Σε επιχειρηματικούς οργανισμούς ή σε κάθε είδους γραφείο, συχνά να προετοιμάζει διάφορα είδη εκθέσεων δαπανών . Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξουμε πώς να δημιουργήσετε ένα δείγμα έκθεσης εξόδων στο Exce l με γρήγορα και εύκολα βήματα.

Λήψη δωρεάν προτύπου

Μπορείτε να κατεβάσετε το παρακάτω δωρεάν πρότυπο και να το χρησιμοποιήσετε για τους σκοπούς σας.

Τι είναι η έκθεση εξόδων;

Ένα Έκθεση δαπανών είναι η τεκμηρίωση όλων των εξόδων ενός οργανισμού. Τα κοινά στοιχεία μιας έκθεσης εξόδων δίνονται παρακάτω:

• Ημερομηνία δαπάνης
• Τύπος δαπάνης (Ξενοδοχείο, μεταφορά, γεύματα, διάφορα κ.λπ.)
• Ποσό της δαπάνης
• Υποσύνολο κάθε τύπου δαπάνης
• Ποσό οφειλόμενης και προκαταβολής
• Σκοπός της δαπάνης
• Αρμόδιο τμήμα

Αλλά αυτή η μορφή δεν θα είναι η ίδια για όλους τους οργανισμούς. Κάθε οργανισμός θα προσθέσει τα στοιχεία ανάλογα με τους τύπους και τις ανάγκες του.

Πλεονεκτήματα της χρήσης της έκθεσης δαπανών

Έχουμε τα ακόλουθα πλεονεκτήματα με τη χρήση μιας έκθεσης εξόδων.

• Παρακολουθεί τα έξοδα και σας καθιστά αποτελεσματικούς στον έλεγχο του κόστους
• Παρέχει πληροφορίες για την κατάρτιση του προϋπολογισμού
• Διευκολύνει την πληρωμή φόρων και την έκπτωση φόρου

Βήματα για να δημιουργήσετε μια έκθεση εξόδων στο Excel

Σε αυτή την ενότητα, θα συζητήσουμε την όλη διαδικασία για να δημιουργήστε μια αναφορά εξόδων στο Excel βήμα προς βήμα.

📌 Βήμα 1: Απενεργοποιήστε τις γραμμές πλέγματος

Πρώτον, ανοίξτε ένα Excel αρχείο και απενεργοποιήστε Γραμμές πλέγματος Για να αφαιρέσετε Γραμμές πλέγματος ακολουθήστε τα βήματα.

• Πηγαίνετε στο Προβολή καρτέλα.
• Ξεμαρκάρετε το Γραμμές πλέγματος checkbox από το Εμφάνιση ομάδα.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να δημιουργήσετε έκθεση παραγωγής στο Excel (2 κοινές παραλλαγές)

📌 Βήμα 2: Προσθήκη βασικών πληροφοριών

Τώρα, θα προσθέσουμε τις γραμμές βασικών πληροφοριών στο φύλλο εργασίας.

• Πρώτα, προσθέτουμε ένα Τίτλος για την έκθεση, π.χ. Έκθεση δαπανών .
• Στη συνέχεια, προσθέστε Σκοπός , Όνομα εργαζομένου , Αναγνωριστικό υπαλλήλου , και Χρονική περίοδος Κοιτάξτε την παρακάτω εικόνα για να πάρετε μια πιο σαφή ιδέα.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να κάνετε ημερήσια έκθεση παραγωγής στο Excel (Κατεβάστε το δωρεάν πρότυπο)

📌 Βήμα 3: Προσθέστε στήλες για ημερομηνία, περιγραφή και έξοδα

Σε αυτό το βήμα, θα προσθέσουμε το Στήλες δεδομένων ανάλογα με τους τύπους δαπανών.

Για παράδειγμα, έξοδα ξενοδοχείου, έξοδα μεταφοράς, λογαριασμοί τηλεφώνου, άλλα έξοδα κ.λπ.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να δημιουργήσετε μια συνοπτική έκθεση στο Excel (2 εύκολες μέθοδοι)

📌 Βήμα 4: Μετατρέψτε τα δεδομένα σε πίνακα

Τώρα, μετατρέψτε τα δεδομένα σας σε πίνακα ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα.

