Во деловните организации или каков било вид канцеларија, ние често подготвуваме разни видови извештаи за трошоците . Во оваа статија, ќе ви покажеме како да креирате примерок извештај за трошоци во Exce l со брзи и лесни чекори.

Преземете бесплатен шаблон

Можете да го преземете следниов бесплатен образец и да го користите за вашата цел.

Што е извештај за трошоци?

Извештај за трошоци е документација за сите трошоци на една организација. Вообичаените елементи на извештајот за трошоци се дадени подолу:

• Датум на трошок
• Тип на расходи (хотел, транспорт , Оброк, разно, итн.)
• Висина на расходи
• Потвкуп на секој вид трошок
• Износ на достасаниот и авансно плаќање
• Целта на трошоците
• Одговорниот оддел

Но овој формат нема да биде ист за сите организации. Секоја организација ќе ги додаде елементите според нивните типови и потреби.

Предности од користењето на извештајот за трошоци

Ги добиваме следните предности со користење на извештај за трошоци.

• Ги следи трошоците и ве прави ефикасни во контролата на трошоците
• Обезбедува информации за правење буџет
• Го олеснува да платите даноци и даночен одбиток

Чекори за креирање извештај за трошоци во Excel

Во овој дел, ќе разговараме за целиот процес до креирајте извештај за трошоци во Excel чекор по чекор.

📌 Чекор 1: Исклучете ги линиите на мрежата

Прво, отворете Excel датотека и исклучете го Gridlines . За да отстраните Мрежни линии следете ги чекорите.

• Одете во табулаторот Преглед .
• Отстранете го ознаката на полето за избор Преметки од групата Прикажи .

Прочитајте повеќе: Како да направите извештај за производство во Excel (2 вообичаени варијанти)

📌 Чекор 2: Додајте основни информации

Сега, ќе ги додадеме редовите со основни информации во работниот лист.

• Прво, ние додадете Наслов за извештајот, на пр. Извештај за трошоци .
• Потоа, додадете Цел , Име на вработен , Идентификација на вработен и Временски период . Погледнете ја следнава слика за да добиете појасна идеја.

Прочитајте повеќе: Како да направите дневен извештај за производство во Excel (Преземете бесплатен шаблон)

📌 Чекор 3: Додајте колони за датум, опис и трошоци

Во овој чекор, ќе го додадеме Колони на податоци според видовите трошоци.

На пример, хотелски трошоци, транспортни трошоци, телефонски сметки, други трошоци итн.

Прочитајте повеќе: Како да креирате збирен извештај во Excel (2 лесни методи)

📌 Чекор 4: Претворете ги податоците во табела

Сега, свртете вашите податоци во табела следејќи ги чекорите подолу.

• Изберете Cells B9:I19 (тоа е целата ваша база на податоци).
• Сега, одете на Вметнете таб.
• Изберете Табела од групата Табели .

Ќе се појави прозорецот Креирај табела .

• Овде ќе се прикаже опсегот Табела .
• Означете го „ Мојата табела има заглавија ' поле за избор.
• Конечно притиснете OK .

• Погледнете го работен лист сега.

Прочитајте повеќе: Како да направите дневен извештај за продажба во Excel (со брзи чекори)

📌 Чекор 5: Воведување на субтотален ред и исклучување на копче за филтер

Во овој чекор, ќе воведеме нов ред за пресметување на подзбир. Освен тоа, ќе го исклучиме копчето за филтер бидејќи не ни треба сега. За тоа-

• Одете во картичката Дизајн на табела .
• Отстранете го ознаката Копчето за филтер и означете го Вкупниот ред опција.

• Погледнете ја следната слика. Редот Под Вкупно се додава во последниот ред од табелата.

Прочитајте повеќе: Создадете извештај што се прикажува квартално Продажба во Excel (со лесни чекори)

Слични читања

• Како да генерирате PDF извештаи од податоци на Excel (4 лесни методи)
• Подгответе извештај за MIS во Excel (2 соодветни примери)
• Како да направите извештај за MIS во Excel за сметки (со брзи чекори)

📌 Чекор 6: Претворете ги ќелиите во соодветен формат на податоци (формат на датум, сметководство итн.)

