In zakelijke organisaties of elk soort kantoor, hebben we vaak diverse soorten onkostendeclaraties opstellen In dit artikel laten we zien hoe je een voorbeeld van een onkostennota in Exce l in snelle en eenvoudige stappen.

Gratis sjabloon downloaden

U kunt de volgende gratis sjabloon downloaden en gebruiken voor uw doel.

Wat is een onkostennota?

Een Onkostenrapport is de documentatie van alle uitgaven van een organisatie. De gemeenschappelijke elementen van een onkostennota worden hieronder gegeven:

• Datum van uitgave
• Soort uitgaven (hotel, vervoer, maaltijd, diversen, enz.)
• Bedrag van de uitgaven
• Subtotaal van alle soorten uitgaven
• Bedrag van de verschuldigde en vooruitbetaalde bedragen
• Doel van de uitgave
• Verantwoordelijke afdeling

Maar dit formaat zal niet voor alle organisaties hetzelfde zijn. Elke organisatie zal de elementen toevoegen volgens hun type en behoeften.

Voordelen van het gebruik van onkostennota's

Wij krijgen de volgende voordelen door het gebruik van een onkostennota.

• Houdt uitgaven bij en maakt u efficiënt in kostenbeheersing
• Biedt informatie voor het maken van een begroting
• Maakt het betalen van belastingen en belastingaftrek gemakkelijker

Stappen om een onkostennota in Excel te maken

In dit deel bespreken we het hele proces om een onkostennota maken in Excel stap voor stap.

Stap 1: Rasterlijnen uitschakelen

Open eerst een Excel bestand en schakel Rasters . om te verwijderen Rasters volg de stappen.

• Ga naar de Bekijk tab.
• Maak de Rasterlijnen selectievakje van de Toon groep.

Lees meer: Hoe maak je een productierapport in Excel (2 gangbare varianten)?

Stap 2: Basisinformatie toevoegen

Nu voegen we de rijen met basisinformatie toe aan het werkblad.

• Eerst voegen we een Titel voor het verslag, bijv. Onkostenrapport .
• Voeg dan toe Doel , Naam werknemer , Werknemer ID en Tijdsperiode Kijk naar de volgende afbeelding om een duidelijker beeld te krijgen.

Lees meer: Hoe maak je een dagelijks productierapport in Excel (download gratis sjabloon)?

Stap 3: Kolommen toevoegen voor datum, beschrijving en uitgaven

In deze stap voegen we de Gegevens Kolommen volgens de soorten uitgaven.

Bijvoorbeeld hotelkosten, vervoerskosten, telefoonrekeningen, andere uitgaven, enz.

Lees meer: Een overzichtsrapport maken in Excel (2 eenvoudige methodes)

Stap 4: Gegevens omzetten in een tabel

Maak nu van uw gegevens een tabel volgens onderstaande stappen.

• Selecteer Cellen B9:I19 (dat is je hele dataset).
• Ga nu naar de Plaats tab.
• Kies Tabel van de Tabellen groep.

De Tabel aanmaken venster verschijnt.

• De Tabel reeks wordt hier getoond.
• Markeer de Mijn tabel heeft koppen ' checkbox.
• Druk tenslotte op OK .

• Kijk nu naar het werkblad.

Lees meer: Hoe maak je een dagelijks verkooprapport in Excel (met snelle stappen)?

Stap 5: Subtotaalrij invoeren en Filterknop uitschakelen

In deze stap introduceren we een nieuwe rij voor het berekenen van het subtotaal. Bovendien schakelen we de filterknop uit omdat we die nu niet nodig hebben. Voor dat-

• Ga naar de Tafelontwerp tab.
• Maak de Filterknop en markeer de Totaal Rij optie.

• Kijk naar het volgende plaatje. A Subtotaal rij wordt toegevoegd aan de laatste rij van de tabel.

Lees meer: Maak een rapport met kwartaalomzet in Excel (in eenvoudige stappen)

Vergelijkbare lezingen

• Hoe PDF-rapporten maken van Excel-gegevens (4 eenvoudige methoden)
• MIS-verslag in Excel opstellen (2 geschikte voorbeelden)
• Hoe maak je een MIS-rapport in Excel voor rekeningen (met snelle stappen)?

