Katika mashirika ya biashara au aina yoyote ya ofisi, mara nyingi hutayarisha ripoti za aina mbalimbali za gharama . Katika makala haya, tutakuonyesha jinsi ya kuunda sampuli ya ripoti ya gharama katika Exce l katika hatua za haraka na rahisi.

Pakua Kiolezo Bila Malipo

Unaweza kupakua kiolezo kifuatacho bila malipo na kukitumia kwa madhumuni yako.

Ripoti ya Gharama Ni Nini?

Ripoti ya Gharama ni hati ya gharama zote za shirika. Vipengele vya kawaida vya ripoti ya gharama vimetolewa hapa chini:

• Tarehe ya Gharama
• Aina ya Gharama (Hoteli, Usafiri , Mlo, vitu vingine, n.k.)
• Kiasi cha Gharama
• Jumla ndogo ya kila aina ya gharama
• Kiasi cha Malipo Yanayodaiwa na Mapema
• Madhumuni ya Gharama
• Idara inayohusika

Lakini umbizo hili halitakuwa sawa kwa mashirika yote. Kila shirika litaongeza vipengele kulingana na aina na mahitaji yao.

Manufaa ya Kutumia Ripoti ya Gharama

Tunapata manufaa yafuatayo kwa kutumia ripoti ya gharama.

• Hufuatilia gharama na kukufanya ufanikiwe katika udhibiti wa gharama
• Hutoa maelezo ya kuweka bajeti
• Hurahisisha kulipa kodi na makato ya kodi

Hatua za Kuunda Ripoti ya Gharama katika Excel

Katika sehemu hii, tutajadili mchakato mzima wa unda ripoti ya gharama katika Excel hatua kwa hatua.

📌 Hatua ya 1: Zima Gridi

Kwanza, fungua Excel faili na uzime Gridi . Ili kuondoa Gridi fuata hatua.

• Nenda kwenye kichupo cha Angalia .
• Ondoa alama kwenye kisanduku cha kuteua cha Gridi kutoka kwa Onyesha kikundi.

Soma Zaidi: Jinsi ya Kutengeneza Ripoti ya Uzalishaji katika Excel (Aina 2 za Kawaida)

📌 Hatua ya 2: Ongeza Taarifa Msingi

Sasa, tutaongeza safu mlalo za maelezo msingi kwenye lahakazi.

• Kwanza, ongeza Kichwa kwa ripoti, k.m. Ripoti ya Gharama .
• Kisha, ongeza Madhumuni , Jina la Mfanyakazi , Kitambulisho cha Mfanyakazi , na Kipindi cha Muda . Angalia taswira ifuatayo ili kupata wazo lililo wazi zaidi.

Soma Zaidi: Jinsi ya Kutengeneza Ripoti ya Uzalishaji wa Kila Siku katika Excel (Pakua Kiolezo Bila Malipo)

📌 Hatua ya 3: Ongeza Safu Wima za Tarehe, Maelezo na Gharama

Katika hatua hii, tutaongeza Safu wima za Data kulingana na aina za gharama.

Kwa mfano, gharama za hoteli, gharama za usafiri, bili za simu, gharama nyinginezo, n.k.

Soma Zaidi: Jinsi ya Kuunda Ripoti ya Muhtasari katika Excel (Njia 2 Rahisi)

📌 Hatua ya 4: Badilisha Data kuwa Jedwali

Sasa, geuza data yako kwenye jedwali linalofuata hatua zilizo hapa chini.

• Chagua Viini B9:I19 (hiyo ndiyo mkusanyiko wako wote wa data).
• Sasa, nenda kwenye Ingiza kichupo.
• Chagua Jedwali kutoka kwenye Jedwali kikundi.

• Alama ya Jedwali itaonyeshwa hapa.
• Tia alama' Jedwali langu lina vichwa ' kisanduku cha kuteua.
• Mwishowe bonyeza Sawa .

• Angalia laha kazi sasa.

Soma Zaidi: Jinsi ya Kufanya Ripoti ya Mauzo ya Kila Siku katika Excel (kwa Hatua za Haraka)

📌 Hatua ya 5: Tambulisha Jumla ya Safu Mlalo na Kitufe cha Kuzima Kichujio

Katika hatua hii, tutaanzisha safu mlalo mpya ya kukokotoa jumla ndogo. Kando na hilo, tutazima kitufe cha kichujio kwani hatukihitaji sasa. Kwa hilo-

• Nenda kwenye kichupo cha Muundo wa Jedwali .
• Ondoa Kitufe cha Kichujio na uweke alama Jumla ya Safu Mlalo chaguo.

• Angalia picha ifuatayo. Safu ya Jumla Ndogo imeongezwa kwenye safu mlalo ya mwisho ya jedwali.

