Sa mga organisasyon ng negosyo o anumang uri ng opisina, madalas kaming naghahanda ng iba't ibang uri ng mga ulat ng gastos . Sa artikulong ito, ipapakita namin sa iyo kung paano gumawa ng sample na ulat ng gastos sa Exce l sa mabilis at madaling hakbang.

I-download ang Libreng Template

Maaari mong i-download ang sumusunod na libreng template at gamitin ito para sa iyong layunin.

Ano ang Expense Report?

Ang Ulat sa Gastos ay ang dokumentasyon ng lahat ng gastos ng isang organisasyon. Ang mga karaniwang elemento ng ulat ng gastos ay ibinibigay sa ibaba:

• Petsa ng Gastos
• Uri ng Gastos (Hotel, Transportasyon , Pagkain, sari-sari, atbp.)
• Halaga ng Gastos
• Subtotal ng bawat uri ng gastos
• Halaga ng Dapat at Paunang Pagbabayad
• Layunin ng Gastos
• Responsableng Departamento

Ngunit hindi magiging pareho ang format na ito para sa lahat ng organisasyon. Ang bawat organisasyon ay magdaragdag ng mga elemento ayon sa kanilang mga uri at pangangailangan.

Mga Bentahe ng Paggamit ng Ulat sa Gastos

Nakukuha namin ang mga sumusunod na pakinabang sa pamamagitan ng paggamit ng ulat ng gastos.

• Sinusubaybayan ang mga gastos at ginagawa kang mahusay sa pagkontrol sa gastos
• Nagbibigay ng impormasyon para sa paggawa ng badyet
• Ginagawang mas madali na magbayad ng mga buwis at bawas sa buwis

Mga Hakbang para Gumawa ng Ulat sa Gastos sa Excel

Sa seksyong ito, tatalakayin natin ang buong proseso sa gumawa ng ulat ng gastos sa Excel step-by-step.

📌 Hakbang 1: I-off ang Gridlines

Una, magbukas ng Excel file at i-off ang Gridlines . Upang alisin ang Gridlines sundin ang mga hakbang.

• Pumunta sa View tab.
• Alisin ang marka sa checkbox ng Gridlines mula sa Palabas grupo.

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Gumawa ng Ulat sa Produksyon sa Excel (2 Karaniwang Variant)

📌 Hakbang 2: Magdagdag ng Pangunahing Impormasyon

Ngayon, idaragdag namin ang mga row ng pangunahing impormasyon sa worksheet.

• Una, kami magdagdag ng Pamagat para sa ulat, hal. Ulat sa Gastos .
• Pagkatapos, idagdag ang Layunin , Pangalan ng Empleyado , ID ng Empleyado , at Tagal ng Panahon . Tingnan ang sumusunod na larawan para makakuha ng mas malinaw na ideya.

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Gumawa ng Pang-araw-araw na Ulat sa Produksyon sa Excel (I-download ang Libreng Template)

📌 Hakbang 3: Magdagdag ng Mga Column para sa Petsa, Paglalarawan, at Mga Gastos

Sa hakbang na ito, idaragdag namin ang Mga Column ng Data ayon sa mga uri ng gastos.

Halimbawa, mga gastos sa hotel, mga gastos sa transportasyon, mga singil sa telepono, iba pang gastos, atbp.

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Gumawa ng Buod na Ulat sa Excel (2 Madaling Paraan)

📌 Hakbang 4: Gawing Talahanayan ang Data

Ngayon, buksan ang iyong data sa isang talahanayan na sumusunod sa mga hakbang sa ibaba.

• Piliin ang Mga Cell B9:I19 (iyon ang iyong buong dataset).
• Ngayon, pumunta sa Ipasok tab.
• Piliin ang Talahanayan mula sa grupong Mga Talahanayan .

Ang Gumawa ng Talahanayan na window ay lalabas.

• Ang Talahanayan range ay ipapakita dito.
• Markahan ang ' Ang aking talahanayan ay may mga header ' checkbox.
• Sa wakas pindutin ang OK .

• Tingnan ang worksheet ngayon.

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Gumawa ng Pang-araw-araw na Ulat sa Benta sa Excel (na may Mabilis na Mga Hakbang)

📌 Hakbang 5: Ipakilala ang Subtotal Row at I-off ang Button ng Filter

Sa hakbang na ito, magpapakita kami ng bagong row para sa pagkalkula ng subtotal. Bukod pa rito, isasara namin ang pindutan ng filter dahil hindi namin ito kailangan ngayon. Para diyan-

• Pumunta sa tab na Table Design .
• Alisin ang marka sa Filter Button at markahan ang Total Row opsyon.

• Tingnan ang sumusunod na larawan. Ang isang row na Sub Total ay idinaragdag sa huling row ng talahanayan.

