Në organizatat e biznesit ose çdo lloj zyre, ne shpesh përgatisim raporte të ndryshme shpenzimesh . Në këtë artikull, ne do t'ju tregojmë se si të krijoni një mostër raporti të shpenzimeve në Exce l me hapa të shpejtë dhe të thjeshtë.

Shkarkoni modelin falas

Mund ta shkarkoni shabllonin falas të mëposhtëm dhe ta përdorni për qëllimin tuaj.

Çfarë është një raport shpenzimi?

Një Raport i shpenzimeve është dokumentacioni i të gjitha shpenzimeve të një organizate. Elementet e zakonshme të një raporti shpenzimesh janë dhënë më poshtë:

• Data e shpenzimit
• Lloji i shpenzimeve (hotel, transport , vakte, te ndryshme etj.)
• Shuma e shpenzimeve
• Nëntotali i çdo lloj shpenzimi
• Shuma e detyrimit dhe paradhënie
• Qëllimi i shpenzimeve
• Departamenti përgjegjës

Por ky format nuk do të jetë i njëjtë për të gjitha organizatat. Çdo organizatë do të shtojë elementet sipas llojeve dhe nevojave të tyre.

Përparësitë e përdorimit të raportit të shpenzimeve

Ne marrim avantazhet e mëposhtme duke përdorur një raport shpenzimesh.

• Gjurmon shpenzimet dhe ju bën efikas në kontrollin e kostos
• Jep informacione për të bërë buxhet
• E bën më të lehtë për të paguar taksat dhe zbritjen e taksave

Hapat për të krijuar një raport shpenzimesh në Excel

Në këtë seksion, ne do të diskutojmë të gjithë procesin për të krijoni një raport shpenzimesh në Excel hap pas hapi.

📌 Hapi 1: Çaktivizo linjat e rrjetit

Së pari, hap një Excel skedar dhe çaktivizo Gridlines . Për të hequr Linjat e rrjetit ndiqni hapat.

• Shkoni te skeda Shiko .
• Hushën kutinë e zgjedhjes Linjat e rrjetit nga grupi Shfaq .

Lexo më shumë: Si të bëni raportin e prodhimit në Excel (2 variante të zakonshme)

📌 Hapi 2: Shtoni informacionin bazë

Tani, ne do të shtojmë rreshtat e informacionit bazë në fletën e punës.

• Së pari, ne shtoni një Titull për raportin, p.sh. Raporti i shpenzimeve .
• Më pas, shtoni Qëllimi , Emri i punonjësit , ID-ja e punonjësit dhe Periudha kohore . Shikoni imazhin e mëposhtëm për të marrë një ide më të qartë.

Lexo më shumë: Si të bëni raportin ditor të prodhimit në Excel (Shkarko shabllon falas)

📌 Hapi 3: Shtoni kolona për datën, përshkrimin dhe shpenzimet

Në këtë hap, ne do të shtojmë Kolonat e të dhënave sipas llojeve të shpenzimeve.

Për shembull, shpenzimet e hotelit, shpenzimet e transportit, faturat e telefonit, shpenzimet e tjera, etj.

Lexo më shumë: Si të krijoni një raport përmbledhës në Excel (2 metoda të thjeshta)

📌 Hapi 4: Shndërroni të dhënat në një tabelë

Tani, kthejeni të dhënat tuaja në një tabelë duke ndjekur hapat e mëposhtëm.

• Zgjidhni Qelizat B9:I19 (ky është i gjithë grupi juaj i të dhënave).
• Tani, shkoni te Fut skedën.
• Zgjidh Tabela nga grupi Tabela .

Do të shfaqet dritarja Krijo tabelën .

• Këtu do të shfaqet vargu Tabela .
• Shënoni ' Tabela ime ka kutinë e kontrollit '.
• Më në fund shtyp OK .

• Shiko fletë pune tani.

Lexo më shumë: Si të bëni raportin e shitjeve ditore në Excel (me hapa të shpejtë)

📌 Hapi 5: Prezantoni rreshtin e nëntotalit dhe butonin e çaktivizimit të filtrit

Në këtë hap, ne do të prezantojmë një rresht të ri për llogaritjen e nëntotalit. Përveç kësaj, ne do të fikim butonin e filtrit pasi nuk na nevojitet tani. Për këtë-

• Shko te skeda Dizajni i tabelës .
• Hiko shënimin Butonin e filtrit dhe shëno Rreshtin total opsioni.

• Shikoni foton e mëposhtme. Një rresht Nën Total shtohet në rreshtin e fundit të tabelës.

