In Unternehmen oder in jeder Art von Büro sind wir oft verschiedene Arten von Spesenabrechnungen erstellen In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Musterkostenabrechnung in Exce erstellen können. l in schnellen und einfachen Schritten.

Kostenlose Vorlage herunterladen

Sie können die folgende Vorlage kostenlos herunterladen und für Ihre Zwecke verwenden.

Was ist ein Spesenbericht?

Eine Spesenbericht ist die Dokumentation aller Ausgaben einer Organisation. Die allgemeinen Elemente einer Spesenabrechnung sind unten aufgeführt:

• Datum der Aufwendung
• Ausgabenart (Hotel, Transport, Verpflegung, Verschiedenes, usw.)
• Höhe der Ausgaben
• Zwischensumme jeder Ausgabenart
• Betrag der fälligen Zahlung und Vorauszahlung
• Zweck der Ausgabe
• Zuständige Abteilung

Dieses Format wird jedoch nicht für alle Organisationen gleich sein. Jede Organisation wird die Elemente je nach Art und Bedarf hinzufügen.

Vorteile der Verwendung des Expense Report

Die Verwendung einer Spesenabrechnung bringt uns folgende Vorteile.

• Verfolgt die Ausgaben und macht Sie effizienter in der Kostenkontrolle
• Bietet Informationen für die Erstellung des Haushaltsplans
• Erleichterung der Steuerzahlung und des Steuerabzugs

Schritte zum Erstellen eines Spesenberichts in Excel

In diesem Abschnitt werden wir den gesamten Prozess zur eine Kostenabrechnung erstellen in Excel Schritt für Schritt.

📌 Schritt 1: Rasterlinien ausschalten

Öffnen Sie zunächst ein Excel Datei und schalten Sie Gitternetzlinien Zum Entfernen Gitternetzlinien folgen Sie den Schritten.

• Gehen Sie zum Siehe tab.
• Unmarkieren Sie die Gitternetzlinien Kontrollkästchen aus dem anzeigen Gruppe.

Lesen Sie mehr: Wie man einen Produktionsbericht in Excel erstellt (2 gängige Varianten)

📌 Schritt 2: Grundlegende Informationen hinzufügen

Nun fügen wir dem Arbeitsblatt die Zeilen mit den Basisinformationen hinzu.

• Zunächst fügen wir eine Titel für den Bericht, z.B. Spesenbericht .
• Dann fügen Sie Zweck , Name des Mitarbeiters , Mitarbeiter-ID und Zeitspanne Schauen Sie sich das folgende Bild an, um eine genauere Vorstellung zu bekommen.

Lesen Sie mehr: Wie man einen täglichen Produktionsbericht in Excel erstellt (kostenlose Vorlage herunterladen)

📌 Schritt 3: Spalten für Datum, Beschreibung und Ausgaben hinzufügen

In diesem Schritt fügen wir die Daten-Spalten nach Ausgabenarten.

Zum Beispiel Hotelkosten, Transportkosten, Telefonrechnungen, sonstige Ausgaben usw.

Lesen Sie mehr: Wie man einen zusammenfassenden Bericht in Excel erstellt (2 einfache Methoden)

📌 Schritt 4: Daten in eine Tabelle umwandeln

Wandeln Sie nun Ihre Daten in eine Tabelle um, indem Sie die folgenden Schritte ausführen.

• Wählen Sie Zellen B9:I19 (das ist Ihr gesamter Datensatz).
• Gehen Sie nun zum einfügen. tab.
• Wählen Sie Tabelle von der Tische Gruppe.

Die Tabelle erstellen Fenster erscheint.

• Die Tabelle Bereich wird hier angezeigt.
• Markieren Sie die ' Meine Tabelle hat Überschriften ' ankreuzen.
• Drücken Sie schließlich OK .

• Sehen Sie sich jetzt das Arbeitsblatt an.

Lesen Sie mehr: Wie man einen täglichen Verkaufsbericht in Excel erstellt (mit schnellen Schritten)

📌 Schritt 5: Zwischensummenzeile einführen und Filterschaltfläche ausschalten

In diesem Schritt fügen wir eine neue Zeile für die Berechnung der Zwischensumme ein. Außerdem schalten wir die Filter-Schaltfläche aus, da wir sie jetzt nicht brauchen. Dafür

• Gehen Sie zum Tabelle Design tab.
• Unmarkieren Sie die Filter-Taste und markieren Sie die Gesamt Zeile Option.

• Sehen Sie sich das folgende Bild an: A Zwischensumme Zeile wird der letzten Zeile der Tabelle hinzugefügt.

