สารบัญ
ในองค์กรธุรกิจหรือสำนักงานประเภทใดก็ตาม เรามักจะ จัดทำรายงานค่าใช้จ่ายหลายประเภท ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีสร้างตัวอย่างรายงานค่าใช้จ่ายใน Exce l ด้วยขั้นตอนที่ง่ายและรวดเร็ว
ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี
คุณสามารถดาวน์โหลดเทมเพลตฟรีต่อไปนี้และใช้เพื่อวัตถุประสงค์ของคุณ
รายงานค่าใช้จ่าย.xlsx
รายงานค่าใช้จ่ายคืออะไร
รายงานค่าใช้จ่าย คือเอกสารบันทึกค่าใช้จ่ายทั้งหมดขององค์กร องค์ประกอบทั่วไปของรายงานค่าใช้จ่ายมีดังต่อไปนี้:
- วันที่ของค่าใช้จ่าย
- ประเภทค่าใช้จ่าย (โรงแรม การขนส่ง , ค่าอาหาร จิปาถะ ฯลฯ)
- จำนวนค่าใช้จ่าย
- ยอดรวมย่อยของค่าใช้จ่ายทุกประเภท
- จำนวนเงินที่ครบกำหนดชำระและเงินล่วงหน้า
- วัตถุประสงค์ของค่าใช้จ่าย
- แผนกที่รับผิดชอบ
แต่ รูปแบบนี้จะไม่เหมือนกันสำหรับทุกองค์กร แต่ละองค์กรจะเพิ่มองค์ประกอบตามประเภทและความต้องการ
ข้อดีของการใช้รายงานค่าใช้จ่าย
เราได้รับประโยชน์ดังต่อไปนี้จากการใช้รายงานค่าใช้จ่าย
- ติดตามค่าใช้จ่ายและทำให้คุณควบคุมค่าใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ให้ข้อมูลในการจัดทำงบประมาณ
- ทำให้ง่ายขึ้น เพื่อชำระภาษีและการหักภาษี
ขั้นตอนในการสร้างรายงานค่าใช้จ่ายใน Excel
ในส่วนนี้ เราจะกล่าวถึงกระบวนการทั้งหมดเพื่อ สร้างรายงานค่าใช้จ่าย ใน Excel ทีละขั้นตอน
📌 ขั้นตอนที่ 1: ปิดเส้นตาราง
ก่อนอื่น ให้เปิด ไฟล์ Excel และปิด เส้นตาราง หากต้องการลบ เส้นตาราง ทำตามขั้นตอน
- ไปที่แท็บ ดู
- ยกเลิกการทำเครื่องหมายที่ช่อง เส้นตาราง จากกลุ่ม แสดง
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานการผลิตใน Excel (ตัวแปรทั่วไป 2 รายการ)
📌 ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มข้อมูลพื้นฐาน
ตอนนี้ เราจะเพิ่มแถวข้อมูลพื้นฐานลงในแผ่นงาน
- ก่อนอื่น เรา เพิ่ม ชื่อเรื่อง สำหรับรายงาน เช่น รายงานค่าใช้จ่าย .
- จากนั้น เพิ่ม วัตถุประสงค์ , ชื่อพนักงาน , รหัสพนักงาน และ ช่วงเวลา . ดูภาพต่อไปนี้เพื่อดูแนวคิดที่ชัดเจนยิ่งขึ้น
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานการผลิตรายวันใน Excel (ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี)
📌 ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มคอลัมน์สำหรับวันที่ คำอธิบาย และค่าใช้จ่าย
ในขั้นตอนนี้ เราจะเพิ่ม คอลัมน์ข้อมูล ตามประเภทค่าใช้จ่าย
เช่น ค่าใช้จ่ายโรงแรม ค่าขนส่ง ค่าโทรศัพท์ ค่าใช้จ่ายอื่นๆ เป็นต้น
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานสรุปใน Excel (2 วิธีง่ายๆ)
📌 ขั้นตอนที่ 4: เปลี่ยนข้อมูลเป็นตาราง
ตอนนี้ เปิด ข้อมูลของคุณลงในตารางโดยทำตามขั้นตอนด้านล่าง
- เลือก เซลล์ B9:I19 (นั่นคือชุดข้อมูลทั้งหมดของคุณ)
- ตอนนี้ ไปที่ แทรก แท็บ
- เลือก ตาราง จากกลุ่ม ตาราง
หน้าต่าง สร้างตาราง จะปรากฏขึ้น
- ช่วง ตาราง จะแสดงที่นี่
- ทำเครื่องหมายที่ ' ตารางของฉันมีส่วนหัว ' ช่องทำเครื่องหมาย
- สุดท้ายกด ตกลง .