Lexo më shumë: Krijo një raport që shfaqet çdo tremujor Shitjet në Excel (me hapa të thjeshtë)

Lexime të ngjashme

• Si të gjeneroni raporte PDF nga të dhënat e Excel (4 metoda të thjeshta)
• Përgatitni raportin MIS në Excel (2 shembuj të përshtatshëm)
• Si të bëni raportin MIS në Excel për llogari (me hapa të shpejtë)

📌 Hapi 6: Konvertoni qelizat në formatin e përshtatshëm të të dhënave (Formati i datës, kontabilitetit, etj.)

Në këtë hap, ne do të ndryshojmë qelizën formatin e të dhënave në përkatëseformat. Për shembull, të dhënat e shpenzimeve në formatin e Kontabilitetit dhe data e shpenzimeve në formatin e datës. Qelizat e tjera do të mbeten në formatin e Përgjithshëm. Për ta bërë këtë-

• Së pari, zgjidhni qelizat e formatuara të datës nga kolona Periudha kohore dhe Data .
• Më pas shtypni Ctrl+1 .
• Do të shfaqet dritarja Formatoni qelizat .
• Zgjidhni segmentin Data nga Numri tab.
• Zgjidhni formatin e dëshiruar të datës nga kutia Lloji . Së fundi, shtypni OK .

• Në mënyrë të ngjashme, zgjidhni të gjitha Qelizat të Hotelit , Transport , Vakte , Telefon , Të tjerët dhe Totali kolona dhe zgjidhni Kontabilitet nga skeda Numri .

Lexo më shumë: Krijo një raport që shfaq shitjet tremujore sipas territorit

📌 Hapi 7: Aplikoni funksionin SUM në kolonën totale

Ne do të përdorim një formulë për të marrë koston totale të secilës datë në kolonën Total . Ne do të përmbledhim vlerat nga kolona Hotel tek Të tjerët .

• Tani, do të vendosim një formulë në qelizën e parë të Totalit kolona . Formula është:

Në fakt, nuk duhet të shkruani manualisht formularin. Nëse veproni siç sugjeron imazhi GIF më poshtë, ai do të gjenerojë automatikisht totalet në çdo rresht. Kjo është një veçori e përdorimit të tabelave të Excel në raste të tilla.

• Shtypni butonin Enter dhe formula do të përhapet nëpjesa tjetër e qelizave të asaj kolone.

Lexo më shumë: Si të bëni raportin e shitjeve në Excel (me hapa të lehtë)

📌 Hapi 8: Futni shpenzimet dhe të dhënat e tjera dhe merrni shpenzimet e çdo dite

Pothuajse keni mbaruar. Tani është koha për të futur të dhënat tuaja.

• Futni shpenzimet dhe të dhëna të tjera në kolonat Data .

• Pas futjes së të dhënave, ne mund të shohim totalet sipas rreshtave në kolonën Total .

Lexo më shumë: Si të automatizoni raportet e Excel duke përdorur makro ( 3 mënyra të thjeshta)

📌 Hapi 9: Merrni nëntotalin për çdo lloj shpenzimi

Për këtë, ekzekutoni detyrat e mëposhtme.

• Shkoni te rreshti Nëntotali i kolonës Hotel .
• Shtypni shigjetën poshtë dhe do të shihni një listë të operacioneve.
• Zgjidhni funksionin Sum .

• Tani, tërhiqni ikonën Plotësimi i dorezës në anën e djathtë.

Të gjitha nëntotalet shfaqen në atë rresht.

📌 Hapi 10: Shtoni dy rreshta të tjerë për llogaritjen përfundimtare

Në këtë seksion, ne do të shtojmë rreshta për llogaritjen përfundimtare të faturës. Para çdo programi, punonjësit mund të marrin disa para para. Ne do ta rregullojmë këtë këtu.

• Shto rreshtat Avancat dhe Rimbursimet poshtë rreshtit nëntotal.

• Vendosni shumën e paradhënies në Qelizën I21 .
• Dhe vendosni formulën e mëposhtme në Qelizën I22 .

• Më në fund,shtypni Enter për të marrë rezultatin.

📌 Hapi i fundit: Mbani një hapësirë ​​për autorizim

Ne mund të shtojmë një hapësirë ​​për Autorizimi gjithashtu, që do të thotë se ky raport i shpenzimeve do të pranohet pas autorizimit të një personi përgjegjës.

Gjithashtu duhet të mbani mend se duhet t'i bashkëngjitni të gjitha shpenzimet dokumentet gjatë dorëzimit të këtij raporti tek autoriteti.

Përfundim

Në këtë artikull, ne treguam procesin hap pas hapi se si të bërë një raport shpenzimesh në Excel . Ky është një model model. Sipas nevojave të kompanisë ose departamentit, ju mund të modifikoni formatin e raportit. Shpresoj se kjo do të plotësojë nevojat tuaja. Ju lutemi, hidhni një sy në faqen tonë të internetit Exceldemy.com dhe jepni sugjerimet tuaja në kutinë e komenteve.