Во овој чекор, ќе ја промениме ќелијата формат на податоци до соодветнитеформат. На пример, податоците за трошоците во формат на сметководство и датумот на трошоците во формат на Датум. Другите ќелии ќе останат во Генерален формат. За да го направите ова-

• Прво, изберете ги ќелиите форматирани со датум од Временски период и Датум колона.
• Потоа притиснете Ctrl+1 .
• Ќе се појави прозорецот Format Cells .
• Изберете го сегментот Date од Number таб.
• Изберете го саканиот формат на датум од полето Тип . Конечно, притиснете OK .

• Слично, изберете ги сите Ќелии од Хотел , Транспорт , Оброк , Телефон , Други и Вкупно колона и изберете Сметководство од табулаторот Број .

Прочитај повеќе: Креирај извештај што ги прикажува кварталните продажби по територија

📌 Чекор 7: Примени ја функцијата SUM во Вкупно колона

Ќе користиме формула за да ги добиеме вкупните трошоци за секој датум во колоната Вкупно . Ќе ги сумираме вредностите од колоната Хотел до Други .

• Сега, ќе ставиме формула на првата ќелија од Вкупниот број колона. Формулата е:

Всушност, не мора рачно да го пишувате формуларот. Ако постапите како што сугерира сликата GIF подолу, таа автоматски ќе ги генерира збирките во секој ред. Тоа е специфичност за користење на табелите на Excel во такви случаи.

• Притиснете го копчето Enter и формулата ќе се прошири наостатокот од Ќелиите од таа колона.

Прочитај повеќе: Како да направите извештај за продажба во Excel (со лесни чекори)

📌 Чекор 8: Внесете ги трошоците и другите податоци и добијте ги трошоците за секој ден

Речиси сте готови. Сега е време да ги внесете вашите податоци.

• Внесете ги трошоците и другите податоци во колоните Податоци .

• По внесувањето податоци, можеме да ги видиме збирките според редот во колоната Вкупно .

Прочитајте повеќе: Како да ги автоматизирате извештаите на Excel користејќи макроа ( 3 лесни начини)

📌 Чекор 9: Добијте субтотал за секој тип на трошоци

За ова, извршете ги следните задачи.

• Одете во Потвкупно редокот од колоната Хотел .
• Притиснете на стрелката надолу и ќе видите список со операции.
• Изберете операција Sum .

• Сега, повлечете ја иконата Пополнете рачка кон десната страна.

Сите подзбирови се прикажани на тој ред.

📌 Чекор 10: Додајте уште два реда за конечна пресметка

Во овој дел, ќе додадеме редови за конечната пресметка на сметката. Пред било која програма, вработените можат да земат авансни пари. Ќе го решиме ова овде.

• Додај Аванси и Надоместување редови под подвкупниот ред.

• Ставете го авансниот износ на Ќелија I21 .
• И ставете ја следнава формула на Ќелија I22 .

• Конечно,притиснете Enter за да го добиете резултатот.

📌 Последен чекор: Задржете простор за авторизација

Можеме да додадеме празно место за Овластување исто така, што значи дека овој извештај за трошоци ќе биде прифатен по овластување на одговорно лице.

Исто така, треба да запомните дека треба да ги прикачите сите трошоци документи додека го поднесувате овој извештај до органот.

Заклучок

Во оваа статија, го прикажавме процесот чекор по чекор за тоа како да изработите извештај за трошоци во Excel . Ова е примерок шаблон. Според потребите на компанијата или одделенијата, можете да го менувате форматот на извештајот. Се надевам дека ова ќе ги задоволи вашите потреби. Ве молиме погледнете ја нашата веб-локација Exceldemy.com и дајте ги вашите предлози во полето за коментари.