V obchodných organizáciách alebo v akejkoľvek kancelárii často pripravovať rôzne druhy výkazov výdavkov. V tomto článku vám ukážeme, ako vytvoriť vzorový výkaz výdavkov v programe Exce l v rýchlych a jednoduchých krokoch.

Stiahnite si bezplatnú šablónu

Môžete si stiahnuť nasledujúcu bezplatnú šablónu a použiť ju na svoje účely.

Čo je správa o výdavkoch?

. Správa o výdavkoch je dokumentácia všetkých výdavkov organizácie. Spoločné prvky správy o výdavkoch sú uvedené nižšie:

• Dátum výdavku
• Typ výdavku (hotel, doprava, stravovanie, rôzne atď.)
• Výška výdavku
• Medzisúčet každého druhu výdavkov
• Výška splatnej a zálohovej platby
• Účel výdavku
• Zodpovedné oddelenie

Tento formát však nebude rovnaký pre všetky organizácie. Každá organizácia si pridá prvky podľa svojich typov a potrieb.

Výhody používania správy o výdavkoch

Používanie výkazu výdavkov prináša nasledujúce výhody.

• Sleduje výdavky a zefektívňuje kontrolu nákladov
• Poskytuje informácie na zostavenie rozpočtu
• Uľahčuje platenie daní a odpočítanie dane

Kroky na vytvorenie správy o výdavkoch v programe Excel

V tejto časti sa budeme zaoberať celým procesom vytvoriť správu o výdavkoch na stránke Excel krok za krokom.

📌 Krok 1: Vypnite mriežky

Najprv otvorte Excel súbor a vypnúť Mriežky Odstrániť Mriežky postupujte podľa pokynov.

• Prejdite na Zobraziť tab.
• Zrušte označenie Mriežky začiarkavacie políčko z Zobraziť skupina.

Prečítajte si viac: Ako vytvoriť výrobnú správu v programe Excel (2 bežné varianty)

📌 Krok 2: Pridanie základných informácií

Teraz do pracovného hárka pridáme riadky so základnými informáciami.

• Najprv pridáme Názov pre správu, napr. Správa o výdavkoch .
• Potom pridajte Účel , Meno zamestnanca , ID zamestnanca a Časové obdobie Pozrite sa na nasledujúci obrázok, aby ste získali jasnejšiu predstavu.

Prečítajte si viac: Ako vytvoriť dennú správu o výrobe v programe Excel (stiahnite si bezplatnú šablónu)

📌 Krok 3: Pridanie stĺpcov pre dátum, popis a výdavky

V tomto kroku pridáme Stĺpce údajov podľa typov výdavkov.

Napríklad výdavky na hotel, dopravu, telefónne účty, iné výdavky atď.

Prečítajte si viac: Ako vytvoriť súhrnnú správu v programe Excel (2 jednoduché metódy)

📌 Krok 4: Premena údajov na tabuľku

Teraz svoje údaje premeníte na tabuľku podľa nasledujúcich krokov.

• Vyberte Bunky B9:I19 (to je celý váš súbor údajov).
• Teraz prejdite na Vložte tab.
• Vyberte si Tabuľka z Tabuľky skupina.

Stránka Vytvoriť tabuľku zobrazí sa okno.

• Stránka Tabuľka tu sa zobrazí rozsah.
• Označte Moja tabuľka má hlavičky ' začiarkavacie políčko.
• Nakoniec stlačte OK .

• Teraz sa pozrite na pracovný list.

Čítajte viac: Ako vytvoriť dennú správu o predaji v programe Excel (s rýchlymi krokmi)

📌 Krok 5: Zavedenie medzisúčtu a vypnutie tlačidla filtra

V tomto kroku zavedieme nový riadok na výpočet medzisúčtu. Okrem toho vypneme tlačidlo filtra, pretože ho teraz nepotrebujeme. Na to-

• Prejdite na Dizajn stola tab.
• Zrušte označenie Tlačidlo filtra a označte Celkový riadok možnosť.

• Pozrite sa na nasledujúci obrázok. A čiastkový súčet sa pridá k poslednému riadku tabuľky.

