વ્યાપારી સંસ્થાઓ અથવા કોઈપણ પ્રકારની ઓફિસમાં, અમે ઘણીવાર વિવિધ પ્રકારના ખર્ચ અહેવાલો તૈયાર કરીએ છીએ . આ લેખમાં, અમે તમને બતાવીશું કે Exce l ઝડપી અને સરળ પગલાંમાં કેવી રીતે નમૂના ખર્ચ અહેવાલ બનાવવો.

મફત ટેમ્પલેટ ડાઉનલોડ કરો

તમે નીચેનો મફત ટેમ્પલેટ ડાઉનલોડ કરી શકો છો અને તમારા હેતુ માટે તેનો ઉપયોગ કરી શકો છો.

ખર્ચ રિપોર્ટ શું છે?

એક ખર્ચ અહેવાલ એ સંસ્થાના તમામ ખર્ચનું દસ્તાવેજીકરણ છે. ખર્ચ અહેવાલના સામાન્ય ઘટકો નીચે આપેલ છે:

• ખર્ચની તારીખ
• ખર્ચનો પ્રકાર (હોટેલ, પરિવહન , ભોજન, પરચુરણ, વગેરે)
• ખર્ચની રકમ
• દરેક ખર્ચના પ્રકારનો ઉપસરવાળો
• બાકી અને એડવાન્સ પેમેન્ટની રકમ
• ખર્ચનો હેતુ
• જવાબદાર વિભાગ

પરંતુ આ ફોર્મેટ તમામ સંસ્થાઓ માટે સમાન રહેશે નહીં. દરેક સંસ્થા તેમના પ્રકારો અને જરૂરિયાતો અનુસાર ઘટકો ઉમેરશે.

ખર્ચ અહેવાલનો ઉપયોગ કરવાના ફાયદા

અમને ખર્ચ અહેવાલનો ઉપયોગ કરીને નીચેના લાભો મળે છે.

• ખર્ચને ટ્રેક કરે છે અને તમને ખર્ચ નિયંત્રણમાં કાર્યક્ષમ બનાવે છે
• બજેટ બનાવવા માટે માહિતી પ્રદાન કરે છે
• તેને સરળ બનાવે છે કર ચૂકવવા અને કર કપાત

એક્સેલમાં ખર્ચ અહેવાલ બનાવવાનાં પગલાં

આ વિભાગમાં, અમે આખી પ્રક્રિયાની ચર્ચા કરીશું એક ખર્ચ અહેવાલ બનાવો Excel પગલાં-દર-પગલાંમાં.

📌 પગલું 1: ગ્રીડલાઈન બંધ કરો

પ્રથમ, એક ખોલો એક્સેલ ફાઇલ અને બંધ કરો ગ્રિડલાઇન્સ . દૂર કરવા માટે ગ્રિડલાઇન્સ પગલાઓ અનુસરો.

• જુઓ ટેબ પર જાઓ.
• ચેકબોક્સ ગ્રીડલાઇન્સ ને અનમાર્ક કરો શો જૂથમાંથી.

વધુ વાંચો: એક્સેલમાં ઉત્પાદન અહેવાલ કેવી રીતે બનાવવો (2 સામાન્ય પ્રકારો)

📌 પગલું 2: મૂળભૂત માહિતી ઉમેરો

હવે, અમે વર્કશીટમાં મૂળભૂત માહિતીની પંક્તિઓ ઉમેરીશું.

• પ્રથમ, આપણે રિપોર્ટ માટે શીર્ષક ઉમેરો, દા.ત. ખર્ચનો અહેવાલ .
• પછી, હેતુ , કર્મચારીનું નામ , કર્મચારી ID અને સમય અવધિ ઉમેરો . વધુ સ્પષ્ટ વિચાર મેળવવા માટે નીચેની છબી જુઓ.

વધુ વાંચો: એક્સેલમાં દૈનિક ઉત્પાદન અહેવાલ કેવી રીતે બનાવવો (મફત ટેમ્પલેટ ડાઉનલોડ કરો)

📌 પગલું 3: તારીખ, વર્ણન અને ખર્ચ માટે કૉલમ ઉમેરો

આ પગલામાં, અમે ઉમેરીશું ડેટા કૉલમ્સ ખર્ચના પ્રકારો અનુસાર.

ઉદાહરણ તરીકે, હોટેલ ખર્ચ, પરિવહન ખર્ચ, ફોન બિલ, અન્ય ખર્ચ વગેરે.

