Nelle organizzazioni aziendali o in qualsiasi tipo di ufficio, spesso si preparare vari tipi di note spese In questo articolo, vi mostreremo come creare un esempio di nota spese in Exce l in modo semplice e veloce.

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Potete scaricare il seguente modello gratuito e utilizzarlo per il vostro scopo.

Che cos'è una nota spese?

Un Relazione sulle spese La nota spese è la documentazione di tutte le spese di un'organizzazione. Gli elementi comuni di una nota spese sono riportati di seguito:

• Data della spesa
• Tipo di spesa (hotel, trasporto, pasti, varie, ecc.)
• Importo della spesa
• Subtotale di ogni tipo di spesa
• Importo del pagamento dovuto e anticipato
• Scopo della spesa
• Dipartimento responsabile

Ma questo formato non sarà lo stesso per tutte le organizzazioni, che aggiungeranno gli elementi in base alla loro tipologia e alle loro esigenze.

Vantaggi dell'utilizzo della nota spese

Utilizzando una nota spese si ottengono i seguenti vantaggi.

• Traccia le spese e vi rende efficienti nel controllo dei costi
• Fornisce informazioni per la stesura del bilancio
• Facilita il pagamento delle imposte e la detrazione fiscale

Passaggi per creare una nota spese in Excel

In questa sezione, discuteremo l'intero processo per creare una nota spese in Excel passo dopo passo.

📌 Passo 1: Disattivare le linee di griglia

Per prima cosa, aprire un file Excel e disattivare Linee di griglia Per rimuovere Linee di griglia seguire i passaggi.

• Vai al sito Vista scheda.
• Smarcare il Linee di griglia dalla casella di controllo Mostra gruppo.

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📌 Passo 2: Aggiungere le informazioni di base

Ora aggiungiamo le righe delle informazioni di base al foglio di lavoro.

• Per prima cosa, si aggiunge un elemento Titolo per il rapporto, ad esempio Relazione sulle spese .
• Quindi, aggiungere Scopo , Nome del dipendente , ID dipendente , e Periodo di tempo Per avere un'idea più chiara, guardate l'immagine seguente.

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📌 Fase 3: Aggiungere le colonne per la data, la descrizione e le spese

In questo passo, si aggiungerà l'elemento Colonne di dati in base alle tipologie di spesa.

Ad esempio, spese alberghiere, costi di trasporto, bollette telefoniche, altre spese, ecc.

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📌 Passo 4: trasformare i dati in una tabella

A questo punto, trasformate i dati in una tabella seguendo i passaggi indicati di seguito.

• Selezionare Cellule B9:I19 (cioè l'intero set di dati).
• Andare ora alla pagina Inserire scheda.
• Scegliere Tabella dal Tavoli gruppo.

Il Crea tabella apparirà la finestra di dialogo.

• Il Tabella sarà mostrata qui.
• Contrassegnare la dicitura ' La mia tabella ha intestazioni '.
• Infine, premere OK .

• Guardate ora il foglio di lavoro.

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📌 Passo 5: introdurre la riga del subtotale e disattivare il pulsante del filtro

In questo passaggio, introdurremo una nuova riga per il calcolo del subtotale. Inoltre, disattiveremo il pulsante del filtro, poiché ora non ne abbiamo bisogno. Per questo-

• Vai al sito Design del tavolo scheda.
• Smarcare il Pulsante del filtro e segnare il Totale fila opzione.

• Guardate la seguente immagine. A Totale parziale viene aggiunta all'ultima riga della tabella.

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📌 Fase 6: Conversione delle celle in un formato di dati adatto (formato data, contabilità, ecc.)

In questo passaggio, cambieremo il formato dei dati delle celle nel formato corrispondente. Ad esempio, i dati delle spese nel formato Contabilità e la data delle spese nel formato Data. Le altre celle rimarranno nel formato Generale. Per fare questo...

• Per prima cosa, selezionare le celle formattate con la data da Periodo di tempo e Data colonna.
• Quindi premere Ctrl+1 .
• Il Formattare le celle apparirà la finestra di dialogo.
• Scegliere il Data dal segmento Numero scheda.
• Selezionare il formato di data desiderato dal menu Tipo Infine, premere OK .

• Allo stesso modo, selezionare tutti Cellule del Hotel , Trasporto , Pasto , Telefono , Altri , e Totale e scegliere Contabilità dal Numero scheda.

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📌 Passo 7: applicare la funzione SOMMA alla colonna Totale

Utilizzeremo una formula per ottenere il costo totale di ogni data sul Totale Sommiamo i valori della colonna Hotel a Altri colonna.

• Ora, inseriamo una formula nella prima cella del file Totale La formula è:

In realtà, non è necessario digitare manualmente il modulo. Se si fa come suggerisce l'immagine GIF qui sotto, verranno generati automaticamente i totali in ogni riga. È una particolarità dell'uso delle tabelle di Excel in questi casi.

• Premere il tasto Entrare e la formula si diffonderà al resto del Cellule di quella colonna.

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📌 Fase 8: Inserire le spese e altri dati e ottenere le spese di ogni giorno

Avete quasi finito. Ora è il momento di inserire i vostri dati.

• Inserite le spese e gli altri dati nel file Dati colonne.

• Dopo l'inserimento dei dati, è possibile vedere i totali delle righe nel riquadro Totale colonna.

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📌 Fase 9: Ottenere il subtotale per ogni tipo di spesa

A tal fine, eseguire le seguenti operazioni.

• Vai al sito Subtotale della riga Albergo colonna.
• Premendo la freccia verso il basso, viene visualizzato un elenco di operazioni.
• Scegliere Somma operazione.

• A questo punto, trascinare l'elemento Maniglia di riempimento verso il lato destro.

Tutti i totali parziali vengono visualizzati su quella riga.

📌 Fase 10: Aggiungere altre due righe per il calcolo finale

In questa sezione verranno aggiunte le righe per il calcolo della fattura finale. Prima di ogni programma, i dipendenti possono prendere un anticipo di denaro, che verrà regolato qui.

• Aggiungi Avanzamenti e Rimborso sotto la riga del subtotale.

• Mettere l'importo dell'anticipo su Cella I21 .
• E inserire la seguente formula Cella I22 .

• Infine, premere Entrare per ottenere il risultato.

📌 Ultimo passo: mantenere uno spazio per l'autorizzazione

Possiamo aggiungere uno spazio per Autorizzazione anche, il che significa che questa nota spese sarà accettata dopo l'autorizzazione di una persona responsabile.

Inoltre, è necessario ricordare che è necessario allegare tutti i documenti di spesa durante la presentazione del rapporto all'autorità.

Conclusione

In questo articolo, abbiamo mostrato il processo passo per passo di come fare una nota spese in Excel Si tratta di un modello di esempio, che può essere modificato in base alle esigenze dell'azienda o del reparto. Spero che questo modello soddisfi le vostre esigenze. Consultate il nostro sito web. Exceldemy.com e date i vostri suggerimenti nella casella dei commenti.