Dans les organisations commerciales ou tout autre type de bureau, nous avons souvent préparer divers types de rapports de dépenses Dans cet article, nous allons vous montrer comment créer un exemple de rapport de dépenses dans Exce l en quelques étapes simples et rapides.

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Qu'est-ce qu'un rapport de dépenses ?

Un site Rapport de dépenses Le rapport de dépenses est la documentation de toutes les dépenses d'une organisation. Les éléments communs d'un rapport de dépenses sont donnés ci-dessous :

• Date de la dépense
• Type de dépense (Hôtel, Transport, Repas, divers, etc.)
• Montant de la dépense
• Sous-total de chaque type de dépense
• Montant de l'échéance et du paiement anticipé
• Objet de la dépense
• Département responsable

Mais ce format ne sera pas le même pour toutes les organisations. Chaque organisation ajoutera les éléments en fonction de ses types et de ses besoins.

Avantages de l'utilisation des notes de frais

L'utilisation d'une note de frais présente les avantages suivants.

• Suivi des dépenses et contrôle efficace des coûts
• Fournit des informations pour établir un budget
• Facilite le paiement des impôts et la déduction fiscale

Étapes à suivre pour créer un rapport de dépenses dans Excel

Dans cette section, nous allons aborder l'ensemble du processus pour créer un rapport de dépenses sur Excel étape par étape.

📌 Étape 1 : désactiver les lignes de la grille

Tout d'abord, ouvrez un Excel et éteindre Lignes de quadrillage Pour enlever Lignes de quadrillage suivez les étapes.

• Allez à la Voir onglet.
• Ne pas marquer le Lignes de quadrillage dans la case à cocher Afficher groupe.

Lire la suite : Comment créer un rapport de production dans Excel (2 variantes courantes)

📌 Étape 2 : Ajouter les informations de base

Maintenant, nous allons ajouter les lignes d'informations de base à la feuille de calcul.

• Tout d'abord, nous ajoutons un Titre pour le rapport, par exemple Rapport de dépenses .
• Ensuite, ajoutez Objectif , Nom de l'employé , ID de l'employé et Période de temps Regardez l'image suivante pour avoir une idée plus claire.

Lire la suite : Comment faire un rapport de production quotidien en Excel (Télécharger le modèle gratuit)

📌 Étape 3 : Ajouter des colonnes pour la date, la description et les dépenses

Dans cette étape, nous allons ajouter le Colonnes de données en fonction des types de dépenses.

Par exemple, les frais d'hôtel, les frais de transport, les factures de téléphone, les autres dépenses, etc.

Lire la suite : Comment créer un rapport sommaire dans Excel (2 méthodes simples)

📌 Étape 4 : transformer les données en un tableau

Maintenant, transformez vos données en un tableau en suivant les étapes ci-dessous.

• Sélectionnez Cellules B9:I19 (c'est-à-dire votre ensemble de données).
• Maintenant, allez dans le Insérer onglet.
• Choisissez Tableau de la Tableaux groupe.

Le site Créer une table apparaît.

• Le site Tableau seront présentées ici.
• Marquez le ' Mon tableau a des en-têtes La case à cocher ".
• Enfin, appuyez sur OK .

• Regardez maintenant la feuille de travail.

Lire la suite : Comment créer un rapport quotidien des ventes dans Excel (avec des étapes rapides)

📌 Étape 5 : Introduire la rangée de sous-total et désactiver le bouton de filtre

Dans cette étape, nous allons introduire une nouvelle ligne pour le calcul du sous-total. En outre, nous allons désactiver le bouton de filtre car nous n'en avons pas besoin maintenant. Pour cela -

• Allez à la Conception de la table onglet.
• Ne pas marquer le Bouton de filtre et marquer le Rang total option.

• Regardez l'image suivante. A Sous-total est ajoutée à la dernière ligne du tableau.

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📌 Étape 6 : convertir les cellules au format de données approprié (format de date, de comptabilité, etc.).

Dans cette étape, nous allons changer le format des données de la cellule au format correspondant. Par exemple, les données des dépenses au format Comptabilité, et la date des dépenses au format Date. Les autres cellules resteront au format Général. Pour ce faire -

• Tout d'abord, sélectionnez les cellules formatées en fonction de la date dans Période de temps et Date colonne.
• Ensuite, appuyez sur Ctrl+1 .
• Le site Formatage des cellules apparaît.
• Choisissez le Date du segment Numéro onglet.
• Sélectionnez le format de date souhaité dans le menu Type Enfin, appuyez sur OK .

• De même, sélectionnez tous les Cellules de la Hôtel , Transport , Repas , Téléphone , Autres et Total et choisir Comptabilité de la Numéro onglet.

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📌 Étape 7 : Appliquer la fonction SUM dans la colonne Total

Nous utiliserons une formule pour obtenir le coût total de chaque date sur le site Web de la Commission européenne. Total Nous allons additionner les valeurs de la colonne Hôtel à Autres colonne.

• Maintenant, nous allons mettre une formule dans la première cellule de l'écran Total La formule est la suivante :

En fait, vous n'avez pas besoin de taper manuellement le formulaire. Si vous faites comme l'image GIF ci-dessous le suggère, les totaux de chaque ligne seront générés automatiquement. C'est une particularité de l'utilisation des tableaux Excel dans de tels cas.

• Appuyez sur le bouton Entrez et la formule s'étendra au reste de l'écran. Cellules de cette colonne.

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📌 Étape 8 : Saisir les dépenses et autres données et obtenir les dépenses de chaque jour.

Vous avez presque terminé. Il est maintenant temps de saisir vos données.

• Saisissez les dépenses et les autres données dans le Données colonnes.

• Après avoir saisi les données, nous pouvons voir les totaux par ligne dans le tableau de bord. Total colonne.

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📌 Étape 9 : obtenir le sous-total pour chaque type de dépense

Pour cela, exécutez les tâches suivantes.

• Allez à la Sous-total rangée de la Hôtel colonne.
• Appuyez sur la flèche vers le bas et vous verrez une liste d'opérations.
• Choisissez Somme fonctionnement.

• Maintenant, faites glisser le Poignée de remplissage vers le côté droit.

Tous les sous-totaux sont affichés sur cette ligne.

📌 Étape 10 : Ajouter deux lignes supplémentaires pour le calcul final

Dans cette section, nous allons ajouter des lignes pour le calcul de la facture finale. Avant tout programme, les employés peuvent prendre une avance d'argent. Nous allons régler cela ici.

• Ajouter Avances et Remboursement rangées sous la rangée du sous-total.

• Mettez le montant de l'avance sur Cellule I21 .
• Et mettez la formule suivante Cellule I22 .

• Enfin, appuyez sur Entrez pour obtenir le résultat.

📌 Dernière étape : garder un espace pour l'autorisation

Nous pouvons ajouter un espace pour Autorisation également, ce qui signifie que ce rapport de dépenses sera accepté après l'autorisation d'une personne responsable.

N'oubliez pas non plus que vous devez joindre tous les documents relatifs aux dépenses lorsque vous soumettez ce rapport à l'autorité.

Conclusion

Dans cet article, nous avons montré le processus étape par étape de comment faire un rapport de dépenses sur Excel Il s'agit d'un modèle type. Selon les besoins de l'entreprise ou du département, vous pouvez modifier le format du rapport. J'espère que cela répondra à vos besoins. Veuillez consulter notre site web. Exceldemy.com et donnez vos suggestions dans la boîte de commentaires.