• Επιλέξτε Κύτταρα B9:I19 (δηλαδή ολόκληρο το σύνολο των δεδομένων σας).
• Τώρα, πηγαίνετε στο Εισαγωγή καρτέλα.
• Επιλέξτε Πίνακας από το Πίνακες ομάδα.

Το Δημιουργία πίνακα θα εμφανιστεί το παράθυρο.

• Το Πίνακας θα εμφανιστεί εδώ.
• Σημειώστε το Ο πίνακάς μου έχει επικεφαλίδες ' checkbox.
• Τέλος, πατήστε OK .

• Κοιτάξτε τώρα το φύλλο εργασίας.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να φτιάξετε ημερήσια έκθεση πωλήσεων στο Excel (με γρήγορα βήματα)

📌 Βήμα 5: Εισαγωγή γραμμής υποσυνόλου και απενεργοποίηση κουμπιού φίλτρου

Σε αυτό το βήμα, θα εισαγάγουμε μια νέα γραμμή για τον υπολογισμό του υποσυνόλου. Εκτός αυτού, θα απενεργοποιήσουμε το κουμπί του φίλτρου, καθώς δεν το χρειαζόμαστε τώρα. Για αυτό-

• Πηγαίνετε στο Σχεδιασμός τραπεζιών καρτέλα.
• Ξεμαρκάρετε το Κουμπί φίλτρου και σημειώστε το Σύνολο γραμμής επιλογή.

• Κοιτάξτε την ακόλουθη εικόνα. Α Υποσύνολο γραμμή προστίθεται στην τελευταία γραμμή του πίνακα.

Διαβάστε περισσότερα: Δημιουργήστε μια έκθεση που εμφανίζει τις τριμηνιαίες πωλήσεις στο Excel (με εύκολα βήματα)

Παρόμοιες αναγνώσεις

• Πώς να δημιουργήσετε αναφορές PDF από δεδομένα του Excel (4 εύκολες μέθοδοι)
• Προετοιμασία έκθεσης MIS στο Excel (2 κατάλληλα παραδείγματα)
• Πώς να κάνετε την έκθεση MIS στο Excel για λογαριασμούς (με γρήγορα βήματα)

📌 Βήμα 6: Μετατρέψτε τα κελιά σε κατάλληλη μορφή δεδομένων (ημερομηνία, λογιστική κ.λπ. μορφή)

Σε αυτό το βήμα, θα αλλάξουμε τη μορφή των δεδομένων του κελιού σε αντίστοιχη μορφή. Για παράδειγμα, τα δεδομένα των εξόδων σε μορφή λογιστικής και η ημερομηνία των εξόδων σε μορφή ημερομηνίας. Τα υπόλοιπα κελιά θα παραμείνουν σε γενική μορφή. Για να το κάνετε αυτό-

• Πρώτον, επιλέξτε τα διαμορφωμένα με ημερομηνία κελιά από το Χρονική περίοδος και Ημερομηνία στήλη.
• Στη συνέχεια, πατήστε Ctrl+1 .
• Το Κελιά μορφοποίησης θα εμφανιστεί το παράθυρο.
• Επιλέξτε το Ημερομηνία τμήμα από το Αριθμός καρτέλα.
• Επιλέξτε την επιθυμητή μορφή ημερομηνίας από το Τύπος Τέλος, πατήστε OK .

• Ομοίως, επιλέξτε όλα τα Κύτταρα του Ξενοδοχείο , Μεταφορά , Γεύμα , Τηλέφωνο , Άλλοι , και Σύνολο και επιλέξτε Λογιστική από το Αριθμός καρτέλα.

Διαβάστε περισσότερα: Δημιουργήστε μια έκθεση που εμφανίζει τις τριμηνιαίες πωλήσεις ανά περιοχή

📌 Βήμα 7: Εφαρμογή της συνάρτησης SUM στη στήλη Total

Θα χρησιμοποιήσουμε έναν τύπο για να βρούμε το συνολικό κόστος κάθε ημερομηνίας στο Σύνολο Θα αθροίσουμε τις τιμές από τη στήλη Ξενοδοχείο στο Άλλοι στήλη.

