У бізнес-організаціях або будь-якого роду офісах ми часто готуємо різні види звітів про витрати У цій статті ми покажемо вам, як створити зразок авансового звіту в Exс l швидкими та простими кроками.

Завантажити безкоштовний шаблон

Ви можете завантажити наступний безкоштовний шаблон і використовувати його для своїх цілей.

Що таке авансовий звіт?

An Звіт про витрати це документальне відображення всіх витрат організації. Нижче наведені загальні елементи звіту про витрати:

• Дата здійснення витрат
• Тип витрат (готель, транспорт, харчування, інше, тощо)
• Сума витрат
• Проміжний підсумок за кожним видом витрат
• Сума до сплати та авансового платежу
• Призначення витрат
• Відповідальний департамент

Але цей формат не буде однаковим для всіх організацій, кожна організація буде додавати елементи відповідно до свого типу та потреб.

Переваги використання авансового звіту

Використовуючи авансовий звіт, ми отримуємо наступні переваги.

• Відстежує витрати та допомагає ефективно контролювати витрати
• Надає інформацію для формування бюджету
• Спрощує сплату податків та отримання податкової знижки

Покрокове створення авансового звіту в Excel

У цьому розділі ми обговоримо весь процес з метою створити авансовий звіт в Excel крок за кроком.

Крок 1: Вимкніть електромережі

По-перше, відкрийте Excel файл і вимкнути Лінії електропередач Для того, щоб видалити Лінії електропередач дотримуйтесь інструкцій.

• Перейдіть на сторінку Вид рахунок.
• Зніміть позначку Лінії електропередач прапорець у вікні Показати група.

Читати далі: Як зробити виробничий звіт в Excel (2 найпоширеніші варіанти)

Крок 2: Додайте основну інформацію

Тепер ми додамо основні інформаційні рядки на робочий аркуш.

• По-перше, ми додаємо Назва для звіту, наприклад Звіт про витрати .
• Потім додайте Призначення , Ім'я співробітника , Посвідчення працівника і Період часу Подивіться на наступне зображення, щоб отримати більш чітке уявлення.

Читати далі: Як зробити щоденний звіт про видобуток в Excel (завантажити безкоштовний шаблон)

Крок 3: Додайте колонки для дати, опису та витрат

На цьому етапі ми додамо Стовпчики даних за видами витрат.

Наприклад, витрати на готель, транспортні витрати, телефонні рахунки, інші витрати тощо.

Детальніше: Як створити зведений звіт в Excel (2 простих способи)

Крок 4: Перетворіть дані в таблицю

Тепер перетворіть ваші дані в таблицю, виконавши наведені нижче кроки.

• Виберіть Клітини B9:I19 (тобто весь ваш набір даних).
• Тепер перейдіть до Вставка рахунок.
• Обирайте Таблиця від Таблиці група.

На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Створити таблицю з'явиться вікно.

• На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Таблиця діапазон буде показано тут.
• Відзначте Моя таблиця має заголовки "галочку".
• Нарешті натисніть ГАРАЗД. .

• Подивіться на аркуш зараз.

Читати далі: Як зробити щоденний звіт про продажі в Excel (з покроковою інструкцією)

Крок 5: Введення рядка з проміжними підсумками та вимкнення кнопки фільтрації

На цьому кроці ми введемо новий рядок для підрахунку проміжного підсумку, а також вимкнемо кнопку фільтрації, оскільки вона нам зараз не потрібна. Для цього

• Перейдіть на сторінку Дизайн столу рахунок.
• Зніміть позначку Кнопка фільтрації і відмітити Всього Ряд варіант.

• Подивіться на наступну картинку. А Проміжний підсумок додається до останнього рядка таблиці.

Читати далі: Створення звіту, що відображає квартальні продажі в Excel (з простими кроками)

Схожі читання

• Як створювати PDF-звіти з даних Excel (4 простих способи)
• Підготовка звіту МІС в Excel (2 приклади)
• Як зробити звіт МІС в Excel для рахунків (з покроковою інструкцією)

Крок 6: Перетворення комірок у відповідний формат даних (формат дати, бухгалтерського обліку тощо)

На цьому кроці ми змінимо формат даних комірки на відповідний формат, наприклад, дані про витрати на формат Бухгалтерія, а дату витрат на формат Дата. Інші комірки залишаться в загальному форматі. Для цього

• Спочатку виберіть відформатовані за датою комірки з Період часу і Дата колонка.
• Потім натисніть Ctrl+1 .
• На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Формат комірок з'явиться вікно.
• Обирайте Дата з сегменту "Виробництво та реалізація" від Кількість рахунок.
• Виберіть потрібний формат дати зі списку Тип Нарешті, натисніть ГАРАЗД. .

• Аналогічно виберіть всі Клітини про Готель , Транспорт , Харчування , Телефон , Інші і Всього стовпчик та оберіть Бухгалтерський облік від Кількість рахунок.

Читати далі: Створити звіт, який відображає квартальні продажі за територіями

Крок 7: Застосуйте функцію SUM у стовпці Total

Ми скористаємося формулою, щоб отримати загальну вартість кожної дати на Всього Підсумуємо значення зі стовпчика Готель до Інші колонка.

• Тепер помістимо формулу в першу комірку Всього стовпчик. Формула така:

Насправді, вам не потрібно вручну вводити формальну інформацію. Якщо ви зробите так, як пропонує GIF-зображення нижче, вона автоматично згенерує підсумки в кожному рядку. Це особливість використання таблиць Excel у таких випадках.

• Натисніть кнопку Увійдіть і формула пошириться на решту Клітини цієї колонки.

Читати далі: Як створити звіт про продажі в Excel (покроково)

Крок 8: Введіть витрати та інші дані та отримайте витрати кожного дня

Ви майже закінчили, час вводити дані.

• Введіть дані про витрати та інші дані в Дані колонки.

• Після введення даних ми можемо побачити підсумки по рядках у таблиці Всього колонка.

Читати далі: Як автоматизувати звіти Excel за допомогою макросів (3 простих способи)

Крок 9: Отримайте проміжний підсумок по кожному виду витрат

Для цього необхідно виконати наступні завдання.

• Перейдіть на сторінку Підсумок рядок з Готель колонка.
• Натисніть на стрілку вниз і побачите список операцій.
• Обирайте Сума операція.

• Тепер перетягніть Ручка наповнення піктограму в праву сторону.

Всі проміжні підсумки відображаються в цьому рядку.

Крок 10: Додайте ще два рядки для остаточного розрахунку

У цьому розділі ми додамо рядки для остаточного розрахунку рахунку. Перед будь-якою програмою співробітники можуть взяти деякий аванс. Ми врегулюємо це тут.

• Додати Аванси і Відшкодування рядки під проміжним підсумком.

• Внесіть суму авансу на Камера I21 .
• І поставити наступну формулу Камера I22 .

• Наостанок, натисніть Увійдіть щоб отримати результат.

📌 Останній крок: зберігайте простір для авторизації

Ми можемо додати місце для Авторизація теж, а це означає, що цей авансовий звіт буде прийнятий після візування відповідальної особи.

Також потрібно пам'ятати, що при подачі цього звіту до контролюючого органу необхідно додати всі видаткові документи.

Висновок

У цій статті ми показали покроковий процес того, як скласти Авансовий звіт в Excel Це зразок шаблону. Відповідно до потреб компанії або відділу, ви можете модифікувати формат звіту. Сподіваюся, це задовольнить ваші потреби. Будь ласка, загляньте на наш сайт Exceldemy.com та висловлюйте свої пропозиції у полі для коментарів.