Magbasa Nang Higit Pa: Gumawa ng Ulat na Nagpapakita kada quarter Mga Benta sa Excel (na may Madaling Hakbang)

Mga Katulad na Pagbasa

• Paano Bumuo ng Mga Ulat sa PDF mula sa Data ng Excel (4 na Madaling Paraan)
• Ihanda ang MIS Report sa Excel (2 Angkop na Halimbawa)
• Paano Gumawa ng MIS Report sa Excel para sa Mga Account (na may Mabilis na Mga Hakbang)

📌 Hakbang 6: I-convert ang Mga Cell sa Angkop na Format ng Data (Petsa, Accounting, atbp. Format)

Sa hakbang na ito, babaguhin natin ang cell format ng data sa kaukulangpormat. Halimbawa, ang data ng gastos sa format ng Accounting, at petsa ng gastos sa format ng Petsa. Ang ibang mga cell ay mananatili sa Pangkalahatang format. Upang gawin ito-

• Una, piliin ang mga cell na naka-format sa petsa mula sa Tagal ng Oras at Petsa column.
• Pagkatapos ay pindutin ang Ctrl+1 .
• Lalabas ang Format Cells window.
• Piliin ang Petsa segment mula sa Number tab.
• Piliin ang gustong format ng petsa mula sa kahon na Uri . Panghuli, pindutin ang OK .

• Katulad nito, piliin ang lahat ng Mga Cell ng Hotel , Transportasyon , Pagkain , Telepono , Iba pa , at Kabuuan haligi at piliin ang Accounting mula sa tab na Numero .

Magbasa Nang Higit Pa: Gumawa ng ulat na nagpapakita ng quarterly na benta ayon sa teritoryo

📌 Hakbang 7: Ilapat ang SUM Function sa Kabuuang Column

Gagamit kami ng formula para makuha ang kabuuang halaga ng bawat petsa sa column na Kabuuan . Isasama namin ang mga halaga mula sa Hotel hanggang sa Iba pa kolum.

• Ngayon, maglalagay kami ng formula sa unang cell ng Kabuuan column. Ang formula ay:

Sa katunayan, hindi mo kailangang manual na i-type ang formal. Kung gagawin mo ang iminumungkahi ng GIF na imahe sa ibaba, awtomatiko itong bubuo ng mga kabuuan sa bawat hilera. Iyon ay isang specilaity ng paggamit ng mga Excel table sa mga ganitong sitwasyon.

• Pindutin ang Enter button at ang formula ay kumakalat saang natitirang bahagi ng Mga Cell ng column na iyon.

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Gumawa ng Sales Report sa Excel (na may Madaling Hakbang)

📌 Hakbang 8: Mag-input ng Gastos at Iba Pang Data at Kumuha ng Gastos ng Bawat Araw

Malapit ka nang matapos. Ngayon na ang oras upang ipasok ang iyong data.

• Ilagay ang gastos at iba pang data sa Data mga column.

• Pagkatapos mag-input ng data, makikita natin ang row-wise na mga kabuuan sa Total column.

Magbasa Nang Higit Pa: Paano I-automate ang Mga Ulat sa Excel Gamit ang Macros ( 3 Madaling Paraan)

📌 Hakbang 9: Kumuha ng Subtotal para sa Bawat Uri ng Gastos

Para dito, gawin ang mga sumusunod na gawain.

• Pumunta sa Subtotal row ng Hotel column.
• Pindutin ang pababang arrow at makakakita ng listahan ng mga operasyon.
• Piliin ang Sum na operasyon.

• Ngayon, i-drag ang icon na Fill Handle patungo sa kanang bahagi.

Lahat ng subtotal ay ipinapakita sa row na iyon.

📌 Hakbang 10: Magdagdag ng Dalawang Higit Pang Row para sa Panghuling Pagkalkula

Sa seksyong ito, magdaragdag kami ng mga hilera para sa panghuling pagkalkula ng singil. Bago ang anumang programa, ang mga empleyado ay maaaring kumuha ng paunang pera. Aayusin namin ito dito.

• Magdagdag ng Mga Advance at Reimbursement mga row sa ibaba ng subtotal na row.

• Ilagay ang paunang halaga sa Cell I21 .
• At ilagay ang sumusunod na formula sa Cell I22 .

• Sa wakas,pindutin ang Enter upang makuha ang resulta.

📌 Pangwakas na Hakbang: Panatilihin ang isang Puwang para sa Awtorisasyon

Maaari kaming magdagdag ng puwang para sa Awtorisasyon din, na nangangahulugan na ang ulat ng gastos na ito ay tatanggapin pagkatapos ng pahintulot ng isang responsableng tao.

Kailangan ding tandaan na kailangan mong ilakip ang lahat ng gastos mga dokumento habang isinusumite ang ulat na ito sa awtoridad.

Konklusyon

Sa artikulong ito, ipinakita namin ang hakbang-hakbang na proseso kung paano gumawa ng ulat ng Gastos sa Excel . Ito ay isang sample na template. Ayon sa mga pangangailangan ng kumpanya o departamento, maaari mong baguhin ang format ng ulat. Umaasa ako na ito ay matugunan ang iyong mga pangangailangan. Mangyaring tingnan ang aming website Exceldemy.com at ibigay ang iyong mga mungkahi sa kahon ng komento.