Soma Zaidi: Unda Ripoti Inayoonyeshwa Kila Robo Mauzo katika Excel (pamoja na Hatua Rahisi)

Visomo Sawa

• Jinsi ya Kuzalisha Ripoti za PDF kutoka Data ya Excel (Njia 4 Rahisi)
• Andaa Ripoti ya MIS katika Excel (Mifano 2 Inayofaa)
• Jinsi ya Kufanya Ripoti ya MIS katika Excel kwa Akaunti (kwa Hatua za Haraka)

📌 Hatua ya 6: Badilisha Seli hadi Umbizo Inayofaa la Data (Tarehe, Uhasibu, n.k. Umbizo)

Katika hatua hii, tutabadilisha kisanduku. umbizo la data kwa sambambaumbizo. Kwa mfano, data ya gharama kwa umbizo la Uhasibu, na tarehe ya gharama hadi Umbizo la Tarehe. Visanduku vingine vitasalia katika umbizo la Jumla. Ili kufanya hivi-

• Kwanza, chagua visanduku vilivyoumbizwa tarehe kutoka Kipindi cha Muda na Tarehe safu.
• Kisha ubonyeze Ctrl+1 .
• Dirisha la Visanduku vya Umbizo litaonekana.
• Chagua sehemu ya Tarehe kutoka Nambari tab.
• Chagua umbizo la tarehe unayotaka kutoka kwenye kisanduku cha Aina . Hatimaye, bonyeza Sawa .

• Vile vile, chagua Seli zote za Hoteli , Usafiri , Mlo , Simu , Nyingine , na Jumla safu wima na uchague Uhasibu kutoka kwa Nambari kichupo.

Soma Zaidi: Unda ripoti inayoonyesha mauzo ya kila robo mwaka kulingana na eneo

📌 Hatua ya 7: Tekeleza Utendaji wa SUM katika Safu Wima Jumla

Tutatumia fomula kupata jumla ya gharama ya kila tarehe kwenye safuwima ya Jumla . Tutajumlisha thamani kutoka Hoteli hadi Nyingine safu wima.

• Sasa, tutaweka fomula kwenye kisanduku cha kwanza cha Jumla. safu. Fomula ni:

Kwa kweli, si lazima uandike fomula wewe mwenyewe. Ukifanya kama picha ya GIF inavyopendekeza, itazalisha jumla kiotomatiki katika kila safu mlalo. Hiyo ni sifa ya kutumia jedwali la Excel katika hali kama hizi.

• Bonyeza kitufe cha Ingiza na fomula itaenea hadisehemu zingine za Seli za safuwima hiyo.

Soma Zaidi: Jinsi ya Kufanya Ripoti ya Mauzo katika Excel (kwa Hatua Rahisi)

📌 Hatua ya 8: Ingiza Gharama na Data Nyingine na Upate Gharama ya Kila Siku

Unakaribia kumaliza. Sasa ni wakati wa kuweka data yako.

• Ingiza gharama na data nyingine kwenye Data safu.

• Baada ya kuingiza data tunaweza kuona jumla za kufuata safumlalo katika Jumla ya safuwima .

Soma Zaidi: Jinsi ya Kuweka Ripoti za Excel Otomatiki Kwa Kutumia Macros ( Njia 3 Rahisi)

📌 Hatua ya 9: Pata Jumla Ndogo kwa Kila Aina ya Gharama

Kwa hili, tekeleza majukumu yafuatayo.

• Nenda kwenye Jumla ya safu mlalo ya safuwima Hoteli .
• Bonyeza kwenye kishale cha chini na utaona orodha ya utendakazi.
• Chagua Jumla operesheni.

• Sasa, buruta aikoni ya Nchimbo ya Kujaza kuelekea upande wa kulia.

Jumla ndogo zote zinaonyeshwa kwenye safu mlalo hiyo.

📌 Hatua ya 10: Ongeza Safu Mbili Zaidi kwa Hesabu ya Mwisho

Katika sehemu hii, tutaongeza safu mlalo kwa hesabu ya mwisho ya bili. Kabla ya mpango wowote, wafanyikazi wanaweza kuchukua pesa mapema. Tutatua hili hapa.

• Ongeza Maendeleo na Urejeshaji safu chini ya safu mlalo ndogo.

• Weka kiasi cha awali kwenye Kiini I21 .
• Na uweke fomula ifuatayo kwenye Kiini I22 .

• Mwishowe,bonyeza Enter ili kupata matokeo.

📌 Hatua ya Mwisho: Weka Nafasi kwa Uidhinishaji

Tunaweza kuongeza nafasi kwa

1>Uidhinishaji pia, ambayo ina maana kwamba ripoti hii ya gharama itakubaliwa baada ya kuidhinishwa na mtu anayewajibika.

Pia unahitaji kukumbuka kwamba inabidi uambatishe gharama zote hati wakati wa kuwasilisha ripoti hii kwa mamlaka.

Hitimisho

Katika makala haya, tulionyesha mchakato wa hatua kwa hatua wa jinsi ya kutoa ripoti ya Gharama katika Excel . Hiki ni kiolezo cha mfano. Kulingana na mahitaji ya kampuni au idara, unaweza kurekebisha muundo wa ripoti. Natumai hii itakidhi mahitaji yako. Tafadhali tazama tovuti yetu Exceldemy.com na utoe mapendekezo yako katika kisanduku cha maoni.