В деловых организациях или любых других офисах мы часто составлять различные виды отчетов о расходах В этой статье мы покажем вам, как создать образец отчета о расходах в Exce l быстро и легко.

Скачать бесплатный шаблон

Вы можете скачать следующий бесплатный шаблон и использовать его в своих целях.

Что такое отчет о расходах?

An Отчет о расходах это документальное подтверждение всех расходов организации. Ниже приведены общие элементы отчета о расходах:

• Дата расходов
• Тип расходов (гостиница, транспорт, питание, разное и т.д.)
• Сумма расходов
• Промежуточный итог по каждому виду расходов
• Сумма причитающегося и авансового платежа
• Цель расходов
• Ответственный департамент

Но этот формат не будет одинаковым для всех организаций. Каждая организация будет добавлять элементы в соответствии со своими типами и потребностями.

Преимущества использования отчета о расходах

Используя отчет о расходах, мы получаем следующие преимущества.

• Отслеживает расходы и позволяет эффективно контролировать затраты
• Предоставляет информацию для составления бюджета
• Облегчает уплату налогов и налоговых вычетов

Шаги по созданию отчета о расходах в Excel

В этом разделе мы обсудим весь процесс, чтобы создание отчета о расходах в Excel шаг за шагом.

📌 Шаг 1: Выключить линии сетки

Во-первых, откройте Excel файл и выключить Сетчатые линии . Для удаления Сетчатые линии выполните следующие действия.

• Перейти к Посмотреть вкладка.
• Снимите пометку Сетчатые линии флажок из Показать группа.

Читайте также: Как сделать производственный отчет в Excel (2 распространенных варианта)

📌 Шаг 2: Добавить основную информацию

Теперь мы добавим строки основной информации на рабочий лист.

• Во-первых, мы добавляем Название для отчета, например Отчет о расходах .
• Затем добавьте Назначение , Имя сотрудника , Идентификатор сотрудника и Период времени Посмотрите на следующее изображение, чтобы получить более четкое представление.

Читать далее: Как составить ежедневный производственный отчет в Excel (скачать бесплатный шаблон)

📌 Шаг 3: Добавьте столбцы для даты, описания и расходов

В этом шаге мы добавим Колонки данных в соответствии с видами расходов.

Например, расходы на гостиницу, транспортные расходы, телефонные счета, другие расходы и т.д.

Подробнее: Как создать сводный отчет в Excel (2 простых способа)

📌 Шаг 4: Превратите данные в таблицу

Теперь превратите ваши данные в таблицу, следуя приведенным ниже инструкциям.

• Выберите Клетки B9:I19 (это весь ваш набор данных).
• Теперь перейдите к Вставка вкладка.
• Выберите Таблица из Таблицы группа.

Сайт Создать таблицу появится окно.

• Сайт Таблица диапазон будет показан здесь.
• Отметьте ' В моей таблице есть заголовки ' флажок.
• Наконец, нажмите OK .

• Посмотрите на рабочий лист.

Подробнее: Как сделать ежедневный отчет о продажах в Excel (с быстрыми шагами)

📌 Шаг 5: Ввести строку итогов и отключить кнопку фильтрации

В этом шаге мы введем новую строку для вычисления промежуточного итога. Кроме того, мы отключим кнопку фильтрации, так как она нам сейчас не нужна. Для этого...

• Перейти к Дизайн стола вкладка.
• Снимите пометку Кнопка фильтра и пометьте Общий ряд вариант.

• Посмотрите на следующий рисунок. A Итого строка добавляется к последней строке таблицы.

Подробнее: Создание отчета, отображающего квартальные продажи в Excel (с помощью простых шагов)

Похожие чтения

• Как создавать отчеты в формате PDF из данных Excel (4 простых способа)
• Подготовка отчета MIS в Excel (2 подходящих примера)
• Как сделать отчет MIS в Excel для счетов (с быстрыми шагами)

📌 Шаг 6: Преобразование ячеек в подходящий формат данных (формат даты, учета и т.д.)

В этом шаге мы изменим формат данных ячеек на соответствующий формат. Например, данные о расходах на формат Бухгалтерии, а дату расхода на формат Даты. Остальные ячейки останутся в общем формате. Для этого-

• Сначала выберите ячейки с форматированием даты из списка Период времени и Дата колонна.
• Затем нажмите Ctrl+1 .
• Сайт Форматирование ячеек появится окно.
• Выберите Дата сегмент от Номер вкладка.
• Выберите нужный формат даты из списка Тип поле. Наконец, нажмите OK .

• Аналогично, выберите все Клетки из Отель , Транспорт , Питание , Телефон , Другие и Всего столбец и выберите Бухгалтерский учет из Номер вкладка.

Читать далее: Создайте отчет, который отображает квартальные продажи по территориям

📌 Шаг 7: Применение функции SUM в колонке "Итого

Мы будем использовать формулу, чтобы получить общую стоимость каждой даты на Всего столбца. Мы просуммируем значения из Отель на Другие колонна.

• Теперь мы поместим формулу в первую ячейку таблицы Всего колонка. Формула такова:

На самом деле, вам не нужно вручную вводить формулу. Если вы сделаете так, как показано на изображении GIF ниже, то автоматически будут сгенерированы итоги в каждой строке. Это особенность использования таблиц Excel в таких случаях.

• Нажмите кнопку Войти и формула распространится на остальную часть Клетки этой колонны.

Подробнее: Как составить отчет о продажах в Excel (с простыми шагами)

📌 Шаг 8: Ввод расходов и других данных и получение расходов за каждый день

Вы почти закончили. Настало время ввести данные.

• Введите данные о расходах и другие данные в Данные колонны.

• После ввода данных мы можем увидеть итоги по строкам в окне Всего колонна.

Подробнее: Как автоматизировать отчеты Excel с помощью макросов (3 простых способа)

📌 Шаг 9: Получение итоговой суммы по каждому виду расходов

Для этого выполните следующие задания.

• Перейти к Промежуточный итог ряд Отель колонна.
• Нажмите на стрелку вниз и увидите список операций.
• Выберите Сумма эксплуатация.

• Теперь перетащите Наполнительная рукоятка значок по направлению к правой стороне.

Все промежуточные итоги отображаются в этой строке.

📌 Шаг 10: Добавьте еще две строки для окончательного расчета

В этом разделе мы добавим строки для расчета итогового счета. Перед любой программой сотрудники могут взять некоторый аванс. Мы рассчитаем его здесь.

• Добавить Авансы и Возмещение строки ниже строки промежуточного итога.

• Внесите сумму аванса на Ячейка I21 .
• И подставьте следующую формулу Ячейка I22 .

• Наконец, нажмите Войти чтобы получить результат.

📌 Последний шаг: оставить место для авторизации

Мы можем добавить место для Авторизация тоже, что означает, что данный отчет о расходах будет принят после разрешения ответственного лица.

Также необходимо помнить, что при подаче отчета в орган власти вы должны приложить все расходные документы.

Заключение

В этой статье мы показали пошаговый процесс того, как составить отчет о расходах в Excel Это образец шаблона. В соответствии с потребностями компании или отдела, вы можете изменить формат отчета. Я надеюсь, что это удовлетворит ваши потребности. Пожалуйста, загляните на наш сайт. Exceldemy.com и высказывайте свои предложения в поле для комментариев.