Trong các tổ chức kinh doanh hoặc bất kỳ loại văn phòng nào, chúng tôi thường chuẩn bị các loại báo cáo chi phí khác nhau . Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo báo cáo chi phí mẫu trong Exce l theo các bước nhanh chóng và dễ dàng.

Tải xuống Mẫu miễn phí

Bạn có thể tải xuống mẫu miễn phí sau và sử dụng nó cho mục đích của mình.

Báo cáo chi phí là gì?

Báo cáo chi phí là tài liệu về tất cả các khoản chi phí của một tổ chức. Các yếu tố phổ biến của báo cáo chi phí được đưa ra dưới đây:

• Ngày chi phí
• Loại chi phí (Khách sạn, Giao thông vận tải , Ăn uống, linh tinh, v.v.)
• Số tiền Chi phí
• Tổng phụ của từng loại chi phí
• Số tiền đến hạn và thanh toán tạm ứng
• Mục đích chi phí
• Bộ phận chịu trách nhiệm

Nhưng định dạng này sẽ không giống nhau đối với tất cả các tổ chức. Mỗi tổ chức sẽ thêm các thành phần tùy theo loại và nhu cầu của họ.

Ưu điểm của việc sử dụng Báo cáo chi phí

Chúng tôi nhận được những lợi ích sau khi sử dụng báo cáo chi phí.

• Theo dõi chi phí và giúp bạn kiểm soát chi phí hiệu quả
• Cung cấp thông tin để lập ngân sách
• Làm cho nó dễ dàng hơn để nộp thuế và khấu trừ thuế

Các bước để tạo Báo cáo chi phí trong Excel

Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận về toàn bộ quá trình để tạo báo cáo chi phí trong Excel từng bước.

📌 Bước 1: Tắt Gridlines

Đầu tiên, hãy mở một Excel và tắt Gridlines . Để xóa Đường lưới hãy làm theo các bước.

• Chuyển đến tab Chế độ xem .
• Bỏ đánh dấu hộp kiểm Đường lưới từ nhóm Hiển thị .

Đọc thêm: Cách tạo báo cáo sản xuất trong Excel (2 Biến thể phổ biến)

📌 Bước 2: Thêm thông tin cơ bản

Bây giờ, chúng ta sẽ thêm các hàng thông tin cơ bản vào trang tính.

• Đầu tiên, chúng ta thêm Tiêu đề cho báo cáo, ví dụ: Báo cáo chi phí .
• Sau đó, thêm Mục đích , Tên nhân viên , ID nhân viên và Khoảng thời gian . Hãy xem hình ảnh sau đây để hiểu rõ hơn.

Đọc thêm: Cách tạo báo cáo sản xuất hàng ngày trong Excel (Tải mẫu miễn phí xuống)

📌 Bước 3: Thêm cột cho ngày, mô tả và chi phí

Trong bước này, chúng tôi sẽ thêm Cột dữ liệu theo loại chi phí.

Ví dụ: chi phí khách sạn, chi phí vận chuyển, hóa đơn điện thoại, chi phí khác, v.v.

Đọc thêm: Cách tạo Báo cáo tóm tắt trong Excel (2 phương pháp đơn giản)

📌 Bước 4: Chuyển dữ liệu thành bảng

Bây giờ, hãy chuyển dữ liệu của bạn vào một bảng theo các bước bên dưới.

• Chọn Các ô B9:I19 (đó là toàn bộ tập dữ liệu của bạn).
• Bây giờ, hãy chuyển đến Chèn tab.
• Chọn Bảng từ nhóm Bảng .

Cửa sổ Tạo bảng sẽ xuất hiện.

• Phạm vi Bảng sẽ được hiển thị ở đây.
• Đánh dấu ' Hộp kiểm của tôi có tiêu đề '.
• Cuối cùng nhấn OK .

• Xem bảng tính ngay bây giờ.

Đọc thêm: Cách lập báo cáo bán hàng hàng ngày trong Excel (với các bước nhanh)

📌 Bước 5: Giới thiệu hàng tổng phụ và nút tắt bộ lọc

Trong bước này, chúng tôi sẽ giới thiệu một hàng mới để tính tổng phụ. Ngoài ra, chúng tôi sẽ tắt nút bộ lọc vì chúng tôi không cần nó ngay bây giờ. Để làm điều đó-

• Chuyển đến tab Thiết kế bảng .
• Bỏ đánh dấu Nút bộ lọc và đánh dấu Hàng tổng tùy chọn.

• Hãy xem hình sau. Hàng Tổng phụ được thêm vào hàng cuối cùng của bảng.