• Τώρα, θα βάλουμε έναν τύπο στο πρώτο κελί του πίνακα Σύνολο Ο τύπος είναι:

Στην πραγματικότητα, δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσετε χειροκίνητα το formual. Αν κάνετε όπως υποδεικνύει η εικόνα GIF παρακάτω, θα δημιουργηθούν αυτόματα τα σύνολα σε κάθε γραμμή. Αυτή είναι μια ιδιαιτερότητα της χρήσης πινάκων του Excel σε τέτοιες περιπτώσεις.

• Πατήστε το Εισάγετε το και η φόρμουλα θα εξαπλωθεί στο υπόλοιπο του Κύτταρα αυτής της στήλης.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να φτιάξετε έκθεση πωλήσεων στο Excel (με εύκολα βήματα)

📌 Βήμα 8: Εισαγωγή εξόδων και άλλων δεδομένων και λήψη εξόδων κάθε ημέρας

Έχετε σχεδόν τελειώσει. Τώρα είναι ώρα να εισαγάγετε τα δεδομένα σας.

• Εισάγετε τα έξοδα και άλλα δεδομένα στο Δεδομένα στήλες.

• Μετά την εισαγωγή των δεδομένων μπορούμε να δούμε τα σύνολα ανά γραμμή στο παράθυρο Σύνολο στήλη.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να αυτοματοποιήσετε τις εκθέσεις του Excel χρησιμοποιώντας μακροεντολές (3 εύκολοι τρόποι)

📌 Βήμα 9: Πάρτε το υποσύνολο για κάθε τύπο δαπάνης

Για το σκοπό αυτό, εκτελέστε τις ακόλουθες εργασίες.

• Πηγαίνετε στο Υποσύνολο γραμμή του Ξενοδοχείο στήλη.
• Πατήστε το κάτω βέλος και θα δείτε μια λίστα με λειτουργίες.
• Επιλέξτε Άθροισμα λειτουργία.

• Τώρα, σύρετε το Χειρολαβή πλήρωσης προς τη δεξιά πλευρά.

Όλα τα επιμέρους αθροίσματα εμφανίζονται σε αυτή τη γραμμή.

📌 Βήμα 10: Προσθέστε άλλες δύο σειρές για τον τελικό υπολογισμό

Σε αυτή την ενότητα, θα προσθέσουμε γραμμές για τον υπολογισμό του τελικού λογαριασμού. Πριν από κάθε πρόγραμμα, οι εργαζόμενοι μπορούν να πάρουν κάποια προκαταβολή. Θα το ρυθμίσουμε αυτό εδώ.

• Προσθέστε Προχωρήσεις και Επιστροφή σειρές κάτω από τη γραμμή του υποσυνόλου.

• Βάλτε το ποσό της προκαταβολής στο Κύτταρο I21 .
• Και βάλτε τον ακόλουθο τύπο Κελί I22 .

• Τέλος, πατήστε Εισάγετε το για να λάβετε το αποτέλεσμα.

📌 Τελικό βήμα: Κρατήστε ένα χώρο για εξουσιοδότηση

Μπορούμε να προσθέσουμε ένα χώρο για Εξουσιοδότηση επίσης, πράγμα που σημαίνει ότι αυτή η έκθεση εξόδων θα γίνει δεκτή μετά την έγκριση ενός υπεύθυνου προσώπου.

Επίσης, πρέπει να θυμάστε ότι πρέπει να επισυνάψετε όλα τα έγγραφα δαπανών κατά την υποβολή αυτής της έκθεσης στην αρχή.

Συμπέρασμα

Σε αυτό το άρθρο, δείξαμε βήμα προς βήμα τη διαδικασία για το πώς να να συντάσσετε μια έκθεση εξόδων στο Excel Αυτό είναι ένα πρότυπο δείγμα. Σύμφωνα με τις ανάγκες της εταιρείας ή του τμήματος, μπορείτε να τροποποιήσετε τη μορφή της έκθεσης. Ελπίζω ότι αυτό θα ικανοποιήσει τις ανάγκες σας. Παρακαλώ ρίξτε μια ματιά στον ιστότοπό μας. Exceldemy.com και δώστε τις προτάσεις σας στο πλαίσιο σχολίων.