- ดูที่ แผ่นงานทันที
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานยอดขายรายวันใน Excel (พร้อมขั้นตอนด่วน)
📌 ขั้นตอนที่ 5: แนะนำแถวผลรวมย่อยและปุ่มปิดตัวกรอง
ในขั้นตอนนี้ เราจะแนะนำแถวใหม่สำหรับการคำนวณผลรวมย่อย นอกจากนี้ เราจะปิดปุ่มตัวกรองเนื่องจากเราไม่ต้องการมันแล้ว เพื่อที่ว่า-
- ไปที่แท็บ การออกแบบตาราง
- ยกเลิกการทำเครื่องหมายที่ ปุ่มตัวกรอง และทำเครื่องหมายที่ แถวรวม ตัวเลือก
- ดูภาพต่อไปนี้ แถว ผลรวมย่อย ถูกเพิ่มไปยังแถวสุดท้ายของตาราง
อ่านเพิ่มเติม: สร้างรายงานที่แสดงรายไตรมาส การขายใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)
การอ่านที่คล้ายกัน
- วิธีสร้างรายงาน PDF จากข้อมูล Excel (4 วิธีง่ายๆ)
- เตรียมรายงาน MIS ใน Excel (2 ตัวอย่างที่เหมาะสม)
- วิธีสร้างรายงาน MIS ใน Excel สำหรับบัญชี (พร้อมขั้นตอนด่วน)<2
📌 ขั้นตอนที่ 6: แปลงเซลล์เป็นรูปแบบข้อมูลที่เหมาะสม (รูปแบบวันที่ การบัญชี ฯลฯ)
ในขั้นตอนนี้ เราจะเปลี่ยนเซลล์ รูปแบบข้อมูลให้ตรงกันรูปแบบ. ตัวอย่างเช่น ข้อมูลค่าใช้จ่ายเป็นรูปแบบบัญชี และวันที่ค่าใช้จ่ายเป็นรูปแบบวันที่ เซลล์อื่นๆ จะยังคงอยู่ในรูปแบบทั่วไป เมื่อต้องการทำเช่นนี้-
- ก่อนอื่น เลือกเซลล์ที่จัดรูปแบบวันที่จาก ช่วงเวลา และ วันที่ คอลัมน์
- จากนั้นกด Ctrl+1 .
- หน้าต่าง จัดรูปแบบเซลล์ จะปรากฏขึ้น
- เลือกส่วน วันที่ จาก ตัวเลข แท็บ
- เลือกรูปแบบวันที่ที่ต้องการจากช่อง ประเภท สุดท้าย กด ตกลง .