Đọc thêm: Tạo Báo cáo Hiển thị Hàng quý Bán hàng trong Excel (với các bước đơn giản)

Bài đọc tương tự

• Cách tạo báo cáo PDF từ dữ liệu Excel (4 phương pháp đơn giản)
• Chuẩn bị báo cáo MIS trong Excel (2 ví dụ phù hợp)
• Cách tạo báo cáo MIS trong Excel cho các tài khoản (với các bước nhanh)

📌 Bước 6: Chuyển đổi ô sang định dạng dữ liệu phù hợp (Định dạng ngày, kế toán, v.v.)

Trong bước này, chúng ta sẽ thay đổi ô định dạng dữ liệu tương ứngđịnh dạng. Ví dụ: dữ liệu chi phí ở định dạng Kế toán và ngày chi phí ở định dạng Ngày. Các ô khác sẽ vẫn ở định dạng Chung. Để thực hiện việc này-

• Đầu tiên, hãy chọn các ô được định dạng ngày từ cột Khoảng thời gian và cột Ngày .
• Sau đó nhấn Ctrl+1 .
• Cửa sổ Định dạng ô sẽ xuất hiện.
• Chọn phân đoạn Ngày từ Số tab.
• Chọn định dạng ngày mong muốn từ hộp Loại . Cuối cùng, nhấn OK .

• Tương tự, chọn tất cả Ô của Khách sạn , Vận chuyển , Bữa ăn , Điện thoại , Khác và Tổng cộng và chọn cột Kế toán từ tab Số .

Đọc thêm: Tạo báo cáo hiển thị doanh số hàng quý theo lãnh thổ

📌 Bước 7: Áp dụng Hàm SUM trong Cột Tổng

Chúng tôi sẽ sử dụng công thức để lấy tổng chi phí của mỗi ngày trên cột Tổng . Chúng tôi sẽ tính tổng các giá trị từ cột Khách sạn đến cột Khác .

• Bây giờ, chúng tôi sẽ đặt công thức trên ô đầu tiên của Tổng cộng cột. Công thức là:

Trên thực tế, bạn không cần phải nhập công thức theo cách thủ công. Nếu bạn làm như hình ảnh GIF bên dưới gợi ý, nó sẽ tự động tạo ra tổng số trong mỗi hàng. Đó là đặc điểm của việc sử dụng bảng Excel trong những trường hợp như vậy.

• Nhấn nút Enter và công thức sẽ lan sangphần còn lại của Các ô của cột đó.

Đọc thêm: Cách tạo báo cáo bán hàng trong Excel (với các bước đơn giản)

📌 Bước 8: Nhập chi phí và dữ liệu khác và tính chi phí mỗi ngày

Bạn sắp hoàn thành. Bây giờ là lúc nhập dữ liệu của bạn.

• Nhập chi phí và dữ liệu khác vào các cột Dữ liệu .

• Sau khi nhập dữ liệu, chúng ta có thể thấy tổng số theo hàng trong cột Tổng số .

Đọc thêm: Cách Tự động hóa Báo cáo Excel bằng Macro ( 3 cách dễ dàng)

📌 Bước 9: Lấy tổng phụ cho từng loại chi phí

Đối với điều này, hãy thực hiện các tác vụ sau.

• Chuyển đến hàng Tổng phụ của cột Khách sạn .
• Nhấn vào mũi tên xuống và sẽ thấy danh sách các hoạt động.
• Chọn thao tác Tổng .

• Bây giờ, hãy kéo biểu tượng Xử lý điền về phía bên phải.

Tất cả các tổng phụ được hiển thị trên hàng đó.

📌 Bước 10: Thêm hai hàng nữa để tính toán cuối cùng

Trong phần này, chúng tôi sẽ thêm các hàng để tính hóa đơn cuối cùng. Trước bất kỳ chương trình nào, nhân viên có thể tạm ứng một số tiền. Chúng tôi sẽ giải quyết vấn đề này tại đây.

• Thêm các hàng Tạm ứng và Hoàn trả bên dưới hàng tổng phụ.

• Điền số tiền tạm ứng vào Ô I21 .
• Và nhập công thức sau vào Ô I22 .

• Cuối cùng,nhấn Enter để nhận kết quả.

📌 Bước cuối cùng: Giữ khoảng trống để ủy quyền

Chúng ta có thể thêm khoảng trắng cho Ủy quyền cũng vậy, có nghĩa là báo cáo chi phí này sẽ được chấp nhận sau khi có sự ủy quyền của người có trách nhiệm.

Cũng cần nhớ rằng bạn phải đính kèm tất cả chi phí tài liệu trong khi nộp báo cáo này cho cơ quan có thẩm quyền.

Kết luận

Trong bài viết này, chúng tôi đã trình bày quy trình từng bước về cách tạo báo cáo Chi phí trong Excel . Đây là một mẫu mẫu. Theo nhu cầu của công ty hoặc bộ phận, bạn có thể sửa đổi định dạng báo cáo. Tôi hy vọng điều này sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn. Vui lòng xem trang web của chúng tôi Exceldemy.com và đưa ra đề xuất của bạn trong hộp nhận xét.