વધુ વાંચો: એક્સેલમાં સારાંશ રિપોર્ટ કેવી રીતે બનાવવો (2 સરળ પદ્ધતિઓ)

📌 પગલું 4: ડેટાને કોષ્ટકમાં ફેરવો

હવે, વળો નીચે આપેલા પગલાંને અનુસરીને તમારો ડેટા કોષ્ટકમાં મૂકો.

• સેલ્સ B9:I19 પસંદ કરો (તે તમારો સંપૂર્ણ ડેટાસેટ છે).
• હવે, આ પર જાઓ શામેલ કરો ટેબ.
• કોષ્ટકો જૂથમાંથી કોષ્ટક પસંદ કરો.

કોષ્ટક બનાવો વિન્ડો દેખાશે.

• કોષ્ટક શ્રેણી અહીં બતાવવામાં આવશે.
• ' ને ચિહ્નિત કરો મારા ટેબલમાં હેડર ' ચેકબોક્સ છે.
• અંતઃ ઓકે દબાવો.

• જુઓ વર્કશીટ હવે.

વધુ વાંચો: એક્સેલમાં દૈનિક વેચાણ અહેવાલ કેવી રીતે બનાવવો (ઝડપી પગલાંઓ સાથે)

📌 પગલું 5: સબટોટલ પંક્તિનો પરિચય આપો અને ફિલ્ટર બટન બંધ કરો

આ પગલામાં, અમે પેટાટોટલની ગણતરી કરવા માટે એક નવી પંક્તિ રજૂ કરીશું. આ ઉપરાંત, અમે ફિલ્ટર બટન બંધ કરીશું કારણ કે અમને તેની હવે જરૂર નથી. તેના માટે-

• ટેબલ ડિઝાઇન ટેબ પર જાઓ.
• ફિલ્ટર બટન ને અનમાર્ક કરો અને કુલ પંક્તિ<ને માર્ક કરો 2>વિકલ્પ.

• નીચેનું ચિત્ર જુઓ. કોષ્ટકની છેલ્લી પંક્તિમાં સબ કુલ પંક્તિ ઉમેરવામાં આવે છે.

વધુ વાંચો: એક અહેવાલ બનાવો જે ત્રિમાસિક દર્શાવે છે એક્સેલમાં વેચાણ (સરળ પગલાઓ સાથે)

સમાન વાંચન

• એક્સેલ ડેટામાંથી પીડીએફ રિપોર્ટ કેવી રીતે જનરેટ કરવા (4 સરળ પદ્ધતિઓ)
• એક્સેલમાં MIS રિપોર્ટ તૈયાર કરો (2 યોગ્ય ઉદાહરણો)
• એકાઉન્ટ માટે Excel માં MIS રિપોર્ટ કેવી રીતે બનાવવો (ઝડપી પગલાંઓ સાથે)<2

📌 પગલું 6: કોષોને યોગ્ય ડેટા ફોર્મેટમાં કન્વર્ટ કરો (તારીખ, એકાઉન્ટિંગ, વગેરે. ફોર્મેટ)

આ પગલામાં, આપણે સેલ બદલીશું અનુરૂપ ડેટા ફોર્મેટફોર્મેટ ઉદાહરણ તરીકે, એકાઉન્ટિંગ ફોર્મેટમાં ખર્ચ ડેટા અને તારીખ ફોર્મેટમાં ખર્ચની તારીખ. અન્ય કોષો સામાન્ય ફોર્મેટમાં રહેશે. આ કરવા માટે-

• પ્રથમ, સમય અવધિ અને તારીખ કૉલમમાંથી તારીખ ફોર્મેટ કરેલ સેલ પસંદ કરો.
• પછી દબાવો. Ctrl+1 .
• ફોર્મેટ કોષો વિન્ડો દેખાશે.
• નંબર<2 માંથી તારીખ સેગમેન્ટ પસંદ કરો>ટેબ.
• ટાઈપ બોક્સમાંથી ઇચ્છિત તારીખ ફોર્મેટ પસંદ કરો. છેલ્લે, ઓકે દબાવો.

• તે જ રીતે, હોટેલ<ના બધા સેલ્સ ને પસંદ કરો. 2>, પરિવહન , ભોજન , ફોન , અન્ય , અને કુલ કૉલમ અને એકાઉન્ટિંગ પસંદ કરો નંબર ટેબમાંથી.

વધુ વાંચો: એક અહેવાલ બનાવો જે પ્રદેશ દ્વારા ત્રિમાસિક વેચાણ દર્શાવે છે <3

📌 પગલું 7: કુલ કૉલમમાં SUM ફંક્શન લાગુ કરો

અમે કુલ કૉલમ પર દરેક તારીખની કુલ કિંમત મેળવવા માટે ફોર્મ્યુલાનો ઉપયોગ કરીશું. અમે હોટેલ થી અન્ય કૉલમમાં મૂલ્યોનો સરવાળો કરીશું.

