите.
• След това отидете в Вмъкване на и от раздела Филтри група команди, щракнете върху Резачка

• След това Резачки за вмъкване Ще се появи диалогов прозорец с всички налични полета на таблицата Pivot. Изберете полетата, за които искате да създадете слайсери. Тук сме избрали Име на клиента , Държава , и Категория полета за демонстрацията.

• След като щракнете върху OK , в горната част на електронната таблица ще се появят 3 ленти.

Прочетете още: Как да направите MIS отчет в Excel за продажби (с лесни стъпки)

Стъпка 10: Изготвяне на окончателен доклад

След като са създадени всички отделени елементи, нека накрая ги обединим в една електронна таблица, за да създадем окончателен доклад.

Сега, ако изберете/отмените дадена опция от срезъра, резултатът ще се промени съответно в реално време. Например, нека изберем Аризона от Държава ще отчете само това.

Вече можете да избирате и няколко. Например, като добавите Алабама с него ще изглежда така. И ето как можете да създадете отчет, който показва тримесечните продажби по територии.

Прочетете още: Как да автоматизираме отчетите в Excel с помощта на макроси (3 лесни начина)

Заключение

Това бяха всички стъпки, необходими за създаване на отчет, който показва тримесечните продажби по територии в Excel. Надявам се, че сега можете да направите такъв отчет сами с лекота. Надявам се, че това ръководство ви е било полезно и информативно. Ако имате въпроси или предложения, уведомете ни в коментарите по-долу.

За повече подобни ръководства посетете Exceldemy.com .