📌 Stap 6: Cellen omzetten naar geschikt gegevensformaat (datum, boekhouding, enz.)

In deze stap veranderen we het formaat van de celgegevens in het overeenkomstige formaat. Bijvoorbeeld, onkostengegevens in boekhoudformaat, en onkostendatum in datumformaat. Andere cellen blijven in Algemeen formaat. Om dit te doen-

• Selecteer eerst de cellen met datumopmaak uit Tijdsperiode en Datum column.
• Druk dan op Ctrl+1 .
• De Cellen opmaken venster verschijnt.
• Kies de Datum segment van de Nummer tab.
• Selecteer het gewenste datumformaat in de Type doos. Druk tenslotte op OK .

• Selecteer ook alle Cellen van de Hotel , Transport , Maaltijd , Telefoon , Anderen en Totaal kolom en kies Boekhouding van de Nummer tab.

Lees meer: Maak een rapport met de kwartaalomzet per gebied.

📌 Stap 7: SUM-functie toepassen in de kolom Totaal

Wij zullen een formule gebruiken om de totale kosten van elke datum op de Totaal We tellen de waarden van de Hotel naar Anderen column.

• Nu zetten we een formule in de eerste cel van de Totaal kolom. De formule is:

In feite hoeft u de formulieren niet handmatig te typen. Als u doet wat de GIF-afbeelding hieronder suggereert, worden de totalen in elke rij automatisch gegenereerd. Dat is een bijzonderheid van het gebruik van Excel-tabellen in dergelijke gevallen.

• Druk op de Ga naar knop en de formule wordt verspreid naar de rest van de Cellen van die kolom.

Lees meer: Hoe verkooprapporten maken in Excel (in eenvoudige stappen)

📌 Stap 8: Onkosten en andere gegevens invoeren en onkosten van elke dag krijgen

Je bent bijna klaar. Nu is het tijd om je gegevens in te voeren.

• Voer de uitgaven en andere gegevens in de Gegevens kolommen.

• Na het invoeren van de gegevens kunnen we de totalen per rij zien in de Totaal column.

Lees meer: Excel-rapporten automatiseren met macro's (3 eenvoudige manieren)

Stap 9: Ontvang het subtotaal voor elk type uitgave

Voer hiervoor de volgende taken uit.

• Ga naar de Subtotaal rij van de Hotel column.
• Druk op de pijl omlaag en u krijgt een lijst met bewerkingen te zien.
• Kies Som operatie.

• Sleep nu de Vulgreep pictogram naar de rechterkant.

Alle subtotalen worden op die rij getoond.

Stap 10: Voeg nog twee rijen toe voor de definitieve berekening.

In deze sectie zullen we rijen toevoegen voor de berekening van de eindafrekening. Voor elk programma kunnen de werknemers een voorschot nemen. Dat zullen we hier regelen.

• Toevoegen Vooruitgang en Vergoeding rijen onder de subtotaalrij.

• Zet het voorschotbedrag op Cel I21 .
• En zet de volgende formule op Cel I22 .

• Druk tenslotte op Ga naar om het resultaat te krijgen.

Laatste stap: Bewaar een ruimte voor autorisatie

We kunnen een ruimte toevoegen voor Autorisatie ook, wat betekent dat deze onkostennota zal worden aanvaard na toestemming van een verantwoordelijke persoon.

U moet er ook aan denken dat u alle onkostendocumenten moet bijvoegen bij de indiening van dit rapport bij de autoriteit.

Conclusie

In dit artikel hebben we stap voor stap laten zien hoe je een onkostennota maken in Excel Dit is een voorbeeld sjabloon. Afhankelijk van het bedrijf of de afdeling, kunt u het rapport formaat wijzigen. Ik hoop dat dit zal voldoen aan uw behoeften. Neem een kijkje op onze website Exceldemy.com en geef uw suggesties in het commentaarveld.