• હવે, અમે કુલના પ્રથમ કોષ પર એક સૂત્ર મૂકીશું. કૉલમ. ફોર્મ્યુલા છે:

હકીકતમાં, તમારે ફોર્મ્યુલ મેન્યુઅલી ટાઇપ કરવાની જરૂર નથી. જો તમે નીચેની GIF ઇમેજ સૂચવે છે તેમ કરો છો, તો તે આપમેળે દરેક પંક્તિમાં કુલ જનરેટ કરશે. તે આવા કિસ્સાઓમાં એક્સેલ કોષ્ટકોનો ઉપયોગ કરવાની વિશિષ્ટતા છે.

• Enter બટન દબાવો અને ફોર્મ્યુલા ફેલાઈ જશેતે કૉલમના બાકીના સેલ્સ .

વધુ વાંચો: એક્સેલમાં વેચાણ અહેવાલ કેવી રીતે બનાવવો (સરળ પગલાંઓ સાથે)

તમે લગભગ પૂર્ણ કરી લીધું છે. હવે તમારો ડેટા ઇનપુટ કરવાનો સમય છે.

• ખર્ચ અને અન્ય ડેટાને ડેટા કૉલમમાં ઇનપુટ કરો.

• ડેટા ઇનપુટ કર્યા પછી આપણે કુલ કૉલમમાં પંક્તિ મુજબનો કુલ જોઈ શકીએ છીએ.

વધુ વાંચો: મેક્રોનો ઉપયોગ કરીને એક્સેલ રિપોર્ટ્સને કેવી રીતે સ્વચાલિત કરવું ( 3 સરળ રીતો)

📌 પગલું 9: દરેક પ્રકારના ખર્ચ માટે પેટાસરવાળો મેળવો

આ માટે, નીચેના કાર્યો કરો.

• હોટેલ કૉલમની સબટોટલ પંક્તિ પર જાઓ.
• ડાઉન એરો પર દબાવો અને ઑપરેશન્સની સૂચિ દેખાશે.
• સમ ઑપરેશન પસંદ કરો.

• હવે, ફિલ હેન્ડલ આયકનને જમણી બાજુએ ખેંચો.

બધા પેટાટોટલ તે પંક્તિ પર બતાવવામાં આવ્યા છે.

📌 પગલું 10: અંતિમ ગણતરી માટે વધુ બે પંક્તિઓ ઉમેરો

આ વિભાગમાં, અમે અંતિમ બિલની ગણતરી માટે પંક્તિઓ ઉમેરીશું. કોઈપણ કાર્યક્રમ પહેલા કર્મચારીઓ કેટલાક એડવાન્સ પૈસા લઈ શકે છે. અમે તેને અહીં પતાવટ કરીશું.

• પેટાટોટલ પંક્તિની નીચે એડવાન્સ અને ભરપાઈ પંક્તિઓ ઉમેરો.

• એડવાન્સની રકમ સેલ I21 પર મૂકો.
• અને નીચેની ફોર્મ્યુલાને સેલ I22 પર મૂકો.

• છેવટે,પરિણામ મેળવવા માટે Enter દબાવો.

📌 અંતિમ પગલું: અધિકૃતતા માટે જગ્યા રાખો

અમે <માટે જગ્યા ઉમેરી શકીએ છીએ 1>અધિકૃતતા પણ, જેનો અર્થ છે કે આ ખર્ચ અહેવાલ જવાબદાર વ્યક્તિની અધિકૃતતા પછી સ્વીકારવામાં આવશે.

એ પણ યાદ રાખવું જરૂરી છે કે તમારે તમામ ખર્ચ જોડવા પડશે આ રિપોર્ટ ઓથોરિટીને સબમિટ કરતી વખતે દસ્તાવેજો.

નિષ્કર્ષ

આ લેખમાં, અમે ખર્ચ રિપોર્ટ કેવી રીતે બનાવવો તેની સ્ટેપ બાય સ્ટેપ પ્રક્રિયા બતાવી છે. 2> Excel માં. આ નમૂનાનો નમૂનો છે. કંપની અથવા વિભાગીય જરૂરિયાતો અનુસાર, તમે રિપોર્ટ ફોર્મેટમાં ફેરફાર કરી શકો છો. મને આશા છે કે આ તમારી જરૂરિયાતોને સંતોષશે. કૃપા કરીને અમારી વેબસાઇટ Exceldemy.com પર એક નજર નાખો અને કોમેન્ટ બોક્સમાં તમારા સૂચનો આપો.