Čítajte viac: Vytvorenie správy, ktorá zobrazuje štvrťročné tržby v programe Excel (s jednoduchými krokmi)

Podobné čítania

• Ako generovať PDF správy z údajov programu Excel (4 jednoduché metódy)
• Príprava správy MIS v programe Excel (2 vhodné príklady)
• Ako vytvoriť správu MIS v programe Excel pre účty (s rýchlymi krokmi)

📌 Krok 6: Prevedenie buniek do vhodného formátu údajov (formát dátumu, účtovníctva atď.)

V tomto kroku zmeníme formát údajov bunky na zodpovedajúci formát. Napríklad údaje o výdavkoch na formát Účtovníctvo a dátum výdavkov na formát Dátum. Ostatné bunky zostanú vo všeobecnom formáte. Ak to chcete urobiť-

• Najprv vyberte bunky s formátovaním dátumu z Časové obdobie a Dátum stĺpec.
• Potom stlačte tlačidlo Ctrl+1 .
• Stránka Formátovanie buniek zobrazí sa okno.
• Vyberte si Dátum segment z Číslo tab.
• Vyberte požadovaný formát dátumu z Typ Nakoniec stlačte tlačidlo OK .

• Podobne vyberte všetky Bunky z Hotel , Doprava , Jedlo , Telefón , Iné a Celkom stĺpec a vyberte Účtovníctvo z Číslo tab.

Prečítajte si viac: Vytvorenie zostavy, ktorá zobrazuje štvrťročný predaj podľa územia

📌 Krok 7: Použitie funkcie SUM v stĺpci Total

Na získanie celkových nákladov na každý dátum použijeme vzorec Celkom stĺpec. Súčet hodnôt zo stĺpcov Hotel na Iné stĺpec.

• Teraz vložíme vzorec do prvej bunky Celkom stĺpec. Vzorec je nasledovný:

V skutočnosti nemusíte formulár zadávať ručne. Ak to urobíte tak, ako naznačuje obrázok GIF nižšie, automaticky sa vygenerujú súčty v každom riadku. To je špecifikum používania tabuliek programu Excel v takýchto prípadoch.

• Stlačte tlačidlo Vstúpte na stránku a vzorec sa rozšíri na zvyšok Bunky tohto stĺpca.

Prečítajte si viac: Ako vytvoriť správu o predaji v programe Excel (s jednoduchými krokmi)

📌 Krok 8: Zadanie výdavkov a ďalších údajov a získanie výdavkov za každý deň

Už ste takmer hotoví. Teraz je čas zadať údaje.

• Zadajte výdavky a ďalšie údaje do Údaje stĺpce.

• Po zadaní údajov môžeme vidieť súčty po riadkoch v Celkom stĺpec.

Čítajte viac: Ako automatizovať správy Excelu pomocou makier (3 jednoduché spôsoby)

📌 Krok 9: Získajte medzisúčet pre každý typ výdavku

Na tento účel vykonajte nasledujúce úlohy.

• Prejdite na Medzisúčet riadok Hotel stĺpec.
• Stlačte šípku nadol a zobrazí sa zoznam operácií.
• Vyberte si Suma prevádzka.

• Teraz potiahnite Rukoväť náplne ikonu smerom k pravej strane.

V tomto riadku sa zobrazia všetky medzisúčty.

📌 Krok 10: Pridajte ďalšie dva riadky pre konečný výpočet

V tejto časti pridáme riadky pre výpočet konečného vyúčtovania. Pred každým programom si zamestnanci môžu zobrať nejakú zálohu. Tú tu zúčtujeme.

• Pridať Zálohy a Úhrada riadky pod riadkom medzisúčtu.

• Vložte zálohovú sumu na Bunka I21 .
• A vložte nasledujúci vzorec Bunka I22 .

• Nakoniec stlačte Vstúpte na stránku na získanie výsledku.

📌 Posledný krok: Ponechajte si priestor na autorizáciu

Môžeme pridať priestor pre Autorizácia čo znamená, že táto správa o výdavkoch bude prijatá po autorizácii zodpovednou osobou.

Pri predkladaní tejto správy úradu je tiež potrebné pamätať na to, že musíte priložiť všetky výdavkové doklady.

Záver

V tomto článku sme ukázali postup, ako krok za krokom vytvoriť správu o výdavkoch na stránke Excel . toto je vzorová šablóna. podľa potrieb spoločnosti alebo oddelenia môžete formát správy upraviť. dúfam, že to uspokojí vaše potreby. pozrite si, prosím, našu webovú stránku Exceldemy.com a uveďte svoje návrhy v políčku pre komentáre.