Lesen Sie mehr: Erstellen Sie einen Bericht, der den Quartalsumsatz in Excel anzeigt (mit einfachen Schritten)

Ähnliche Lektüre

• Wie man PDF-Berichte aus Excel-Daten erzeugt (4 einfache Methoden)
• MIS-Bericht in Excel vorbereiten (2 geeignete Beispiele)
• MIS-Bericht in Excel für Konten erstellen (mit schnellen Schritten)

📌 Schritt 6: Zellen in ein geeignetes Datenformat umwandeln (Datum, Buchhaltungsformat usw.)

In diesem Schritt ändern wir das Datenformat der Zellen in das entsprechende Format, z. B. Ausgaben in das Buchhaltungsformat und das Ausgabendatum in das Datumsformat. Die anderen Zellen bleiben im allgemeinen Format. Um dies zu tun

• Wählen Sie zunächst die datumsformatierten Zellen aus Zeitspanne und Datum Spalte.
• Dann drücken Sie Strg+1 .
• Die Zellen formatieren Fenster erscheint.
• Wählen Sie die Datum Segment aus dem Nummer tab.
• Wählen Sie das gewünschte Datumsformat aus der Liste Typ Drücken Sie schließlich OK .

• Wählen Sie in ähnlicher Weise alle Zellen der Hotel , Transport , Mahlzeit , Telefon , Andere und Insgesamt Spalte und wählen Sie Buchhaltung von der Nummer tab.

Lesen Sie mehr: Erstellen Sie einen Bericht, der die vierteljährlichen Verkäufe nach Gebiet anzeigt.

📌 Schritt 7: SUM-Funktion in der Gesamtspalte anwenden

Wir werden eine Formel verwenden, um die Gesamtkosten für jedes Datum in der Insgesamt Wir addieren die Werte aus der Spalte Hotel zu Andere Spalte.

• Jetzt setzen wir eine Formel in die erste Zelle der Tabelle Insgesamt Die Formel lautet:

Sie müssen die Formeln nicht manuell eingeben. Wenn Sie es so machen, wie das GIF-Bild unten vorschlägt, werden die Summen in jeder Zeile automatisch generiert. Das ist eine Besonderheit der Verwendung von Excel-Tabellen in solchen Fällen.

• Drücken Sie die Eingabe Taste und die Formel wird auf den Rest der Zellen dieser Spalte.

Lesen Sie mehr: Wie man einen Verkaufsbericht in Excel erstellt (mit einfachen Schritten)

📌 Schritt 8: Eingabe von Ausgaben und anderen Daten und Abrufen der Ausgaben für jeden Tag

Sie sind fast fertig, jetzt müssen Sie Ihre Daten eingeben.

• Geben Sie die Ausgaben und andere Daten in die Daten Spalten.

• Nach der Dateneingabe können wir die zeilenweisen Summen in der Tabelle Insgesamt Spalte.

Lesen Sie mehr: Excel-Berichte mit Makros automatisieren (3 einfache Möglichkeiten)

📌 Schritt 9: Zwischensumme für jeden Ausgabentyp ermitteln

Führen Sie dazu die folgenden Aufgaben aus.

• Gehen Sie zum Zwischensumme Zeile des Hotel Spalte.
• Drücken Sie auf den Pfeil nach unten und Sie erhalten eine Liste von Vorgängen.
• Wählen Sie Summe Betrieb.

• Ziehen Sie nun die Füllen Griff Symbol auf der rechten Seite.

Alle Zwischensummen werden in dieser Zeile angezeigt.

📌 Schritt 10: Zwei weitere Zeilen für die endgültige Berechnung hinzufügen

In diesem Abschnitt fügen wir Zeilen für die Berechnung der Endabrechnung hinzu. Vor jeder Sendung können die Mitarbeiter einen Vorschuss nehmen, den wir hier abrechnen.

• hinzufügen Vorschüsse und Rückerstattung Zeilen unterhalb der Zwischensummenzeile.

• Setzen Sie den Vorschussbetrag auf Zelle I21 .
• Und setzen Sie die folgende Formel ein Zelle I22 .

• Drücken Sie schließlich Eingabe um das Ergebnis zu erhalten.

📌 Letzter Schritt: Einen Platz für die Autorisierung freihalten

Wir können ein Feld hinzufügen für Autorisierung Das bedeutet, dass diese Kostenabrechnung erst nach Genehmigung durch eine verantwortliche Person akzeptiert wird.

Denken Sie auch daran, dass Sie alle Ausgabenbelege bei der Einreichung dieses Berichts bei der Behörde beifügen müssen.

Schlussfolgerung

In diesem Artikel haben wir Schritt für Schritt gezeigt, wie man eine Kostenaufstellung erstellen in Excel Dies ist eine Mustervorlage. Je nach Unternehmen oder Abteilung können Sie das Berichtsformat ändern. Ich hoffe, dass dies Ihren Bedürfnissen entspricht. Bitte schauen Sie sich unsere Website an Exceldemy.com und geben Sie Ihre Vorschläge in das Kommentarfeld ein.