- ในทำนองเดียวกัน เลือก เซลล์ ทั้งหมดของ โรงแรม , การขนส่ง , อาหาร , โทรศัพท์ , อื่นๆ และ ทั้งหมด คอลัมน์ และเลือก การบัญชี จากแท็บ หมายเลข
อ่านเพิ่มเติม: สร้างรายงานที่แสดงยอดขายรายไตรมาสตามเขตแดน
📌 ขั้นตอนที่ 7: ใช้ฟังก์ชัน SUM ในคอลัมน์ผลรวม
เราจะใช้สูตรเพื่อรับต้นทุนรวมของแต่ละวันที่ในคอลัมน์ ผลรวม เราจะรวมค่าจากคอลัมน์ โรงแรม ไปยัง อื่นๆ
- ตอนนี้ เราจะใส่สูตรในเซลล์แรกของ ผลรวม คอลัมน์ สูตรคือ:
=SUM(Table1[@[Hotel]:[Others]]) อันที่จริง คุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์สูตรด้วยตนเอง หากคุณทำตามที่ภาพ GIF ด้านล่างแนะนำ ระบบจะสร้างผลรวมในแต่ละแถวโดยอัตโนมัติ นั่นเป็นความพิเศษของการใช้ตาราง Excel ในกรณีเช่นนี้
- กดปุ่ม Enter และสูตรจะกระจายไปที่ส่วนที่เหลือของ เซลล์ ของคอลัมน์นั้น
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานการขายใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
<12 📌 ขั้นตอนที่ 8: ใส่ค่าใช้จ่ายและข้อมูลอื่นๆ และรับค่าใช้จ่ายในแต่ละวันใกล้เสร็จแล้ว ถึงเวลาป้อนข้อมูลของคุณแล้ว
- ป้อนค่าใช้จ่ายและข้อมูลอื่นๆ ลงในคอลัมน์ ข้อมูล
- หลังจากป้อนข้อมูล เราจะเห็นผลรวมตามแถวในคอลัมน์ ทั้งหมด
อ่านเพิ่มเติม: วิธีทำให้รายงาน Excel เป็นอัตโนมัติโดยใช้มาโคร ( 3 วิธีง่ายๆ)
📌 ขั้นตอนที่ 9: รับผลรวมย่อยสำหรับค่าใช้จ่ายแต่ละประเภท
สำหรับสิ่งนี้ ให้ดำเนินการตามภารกิจต่อไปนี้
- ไปที่แถว ผลรวมย่อย ของคอลัมน์ โรงแรม
- กดลูกศรลง และจะเห็นรายการการดำเนินการ
- เลือกการดำเนินการ ผลรวม
- ตอนนี้ ลากไอคอน Fill Handle ไปทางด้านขวา
ผลรวมย่อยทั้งหมดจะแสดงในแถวนั้น
📌 ขั้นตอนที่ 10: เพิ่มอีกสองแถวสำหรับการคำนวณขั้นสุดท้าย
ในส่วนนี้ เราจะเพิ่มแถวสำหรับการคำนวณบิลสุดท้าย ก่อนโปรแกรมใด ๆ พนักงานสามารถเบิกเงินล่วงหน้าได้ เราจะจัดการเรื่องนี้ที่นี่
- เพิ่ม เงินทดรอง และ การชำระเงินคืน แถวใต้แถวผลรวมย่อย
- ใส่จำนวนเงินล่วงหน้าใน เซลล์ I21 .
- และใส่สูตรต่อไปนี้ใน เซลล์ I22 .
=Table1[[#Totals],[Total]]-I21 
- สุดท้ายกด Enter เพื่อรับผลลัพธ์
📌 ขั้นตอนสุดท้าย: Keep a Space for Authorization
เราสามารถเพิ่มช่องว่างสำหรับ การอนุญาต เช่นกัน ซึ่งหมายความว่ารายงานค่าใช้จ่ายนี้จะได้รับการยอมรับหลังจากการอนุญาตจากผู้รับผิดชอบ
และอย่าลืมว่าคุณต้องแนบค่าใช้จ่ายทั้งหมด เอกสารในขณะที่ส่งรายงานนี้ไปยังหน่วยงาน
บทสรุป
ในบทความนี้ เราได้แสดงกระบวนการทีละขั้นตอนของวิธีการ จัดทำรายงานค่าใช้จ่าย ใน Excel นี่คือเทมเพลตตัวอย่าง ตามความต้องการของบริษัทหรือแผนก คุณสามารถแก้ไขรูปแบบรายงานได้ ฉันหวังว่านี่จะตอบสนองความต้องการของคุณ โปรดดูที่เว็บไซต์ของเรา Exceldemy.com และให้คำแนะนำในช่องความคิดเห็น
