En organizacións empresariais ou en calquera tipo de oficina, moitas veces preparamos varios tipos de informes de gastos . Neste artigo, mostrarémosche como crear un informe de gastos de mostra en Exce l en pasos sinxelos e rápidos.

Descarga o modelo gratuíto

Podes descargar o seguinte modelo gratuíto e utilizalo para o teu propósito.

Que é un informe de gastos?

Un Informe de gastos é a documentación de todos os gastos dunha organización. Os elementos comúns dun informe de gastos son os seguintes:

• Data do gasto
• Tipo de gasto (Hotel, transporte , Comida, varios, etc.)
• Importe do gasto
• Subtotal de cada tipo de gasto
• Cantidade do pago e do anticipo
• Obxecto do gasto
• Departamento responsable

Pero este formato non será o mesmo para todas as organizacións. Cada organización engadirá os elementos segundo os seus tipos e necesidades.

Vantaxes do uso do Informe de gastos

Conseguimos as seguintes vantaxes mediante o uso dun informe de gastos.

• Fai un seguimento dos gastos e faiche eficiente no control de custos
• Ofrece información para facer o orzamento
• Fai máis doado para pagar impostos e dedución fiscal

Pasos para crear un informe de gastos en Excel

Nesta sección, discutiremos todo o proceso para crea un informe de gastos en Excel paso a paso.

📌 Paso 1: desactiva as liñas de cuadrícula

Primeiro, abre un Ficheiro Excel e desactiva Liñas de cuadrícula . Para eliminar Liñas de cuadrícula sigue os pasos.

• Vaia á pestana Ver .
• Desmarca a caixa de verificación Liñas de cuadrícula do grupo Mostrar .

Ler máis: Como facer un informe de produción en Excel (2 variantes comúns)

📌 Paso 2: Engade información básica

Agora, engadiremos as filas de información básica á folla de traballo.

• Primeiro, engadir un Título para o informe, p. ex. Informe de gastos .
• A continuación, engade Finalidade , Nome do empregado , ID do empregado e Período de tempo . Mire a seguinte imaxe para ter unha idea máis clara.

Ler máis: Como facer un informe diario de produción en Excel (Descarga o modelo gratuíto)

📌 Paso 3: Engade columnas para a data, a descrición e os gastos

Neste paso, engadiremos o Columnas de datos segundo os tipos de gastos.

Por exemplo, gastos de hoteis, gastos de transporte, facturas de teléfono, outros gastos, etc.

Ler máis: Como crear un informe de resumo en Excel (2 métodos sinxelos)

📌 Paso 4: converte os datos nunha táboa

Agora, transforma os seus datos nunha táboa seguindo os pasos seguintes.

• Seleccione Celas B9:I19 (é o conxunto de datos completo).
• Agora, vai ao Inserir pestana.
• Escolle Táboa no grupo Táboas .

Aparecerá a xanela Crear táboa .

• Aquí amosarase o intervalo táboa .
• Marque o ' A miña táboa ten a caixa de verificación de cabeceiras .
• Finalmente preme Aceptar .

• Mira o folla de traballo agora.

Ler máis: Como facer un informe diario de vendas en Excel (con pasos rápidos)

📌 Paso 5: introduce a fila de subtotal e desactiva o botón de filtro

Neste paso, introduciremos unha nova fila para calcular o subtotal. Ademais, desactivaremos o botón de filtro xa que agora non o necesitamos. Para iso-

• Vaia á pestana Deseño da táboa .
• Desmarca o Botón de filtro e marca a Fila total opción.

• Mira a seguinte imaxe. Engádese unha fila Sub Total á última fila da táboa.

Ler máis: Crear un informe que se mostra trimestralmente Vendas en Excel (con pasos sinxelos)

Lecturas similares

• Como xerar informes PDF a partir de datos de Excel (4 métodos sinxelos)
• Prepare un informe MIS en Excel (2 exemplos adecuados)
• Como facer un informe MIS en Excel para contas (con pasos rápidos)

📌 Paso 6: converter as celas ao formato de datos axeitado (formato de data, contabilidade, etc.)

Neste paso, cambiaremos a cela formato de datos correspondenteformato. Por exemplo, os datos de gasto en formato de contabilidade e a data de gasto en formato de data. Outras celas permanecerán en formato Xeral. Para facelo:

• Primeiro, seleccione as celas con formato de data das columnas Período de tempo e Data .
• A continuación, prema Ctrl+1 .
• Aparecerá a xanela Formato de celas .
• Escolla o segmento Data do Número tab.
• Seleccione o formato de data desexado na caixa Tipo . Finalmente, prema Aceptar .

• Do mesmo xeito, seleccione todas as Celas do Hotel , Transporte , Comida , Teléfono , Outros e Columna Total e escolla Contabilidade na pestana Número .

Ler máis: Cree un informe que mostre as vendas trimestrais por territorio

📌 Paso 7: aplicar a función SUMA na columna Total

Usaremos unha fórmula para obter o custo total de cada data na columna Total . Sumaremos os valores da columna Hotel a Outros .

• Agora, poñeremos unha fórmula na primeira cela do Total columna. A fórmula é:

De feito, non tes que escribir manualmente o formulario. Se fai o que suxire a imaxe GIF a continuación, xerará automaticamente os totais en cada fila. Esa é unha especialidade de usar táboas de Excel nestes casos.

• Preme o botón Intro e a fórmula estenderase ao resto das Celas desa columna.

Ler máis: Como facer un informe de vendas en Excel (con pasos sinxelos)

📌 Paso 8: Introduza os gastos e outros datos e obtén o gasto de cada día

Case remataches. Agora é o momento de introducir os teus datos.

• Introduce o gasto e outros datos nas columnas Datos .

• Despois de introducir os datos podemos ver os totais por filas na columna Total .

Ler máis: Como automatizar informes de Excel usando macros ( 3 xeitos sinxelos)

📌 Paso 9: Obter o subtotal para cada tipo de gasto

Para iso, executa as seguintes tarefas.

• Vaia á fila Subtotal da columna Hotel .
• Preme a frecha cara abaixo e verá unha lista de operacións.
• Escolla a operación Suma .

• Agora, arrastre a icona Recheo de control cara ao lado dereito.

Todos os subtotais móstranse nesa fila.

📌 Paso 10: Engade dúas filas máis para o cálculo final

Nesta sección, engadiremos filas para o cálculo final da factura. Antes de calquera programa, os empregados poden levar un diñeiro anticipado. Resolverémolo aquí.

• Engadir Adelantos e Reembolso filas debaixo da fila do subtotal.

• Pon o importe do anticipo na Cela I21 .
• E pon a seguinte fórmula na Cela I22 .

• Por último,preme Intro para obter o resultado.

📌 Paso final: mantén un espazo para a autorización

Podemos engadir un espazo para Autorización tamén, o que significa que este informe de gastos será aceptado despois da autorización dunha persoa responsable.

Tamén cómpre lembrar que ten que anexar todos os gastos. documentos ao enviar este informe á autoridade.

Conclusión

Neste artigo, mostramos o proceso paso a paso de como elaborar un informe de gastos en Excel . Este é un modelo de mostra. Segundo as necesidades da empresa ou do departamento, pode modificar o formato do informe. Espero que isto satisfaga as túas necesidades. Bota unha ollada ao noso sitio web Exceldemy.com e dá as túas suxestións na caixa de comentarios.